أعلى العروض التخفيضية الممكنة
أخبار خاصة للمتابعين الداخليين
ترقيات مجانية للمكافآت
أعلى العروض التخفيضية الممكنة
أخبار خاصة للمتابعين الداخليين
ترقيات مجانية للمكافآت
صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.
تعد الرقمنة أو التحول الرقمي لمستنداتك الورقية شرطا أساسيا لكفاءة شركتك ونجاحها. أصبحت الحاجة إلى الرقمنة الآن جانبا مهما للجميع.
نصيحة مهنية
في المقالة الحالية ، نوضح أهم مزايا الرقمنة ، ونسرد الوظائف ونصف تأثير التنفيذ الناجح.مع تحول العالم بأسره إلى "رقمية" ، تحتاج المزيد والمزيد من الشركات ، وخاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة ، إلى "دفعة" للبدء. لأن الكثيرين يشعرون بالرعب بالفعل من مجرد التفكير في تكريس أنفسهم للموضوع أو التعامل معه.
في المقالة الحالية ، سنوضح لك أن الانتقال من المستندات الورقية إلى المستندات الرقمية أسهل بكثير مما يبدو في كوابيسك. اتبع نصيحتنا أنها ستؤتي ثمارها لعملك.
إلى حد ما ، لا يزال الأرشيف التماثلي ضرورة حتى اليوم. ومع ذلك ، 99 ٪ من الوقت ليست هناك حاجة للعمل معها.
بل على العكس من ذلك، فإن الورق المطبوع هو مفارقة تاريخية يتم الحفاظ عليها إما من العادة أو من الناحية الفنية البحتة لأنه يجب الحفاظ على بعض الوثائق بالشكل الذي صنعت به، مثل الصكوك أو العقود. ولكن يمكن أيضا مسحها ضوئيا من أجل العمل مع المحتوى الخاص بها على الكمبيوتر.
الرحلة الفعلية إلى الأرشيف ، والبحث على الرفوف أو خزائن الملفات ، وإزالة المستند ، والعمل معه وإعادته وترتيبه مرة أخرى في الأرشيف. مجرد وصف وقراءة هذه العملية يستغرق الكثير من الوقت. من ناحية أخرى ، يستغرق استدعاء الأرشيف الرقمي بضع نقرات ولا شيء أكثر من ذلك.
قبل أن ندخل في الفوائد ، دعنا نجيب على السؤال التالي:
العمل المرن، بغض النظر عن مكان وجودك
تحسين جميع مهام سير العمل
الاستلام والإرسال الرقمي
خفض التكاليف في جميع المجالات
معالجة مبسطة للمواعيد النهائية
اتصال داخلي وخارجي أسرع
التكامل في البرامج المكتبية
البحث في المحتوى باستخدام الكلمات الرئيسية
توفير ساعات العمل
الأرشفة طويلة الأجل بتنسيق PDF/A
في حين أن الشركات الكبيرة قد عينت منذ فترة طويلة موظفي الرقمنة الذين يتعاملون مع موضوع تحويل الوثائق التناظرية بدوام كامل ، فإن الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تفتقر عادة إلى الموارد البشرية ، خاصة وأن المؤهلات المهنية المناسبة مطلوبة.
ومع ذلك ، هذا خطأ شائع ويؤدي إلى استثمارات سيئة ، لأن العديد من الشركات المصنعة تستفيد من هذا الجهل.
لا تحتاج إلى أخصائي تكنولوجيا معلومات أو أمين مكتبة مدرب!
كل ما تحتاجه حقا هو
في بعض الأحيان ، غالبا ما تكون الأجهزة موجودة بالفعل ، ولديها إمكانات أكثر من ذي قبل ويمكن استخدامها على الفور.
بقشيش
بالمناسبة ، هناك مقال خاص حول موضوع "معالجة الفواتير الرقمية" ، والذي أبلغ عن مزايا الرقمنة أو معالجة الفواتير الرقمية:
ببساطة شديدة ، إنها عملية استبدال مستند مادي ، بمعنى الورق ، بتنسيق رقمي.
