نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نريد أن نكون أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

المعالجة الآلية للفواتير


تساهم معالجة الفواتير الرقمية ، بالاقتران مع نظام إدارة المستندات (DMS) ، بشكل كبير في كفاءة ونجاح شركتك ونحو مكتب غير ورقي. أصبحت الحاجة إلى معالجة الفواتير الرقمية الآن جانبا مهما للجميع.

نصيحة مهنية

في المقالة الحالية ، نوضح لك كيفية تنفيذ معالجة الفواتير الرقمية بشكل صحيح ، وسرد مزايا التنفيذ ووصف آثار التنفيذ الناجح.

أصبحت الحاجة إلى الرقمنة الآن جانبا مهما للجميع.

ستجد الآن في دليلنا العديد من التقارير حول كيفية إجراء الرقمنة حول الشركات وعدد المزايا التي يجلبها لك ذلك.

ولكن تقريبا كل 3 أسئلة تأتي من عملائنا تتعلق بالتنفيذ الرقمي لمعالجة الفواتير. لذلك قررنا إلقاء نظرة فاحصة على هذا الموضوع.

PaperOffice employee sits over the bills
Automated processing of invoices brings advantages for companies and increases efficiency

في المقالة الحالية ، ننظر بشكل أعمق قليلا في المعلومات حول معالجة الفواتير الرقمية. مزايا رقمنة الفواتير. سنوضح لك كيف يمكنك تنفيذ كل شيء ووصف تأثير التنفيذ الناجح.

قبل أن ننتقل إلى التنفيذ الفعلي ، دعنا نجيب على السؤال:

لماذا من الضروري رقمنة الفواتير والمستندات في الشركات؟

هذا هو السؤال الذي تطرحه المزيد والمزيد من الشركات: "هل يتعين علي حقا رقمنة محاسبتي"؟ الجواب هو نعم ، يجب عليك. من بين أمور أخرى ، لأن الهيئة التشريعية تتطلب أن تكون كذلك. تواجه المزيد والمزيد من الشركات الاضطرار إلى الامتثال لوثائق العملية.

ما الذي تتطلبه اللوائح القانونية؟

تتطلب اللوائح القانونية الامتثال للمتطلبات المتعلقة باستلام ومعالجة وأرشفة جميع المستندات الواردة ذات الصلة بالاختبار.

في مقالتنا الحالية نعرض مثالين عمليين. كيف يمكنك حل الرقمنة بسهولة بفضل PaperOffice DMS. ولكن أولا نأتي إلى المزايا العامة للمعالجة الرقمية للفواتير.

ما هي مزايا الرقمنة؟

في عالم اليوم من المكاتب المنزلية ووسائل الإعلام الرقمية ، لا يزال من الشائع رؤية الفواتير الورقية مكدسة على الرفوف والطاولات.

الأسباب الرئيسية لاستخدام الورق هي أن الموظفين يجدون صعوبة في قبول الرقمنة أو البدء بها. ويكمن ذلك في تحديات التعامل مع التغيير والرقمنة.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

نسخة مادية من الوثيقة على الرغم من الرقمنة

كثير من الناس يحبون الاحتفاظ بنسخة مادية من الوثائق التي يعملون معها. لكن عملية التعامل مع الورق التي تم التدريب عليها لسنوات تلعب أيضا دورا هنا.

حول موضوع التحويل غير الورقي ، كتبنا بالفعل مقالا مفصلا. هنا نتناول صراحة موضوع المحاسبة الرقمية.

إدخال الفاتورة يدويا لا يعني فقط الكثير من الوقت ، ولكن أيضا التكاليف المرتفعة المخفية. الحصول عليها بشكل صحيح يمكن أن يوفر الكثير من الوقت والمال.

تشمل المزايا الرئيسية ما يلي:

  • يمكنك العثور على أي فاتورة في ثوان / توفير الوقت

    لأنه بفضل رقمنة مستنداتك ، يمكنك العثور على جميع الفواتير المخزنة في PaperOffice في غضون ثوان. لم تعد مضطرا إلى البحث بشق الأنفس عبر المجلدات السميكة. من خلال رقمنة جميع الفواتير في شركتك ، تحتاج فقط إلى بضع نقرات للعثور عليها في النظام.

    وهذا يقودنا أيضا إلى النقطة الثانية:

  • يمكنك الاستفادة من وفورات العمل / الورق المحسنة

    لم تعد بحاجة إلى مساحة للمجلدات الفعلية. من الآن فصاعدا يمكنك أرشفة فواتيرك في PaperOffice. يؤدي تقليل استهلاك الورق إلى مكاتب نظيفة ومرتبة.

