كيف يمكنني تنفيذ ترقيم الإصدارات للمستندات بشكل قانوني؟

الإجراءات التي يجب عليك أخذها في الاعتبار!

تتمثل إحدى الوظائف الرئيسية في إدارة المستندات في إدارة الإصدارات. تضمن إدارة الإصدارات أنه لا يتم تحرير المستند بشكل متزامن من قبل الموظفين ، بل يحتوي أيضًا على الإصدار التلقائي للمستندات ومراقبة كاملة للإصدار. يمكن بالتالي تتبع جميع التغييرات التي تمت على المستندات التجارية في أي وقت وبسرعة.

تنفيذ التخزين المؤمن للوثائق: كيفية تنفيذ أرشفة ثابتة

نصيحة مهنية

ما هو الدور الذي تلعبه التخزين المتعدد الإصدارات في نظام إدارة الوثائق DMS؟

تلعب وظائف التخزين المتعدد الإصدارات دورًا هامًا بالنسبة لمستخدمي برمجيات DMS. من هنا يمكنكم التعرف على المزايا بشكل مفصل.

مفهوم التخزين المتعدد الإصدارات ليس غريبًا في إطار نظام إدارة الوثائق (DMS). ويكون التأكيد على ضرورة استخدام نظام إدارة الوثائق الذي يتوفر فيه التحكم في الإصدارات والتخزين الآمن والمتوافق مع GoBD أكثر وضوحًا.

فمن لا يعرف هذا الحال؟ تم تعديل العقد عدة مرات - تغيير هنا وتعليق هناك ، مقارنة المواقف ، تغيير المبالغ والتوصل إلى اتفاق في النهاية. وهكذا يتم حفظ كل تغيير على حدة على الكمبيوتر المحلي وإرساله للفحص اللاحق.

وإذا كان الزميل غائبًا الآن أو اتصل العميل وسأل عن الإصدار من الشهر الماضي بعد تحريره "XYZ" ، يتعطل كل شيء.

وتكون الفوضى في الإصدارات والتكرار هي النتيجة.

وفي هذه اللحظة على أقل تقدير ، يجب التفكير في التحقق من الإصدارات أو إدارة إصدارات الوثائق.

يوفر نظام PaperOffice DMS التحكم التلقائي في إصدارات الوثائق وفحص الإصدارات بشكل شامل. بغض النظر عما إذا كنت تزيل الصفحات أو تدورها أو تحجب مناطق معينة - يتم تخزين كل شيء بأمان وفقا للإصدارات المعتمدة من قبل GOBD للحصول على تنظيم مثالي.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

فوائد برمجيات DMS

تنتج الفوائد المتعددة للشركات من التوجه المركزي لبرمجيات DMS. على سبيل المثال ، يتم ضمان أن جميع الموظفين يعملون على نفس البيانات الصحيحة.

علاوة على ذلك ، يتم تجنب الانفصال بين الوسائط ، مما يؤدي إلى تمكين تدفق معلومات سلس في إطار سير العمل.

وبالتالي فإن وصف البيانات المكررة يصبح غير ضروري ، مما يتجنب أيضًا أخطاء النقل ، وهو ما يؤثر على جودة البيانات المُدارة بشكل إيجابي.

يرى العديد من الشركات ، وخاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة ، أنها تمثل عقبة أمام أمن البيانات وتؤيد بالتالي استخدام نظام إدارة الوثائق ، المعروف باسم DMS ، مثل تلك المقدمة من PaperOffice.

الحل

بفضل نظام PaperOffice DMS ووحدة التحكم في الإصدار VersionControl المدمجة ، ستكون لديك دائمًا السيطرة الكاملة على مستنداتك وتغييراتها.

ما هي عملية التنقيح؟

إليك نبذة عن التنقيح: عملية التنقيح تجعل جميع التغييرات على المستندات قابلة للتتبع.

يمكن تفسير مصطلح التنقيح بسهولة تامة: بشكل عام ، هو الطريقة التي يتم استخدامها لتسجيل التغييرات على المستندات أو الملفات.

بالتالي ، يتم اكتشاف كل تغيير في المستند ويتم حفظه كنسخة ظلية كنسخة جديدة للمستند.

مع كل تغيير في المستند ، يتم حفظ "نسخة أحدث" من المستند في أرشيف مقابل. تجعل عملية التدوين والتسجيل التغييرات شفافة وقابلة للتتبع في أي وقت.

في نقطة الوقت هذه ، يعرف المشاهد اللاحق متى تم تغيير المستند ومن قبل أي محرر. يتم الحصول على نظرة عامة على دورة حياة المستند بمساعدة ذلك.

يمكن أن يحدث التنقيح بشكل تلقائي أو يدوي.