يجب أن يكون معظم الناس على دراية بالعملية ، على الأقل بطريقة بدائية. يتم مسح المستند ضوئيا أو تصويره ضوئيا ، والذي تستخدم الماسحات الضوئية له عادة. ومع ذلك ، فإنه يعتمد على الواجهة المعنية. يمكن أيضا رقمنة المستند باستخدام كاميرا الهاتف الخليوي.
بالنسبة للعديد من الشركات ، يعد التغيير من الورق والمجلدات إلى التنسيقات الإلكترونية أحد أهم التدابير وأكثرها أهمية في عملية الرقمنة.
باستخدام PaperOffice ، كل ما عليك فعله هو مسح المستند ضوئيا باستخدام الماسح الضوئي (يعمل PaperOffice مع الجميع) ، ويقوم PaperOffice بإنشاء نسخة رقمية.
بقشيش
حول موضوع "الأرشفة الآلية للوثائق الورقية" ، يوجد مقطع فيديو على YouTube يشرح هذه العملية بطريقة مفهومة:
تتم إضافة مستندات المسح الضوئي عبر وحدة الماسح الضوئي المدمجة ScanConnect ، والتي ، من بين أمور أخرى ، تمكن من التقاط المستندات من جميع الماسحات الضوئية والأجهزة متعددة الوظائف وتطبيقات الهاتف المحمول وكذلك آلات النسخ الكبيرة ، مثل شركة Konica Minolta و Development و Canon و Xerox وغيرها.
يتم أخذ الإصدار التلقائي للمستندات الموجودة في الاعتبار ، ويتم دعم طريقة المسح الضوئي بفضل صفحات الفاصل لإجراء عمليات مسح ضوئي جماعية لمكدسات المستندات ثم تقسيمها إلى مستندات فردية.
إذا قمت بمسح الكثير من المستندات ضوئيا ، فإن PaperOffice مفيد بشكل خاص لأنه يتعرف على أوراق الفاصل ويفصل المستندات للأرشفة. ميزة رائعة مفيدة بشكل خاص إذا كانت شركتك تعمل بانتظام مع مستندات التنسيق المعقدة هي أن PaperOffice يستخدم الذكاء الاصطناعي للتعرف على المحتوى الموجود على مستنداتك ، مثل: الإجماليات وأنواع المستندات والتواريخ وتفاصيل الاتصال وما إلى ذلك.
الآن يجب ألا يكون النص الموجود على المستند قابلا للقراءة فحسب ، بل يجب أن يكون متاحا أيضا بطريقة يمكنك من خلالها البحث بسهولة عن مقتطف من النص.
بمجرد إدخال المستندات في PaperOffice ، تعتني PIA بكل ما يعيقك.
بغض النظر عن ماذا وبغض النظر عن مصدر الماسح الضوئي!
هذا يعني أن PIA توفر لك محرك بحث قوي خاص بك لجميع معلوماتك ، والذي يمكنه البحث والعثور على النص مثل محركات البحث الكلاسيكية مثل Google ، ولكن يمكنه أيضا القيام بكل شيء بصريا ، أي مقارنة مستند والتعرف عليه بصريا.
سيتعرف PaperOffice تلقائيا على جميع المستندات التي تم تدريسها بواسطة PIA من هذه النقطة الزمنية ، والتي بدورها يمكن أن تؤدي إلى قواعد تلقائية وأقنعة إيداع.
من أجل تخزين المستندات والإيصالات الخاصة بك تلقائيا ، يتم تدريس المستند أولا في PaperOffice. تهتم أقنعة الإيداع في PaperOffice بموقع الفهرسة والإيداع.
بمجرد التعرف على قالب مستند تم تدريسه، يتم تشغيل قناع التخزين تلقائيا، وهو المسؤول عن الصياغة الرئيسية التلقائية وموقع التخزين.