  • تبسيط العمليات المحاسبية / على سبيل المثال مع سير العمل

    من خلال إدارة فواتيرك رقميا، يمكنك توفير الوقت والجهد. بالإضافة إلى تكاليف الإنشاء والتسليم والمعالجة. لا تقم بعمل نسخ للمهام المتقدمة ومهام سير العمل وإعادة التوجيه. كل شيء يعمل رقميا وشفاف ومفهوم.

    بفضل رقمنة فواتيرك ، لن تفوتك بعد الآن المواعيد النهائية للخصم القيمة.

  • تعيين إذن للوصول بالضغط على الزر

    تضمن حقوق الوصول الفردي إلى المستندات والمجلدات الفردية أمانا واضحا. يمكنك منح حق الوصول للأفراد أو الإدارات بأكملها. مثل المحاسبة.

  • اكتشاف جهات الاتصال تلقائيا

    يتعرف PaperOffice بذكاء على بيانات العنوان في محتوى المستند. ثم قم بربط المستند منطقيا بجهات الاتصال الموجودة لديك. يتيح ذلك ، من بين أمور أخرى ، عرض جميع المستندات لجهة اتصال معينة ببضع نقرات فقط.

  • الصياغة الرئيسية التلقائية

    يدعمك PaperOffice من خلال التعرف الذكي على الذكاء الاصطناعي والصياغة الرئيسية. وبهذه الطريقة ، يتم البحث في الفاتورة عن بيانات المستند الأكثر أهمية.

    يقرأ KI PIA البيانات بذكاء من المستند. ثم قم بإيداع المستند بكلمات رئيسية كاملة. إذا لزم الأمر مع الاختبار الخاص بك أو تلقائيا في الخلفية.

  • تضمين / وظيفة التصدير للمستشارين الضريبيين

    يمكنك بسهولة تسليم فواتيرك. مع تعيين الحساب والصياغة الرئيسية. بفضل البحث المتقدم ، لديك كل ما تحتاجه للتصدير. مثل جميع الفواتير من الشهر الماضي ، على سبيل المثال.

    بما في ذلك بنية المجلد ، ملف PDF ، ملف Excel مع جميع المعلومات. ونتيجة لذلك، يمكن للمحاسب أو المحاسب استيراد الوثائق بسهولة.

  • خيارات تحرير سريعة

    يمكن تنفيذ المحاسبة بسرعة في المستقبل. لا يمكنك فقط العثور على جميع المستندات على الفور ، بل يمكنك أيضا تحريرها / تصنيفها مباشرة ، على سبيل المثال. يتم استيفاء جميع المتطلبات القانونية بفضل الأرشفة المقاومة للتدقيق. وبالتالي فإن التحقق والموافقة هو لعب الطفل.

    لا مفر من رقمنة الفواتير لعدة أسباب. كما أن العديد من الشركات مقتنعة بالفعل بأن رقمنة الفواتير هي المستقبل. ويجب أيضا قبول ذلك اليوم والآن.

    ومع ذلك، لا يزال الكثيرون يخشون أن ترتبط هذه الخطوة بمشروع طويل. وهو ما سيكون صعبا ومكلفا ومحفوفا بالمخاطر ومزعزعا للاستقرار. والخبر السار هو أنه في نهاية المطاف ، بفضل PaperOffice ، لم يعد هذا هو الحال!

ما الذي يجب مراعاته قبل رقمنة الفواتير؟

بادئ ذي بدء ، من المهم عدم الخلط بين الرقمنة أو تقليلها إلى مسح الفواتير الواردة. حتى يتمكنوا بعد ذلك من الدخول في عملية سير العمل للتحقق من الصحة والدفع والأرشفة بسهولة وسرعة أكبر. الرقمنة هي أكثر من ذلك بكثير.

مزايا التعرف الضوئي على الحروف (OCR) النصي: بفضل التعرف على نص التعرف الضوئي على الحروف ، يمكن أتمتة العديد من الأشياء. على سبيل المثال مع الذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي). وبهذه الطريقة ، أصبحت وظائف التعلم خوارزميات اكتشاف أكثر قوة وموثوقية.

يمكن تحديد العناصر التي تظهر في الفاتورة على الفور واستخراجها من المستند. يتم تقديم المستند ويمكن إتاحته لنظام المحاسبة أو تخطيط موارد المؤسسات.

