المينونايت
كنيسة الإخوة بيليفيلد
تجارب PaperOffice / المرجع / تقرير الممارسة
صناعة
كنيسة
قطر
بيليفيلد، ألمانيا
الادارات
المالية, المحاسبة
صناعة
كنيسة
قطر
بيليفيلد، ألمانيا
الادارات
المالية, المحاسبة
تحسين سير العمل بفضل PaperOffice DMS
ألكسندر ستاروك ، المدير المالي في Mennonite الإخوان بيليفيلد ه. V.
التحدي
الإخوان المينونايت بيليفيلد إي في (Heepen / Oldentrup / Schildesche) هي كنيسة بروتستانتية حرة تعود جذورها إلى الماضي. تأسست هذه الأخوة بيليفيلد مينونايت في زيوريخ خلال حركة الإصلاح في القرن 16th. اليوم مينونايت الإخوان بيليفيلد E. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) ، والتي تضم أكثر من 1000 من أفراد المجتمع.
تستخدم البلدية نظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice لدعم الأعضاء المتطوعين، وخاصة في أرشفة الوثائق وتعيين سير العمل والمحاسبة في المكتب المنزلي.
وضع البداية
في جمعية تضم جماعة الإخوان المينونايت بيليفيلد ه. خامسا ، هناك مهام إدارية واسعة النطاق يقوم بها الأعضاء جميعا على أساس طوعي.
وهذا يؤثر على كل من إدارة حسابات أكثر من 1000 عضو ومراجعة حسابات مشاريع البناء المختلفة للبلدية أو معالجة التبرعات الواردة.
المشكلة الحالية
وحتى استخدام نظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice، عهد إلى أعضاء مختارين بمختلف المهام الإدارية، حيث ترك الأمر إلى حد كبير للأعضاء المعنيين أنفسهم في كيفية إنجاز العمل وفي أي إطار زمني.
ولم تستخدم شبكة رقمية وبرمجيات شاملة. بدلا من ذلك ، تم أخذ فواتير التجار التي تحتاج إلى التحقق منها إلى المنزل ليتم فحصها يدويا. حدث أيضا أنه لم يكن لدى أحد الوقت ثم ترك مشروع القانون في البداية على الطاولة.
في سياق الرقمنة ، تواجه المجتمعات الآن عددا لا يحصى من المستندات ورسائل البريد الإلكتروني وغيرها من المخاوف عبر البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، لا يمكن إدارة هذا الفيضان من رسائل البريد الإلكتروني يدويا.
وتمثلت العواقب في طول أمد أوقات التجهيز وعدم الكفاءة في تجهيز الوثائق اللازمة واسترجاعها وإرسالها . وبناء على ذلك، ذهبت البلدية بحثا عن إدارة الوثائق الرقمية.
ونتيجة لذلك، تكررت التأخيرات في تحويل المبالغ غير المسددة إلى الشركات التي تم تكليفها. وصدرت رسائل تذكير بتكاليف إضافية ولم يتسن استخدام الخصومات الممنوحة. ومن المفهوم أن سمعة المجتمع المحلي عانت نتيجة لذلك.
ألكسندر ستاروك ، المدير المالي في Mennonite الإخوان بيليفيلد ه. خامسا، كان يبحث عن حل للمشكلة، حيث تم النظر أيضا في رقمنة جميع المهام الإدارية للبلدية، والتي كانت في السابق مماثلة إلى حد كبير.
لماذا اختار الإخوان المينونايت PaperOffice DMS
قام السيد ستاروك أولا بفحص عروض البرامج المختلفة فيما يتعلق بإدارة المستندات وقرر في النهاية اختبار PaperOffice DMS لمدة ستة أشهر.
يقدم PaperOffice DMS بالضبط المتطلبات التي كان يبحث عنها السيد ستاروك. ويشمل ذلك ما يلي:
- التوفر: الوصول المركزي والسهل إلى جميع هذه الوثائق ذات الصلة وقدرة أطراف متعددة على التعاون في نفس الوثيقة.
وحدة تخزين داخلية مركزية يمكن لجميع الأعضاء الذين لديهم مهام إدارية الوصول إليها أيضا من المنزل. يجب عدم تخزين البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية أو على جهاز كمبيوتر مستخدم واحد.
