Gestió de documents desafiaments en Construcció

A la indústria de la construcció, moltes persones treballen conjuntament, des de diferents àrees i departaments, i a vegades fins i tot dins de diferents empreses, en una gran quantitat de dades, documents i informació.És de vital importància que tots els processos funcionin de manera eficient i ràpida, especialment quan es tracta de l'organització i gestió de contingut empresarial crític com ara dibuixos, contractes, plans de projecte i altres.No obstant això, si la gestió de documents i informació és ineficient, es poden produir alguns inconvenients.Per exemple, es crearia confusió entre els empleats quan treballin amb versions desactualitzades. Això donaria lloc a malentesos per la manca de visió general, i així entrem en un cercle viciós d'augment dels costos operatius per la doble i ineficient tasca, sense oblidar el temps que es requerirà per aclarir les confusions que sorgeixin.Resumint, si els documents i la informació no es gestionen de manera estructurada i clara, ningú a l'empresa serà capaç de prendre decisions diàries i intel·ligents que, a la vegada, assegurin l'èxit de l'empresa.En aquest article, no només repassem els desafiaments de la gestió de documents en la indústria de la construcció, sinó que també mostrem com és possible realitzar una gestió eficient i estructurada de dades, documents i informació amb PaperOffice. Gràcies a la nostra àmplia experiència en digitalització i treball sense paper, sempre tenim una possible solució per a cada repte.

Us presentem 7 desafiaments pràctics i presentem les solucions

El 2022, PaperOffice va entrevistar algunes empreses de construcció sobre els principals obstacles en la gestió de dades, documents i informació, a més de tenir en compte algunes dades empresarials extretes d'estudis de casos realitzats. Els resultats obtinguts van ser els següents:

Desafiament 1

Els documents són difícils de trobar a l'estructura de fitxers existent

Un 82% de les empreses entrevistades van afirmar tenir dificultats per trobar un document a l'estructura de carpetes a causa de noms de fitxers confusos o una mala categorització.

A més, una categorització per manca de temps només seria possible amb una automatització.

Ja sigui amb carpetes físiques o estructures de carpeta digitals en servidors, el nom del fitxer d'un document hauria de proporcionar informació sobre el seu contingut. Sovint, les persones utilitzen la funció de cerca del seu ordinador amb les paraules clau més importants, esperant que aquestes siguin incloses en el nom del fitxer del document que estan cercant.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Aquest tipus de recerca acaba creant confusió ja que, si no hi ha una estructura unificada, els fitxers no sempre contindran les paraules clau que es busquen. És similar a una carpeta física que està a lloc equivocat, en una altra habitació o que s'ha col·locat o etiquetat incorrectament. De ben segur que tothom coneix l'"explorador penjant" que es bloqueja en l'ús de cerca de 5000 fitxers i que requereix un reinici de l'ordinador per tornar a un procés de cerca normal i senzill.

Amb una solució com PaperOffice, un sistema integral de gestió de continguts empresarials (ECM), l'arxivat desorganitzat i la cerca laboriosa són coses del passat. En un ECM, els documents no són simplement anomenats arbitràriament i emmagatzemats en llocs aleatoris, sinó que se'ls llegeix, s'etiqueten i s'arxivament de manera automatitzada i s'associen amb informació rellevant per "projecte" o "empresa". Així, es poden trobar ràpidament i fàcilment amb una funció de cerca intel·ligent. Així, la cerca pot realitzar-se, per exemple, per tipus de projecte, el mateix projecte, el client o una subempresa, l'autor del document o l'estat del mateix document.

TIP: Descobriu el nostre estudi de cas sobre la integració reeixida de PaperOffice a l'empresa de construcció IDC Construccion S.L. Las Palmas.

Llegiu més sobre això ara mateix i sentiu-vos inspirats.

Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz

Desafiament 2

Incertesa sobre la versió actual i correcta dels documents

L'ambigüitat sobre la versió actual i correcta dels documents suposa un desafiament important per a les empreses.

Les empreses de construcció van indicar que no tenen una visió clara de quina versió d'un document o informació és la actual o correcta.

En l'actualitat, en la qual diverses persones poden treballar de manera independent de la ubicació i el temps en un document, és crucial tenir una comunicació clara.

