Gestió de documents ASUSTOR DMS per a NAS

Els sistemes de gestió documental, anomenats també DMS, donen suport a la seva organització en l’organització electrònica i estructurada de documents empresarials. Un DMS és, per tant, un pas important cap a l’oficina sense paper.

En combinació amb el seu ASUSTOR NAS formen el duo ideal per digitalitzar els arxius analògics i augmentar l’eficiència dels processos de cerca i arxiu.

La gestió documental PaperOffice és l’únic sistema de DMS aprovat oficialment per ASUSTOR a tot el món per als seus dispositius ASUSTOR.

Què és un NAS?

Sota la denominació "ASUSTOR NAS", l’empresa taiwanesa ASUSTOR comercialitza diferents dispositius d’emmagatzematge connectats a la xarxa (dispositius NAS). Aquests dispositius permeten a empreses i usuaris privats protegir eficaçment les seves dades, així com organitzar-les i utilitzar-les de manera individualitzada.

Així, un NAS és un servidor de fitxers amb el seu propi sistema operatiu, que proporciona espai d’emmagatzematge a través de la xarxa.

ASUSTOR NAS ofereix les condicions ideals per a totes les empreses, però sobretot per a les PIMES, per a la ràpida i senzilla emmagatzematge de dades empresarials.

En l'article següent, us mostrarem com treure el Màxim profit del vostre ASUSTOR NAS per a la vostra empresa i com la gestió documental pot funcionar de manera senzilla i sense Docker.

Per què utilitzar NAS en lloc de Cloud?

Hi ha diverses raons per les quals hauríeu d’utilitzar una solució NAS (Network Attached Storage) en lloc d’una solució basada en el núvol, aquí us enumerem alguns exemples:

• 1. Control i seguretat: Un NAS es troba sota el control físic de l’empresa, el que significa que com a empresa teniu el control total sobre les vostres pròpies dades i podeu assegurar-vos que aquestes dades estiguin segures i protegides.
  En un entorn en el núvol, però, les vostres dades són transferides a un proveïdor extern i no estan subjectes als mateixos estàndards de seguretat que l'empresa mateixa.


• 2. Protecció de dades: Les empreses han de complir les normatives legals sobre la protecció de dades persons segons el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) de la Unió Europea. Per tant, les empreses han d'assegurar-se que compleixin les normatives de protecció de dades en triar les tecnologies i serveis d’emmagatzematge.
  Un NAS (Network Attached Storage) és l'opció més adequada que una solució en el núvol quan és tracta de complir amb les normes del RGPD.
  Ja que està en propietat de l'empresa, les dades poden ser controlades directament per l'empresa i protegides. Un NAS també ofereix un alt nivell de flexibilitat, ja que les dades no necessiten ser emmagatzemades en un centre de dades extern. A més, les empreses poden xifrar les dades en el NAS per protegir-les contra accessos no autoritzats.
• 3. Connexió a internet: Un NAS pot ser utilitzat independentment d’una connexió a internet, cosa que el fa ideal per a empreses que operen en zones rurals o regions amb connexions a internet inestables.


• 4. Costos: El cost és un avantatge important que un NAS ofereix enfront de l’emmagatzematge en el núvol. Un NAS és més barat en la compra que un servei en el núvol, ja que només cal pagar per ell una vegada i és totalment vostre.
  A més, els costos mensuals d’un NAS són considerablement més baixos que els d’un servei en el núvol. Amb un NAS no s’han de pagar quotes d’abonament mensual. Tampoc hi ha costos addicionals de banda ampla que poden sorgir amb serveis en el núvol.


• 5. Flexibilitat: Un NAS ofereix a les empreses més flexibilitat en l’elecció de maquinari i capacitat d’emmagatzematge. També permet ampliar l’espai d’emmagatzematge per satisfer les creixents necessitats de l’empresa.

Un ASUSTOR NAS en combinació amb PaperOffice DMS ofereix a la vostra empresa una solució senzilla i fiable per a la gestió dels vostres documents.

PaperOffice DMS és un programari fàcil d’usar que permet a les empreses organitzar, emmagatzemar, categoritzar i gestionar els seus documents, de manera que es puguin consultar fàcilment en qualsevol moment i lloc.

Amb la combinació de NAS i la gestió efectiva de PaperOffice DMS podeu augmentar la productivitat de la vostra empresa, assegurant que els documents es puguin recuperar ràpidament i de manera fiable. També ofereix una protecció addicional per a les dades, ja que estan emmagatzemades en el NAS i no en ordinadors locals o en el núvol extern.

Quant d’esforç comporta la instal·lació i configuració de la base de dades?

La instal·lació i configuració de la base de dades al vostre ASUSTOR NAS no comporta cap esforç i no requereix un especialista en TI.

La configuració amb l’ajuda dels vídeos de YouTube de PaperOffice és possible fins i tot per a un novell en pocs minuts.

