Els sistemes de gestió documental, anomenats també DMS, donen suport a la seva organització en l’organització electrònica i estructurada de documents empresarials. Un DMS és, per tant, un pas important cap a l’oficina sense paper.
En combinació amb el seu ASUSTOR NAS formen el duo ideal per digitalitzar els arxius analògics i augmentar l’eficiència dels processos de cerca i arxiu.
La gestió documental PaperOffice és l’únic sistema de DMS aprovat oficialment per ASUSTOR a tot el món per als seus dispositius ASUSTOR.
Què és un NAS?
Sota la denominació "ASUSTOR NAS", l’empresa taiwanesa ASUSTOR comercialitza diferents dispositius d’emmagatzematge connectats a la xarxa (dispositius NAS). Aquests dispositius permeten a empreses i usuaris privats protegir eficaçment les seves dades, així com organitzar-les i utilitzar-les de manera individualitzada.
Així, un NAS és un servidor de fitxers amb el seu propi sistema operatiu, que proporciona espai d’emmagatzematge a través de la xarxa.
En l'article següent, us mostrarem com treure el Màxim profit del vostre ASUSTOR NAS per a la vostra empresa i com la gestió documental pot funcionar de manera senzilla i sense Docker.
Per què utilitzar NAS en lloc de Cloud?
Hi ha diverses raons per les quals hauríeu d’utilitzar una solució NAS (Network Attached Storage) en lloc d’una solució basada en el núvol, aquí us enumerem alguns exemples:
- 1. Control i seguretat: Un NAS es troba sota el control físic de l’empresa, el que significa que com a empresa teniu el control total sobre les vostres pròpies dades i podeu assegurar-vos que aquestes dades estiguin segures i protegides.
En un entorn en el núvol, però, les vostres dades són transferides a un proveïdor extern i no estan subjectes als mateixos estàndards de seguretat que l'empresa mateixa.
- 2. Protecció de dades: Les empreses han de complir les normatives legals sobre la protecció de dades persons segons el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) de la Unió Europea. Per tant, les empreses han d'assegurar-se que compleixin les normatives de protecció de dades en triar les tecnologies i serveis d’emmagatzematge.
Un NAS (Network Attached Storage) és l'opció més adequada que una solució en el núvol quan és tracta de complir amb les normes del RGPD.
Ja que està en propietat de l'empresa, les dades poden ser controlades directament per l'empresa i protegides. Un NAS també ofereix un alt nivell de flexibilitat, ja que les dades no necessiten ser emmagatzemades en un centre de dades extern. A més, les empreses poden xifrar les dades en el NAS per protegir-les contra accessos no autoritzats. - 3. Connexió a internet: Un NAS pot ser utilitzat independentment d’una connexió a internet, cosa que el fa ideal per a empreses que operen en zones rurals o regions amb connexions a internet inestables.
- 4. Costos: El cost és un avantatge important que un NAS ofereix enfront de l’emmagatzematge en el núvol. Un NAS és més barat en la compra que un servei en el núvol, ja que només cal pagar per ell una vegada i és totalment vostre.
A més, els costos mensuals d’un NAS són considerablement més baixos que els d’un servei en el núvol. Amb un NAS no s’han de pagar quotes d’abonament mensual. Tampoc hi ha costos addicionals de banda ampla que poden sorgir amb serveis en el núvol.
- 5. Flexibilitat: Un NAS ofereix a les empreses més flexibilitat en l’elecció de maquinari i capacitat d’emmagatzematge. També permet ampliar l’espai d’emmagatzematge per satisfer les creixents necessitats de l’empresa.
Un ASUSTOR NAS en combinació amb PaperOffice DMS ofereix a la vostra empresa una solució senzilla i fiable per a la gestió dels vostres documents.
PaperOffice DMS és un programari fàcil d’usar que permet a les empreses organitzar, emmagatzemar, categoritzar i gestionar els seus documents, de manera que es puguin consultar fàcilment en qualsevol moment i lloc.
Quant d’esforç comporta la instal·lació i configuració de la base de dades?
La instal·lació i configuració de la base de dades al vostre ASUSTOR NAS no comporta cap esforç i no requereix un especialista en TI.
La configuració amb l’ajuda dels vídeos de YouTube de PaperOffice és possible fins i tot per a un novell en pocs minuts.
Consell
Sobre el tema "Instal·lació i configuració de la base de dades ASUSTOR NAS ADM 5 PaperOffice DMS MariaDB 10" hi ha un vídeo a YouTube que explica aquest procés de manera fàcil i entenedora:
