Skannrar och dokumenthantering: fördelar och användningsområden

Det finns en dikotomi på de flesta kontor runt om i världen. Å ena sidan det digitala området med individ- och nätverksdatorer, å andra sidan dokument i pappersform. Detta orsakar ibland kaos och framför allt går tiden förlorad. Tid på att söka efter innehåll.

Paperless work through digital processes

Enligt en internationell rapport från McKinsey spenderar kontorsarbetare 1,8 timmar per dag på att söka och samla in information, vilket är i genomsnitt 9,3 timmar per vecka.

Revisorer, sekreterare, köpare, kontorister, avsändare och många andra yrkesgrupper är upptagna med att bearbeta administrativa processer varje dag. En anställds arbete är ofta beroende av en annans.

Varje företag har nu en multifunktionsenhet som också stöder skanningsfunktionen. Men för många är termen och användningen av ett dokumenthanteringssystem fortfarande okänt.

I den aktuella artikeln förklarar vi att det är värt att använda ett dokumenthanteringssystem med din skanner. Vi kommer att ge dig minst 15 skäl för att använda det, vilket gör att du kan göra ditt kontor papperslöst och digitalt och hur du kan använda det för att öka effektiviteten i ditt företags kärnverksamhet.

Innan vi går in på orsakerna till varför, låt oss svara på frågan:

Vad använder en DMS för i företaget?

Fakturor, konossement, följebrev, försändelser eller bruksanvisningar för nya enheter och tillhörande garantibevis, för att bara nämna några exempel? Deras digitalisering är ofta på gång, helt enkelt för att det saknas personal och tid. Som ett resultat växer det analoga berget.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Med ett DMS och skannern som passar dina behov kan du få dikotomin och den onödiga tidsförlusten under kontroll.

DMS står också för dokumenthanteringsprogramvara och är avsedd att hantera dokument, särskilt digitala dokument, vilket inkluderar konvertering från analog till digital. PaperOffice DMS är sådan programvara.

Eftersom PaperOffice DMS gör det möjligt för analogt papper att bli digitalt innehåll där det förekommer.

Intelligent strukturerad indexering tilldelar varje dokument rätt process genom att ange ett nyckelord. Med den egna sökmotorn i PaperOffice kan alla dokument sedan hittas och hämtas. Beroende på krav konverteras inspelade bokstäver med OCR-textigenkänning för att kunna bearbeta dem med kompatibel Office-programvara.

Vi insåg behovet, men:

Vilka är fördelarna med ett papperslöst kontor?

I dagens värld hanterar anställda ett stort antal olika dokument: originalpappersdokument som brev eller kontrakt, PDF-filer och elektroniska dokument som filer och e-postmeddelanden.

I många företag kopieras, skrivs dessa dokument ut, vidarebefordras, distribueras och arkiveras på olika platser. Sökandet efter viktig information blir allt svårare och leder till oekonomiska arbetsflöden och överbelastade medarbetare. Vi har en detaljerad artikel där behovet av dokumenthanteringssystem beskrivs och fördelarna med att använda dem listas.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Men om dina anställda börjar eliminera eller åtminstone minska pappersförbrukningen på kontoren eller i hela företaget kommer du också att förbättra processerna, öka produktiviteten genom att digitalisera data, använda papperslösa metoder och därmed minska kostnaderna.

Många andra fördelar och aspekter har redan diskuterats i en detaljerad artikel om "Implementering på ett papperslöst kontor".

Vilka skannrar är lämpliga för det perfekta samarbetet?

Till exempel multifunktionsenheter (MFP) som de från Brother eller Konica Minolta och andra tillverkare.

Skrivare, skanner och kopiator allt-i-ett: De skannade dokumenten går till den centrala katalogen via dessa centrala enheter eller via "direktskanning till e-post" som ett e-postmeddelande till en brevlåda i din Outlook, som övervakas av PaperOffice, till exempel och därmed automatiskt går in i dokumenthanteringsprogramvaran.

Eller helt enkelt integrera din anpassade PaperOffice-adress i din skanner, så kallad DropMail-e-postadress, som lagringsplats för dina skannade filer. PaperOffice arkiverar alla filer enkelt via e-post.

För dem som vill skanna pappersdokument på normalt sätt är modulen "ScanConnect" integrerad som standard i PaperOffice idealisk. Eftersom detta stöder varje skanner, multifunktionsenhet eller kopiator med stor kapacitet med en integrerad skanningsenhet och är mycket lätt att använda.

Ändå är det oväsentligt hur dina pappersdokument kommer till PaperOffice, för tack vare den automatiska OCR-textigenkänningen känns innehållet i all din skannade dokumentation igen.