لا يمكن تشغيل أقنعة التخزين تلقائيا بواسطة قوالب المستندات التي يتم تدريسها فحسب ، بل يمكن أيضا تحديدها يدويا في مربع حوار PIA.
تصبح PIA مستقلة تماما ، دون أي تفاعل من المستخدم ولعدد غير محدود من المستندات وفقا لأقنعة التخزين المحددة:
أحد أهم الجوانب عند تخزين المستندات عبر نظام إدارة المستندات هو الامتثال للوائح القانونية أو متطلبات GoBD.
اختصار GoBD يرمز إلى "مبادئ الإدارة والتخزين المناسبين للدفاتر والسجلات والوثائق في شكل إلكتروني والوصول إلى البيانات".
على وجه الخصوص ، نظرا لتخزين المستندات المضاد للتدقيق والمشفر للغاية مباشرة في قاعدة بيانات SQL مركزية ، يلبي PaperOffice جميع متطلبات معايير المستندات والمبادئ التوجيهية القانونية أو أعلى معيار ألماني GOBD في العالم.
مصطلح تعيين الإصدار ليس كلمة أجنبية داخل نظام إدارة المستندات (DMS). أصبحت الحاجة إلى استخدام نظام إدارة المستندات الذي يحتوي على التحكم في الإصدار المتوافق مع GoBD وإصدار الإصدار المقاوم للتدقيق أكثر وضوحا من أي وقت مضى.
يمكن شرح مصطلح تعيين الإصدار بسهولة بالغة: بشكل عام ، يتعلق الأمر بالوظيفة المستخدمة لتسجيل التغييرات على المستندات أو الملفات. يمكن اكتشاف تغيير المستند وحفظه كنسخة احتياطية كإصدار مستند جديد.
يضع كل تغيير في المستند إصدارا "أحدث" من المستند في أرشيف مطابق. يجعل التسجيل التغييرات شفافة ويمكن تتبعها في جميع الأوقات. في هذه المرحلة ، يعرف المشاهد اللاحق متى وبواسطة أي محرر تم إجراء التغيير على المستند. يمنحك هذا نظرة عامة على دورة حياة المستند بالكامل. يمكن إجراء تعيين الإصدار تلقائيا أو يدويا.
من أجل ضمان أمان المراجعة ، يجب أن تكون جميع تفاصيل التغيير في المستندات والملفات قابلة للتتبع بوضوح. يجب التأكد من أن الموظفين المصرح لهم فقط يمكنهم إجراء مثل هذا التغيير. ولكن من المهم بنفس القدر معرفة الموظفين الذين غيروا ماذا ومتى بعد سنوات.
ويتضح بوضوح أن رقمنة الوثائق التماثلية لها مزايا.
البديل الأكثر تكلفة للرقمنة هو تكليف شركة متخصصة في هذا. اعتمادا على الظروف ، يتم إرسال الملفات والمجلدات من الأرشيف إلى الشركة كشحن ، حيث يتم رقمنتها وإرسالها مرة أخرى. وقد سبق تحديد شكل البيانات المراد رقمنتها. ولكن إعطاء بيانات الشركة الهامة؟ على الرغم من أن جميع الشركات التي تتعامل مع الأرشفة الرقمية تضمن أعلى مستوى من السرية ، إلا أنه لا توجد ضمانات.
عند الطلب ، يمكن للشركات أيضا إحضار شاحنة مزودة بماسحات ضوئية للأسطوانات ورقمنتها مباشرة في الموقع ، في موقف السيارات في مباني الشركة الخاصة بها. ومع ذلك ، فإن هذا يؤدي إلى ارتفاع الفاتورة بشكل كبير. يجب دفع تكاليف الخدمة المكلفة خارج المنزل ، والتي يمكن أن تستغرق عدة أيام اعتمادا على حجم الأرشيف ، بشكل منفصل.