ولكن ما الفرق؟ يتم شرح ذلك بالتفصيل وجميع أساليب التنقيح المدعومة بواسطة PaperOffice DMS بالضبط في ورشة العمل التعليمية لدينا.

ما هي أنواع عملية التنقيح الممكنة؟

عملية التنقيح التلقائية

مع عملية التنقيح التلقائية ، يتعرف PaperOffice تلقائيًا على أن المستند تم تعديله. يمكن أن يحدث ذلك سواء بمستند Word أو بفضل وحدة العمل المدمجة ، بمستند PDF.
سيتم إنشاء نسخة حديثة من المستند المعدل تلقائيًا بواسطة PaperOffice بعد إجراء التعديل وتخزينها في بركة المستندات "المستندات التي تحت التعديل". لن يتم تحديث النسخة حتى تنقر على "الانتهاء من التعديل".
بهذه الطريقة ، يتم ضمان عدم إمكانية استبدال المستندات في الشبكة. بالفعل ، طالما كنت تعمل على مستند ، يكون هذا المستند موجودًا في بركة المستندات المذكورة مسبقًا.

بعد أن يتم تسجيل "النسخة الأحدث" من المستند ، يقوم PaperOffice بتحديث الصورة المصغرة ويقوم بتنفيذ التعرف على النص في المستند مرة أخرى. تظل النسخة السابقة متاحة ويمكن الوصول إليها.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

عملية التنقيح اليدوية

يعد التنقيح اليدوي مثاليًا عندما تتم طباعة المستندات وتوقيعها يدويًا وبعد ذلك يتم مسحها كإصدار جديد.

بالعملية في التنقيح اليدوي ، يتم تشغيل عملية التنقيح يدويًا بواسطة المستخدم.

تلميح

بالمناسبة ، هناك مقطع فيديو على اليوتيوب حول "التنقيح الالتزام بالمراجع" و "GoBD" مع PaperOffice DMS يشرح هذه العملية بشكل مفهوم:

عند ذلك ، يعترف PaperOffice بأن المستند هو مستند موجود بالفعل ويقترح أن يتم أرشفة المسح الجديد باعتباره نظيرًا لمستند موجود. أو ، إذا كان يختلف المسح بمظهره عن المستند المعترف به من قبل AI ولم يتم التعرف عليه بواسطته ، فيمكن أرشفته يدويا كنسخة جديدة لــ مستند موجود.

الفوائد التي يتيحها استخدام DMS لإدارة الإصدارات

توحيد الأرشفة

عندما يتم أرشفة المستندات في PaperOffice ، يضمن التنقيح المدمج ألا يتم حفظ العديد من النسخ كملفات منفصلة. بدلاً من ذلك ، يتم العثور على إصدارات المستند المختلفة داخل ملف واحد.

الامتثال لمتطلبات ضمان الاستدامة ومطابقة GoBD

يضمن ترقيم الوثائق الامتثال لمتطلبات ضمان الاستدامة ومطابقة GoBD.

لضمان الاستدامة ، يجب أن تكون جميع تفاصيل تغييرات الوثائق والملفات قابلة للتتبع بوضوح. يجب أن يتم ضمان أن الموظفين المخولين فقط هم من يمكنهم إجراء مثل هذا التغيير. ومن الأهمية بقدر ذلك معرفة سنوات لاحقة بأي موظف قام بتغيير ما ومتى.

هيكلة وصول مشتركة

PaperOffice ليس مجرد نظام لإدارة الوثائق ، بل هو تطبيق تعاون شامل. لذا ، ليست هناك فقط وظائف سير العمل والطوابع والمهام ، بل يبسط العمل المشترك على الوثائق ضمن إطار سير العمل المدمج.

بفضل التحكم في النسخ يعرف كل مستخدم متى وكيف تم تغيير وثيقة ومن قام بتغييرها. إذا اختار مستخدم تعديل وثيقة ، ستكون مقفلة أمام المستخدمين الآخرين ولن يكون هناك تعديل متزامن.

فيما يتعلق بآخر نقطة ، يتم تنظيم ما يسمى بـ Check-Out و Check-In للعمل التعاوني غير المعقد على وثيقة وتنسيق حقوق الوصول. باستخدام وظيفة Check-Out ، يقوم الشخص المحرر بقفل الوثيقة مؤقتًا.

باستخدام Check-In بعد ذلك ، يقوم المحرر الأول بإنشاء الوثيقة المعدلة كنسخة جديدة. يتم رفع القفل عن المحرر الذي تم فرضه مسبقًا.

