Us presentem 7 desafiaments pràctics i presentem les solucions
El 2022, PaperOffice va entrevistar algunes empreses de construcció sobre els principals obstacles en la gestió de dades, documents i informació, a més de tenir en compte algunes dades empresarials extretes d'estudis de casos realitzats. Els resultats obtinguts van ser els següents:
Desafiament 1
Els documents són difícils de trobar a l'estructura de fitxers existentUn 82% de les empreses entrevistades van afirmar tenir dificultats per trobar un document a l'estructura de carpetes a causa de noms de fitxers confusos o una mala categorització.
A més, una categorització per manca de temps només seria possible amb una automatització.
Ja sigui amb carpetes físiques o estructures de carpeta digitals en servidors, el nom del fitxer d'un document hauria de proporcionar informació sobre el seu contingut. Sovint, les persones utilitzen la funció de cerca del seu ordinador amb les paraules clau més importants, esperant que aquestes siguin incloses en el nom del fitxer del document que estan cercant.
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse
Aquest tipus de recerca acaba creant confusió ja que, si no hi ha una estructura unificada, els fitxers no sempre contindran les paraules clau que es busquen. És similar a una carpeta física que està a lloc equivocat, en una altra habitació o que s'ha col·locat o etiquetat incorrectament. De ben segur que tothom coneix l'"explorador penjant" que es bloqueja en l'ús de cerca de 5000 fitxers i que requereix un reinici de l'ordinador per tornar a un procés de cerca normal i senzill.
TIP: Descobriu el nostre estudi de cas sobre la integració reeixida de PaperOffice a l'empresa de construcció IDC Construccion S.L. Las Palmas.
Llegiu més sobre això ara mateix i sentiu-vos inspirats.
Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz
Desafiament 2
Incertesa sobre la versió actual i correcta dels documentsL'ambigüitat sobre la versió actual i correcta dels documents suposa un desafiament important per a les empreses.
Les empreses de construcció van indicar que no tenen una visió clara de quina versió d'un document o informació és la actual o correcta.
En l'actualitat, en la qual diverses persones poden treballar de manera independent de la ubicació i el temps en un document, és crucial tenir una comunicació clara.
Per evitar malentesos, és important documentar per escrit cada accés, cada modificació i arxivament. D'aquesta manera, més endavant es podrà comprendre com es va generar el document. No obstant això, simplement afegir "_2" o "_nou 1.2" "FINAL" o "FINAL 2", "ESBORRANY 2.0" al nom del fitxer no és una solució adequada, ja que no és clar de quina versió és el document en realitat. Això sovint provoca confusió en la cerca i augmenta el nombre de duplicats que es poden trobar en diferents ubicacions d'emmagatzematge.
Desafiament 3
Problemes d'accés a dades rellevants, independentment de la ubicació i el tempsLes empreses de construcció sovint treballen en diferents ubicacions i obres, el que suposa un desafiament per accedir a documents i informació rellevants.
Els sistemes tradicionals basats en paper dificulten l'accés a les dades necessàries, especialment si es guarden físicament en un lloc concret. Això pot provocar retardades en la presa de decisions, comunicació ineficient i possibles errors.
Repte 5
Col·laboració i comunicació Les empreses de construcció sovint treballen en equips i han de col·laborar de manera efectiva per completar projectes amb èxit. Un dels reptes és que diverses persones hagin de treballar i fer canvis en un document al mateix temps. Mètodes tradicionals com l'enviament de correus electrònics o la fusió manual de canvis poden causar retards, pèrdua de dades i ineficiència.
Repte 6
Compliment de normatives i seguretat Les empreses de construcció sovint han de complir normatives i estàndards específics, especialment en relació amb la protecció de dades i la seguretat de la informació sensible. Gestionar i protegir documents segons els requisits legals pot ser un repte, especialment quan la informació sensible està en perill o es perd.
Repte 7
Integració de documents i migració de dades Les empreses de construcció sovint treballen amb diferents sistemes i eines desenvolupats per a tasques o fases específiques d'un projecte de construcció.
El repte consisteix a integrar aquests diferents sistemes de manera fluïda i garantir que tots els documents i informació rellevants estiguin accessibles en un lloc central.
A més, pot ser difícil migrar documents físics o dades de sistemes existents a una nova solució de gestió de documents.
Conclusió
La gestió de documents per a empreses de construcció planteja una sèrie de reptes que cal superar per garantir processos empresarials eficients i sense problemes.
Mitjançant l'ús d'una solució de gestió de documents robusta i exhaustiva, aquests reptes es poden superar amb èxit. La solució efectiva de PaperOffice ofereix organització estructurada de documents, accés ràpid, col·laboració sense solucions de continuïtat, compliment de normatives i seguretat, control de versions i rastreig de canvis, així com integració amb diferents sistemes.
Enfrontant aquests reptes, les empreses de construcció poden augmentar la seva productivitat, millorar l'eficiència i establir les bases per a una gestió de projectes d'èxit.
FAQs
Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Gestió eficaç de documents per a l'èxit en la indústria de la construcció":
Per a qui és adequada una oficina sense paper?
Puc utilitzar un proveïdor de DMS basat en el núvol per a la meva oficina sense paper a l'empresa?
Conclusió
En general, les solucions NAS en combinació amb un programari de gestió de documents eficient com PaperOffice ofereixen una solució segura, eficient i escalable per a empreses i organitzacions.
Amb l'ús de dispositius NAS i PaperOffice, les empreses poden augmentar l'eficiència, millorar la seguretat de les seves dades i optimitzar la gestió de documents.