على سبيل المثال ، مع الرقمنة ، يستفيد مزود الخدمات المالية من معلومات موثوقة في الوقت الفعلي عند استلام الفاتورة.

نحن نصل إلى السؤال الحقيقي لهذه المقالة:

كيف يمكنني تنفيذ معالجة الفواتير؟

إذا كنت تدير فواتيرك باستخدام PaperOffice، فإن معالجة الفواتير الواردة ستكون إلكترونية بالكامل. ستتلقى بالفعل الفاتورة الواردة رقميا ، أي عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق مسحها ضوئيا. هذا لا يحدث فرقا.

رقمنة الفواتير الواردة باستخدام DropMail، كيف؟

إذا كنت تتلقى بالفعل فواتيرك الواردة بتنسيق رقمي، فإننا نوصي باستخدام وحدة DropMail المدمجة في PaperOffice. يتيح لك ذلك إنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي ل DropMail في PaperOffice. أنت ترسل الفواتير إليهم فقط.

يتم أرشفة جميع الفواتير التي يتم إرسالها إلى عنوان DropMail الخاص بك كمرفق بريد إلكتروني تلقائيا في PaperOffice. مع قواعد إيداع قابلة للتعريف وعدم وجود عمل.

بقشيش

حول موضوع "DropMail - أرشفة المستندات تلقائيا عبر البريد الإلكتروني أثناء التنقل" ، يوجد أيضا مقطع فيديو على YouTube يشرح هذه العملية بطريقة بسيطة ومفهومة:

يتعرف PaperOffice على الفاتورة ويقرأ البيانات ذات الصلة. ثم يقوم البرنامج بإيداع الفاتورة في المجلد المناسب. بفضل الذكاء الاصطناعي الذكي ، يتم بدء المزيد من عمليات الموافقة والمهام وسير العمل بشكل اختياري.

يتم إبلاغ جميع الموظفين الذين سيشاركون في العملية. يتم تشغيل سير عمل الفاتورة تلقائيا.

معالجة الفواتير الرقمية خطوة بخطوة:

Digital invoice processing with DropMail
Digital invoice processing with DropMail shown step by step

إيصال الفاتورة

ما عليك سوى إنشاء العنوان الذي تريده بتنسيق "meine_rechnungen@paperoffice.com" ، أو تحديد قناع تخزين أو تنشيط PIA وهذا كل شيء!

معالجة الفواتير الرقمية

يلتقط PaperOffice الفاتورة تلقائيا ويبدأ المعالجة

يتم تنفيذ قواعد الإيداع المحددة. تتم الأرشفة المقاومة للتدقيق تلقائيا في الخلفية وفقا للخطة.

يمكنك التحقق من الفاتورة والموافقة عليها وتشغيل مهام سير العمل.

أمامي

تصدير الفواتير إلى المستشار الضريبي أو أنظمة الجهات الخارجية مع المعلومات ذات الصلة.

كيف يبدو مستقبل رقمنة الفواتير. إلى أين تسير الرحلة؟

بادئ ذي بدء ، تجلب رقمنة الفواتير زيادات كبيرة وفورية في الإنتاجية. لا تحرر الرقمنة الموظفين فقط من مهمة تشغيلية كثيفة تستغرق وقتا طويلا. الى جانب ذلك ، سيتم حل مشاكل التأخير والنزاع بسبب الخطأ اليدوي.

يتم تقليل التكاليف المتأصلة لتخزين المستندات الورقية المهمة والبحث عنها وفقدانها بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك ، ترشيد وأتمتة عمليات التحقق والتحكم في عملية الحسابات الدائنة بأكملها.

من طلب الشراء إلى الدفع ، ضاعف هذه المزايا أكثر.

ما هي المزايا؟

بشكل عام ، يمكن تقليل وقت دورة معالجة المستندات بمقدار 5. التكاليف الإدارية بنسبة 80٪.

مع هذه الأرقام ، تفهم على الفور الحاجة الملحة لرقمنة الفواتير. في نهاية المطاف ، هذه الأرقام ليست الوحيدة التي يجب مراعاتها.

ما الذي تحققه الشركة بفضل الرقمنة؟

من خلال الرقمنة ، تمكنت الشركة من تحرير موارد بشرية ومالية مهمة. سواء كان ذلك لاستيعاب نمو النشاط بموارد ثابتة. أو لتعبئة فرقك في مشاريع التحول. بالنسبة للموظفين ، فإن رقمنة الفواتير ليست عدوا. على العكس من ذلك - الحليف. هذه تجعل عملهم أكثر إثارة للاهتمام وخلق قيمة مضافة للإدارة المالية للشركة.

Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

هل يمكن تدمير الورق بعد الرقمنة؟

بادئ ذي بدء ، من المهم جدا ملاحظة أنه يجب مراعاة عوامل الأرشفة الرقمية للوثائق. وفقا ل GoBD ، قد يتم إتلاف المستندات الورقية. ما لم يكن من الضروري الاحتفاظ بها في الأصل وفقا للضريبة الأجنبية أو اللوائح الضريبية.

ويشمل ذلك ، على سبيل المثال ، فتح الميزانيات العمومية ووثائق قانون البناء. يقول GoBD أيضا أنه يجب سحب المستندات الورقية من المعالجة الإضافية. أيضا، قد لا يتم تغيير الملف بعد عملية المسح.

مقاوم للمراجعة وفقا لإصدار متوافق مع GoBD

والذي يتم تقديمه في أي وقت بفضل الإصدار في PaperOffice. يجب أن تكون الوثيقة سهلة المنال وذات قيمة عالية طوال فترة الاستبقاء.

وبالتالي ، يلبي PaperOffice جميع المعايير المطلوبة من خلال التصديق على جميع متطلبات البرامج واختبارها وفقا ل GOBD.

فترة الاحتفاظ

تطرح مسألة فترة الاحتفاظ مرارا وتكرارا مع عملائنا. لأنه لا توجد تعليمات واضحة حول كيفية الاحتفاظ بالفاتورة الأصلية وما إذا كان يجب الاحتفاظ بها. بادئ ذي بدء ، يجب عليك الاتصال بسلطة الضرائب المسؤولة ، أي المدقق المسؤول.

ما هي المستندات المقبولة؟

ولا تزال الوثائق ذات الصلة القانونية، مثل العقود، مطلوبة للاحتفاظ بها في الأصل.

الدليل النهائي المكون من 5 خطوات

بقشيش

لقد أنشأنا الدليل النهائي المكون من 5 خطوات للاستغناء عن الورق ورقمنة عملك كمستند قابل للتنزيل ، مع تفصيل كل خطوة 5 والمدة التي يستغرقها:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

للوصول إلى هذه النقطة:

يقبل مكتب الضرائب الإيصالات الإلكترونية. المحكمة في حالة النزاع أصلية فقط.

هذا له علاقة بحقيقة أنه لا يمكن التحقق من صحة التوقيع إلا من حيث صحته على المستندات الأصلية. نوصي بعدم التخلص من النسخة الأصلية.

اتضح أنك بحاجة إلى النظر في عدة جوانب لمعالجة الفواتير الواردة بنجاح.

دعونا نلخص:

من أجل إبعاد الورق تماما عن العملية ، يجب عليك تنفيذ رقمنة مستمرة لجميع الفواتير الواردة. تأتي التحسينات من أتمتة العملية قدر الإمكان.

مثل هذه الوثيقة الرقمية لديها حزمة من المزايا للشركة. تضمن البرامج المصممة خصيصا إنتاجية أكبر بكثير في الشركة.

لذا ، فإن رقمنة الفواتير هي خطوة مهمة في تحويل عملك إلى مكتب غير ورقي. يوفر الوقت والعمل. يزيد من جودة نتائج عملك.

استخدم جميع مزايا المكتب غير الورقي.

تأكد من تجنب هذا الخطأ

في حين أن الشركات الكبيرة قد عينت منذ فترة طويلة موظفي الرقمنة الذين يتعاملون مع موضوع تحويل الوثائق التناظرية بدوام كامل ، فإن الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تفتقر عادة إلى الموارد البشرية ، خاصة وأن المؤهلات المهنية المناسبة مطلوبة.
ومع ذلك ، هذا خطأ شائع ويؤدي إلى استثمارات سيئة ، لأن العديد من الشركات المصنعة تستفيد من هذا الجهل.

الاستنتاج المؤقت

لا تحتاج إلى أخصائي تكنولوجيا معلومات أو أمين مكتبة مدرب!

كل ما تحتاجه حقا هو

  • البرنامج المناسب
  • شريك موثوق لتكنولوجيا المعلومات
  • الأجهزة المقابلة
في بعض الأحيان ، غالبا ما تكون الأجهزة موجودة بالفعل ، ولديها إمكانات أكثر من ذي قبل ويمكن استخدامها على الفور.