- خفة الحركة وأتمتة المهام الإدارية: يجب أن يتيح البرنامج توزيع المهام عبر الشبكة وكذلك معالجتها من قبل عضو النادي المعني.
- إمكانية الاسترجاع وتوفير الوقت: تم البحث عن طريقة أبسط لرقمنة الوثائق التماثلية وجعلها قابلة للاسترجاع بسهولة إذا لزم الأمر.
- عملية ومفهومة: يجب أن يتطلب البرنامج أقل قدر ممكن من التدريب وفي الوقت نفسه يكون مستعدا للمستقبل.
الحل: أنشأت Synology NAS ، وهو مخزن متصل بالشبكة ، في المركز المجتمعي ، حيث يتم تخزين جميع البيانات المتعلقة بالجمعية وأعضائها باستخدام PaperOffice DMS.
أدرك السيد ألكسندر ستاروك في وقت مبكر أنه لا توجد طريقة للالتفاف حول رقمنة مجتمعه:
"لقد دفعنا العمل إلى الأمام والآن لدينا السبق."
الحل: يحتوي PaperOffice DMS على وظيفة سير عمل شاملة تمكن من تعيين ومعالجة العمليات المعقدة والتحكم في معلومات المستندات والمهام بكفاءة من قبل الشركة.
وشملت تفويض المستخدم الرقمي وتأكيد كلمة المرور.
وفي الوقت نفسه، يبلغ جميع الأعضاء المعنيين بحالة التجهيز. يتيح تخزين الإصدار تتبع خطوات المعالجة التي تم تنفيذها متى ومن قام بذلك.
الحل: إنه الجزء الأساسي من PaperOffice DMS ، رقمنة المستندات التماثلية. كل ما تحتاجه هو ماسح ضوئي مع واجهة للكمبيوتر و PaperOffice DMS. لا يتم مسح المستندات ضوئيا فقط. إذا لزم الأمر ، يتم تحويلها إلى نص قابل للتحرير بواسطة برنامج OCR مدمج وحفظها تلقائيا بشكل صحيح.
يضمن فهرس الكلمات الرئيسية الذي تم إعداده بواسطة PIA للذكاء الاصطناعي إمكانية العثور على كل مستند عبر محرك البحث الداخلي ، حتى لو كان المستخدم بالكاد يعرف أي شيء عن المستند.
الحل: يمكن تعلم استخدام PaperOffice DMS باستخدام مقاطع فيديو وبرامج تعليمية تدريبية مجانية.
لا يوجد "مستشارون" خارجيون ومكلفون في الموقع ولا يتعين على أي شخص السفر إلى أي مكان للتدريب. يمكن للجميع تحديد الإطار الزمني لتعلم التنقل في القائمة بأنفسهم كما هو مطلوب ومن حيث المستقبل ، فإن PaperOffice DMS في وضع جيد بفضل هيكله المعياري.
استوفى PaperOffice DMS جميع المعايير المطلوبة.
لماذا اختار الإخوان المينونايت PaperOffice DMS
قام السيد ستاروك أولا بفحص عروض البرامج المختلفة فيما يتعلق بإدارة المستندات وقرر في النهاية اختبار PaperOffice DMS لمدة ستة أشهر.
يقدم PaperOffice DMS بالضبط المتطلبات التي كان يبحث عنها السيد ستاروك. ويشمل ذلك ما يلي:
- التوفر: الوصول المركزي والسهل إلى جميع هذه الوثائق ذات الصلة وقدرة أطراف متعددة على التعاون في نفس الوثيقة.
وحدة تخزين داخلية مركزية يمكن لجميع الأعضاء الذين لديهم مهام إدارية الوصول إليها أيضا من المنزل. يجب عدم تخزين البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية أو على جهاز كمبيوتر مستخدم واحد.
- خفة الحركة وأتمتة المهام الإدارية: يجب أن يتيح البرنامج توزيع المهام عبر الشبكة وكذلك معالجتها من قبل عضو النادي المعني.
- إمكانية الاسترجاع وتوفير الوقت: تم البحث عن طريقة أبسط لرقمنة الوثائق التماثلية وجعلها قابلة للاسترجاع بسهولة إذا لزم الأمر.
- عملية ومفهومة: يجب أن يتطلب البرنامج أقل قدر ممكن من التدريب وفي الوقت نفسه يكون مستعدا للمستقبل.