لحسن الحظ بالنسبة لجميع الشركات ، في حين أن المحفوظات يجب أن تكون أرشيفات ، فإن المعلومات التي تحتوي عليها ، سواء كانت تناظرية أو رقمية ، لا يجب أن تكون متاحة في نفس الوقت. وهذا يمكن الشركات من رقمنة المحفوظات خطوة بخطوة ، وفقا لمبدأ الخدمات اللوجستية المتمثل في الأخير في <> البداية. رقمنة أحدث الوثائق التماثلية المستلمة أولا.
عادة ما تكون هناك حاجة إلى المستندات المعاصرة أكثر بكثير من المستندات البعيدة زمنيا في سير العمل اليومي. لذلك يجب عليك رقمنة هذه المستندات في الوقت المناسب أولا ، مما يسرع عملية العمل بفضل توافرك الأفضل. في أفضل الأحوال ، هناك توازن بين الجهد المبذول في الرقمنة (إزالة الأرشيف ، والمسح الضوئي ، والحفظ رقميا ، وإعادة المستند التناظري) وتسريع العملية المتاح الآن ، حيث لا توجد حاجة للذهاب إلى الأرشيف ويمكنك القيام بجميع العمليات على الكمبيوتر.
ومن الآثار الإيجابية الأخرى لهذا النهج أنه يمكن استخدام فترات الاحتفاظ على النحو الأمثل من أجل تقليل مخزون الأرشيف التماثلي وليس رقمنة الملفات التي تنتهي فترات الاحتفاظ بها بعد ستة أشهر.
يختلف عدد الموظفين الإداريين في الشركة أو عدد وظائف VDU التي تثير التساؤل في بعض الأحيان اختلافا كبيرا ، لذلك من المستحيل تحديد عدد الموظفين الذين يجب عليك تكليفهم بالرقمنة فيما يتعلق بحجم الشركة.
على الأقل ، يجب أن يكون لدى كل موظف إمكانية الوصول إلى جهاز مزود بوظيفة الماسح الضوئي ، ويفضل أن يكون ماسحا ضوئيا للمستندات يسمح بمسح خلاصات متعددة ضوئيا بالإضافة إلى تنسيقات مختلفة.
نطاق كل رقمنة صعب تماما مثل عدد الأشخاص المشاركين في الرقمنة ، لأنه مع هذا النظام ، تكون الرقمنة عرضية تقريبا. يمكن تنفيذ ذلك ، على سبيل المثال ، في الشكل الذي يعالج فيه الموظف Z عملية تتعلق بشركة XYZ. في الوقت نفسه ، قد يكون هذا هو الدافع لرقمنة الملف التناظري المؤرشف بالكامل على الشركة XYZ.
ومع ذلك ، يمكن أن تظهر علاقة عمل طويلة الأجل ، على سبيل المثال ، في عدد كبير إلى حد ما من الملفات. وثمة بديل آخر يتمثل في رقمنة قطاعات معينة فقط من العلاقة التجارية، وتحديدا تلك التي تخضع للمعالجة الأكثر تواترا. على سبيل المثال، الفواتير أو ملاحظات التسليم. باستخدام البرنامج المناسب ، يمكن تنفيذ الرقمنة المصاحبة للعملية دون أي مشاكل.
بقشيش
لقد أنشأنا الدليل النهائي المكون من 5 خطوات للتحول إلى اللاورقية ورقمنة عملك ، مع تفصيل كل خطوة 5 والمدة التي يستغرقها:
أي شخص يريد ، كرائد أعمال أو شخص مسؤول ، أن يجعل الحياة صعبة حقا لنفسه وموظفيه من حيث الرقمنة ، يضع البرنامج:
برنامج لجمع البيانات من عملية المسح.
برنامج التعرف الضوئي على الحروف للتعرف على النص.
برنامج قاعدة بيانات.
برنامج بحث وهلم جرا.
في النهاية كل شيء ينتهي في بعض السحابة.
باختصار: يبحث الشباب بدون قافية أو سبب.
يشبه تكوين البرامج للعديد من الشركات تاريخ شركتها ، وهو هيكل نما ببطء. إنه معقد للغاية لدرجة أن عددا قليلا فقط من الموظفين القدامى يفهمونه.
