Även om de grundläggande teknikerna för dokumenthantering har använts i företagsdokumentkontroll i årtionden och har utvecklats genom åren, underskattas behovet av ett dokumenthanteringssystem och dess tillämpningsfördelar fortfarande.
Studier har visat att anställda spenderar upp till trettio procent av sin tid på att söka efter nödvändiga dokument i företaget. I genomsnitt förlorar anställda mer än en arbetsdag per vecka som ett resultat. Det blir ännu värre, eftersom: I 70% av alla fall misslyckas sökningen. Dokumentet skapas igen och kollegorna kan inte längre förstå dokumentens aktuella status.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Men vad är standarden, vad kan kunden förvänta sig av en DMS?
I den aktuella artikeln kommer vi att visa dig fördelarna med att använda elektronisk datahantering (dokumenthanteringssystem).
Detta kan förklaras punkt för punkt med hjälp av PaperOffice dokumenthanteringsprogram.
Innan vi går in på fördelarna, låt oss förklara definitionen:
Vad är ett dokumenthanteringssystem?
Ett dokumenthanteringssystem (DMS) används för att lagra, hantera och kontrollera flödet av dokument inom en organisation.
Det innebär att företag från en mängd olika branscher samlar viktiga dokument varje dag: inlagor, kontraktshandlingar, utkast, externa brev, forskning, expertutlåtanden och mycket mer. Dessa kommer inte bara per post, många dokument kommer också via e-post.
Du kan organisera all information, till exempel pappersdokument, Windows-filer eller e-postmeddelanden, på en central plats, ditt dokumenthanteringssystem, som anställda kan komma åt enkelt och utan problem.
Inklusive unika funktioner för lagarbete och dokumentdelning och ett innovativt programgränssnitt som är unikt över hela världen.
Dokumenthanteringssystem blir allt viktigare för företag eftersom mängden information som genereras av dagens företag växer exponentiellt.
Införandet av ett dokumenthanteringssystem, DMS för kort, hjälper dig också att få en tydlig struktur i dina dokument och att hantera informationsfloden.
DMS står också för dokumenthanteringsprogramvara och är avsedd att hantera dokument, särskilt digitala dokument, vilket inkluderar konvertering från analog till digital. PaperOffice DMS är sådan programvara.
Hanteringen och kontrollen av den enorma mängden externa och interna dokument som ingår i affärsprocesserna inom offentlig eller företagsekonomi har blivit en utmaning. Detta främjar införandet av programvara för dokumenthantering som gör det lättare att hantera.
Införandet av DMS säkerställer betydande minskningar av söktid, hantering och kostnadsbesparingar, vilket är mycket viktigt i våra administrativa processer.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Hjärtat i ett DMS
Ett avancerat dokumenthanteringssystem har sitt "hjärta" i en databas, där informationen lagras på ett sätt som gör att den kan hittas och hämtas på ett enkelt och kontrollerat sätt.
Databasen kan konfigureras lokalt eller på ett NAS-system, till exempel QNAP NAS eller Synology NAS. Men genom att lagra informationen på ett strukturerat sätt har vi bara en del av ekvationen.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
Den "hjärna" som styr systemet är arbetsflödeslogiken, som gör det möjligt att skapa beroenden mellan dokument och processer och att länka denna information i flexibla och tidigare definierade flöden.
Ett viktigt steg i genomförandet av ett sådant sofistikerat "arbetsflöde" är att så mycket dokumentation som möjligt finns tillgänglig i digital form.
Digitalisering och dokumenthantering
När vi pratar om dokumenthanteringssystem får vi inte glömma: ju högre digitaliseringsnivå av informationen som ingår i processerna, desto högre nivå av kontroll och automatisering som vi kan uppnå. Vi har redan skrivit en artikel om fördelarna med digitalisering, klicka här.
I det första steget bestämmer du vilka dokument som tillhör våra processer, hur vi integrerar dem i vårt dokumenthanteringssystem och vilken information som ska extraheras och lagras tillsammans med dokumenten i din databas. När informationen är inkluderad definierar vi dess livscykel, hur den kommer att interagera med andra processer och hur vi kan integrera den.
Informationen kommer från olika källor
Mest troligt kommer vi att stöta på information som kommer från olika källor och i olika format. En del av det i digital form, lagrat i filer eller databaser och en del i form av tryckta dokument.
Vad gör vi med digitala dokument i pdf-, doc-etc. format? Här är processen väldigt enkel.
Dra det digitala dokumentet till PaperOffice-gränssnittet. Eller låt dina Windows-mappar enkelt övervakas efter att dokument har tagits emot.
Dricks
Förresten finns det en video på YouTube om ämnet "Katalogövervakning och massarkivering av dokument" som förklarar denna process på ett förståeligt sätt:
Dokument i pappersform kan enkelt skannas och konverteras till digitalt format tack vare den integrerade skannern.
Dricks
På ämnet "Helautomatisk arkivering av pappersdokument från skannern" finns också en video på YouTube som förklarar denna process på ett enkelt och förståeligt sätt:
Tack vare programmet Optical Character Recognition (OCR = Optical Character Recognition) har vi redan tagit ett viktigt steg. Med hjälp av en skanner eller annan digitaliseringsenhet konverterar vi inte bara dokumentet till en bild utan kan också "läsa" innehållet elektroniskt.
Inte bara ingår den rena OCR-texten i databasen, tack vare den artificiella intelligensen (AI) som kallas PIA, automatisering kan antingen specificeras manuellt eller automatiskt.
Så här använder vi systemet för att känna igen och definiera vilka dokumentområden som behöver läsas ut automatiskt. Såsom fakturanummer, datum, produkter, belopp etc. Följaktligen har vi all nödvändig information i vårt dokumenthanteringssystem.
Digitaliseringen av information via OCR gör det enklare att integrera en mängd olika dokument i hanteringen av processer och arbetsflöden.
