Gestió eficaç de documents i emmagatzematge de dades amb NAS i PaperOffice.

Solució segura, eficient i escalable per a empreses i organitzacions.

Aprengui com la combinació de solucions NAS i la gestió de documents de PaperOffice pot millorar l'eficiència, la seguretat i l'escalabilitat a la seva empresa.
El sistema innovador de gestió de documents PaperOffice l'ajuda en això, descobreixi com exactament.

Revolutionitzeu la gestió i emmagatzematge de documents amb la combinació innovadora de NAS i PaperOffice

Suggeriment professional

La gestió i emmagatzematge de documents en dispositius NAS és una solució cada vegada més popular per a empreses i organitzacions que busquen una manera eficaç de guardar i gestionar les seves dades de manera segura i fiable.En aquest article, parlarem dels avantatges de fer servir dispositius NAS per a la gestió de documents i de com utilitzar-los de la millor manera possible i organitzar-los gràcies a PaperOffice.Què és un dispositiu NAS i quins avantatges té per a la gestió de documents?Un dispositiu NAS (Network Attached Storage) és un dispositiu d'emmagatzematge independent connectat a una xarxa informàtica amb un o diversos ordinadors. Permet als usuaris accedir i desar dades i fitxers compartits.Els dispositius NAS solen tenir diverses unitats de disc i ofereixen funcions com el suport RAID i la possibilitat d'accedir a les dades a través d'Internet.L'emmagatzematge centralitzat de documents en dispositius NAS ofereix a les empreses la possibilitat de guardar i gestionar totes les dades i documents rellevants en un únic lloc de manera efectiva. Això elimina la necessitat d'emmagatzemar i sincronitzar documents en diferents ordinadors o unitats externes.A més de l'avantatge de l'emmagatzematge centralitzat, hi ha altres avantatges que fan que els dispositius NAS siguin atractius per a les empreses. Aquests avantatges inclouen l'alta escalabilitat, la seguretat, la eficàcia de costos i la possibilitat d'accedir a les dades des de qualsevol lloc. La combinació d'aquests avantatges fa que l'ús de dispositius NAS sigui una solució efectiva per a l'emmagatzematge i la gestió de documents i dades per a les empreses.Per què té sentit utilitzar un sistema de gestió documental juntament amb el teu NAS?La gestió de documents i dades és crucial per a empreses de tots els tamanys. Una gestió documental efectiva pot ajudar les empreses a optimitzar els seus processos empresarials, augmentar l'eficiència i millorar la productivitat.Un dispositiu NAS pot ajudar a millorar l'emmagatzematge i l'accés als documents, però utilitzar un sistema de gestió documental juntament amb un dispositiu NAS ofereix altres avantatges.Organització i gestió eficaços de documents: Un sistema de gestió documental pot ajudar a organitzar i categoritzar els documents perquè es puguin trobar ràpidament i fàcilment. Utilitzant etiquetes, paraules clau i camps personalitzats, els documents es poden classificar i cercar fàcilment.Fluxos de treball i processos automatitzats: Un sistema de gestió documental pot ajudar a automatitzar processos manuals, el que porta a una major eficiència i productivitat. Per exemple, es poden automatitzar fluxos de treball per tal d'enviar els documents a les persones adequades o per obtenir aprovacions.Control d'accés i seguretat: Un sistema de gestió documental pot ajudar a controlar i restringir l'accés als documents per assegurar-se que les dades sensibles no caiguin en males mans. Utilitzant drets d'accés i funcions de monitorització, les empreses poden millorar la seguretat de les seves dades.Integració amb altres aplicacions: Un sistema de gestió documental pot integrar-se amb altres aplicacions per assegurar un flux de treball sense interrupcions. Per exemple, pot integrar-se amb programes de correu electrònic, calendari i altres aplicacions empresarials.Millor col·laboració: Un sistema de gestió documental pot ajudar a millorar la col·laboració entre equips i departaments, oferint l'accés a documents i informació per a tothom. Utilitzant funcions de comentaris i anotacions, els membres de l'equip poden treballar junts de manera més eficaç.

Gestió òptima de documents amb PaperOffice i dispositius NAS de QNAP i Synology

Totes les funcions que fan que l'ús de la gestió de documents i el dipòsit de dades amb dispositius NAS sigui tan avantatjós ja estan integrades de forma predeterminada a PaperOffice.Per a les empreses que busquen una gestió òptima de documents, PaperOffice és la solució ideal. El programari ofereix nombroses funcions per simplificar la gestió de documents, des de l'emmagatzematge i l'organització centralitzats de documents fins a la indexació i categorització automàtiques.

El PaperOffice també ofereix una integració perfecta amb dispositius NAS, especialment amb les dues marques líder en NAS: QNAP i Synology.

Ja publiquem un article informatiu sobre la gestió de documents en el NAS de Synology, que inclou 7 mesures importants per aprofitar al màxim el potencial del teu NAS. Pots llegir l'article aquí.

Auf dem Tisch steht links ein Laptop mit PaperOffice und rechts Synology NAS

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Com a soci exclusiu de QNAP, PaperOffice ofereix un enllaç perfecte per a dispositius QNAP, permetent a les empreses una gestió i emmagatzematge de documents encara més eficients.

Per obtenir més informació sobre la socis exclusiva de PaperOffice amb QNAP i els avantatges que ofereix a les empreses, fes clic aquí.

PaperOffice és un sistema de gestió de documents integral que t'ajuda a organitzar, emmagatzemar i compartir documents. Té una gran varietat de funcions, com ara la possibilitat de digitalitzar documents, arxivar i recuperar documents i millorar la col·laboració entre els usuaris mitjançant la creació de tasques i fluxes de treball.

Resum

L'ús de dispositius NAS per gestionar i emmagatzemar documents ofereix una manera eficaç i segura d'organitzar, protegir i compartir dades.

En resum, l'emmagatzematge de documents en dispositius NAS proporciona nombrosos avantatges per a les empreses i organitzacions. L'emmagatzematge centralitzat, l'escalabilitat, la seguretat, l'eficàcia de costos i l'ús senzill fan dels dispositius NAS una solució efectiva per a la gestió de documents i l'emmagatzematge de dades.

L'ús de dispositius NAS permet a les empreses treballar de manera més eficient, augmentar la seva productivitat i emmagatzemar les seves dades de manera segura i fiable.

FAQs

Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Gestió eficaç de documents i emmagatzematge de dades amb NAS i PaperOffice.":

Per a qui és adequada una oficina sense paper?

La resposta ràpida i senzilla a la pregunta és: per a qualsevol empresa. Tots els sectors i mides d'empresa, des de les petites i mitjanes empreses fins a les start-ups i les grans empreses, en beneficien d'una oficina sense paper. No obstant això, el canvi és particularment útil per a les petites i mitjanes empreses: Reduïnt el temps i els costos de manipulació es deixa pressupost disponible per a altres impulsors de creixement.

Puc utilitzar un proveïdor DMS basat en el núvol per a la meva oficina sense paper a l'empresa?

No. Un altre factor que és àmpliament comentat des de l'entrada en vigor de manera definitiva de la Llei de Protecció de Dades (RGPD) l'any 2018 és la privacitat. Les solucions i programari DMS es fan servir per a processar, gestionar i emmagatzemar documents, que sovint contenen dades personals sensibles. En cas d'incompliment del RGPD, les autoritats poden imposar multes elevades.

Conclusió

En general, les solucions NAS en combinació amb un programari de gestió de documents eficient com PaperOffice ofereixen una solució segura, eficient i escalable per a empreses i organitzacions.

Amb l'ús de dispositius NAS i PaperOffice, les empreses poden millorar l'eficiència, millorar la seguretat de les seves dades i optimitzar la gestió de documents.

PaperOffice resol cada problema: garantit.

Estudi de cas

Optimització de fluxos de treball gràcies al DMS del PaperOffice

"Ja en la primera cita amb PaperOffice noteu els 20 anys d'experiència del PaperOffice en el camp de la gestió documental."

Alexander Staruk
director financer de la Germandat Mennonita Bielefeld e. V.