Per evitar malentesos, és important documentar per escrit cada accés, cada modificació i arxivament. D'aquesta manera, més endavant es podrà comprendre com es va generar el document. No obstant això, simplement afegir "_2" o "_nou 1.2" "FINAL" o "FINAL 2", "ESBORRANY 2.0" al nom del fitxer no és una solució adequada, ja que no és clar de quina versió és el document en realitat. Això sovint provoca confusió en la cerca i augmenta el nombre de duplicats que es poden trobar en diferents ubicacions d'emmagatzematge.

Solució:Amb PaperOffice, podeu resoldre elegantment tots dos problemes: la versió del document i la rastreabilitat dels canvis. A PaperOffice, cada accés i canvi es documenta de manera transparent i rastreable. Només hi ha una versió actual i correcta de cada document, per evitar malentesos i per poder trobar fàcilment els documents.

Si un document està en curs de revisió, queda temporalment "bloquejat" i només es podrà accedir a aquest document a través de la xarxa després de ser desbloquejat.

Desafiament 3

Problemes d'accés a dades rellevants, independentment de la ubicació i el temps

Les empreses de construcció sovint treballen en diferents ubicacions i obres, el que suposa un desafiament per accedir a documents i informació rellevants.

Els sistemes tradicionals basats en paper dificulten l'accés a les dades necessàries, especialment si es guarden físicament en un lloc concret. Això pot provocar retardades en la presa de decisions, comunicació ineficient i possibles errors.

Repte 5

Col·laboració i comunicació

Les empreses de construcció sovint treballen en equips i han de col·laborar de manera efectiva per completar projectes amb èxit. Un dels reptes és que diverses persones hagin de treballar i fer canvis en un document al mateix temps. Mètodes tradicionals com l'enviament de correus electrònics o la fusió manual de canvis poden causar retards, pèrdua de dades i ineficiència.

Solució: Una solució de gestió de documents amb funcions de col·laboració integrades permet que diversos usuaris treballin alhora en un document. Els canvis es rastrejaran automàticament i es podran rastrejar, evitant conflictes i facilitant la col·laboració.

Els comentaris en temps real i les funcions de xat permeten una comunicació fluida entre membres de l'equip per aclarir preguntes i prendre decisions.

Repte 6

Compliment de normatives i seguretat

Les empreses de construcció sovint han de complir normatives i estàndards específics, especialment en relació amb la protecció de dades i la seguretat de la informació sensible. Gestionar i protegir documents segons els requisits legals pot ser un repte, especialment quan la informació sensible està en perill o es perd.

Solució: Una solució de gestió de documents fiable ofereix funcions per a la protecció de dades sensibles i el compliment de normatives. Això inclou l'emmagatzematge xifrat, controls d'accés, permisos d'usuari i funcions d'auditoria a la pista.

Mitjançant la implementació de mesures de seguretat robustes, les empreses de construcció poden garantir que els seus documents estiguin protegits i compleixin les normatives aplicables.

Repte 7

Integració de documents i migració de dades

Les empreses de construcció sovint treballen amb diferents sistemes i eines desenvolupats per a tasques o fases específiques d'un projecte de construcció.

El repte consisteix a integrar aquests diferents sistemes de manera fluïda i garantir que tots els documents i informació rellevants estiguin accessibles en un lloc central.

A més, pot ser difícil migrar documents físics o dades de sistemes existents a una nova solució de gestió de documents.

Solució: PaperOffice ofereix possibilitats d'integració per integrar-se de manera fluida als sistemes i eines existents. Això pot incloure API, eines de conversió de dades o funcions d'importació / exportació. Integrant diferents sistemes, les empreses de construcció poden utilitzar eficientment les seves dades i documents existents, alhora que centralitzen l'accés i la gestió.

En la migració de dades, serveis o eines especialitzats poden ajudar a digitalitzar documents físics i transferir dades de sistemes existents al nou sistema de gestió de documents.

Conclusió

La gestió de documents per a empreses de construcció planteja una sèrie de reptes que cal superar per garantir processos empresarials eficients i sense problemes.

Mitjançant l'ús d'una solució de gestió de documents robusta i exhaustiva, aquests reptes es poden superar amb èxit. La solució efectiva de PaperOffice ofereix organització estructurada de documents, accés ràpid, col·laboració sense solucions de continuïtat, compliment de normatives i seguretat, control de versions i rastreig de canvis, així com integració amb diferents sistemes.

Enfrontant aquests reptes, les empreses de construcció poden augmentar la seva productivitat, millorar l'eficiència i establir les bases per a una gestió de projectes d'èxit.