الأمان والامتثال لعديد من الاعتبارات القانونية والمطابقة

أهم ما في الترقيم بالطبع هو الامتثال الواضح لجميع المتطلبات القانونية والجوانب المتعلقة بالامتثال المتزايد دائمًا. لأن كل تغيير في الوثيقة قابل للتتبع - حتى المستخدم الذي أجراه.

اختيار صحيح لبرنامج إدارة الوثائق للترقيم

لخلاصة القول ، يصبح واضحًا أن إدارة الإصدار المدعومة بنظام إدارة الوثائق لها العديد من المزايا.

أفضل ما في الترقيم هو أن الشركات قادرة على إدارة إنشاء ومراجعة وتوزيع الوثائق التجارية المهمة تلقائيًا.

تمكّن إدارة الوثائق PaperOffice بذلك العديد من الشركات من تحقيق الامتثال الدائم. تتمثل أهمية ذلك في القدرة على تتبع جميع التغييرات التي تم إجراؤها على الوثائق التجارية في أي وقت وبسرعة.

البدء أسهل مما تعتقد.

هل لا تزال لديك مخاوف بشأن عدم امكانية تحقيق ذلك؟ اقرأ دراسات الحالة لعملائنا حول دمج PaperOffice في حياتك التجارية واقتنع بالبساطة بنفسك أو قدم طلبًا بتثبيت الاختبار ببساطة.

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "كيف يمكنني تنفيذ ترقيم الإصدارات للمستندات بشكل قانوني؟":

لمن يناسب مكتب خالي من الورق؟

الإجابة السريعة والبسيطة على هذا السؤال هي: يناسب جميع الشركات. جميع الصناعات والأحجام من الشركات يستفيدون من وجود مكتب خالي من الورق، بدءًا من الشركات الصغيرة وحتى الشركات الكبيرة والشركات الناشئة. ومع ذلك، يعتبر التحول إلى مكتب خالي من الورق قيمًا بشكل خاص للشركات الصغيرة والمتوسطة: بفضل تقليل الجهد والتكاليف، يتوفر الميزانية اللازمة لتعزيز النمو بشكل آخر.

هل يمكنني استخدام موفر خدمة إدارة المستندات السحابية لمكتب خالٍ من الورق في شركتي؟

لا، هناك عامل آخر يُذكر بانتظام هو حماية البيانات، وهو عامل له أهمية كبيرة خاصة بعد دخول قانون حماية البيانات العامة العامة (GDPR) حيز التنفيذ بشكل نهائي في عام 2018. تُستخدم حلول إدارة المستندات وبرامج إدارة المستندات لمعالجة وإدارة وتخزين المستندات التي غالبًا ما تحتوي على بيانات شخصية حساسة. يفرض المشرع غرامات مالية عالية على المخالفين للقواعد العامة لحماية البيانات.

الاستنتاج

المزايا تبرر الجهد والتكلفة
العمل الرقمي وجلب المستندات القديمة إلى العصر الجديد ستكون أفضل استثمار لتوفير الكثير من الوقت والمال والأعصاب في المستقبل.
تحتاج إلى شخص يعرف ذلك
لست بحاجة إلى خبير تقني خاص للاستفادة من جميع فوائد التحول الرقمي.
ما تحتاجه هو الشريك الصحيح في جانبك الذي يمكنه بالضبط تنفيذ ما تحتاجه من خلال خبراته. تجنب الذعر واختر اختبارات النسخ بدلاً من تقديم عروض تقديمية جذابة بدون فعل ذلك حقًا.
التجهيزات موجودة عادة بالفعل
تشير التجارب إلى أن لديها تقريبًا كل شركة نسخ ضخمة ليس لديها قدرتها القصوى. هذه الأجهزة تحب المسح الضوئي الضخم ، وتحتسب عروض المكتبة ويمكن أن تكون الأساس لبدء رقمي بدون استثمار الماسح الضوئي.
أرخص مما هو متوقع مع النظام الصحيح لإدارة المستندات الرقمية
تجنب فخاخ التكاليف مع أنظمة إدارة المستندات / أنظمة الإدارة الإلكترونية التي تكون عرضة للتحكم من قبل الشركات المصنعة. لا تقدم تنازلات فيما يتعلق بإمكانيات الإدارة الخاصة بك ، مثل تعلم المستند بنفسك وإجراءات التكوين. إذا كنت تحتاج إلى مساعدة ، فإن المصنع سيساعدك بسرور ، لكن ابقَ على استقلالية القرار والاستقلالية.
تلقائي الرقمي هو المستقبل
سيتم تنفيذ العمليات في المستقبل بالكامل وتلقائيًا.
تأتي الفاتورة؟ ستقوم سير العمل بتنفيذها وكل شيء يسلك مسارًا محددًا.
تبحث في 1000 ملف؟ لا مشكلة ، لأن لديك جوجل الخاص بك!