Com arriben les vostres dades a l'ASUSTOR NAS?

Hi ha diverses maneres de transferir dades al sistema de gestió de documents PaperOffice (DMS), que funciona en un ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Aquí teniu alguns exemples:

Escanejar documents

El procés és senzill: si les dades encara no estan en format digital, els documents en format paper s'han d'escanejar o fotografiar primer.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Amb el vostre escàner o un altre dispositiu de digitalització, el document no només es converteix en una imatge, sinó que també es poden "llegir" electrònicament els seus continguts. La funció d'escàner integrada a PaperOffice DMS es connecta amb el vostre escàner i així transfereix el mitjà digital al programari de gestió de documents.

Sobre com integrar millor el vostre escàner per digitalitzar els documents, hem escrit un altre article.

Arxiu digital de documents

Les dades disponibles en format digital, com ara correus electrònics o fitxers digitals, es poden arrossegar fàcilment a la interfície de PaperOffice mitjançant arrossegar i deixar anar (Drag&Drop). Si voleu arxivar diversos documents sense esforç manual, el monitoratge de carpetes integrat a PaperOffice és ideal per a això. Això permet una arxivació fluida en segon pla.

Dades existents

El sistema de gestió de documents de PaperOffice també facilita als usuaris la transferència de les dades digitals existents en els discos durs de portàtils o ordinadors de sobretaula a un espai d'emmagatzematge compartit, l'ASUSTOR NAS.

Així, totes les dades existents es poden importar al sistema de gestió de documents amb un sol clic.

Valor afegit i avantatges d'ASUSTOR NAS juntament amb PaperOffice DMS

L'ús d'un ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) en combinació amb el sistema de gestió documental (DMS) PaperOffice ofereix una sèrie d'avantatges, alguns dels quals són:

• 1. Gestió centralitzada de dades: El DMS permet emmagatzemar i organitzar tots els documents i arxius en un sol lloc, cosa que facilita la col·laboració i l'accés a les dades, ja que cada treballador pot accedir als arxius que necessita sense haver-los de copiar a un llapis USB.
  Això estalvia temps i evita errors que poden sorgir amb la transferència manual.


• 2. Major seguretat: El NAS ofereix funcions de seguretat addicionals com el xifrat i la redundància, per protegir les dades contra la pèrdua o l'accés no autoritzat, així com una alta seguretat en les dades mitjançant diferents opcions de còpia de seguretat.
  Es poden crear còpies de seguretat automàtiques per poder restaurar els arxius importants en cas de fallada o eliminació accidental. També hi ha la possibilitat de xifrar les dades per garantir que les dades sensibles estiguin protegides contra l'accés no autoritzat.


• 3. Major velocitat d'accés: El NAS permet accedir i editar les dades amb més rapidesa, cosa que augmenta la productivitat.


• 4. Manteniment i actualització senzills: El DMS i el NAS són independents l'un de l'altre i es poden mantenir i actualitzar independentment, cosa que facilita el manteniment.


• 5. Major flexibilitat: La combinació d'ASUSTOR NAS i PaperOffice DMS ofereix una gran varietat de configuracions i opcions de personalització per complir amb els requisits de l'empresa.


• 6. Facilitat d'ampliació de l'espai d'emmagatzematge: Atès que les empreses solen créixer i necessitar més espai d'emmagatzematge, un ASUSTOR NAS es pot ampliar fàcilment per satisfer les creixents necessitats. Això és més rendible i senzill d'implementar en comparació amb altres solucions d'emmagatzematge, com ara discos durs externs o solucions en el núvol.


• 7. Suport per a accés mòbil i treball remot: Mitjançant l'ús d'ASUSTOR NAS i PaperOffice DMS, es pot accedir i editar dades des de qualsevol lloc, cosa que amplia les possibilitats de treball remot i col·laboració mòbil.


• 8. Major eficiència: L'ús de PaperOffice DMS i ASUSTOR NAS permet trobar, organitzar i automatitzar els processos amb més rapidesa, cosa que augmenta l'eficiència.


• 9. Ampli gestió d'usuaris: Entre altres, la possibilitat de crear i gestionar múltiples comptes d'usuari.
  Això permet a les empreses establir diferents permisos d'accés per a diferents empleats o departaments. Per exemple, un empleat de comptabilitat pot tenir accés a documents financers, mentre que un empleat de màrqueting només té accés a documents de màrqueting.

Un DMS permet a les empreses emmagatzemar i gestionar els seus documents i arxius centralment. Facilita la cerca i la col·laboració, ja que els empleats poden accedir als arxius que necessiten des de qualsevol lloc. També ofereix la possibilitat d'automatitzar els fluxos de treball dels documents per estalviar temps i recursos.

Un sistema de gestió documental (DMS) combinat amb un ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) ofereix a les empreses una solució potent i fiable per a la gestió i l'emmagatzematge de documents, així com l'accés als seus documents i arxius.