الحل الأفضل هو البرنامج الذي ينفذ جميع العمليات من المسح الضوئي إلى التوفير إلى الأرشفة وفي الوقت نفسه يوفر واجهات لتوصيل البرامج الأخرى. برنامج مع التنقل في القائمة التي لا تحتاج إلى شرح والتي تعطي في نهاية المطاف الوثائق الرقمية للشركة منزلا يلبي أيضا جميع المتطلبات من حيث معالجة البيانات ومعالجتها وكذلك الأمان.
هذا صحيح ، لكن شيئا بسيطا وفعالا من الرثاء أفضل من سيل من المصطلحات التقنية لتكنولوجيا المعلومات التي تجعل الموظفين ينفجرون في العرق.
PaperOffice مثالي لرقمنة المستندات.
DMS تعني برامج إدارة المستندات وتهدف إلى إدارة المستندات ، وخاصة المستندات الرقمية ، والتي تشمل التحويل من التناظرية إلى الرقمية. PaperOffice DMS هو مثل هذا البرنامج. مجموعة وظائفها رائعة تماما مثل التنقل في القائمة المصممة بشكل حدسي ، والتي لا تتطلب سوى تدريب بسيط. لا تحتاج إلى مستشارين باهظي الثمن في الموقع. يمكن لدروس الفيديو التعليمية الموضحة جيدا على PaperOffice DMS القيام بذلك أيضا وأرخص بكثير ، مجانا.
المسح الضوئي ، OCR ، الأرشفة باستخدام الصياغة الرئيسية التلقائية ، دمج المستندات التي يتم التحكم فيها الذكاء الاصطناعي ، محرك البحث المتكامل ، وظيفة سير العمل ، التشفير باستخدام 1024Mbit ، التكامل المباشر في MS Office ، الحماية من برامج الفدية ، إنشاء القوالب الآلي ، وظيفة الطوابع ، إدارة المهام والملاحظات.
هذه هي اثنين من أهم وظائف PaperOffice DMS وكما قلت ، لا يتعين عليك أنت ولا موظفيك إكمال درجة تكنولوجيا المعلومات.
نوصي عملائنا بأرشفة البيانات الرقمية إما في قاعدة بيانات موجودة على جهاز NAS مثل Synology أو QNAP أو على خادم مخصص. باستخدام خادم PaperOffice الخارجي (المخصص) الخاص بك ، يمكنك الحصول على جميع مزايا السحابة مع حماية مثالية للبيانات وتوفير المال والكثير من العمل كل شهر.
مع خادم PaperOffice لديك جميع مزايا الحل السحابي مع اختلاف كبير واحد فقط: إنه خادم قاعدة البيانات المخصص الخاص بك ولا أحد يصل إليه غيرك.
لا تريد استخدام خادم؟ لا توجد مشكلة.
NAS ، وحدة تخزين متصلة بالشبكة ، باللغة الألمانية جهاز تخزين مع اتصال بالشبكة ، بالإضافة إلى البرنامج المتوافق ل PaperOffice DMS والسحابة الداخلية جاهزة. آمنة تماما من الفضول الحكومي وغير الحكومي ، وبفضل وظيفة النسخ الاحتياطي ، آمنة أيضا من تعطل القرص الصلب.
2. لا يوجد برنامج DMS واحد مناسب. كل DMS له مبرراته وفي النهاية يجب أن يتناسب المنتج مع الغرض.