بقشيش

بالمناسبة ، هناك مقال خاص حول موضوع "معالجة الفواتير الرقمية" ، والذي أبلغ عن مزايا الرقمنة أو معالجة الفواتير الرقمية:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "تنفيذ معالجة الفواتير الرقمية بشكل صحيح في 10 خطوات":

هل يمكن تدمير الورق بعد الرقمنة؟

بادئ ذي بدء ، من المهم جدا ملاحظة أنه يجب مراعاة عوامل الأرشفة الرقمية للوثائق. وفقا ل GoBD ، قد يتم إتلاف المستندات الورقية. ما لم يكن من الضروري الاحتفاظ بها في الأصل وفقا للضريبة الأجنبية أو اللوائح الضريبية.

ويشمل ذلك ، على سبيل المثال ، فتح الميزانيات العمومية ووثائق قانون البناء.

متى يستحق الأمر استخدام برنامج إدارة المستندات، على سبيل المثال فقط لرقمنة معالجة الفواتير؟

يجدر استخدام DMS لأي حجم من الشركة لرقمنة فواتيرك. لا يمكنك فقط أرشفة المستندات وفقا للوائح القانونية ، ولكن يمكنك أيضا تبسيط العمليات الواسعة النطاق في المحاسبة ، على سبيل المثال من خلال سير العمل.

كيف يبدو مستقبل رقمنة الفواتير. إلى أين تسير الرحلة؟

بادئ ذي بدء ، تجلب رقمنة الفواتير زيادات كبيرة وفورية في الإنتاجية. لا تحرر الرقمنة الموظفين فقط من مهمة تشغيلية كثيفة تستغرق وقتا طويلا. الى جانب ذلك ، سيتم حل مشاكل التأخير والنزاع بسبب الخطأ اليدوي.

يتم تقليل التكاليف المتأصلة لتخزين المستندات الورقية المهمة والبحث عنها وفقدانها بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك ، ترشيد وأتمتة عمليات التحقق والتحكم في عملية الحسابات الدائنة بأكملها.

من طلب الشراء إلى الدفع ، ضاعف هذه المزايا أكثر.

الاستنتاج

  • الفوائد تبرر الجهد والتكاليف

    سيكون العمل رقميا وجلب المستندات القديمة إلى العصر الجديد أفضل استثمار رئيسي لتوفير قدر لا يصدق من الوقت والمال والأعصاب في المستقبل.

  • أنت بحاجة إلى شخص يعرف

    لا تحتاج إلى أخصائي تكنولوجيا المعلومات الخاص بك للاستفادة من جميع مزايا الرقمنة.
    ما تحتاجه هو الشريك المناسب إلى جانبك الذي ، بفضل خبرته ، يمكنه تنفيذ ما تحتاجه بالضبط. تجنب التخويف واختر مواضع الاختبار بدلا من عروض PowerPoint التقديمية الفاخرة دون اختبارها حقا.

  • عادة ما يكون الجهاز متاحا بالفعل

    وقد أظهرت التجربة أن كل عملية وشركة وشركة تقريبا لديها ناسخة كبيرة لا تستخدم إمكاناتها. تحب هذه الأجهزة المسح الشامل ، وهي متسامحة مع مشابك الورق ويمكن أن تكون أساسا لبداية رقمية دون استثمار الماسح الضوئي.

  • أرخص من المتوقع مع DMS الصحيح

    تجنب فخاخ التكلفة مع أنظمة DMS / ECM حيث تكون بلا رحمة الشركات المصنعة. لا تقدم أي تنازلات عندما يتعلق الأمر بخيارات الإدارة الخاصة بك ، مثل تدريس المستندات وإجراء الإعدادات بنفسك. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ، فستكون الشركة المصنعة سعيدة لمساعدتك ، ولكن تظل مستقلا.

  • الأتمتة الرقمية هي المستقبل

    ستكون الإجراءات متطابقة تماما في المستقبل ، ولكنها مؤتمتة بالكامل.
    فاتورة قادمة؟ يتم تشغيل سير العمل ويسير كل شيء في طريقه المحدد.
    البحث من خلال جميع المجلدات 1000؟ لا توجد مشكلة ، لأن لديك Google الخاص بك!

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

تحسين سير العمل بفضل PaperOffice DMS

"بالفعل في الموعد الأول مع PaperOffice ، تلاحظ 20 عاما من الخبرة في PaperOffice في مجال إدارة المستندات."

ألكسندر ستاروك ، المدير المالي في Mennonite الإخوان بيليفيلد ه. V.