الحل: أنشأت Synology NAS ، وهو مخزن متصل بالشبكة ، في المركز المجتمعي ، حيث يتم تخزين جميع البيانات المتعلقة بالجمعية وأعضائها باستخدام PaperOffice DMS.
أدرك السيد ألكسندر ستاروك في وقت مبكر أنه لا توجد طريقة للالتفاف حول رقمنة مجتمعه:
"لقد دفعنا العمل إلى الأمام والآن لدينا السبق."
الحل: يحتوي PaperOffice DMS على وظيفة سير عمل شاملة تمكن من تعيين ومعالجة العمليات المعقدة والتحكم في معلومات المستندات والمهام بكفاءة من قبل الشركة.
وشملت تفويض المستخدم الرقمي وتأكيد كلمة المرور.
وفي الوقت نفسه، يبلغ جميع الأعضاء المعنيين بحالة التجهيز. يتيح تخزين الإصدار تتبع خطوات المعالجة التي تم تنفيذها متى ومن قام بذلك.
الحل: إنه الجزء الأساسي من PaperOffice DMS ، رقمنة المستندات التماثلية. كل ما تحتاجه هو ماسح ضوئي مع واجهة للكمبيوتر و PaperOffice DMS. لا يتم مسح المستندات ضوئيا فقط. إذا لزم الأمر ، يتم تحويلها إلى نص قابل للتحرير بواسطة برنامج OCR مدمج وحفظها تلقائيا بشكل صحيح.
يضمن فهرس الكلمات الرئيسية الذي تم إعداده بواسطة PIA للذكاء الاصطناعي إمكانية العثور على كل مستند عبر محرك البحث الداخلي ، حتى لو كان المستخدم بالكاد يعرف أي شيء عن المستند.
الحل: يمكن تعلم استخدام PaperOffice DMS باستخدام مقاطع فيديو وبرامج تعليمية تدريبية مجانية.
لا يوجد "مستشارون" خارجيون ومكلفون في الموقع ولا يتعين على أي شخص السفر إلى أي مكان للتدريب. يمكن للجميع تحديد الإطار الزمني لتعلم التنقل في القائمة بأنفسهم كما هو مطلوب ومن حيث المستقبل ، فإن PaperOffice DMS في وضع جيد بفضل هيكله المعياري.
استوفى PaperOffice DMS جميع المعايير المطلوبة.
بعد مرحلة الاختبار التي استمرت ستة أشهر ، فإن جماعة الإخوان المينونايت بيليفيلد e. V. لدينا PaperOffice DMS وهي راضية جدا لدرجة أنها توصي بالبرنامج للتجمعات الأخرى في كنيستها.
FAQs
أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "المينونايت
كنيسة الإخوة بيليفيلد":
ما هي النصائح التي تقدمها لمستخدمي PaperOffice في المستقبل؟
ليس من السابق لأوانه أبدا أو بعد فوات الأوان التعامل مع موضوع الرقمنة.
الشيء الأكثر أهمية هو الحصول على فكرة عن البرنامج ولكن أيضا عن الشركة نفسها. كان من المهم ألا نشعر بأننا مضطرون لشراء البرنامج أو الاشتراك في أي حزم خدمة ودعم.
حتى قبل أن نستحوذ على PaperOffice DMS ، تحدثنا إلى جميع أقسام الشركة ولم نشعر أبدا بالمعاملة السيئة. على العكس من ذلك: لدى PaperOffice فريق لطيف ومهذب وكفء.
بالنسبة لنا ككنيسة ، كان من المهم جدا أن يكون البرنامج سهل الفهم ولكنه شامل.
من الذي تنصح به PaperOffice؟
سنوصي PaperOffice لإخوتنا في الكنيسة. ولكن أيضا لجميع المجتمعات والشركات الأخرى التي ترغب في الرقمنة والأتمتة.
ما الذي يعجبك بشكل خاص في PaperOffice؟
نحن راضون جدا عن كل شيء.
الاستنتاج
PaperOffice هو نظام إدارة مستندات خفيف الوزن ولكنه قوي.
الوظائف التي تبدو بلا معنى في البداية ، مثل القراءة التلقائية لمحتوى المستند ، تبين أنها أهم الوظائف التي لا تريد تفويتها بعد الآن على مدى فترة زمنية أطول.