3. سواء كان الخادم الخاص بك أو خادم PaperOffice المخصص في مركز بيانات Strato AG في برلين (ألمانيا) أو NAS - احفظ مستندك NEVER على التخزين السحابي التابع لجهة خارجية والذي أ) لا يستخدم على أساس مخصص و ب) لا يوجد في بلد آمن ج) لا يمكنك التصدير بنقرة واحدةبقشيش
إذا اتبعت النصيحة وستستخدم NAS لتخزين المستندات الآمن داخليا - PaperOffice ليس مثاليا لهذا الغرض فحسب ، بل إنه حتى DMS الرسمي الوحيد لأكبر مصنع NAS في العالم - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "أهم 10 مزايا لرقمنة المستندات الورقية":
لمسح المستندات المنضمة ضوئيا، يوصى باستخدام ماسحة ضوئية مزودة بورقة بدقة 300 نقطة في البوصة على الأقل. أراد الماسح الضوئي الحصول على وظيفة المسح الضوئي إلى fodler وبرامج تشغيل WIA/TWAIN اختيارية. لقد مررنا بتجارب جيدة مع Fujitsu Scansnap ، والتي تعمل بشكل موثوق للغاية.
يجب عموما مسح المستندات الورقية ضوئيا بتنسيق PDF / A ثم حفظها في برنامج إدارة مستندات DMS - أو مباشرة إذا كان البرنامج يدعم ذلك أو يقوم بأتمتته ، على سبيل المثال من خلال المراقبة.
إذا كنت تستخدم برنامجا لائقا يحصل على تحديثات منتظمة ولديه استراتيجية نسخ احتياطي للبيانات ، فإن الإجابة هي نعم للمستندات غير الهامة. كل ما يمكن أن يتطلب قانونا الأصل يجب أن يبقى أيضا في الأصل. على سبيل المثال، يحتوي PaperOffice DMS على خيار تخزين موقع التخزين الأصلي في خصائص المستند.
سيكون العمل رقميا وجلب المستندات القديمة إلى العصر الجديد أفضل استثمار رئيسي لتوفير قدر لا يصدق من الوقت والمال والأعصاب في المستقبل.
لا تحتاج إلى أخصائي تكنولوجيا المعلومات الخاص بك للاستفادة من جميع مزايا الرقمنة.
ما تحتاجه هو الشريك المناسب إلى جانبك الذي ، بفضل خبرته ، يمكنه تنفيذ ما تحتاجه بالضبط. تجنب التخويف واختر مواضع الاختبار بدلا من عروض PowerPoint التقديمية الفاخرة دون اختبارها حقا.
وقد أظهرت التجربة أن كل عملية وشركة وشركة تقريبا لديها ناسخة كبيرة لا تستخدم إمكاناتها. تحب هذه الأجهزة المسح الشامل ، وهي متسامحة مع مشابك الورق ويمكن أن تكون أساسا لبداية رقمية دون استثمار الماسح الضوئي.
تجنب فخاخ التكلفة مع أنظمة DMS / ECM حيث تكون بلا رحمة الشركات المصنعة. لا تقدم أي تنازلات عندما يتعلق الأمر بخيارات الإدارة الخاصة بك ، مثل تدريس المستندات وإجراء الإعدادات بنفسك. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ، فستكون الشركة المصنعة سعيدة لمساعدتك ، ولكن تظل مستقلا.
ستكون الإجراءات متطابقة تماما في المستقبل ، ولكنها مؤتمتة بالكامل.
فاتورة قادمة؟ يتم تشغيل سير العمل ويسير كل شيء في طريقه المحدد.
البحث من خلال جميع المجلدات 1000؟ لا توجد مشكلة ، لأن لديك Google الخاص بك!
مع الاستراتيجية الصحيحة ، لن يكون التحويل من المحفوظات التماثلية إلى المحفوظات الرقمية عملية مكلفة. يجب على كل رائد أعمال أن يدرك أن هذه الخطوة يجب أن تتخذ في مرحلة ما ، أفضل اليوم من الغد.
وكما هو مبين هنا، يمكن أن يؤدي التغيير، باستخدام الأدوات المناسبة، إلى الاستهلاك السريع للاستثمارات ويقلل بشكل كبير من التكاليف والوقت اللازمين للعمليات المستقبلية.
التغيير يجب أن يحدث.
يسعد فريق PaperOffice بمشاركة 20 عاما من الخبرة وحمايتك من الأخطاء!