Oavsett vad som är tillverkat av papper skannas och spelas det in med hög precision tack vare AI-baserad optimering.

Så snart dokument spelas in indexeras deras innehåll med råtextnedbrytning. För att uttrycka det enkelt skrivs innehållet ord för ord i ett speciellt register, med algoritmen som känner igen enskilda ord i en ordkombination och registrerar dem på samma sätt.

Digitalisering och dokumenthantering

När vi pratar om dokumenthanteringssystem får vi inte glömma: ju högre digitaliseringsnivå av informationen som ingår i processerna, desto högre nivå av kontroll och automatisering som vi kan uppnå. Vi har redan skrivit en artikel om fördelarna med digitalisering, klicka här.

I det första steget bestämmer du vilka dokument som tillhör våra processer, hur vi integrerar dem i vårt dokumenthanteringssystem och vilken information som ska extraheras och lagras tillsammans med dokumenten i din databas. När informationen är inkluderad definierar vi dess livscykel, hur den kommer att interagera med andra processer och hur vi kan integrera den.

Informationen kommer från olika källor

Mest troligt kommer vi att stöta på information som kommer från olika källor och i olika format. En del av det i digital form, lagrat i filer eller databaser och en del i form av tryckta dokument.

Vad gör vi med digitala dokument i pdf-, doc-etc. format? Här är processen väldigt enkel.

Dra det digitala dokumentet till PaperOffice-gränssnittet. Eller låt dina Windows-mappar enkelt övervakas efter att dokument har tagits emot.

Dokument i pappersform kan enkelt skannas och konverteras till digitalt format tack vare den integrerade skannern.

Tack vare programmet Optical Character Recognition (OCR = Optical Character Recognition) har vi redan tagit ett viktigt steg. Med hjälp av en skanner eller annan digitaliseringsenhet konverterar vi inte bara dokumentet till en bild utan kan också "läsa" innehållet elektroniskt.

Inte bara ingår den rena OCR-texten i databasen, tack vare den artificiella intelligensen (AI) som kallas PIA, automatisering kan antingen specificeras manuellt eller automatiskt.

Så här använder vi systemet för att känna igen och definiera vilka dokumentområden som behöver läsas ut automatiskt. Såsom fakturanummer, datum, produkter, belopp etc. Följaktligen har vi all nödvändig information i vårt dokumenthanteringssystem.

Digitaliseringen av information via OCR gör det enklare att integrera en mängd olika dokument i hanteringen av processer och arbetsflöden.

Allt låter bra, men hur görs massarkivering från skannern?

PaperOffice DMS har också tagit hänsyn till massarkivering från din skanner för de viktigaste funktionerna relaterade till textigenkänning, AI-integration och nyckelord.

ScanConnect-modulen erbjuder inte bara en direkt anslutning mellan din skanner och PaperOffice DMS. ScanConnect är ett kraftfullt skannerverktyg för manuella skanningar och döljer andra intressanta funktioner som hjälper dig med massskanning.

Förbered först alla dokumentsidor för skanning och placera sedan avgränsningssidorna mellan de enskilda dokument som du vill separera.

PaperOffice känner igen avgränsningssidorna och sparar dokumenten individuellt.

15 skäl att använda din skanner tillsammans med PaperOffice DMS

• Orsak 1 – Hitta dokument snabbt i PaperOffice DMS

  Fulltextindexering och Google-liknande sökning: I ett dokumenthanteringssystem som PaperOffice DMS kan du hitta dina skannade dokument, kvitton och information på några sekunder. Detta är möjligt eftersom dina dokument analyseras och indexeras med fulltextigenkänning så snart de lagras.

  Du anger helt enkelt ett sökord, som med Google, och PaperOffice listar alla resultat. Ja, precis som med Google: Eftersom du kan hitta allt textinnehåll i vilket dokument som helst på några sekunder med hjälp av den integrerade sökmotorn, fulltextsökning och ytterligare filterfunktioner.

  Du kommer aldrig att vilja ge upp nyckelordssökningen i PaperOffice igen och med sökfiltret hittar du alla dokument, oavsett hur detaljerade - inklusive att skicka e-post, exportera till Excel eller filsystemet!

• Orsak 2 - Automatiskt version pappersdokument

  PaperOffice versioner automatiskt alla ändrade dokument, skapar en skuggkopia och sparar den separat så att du kan öppna önskad version igen när som helst.

  Tack vare den integrerade VersionControl identifieras och sparas varje dokumentändring som en skuggkopia som en ny dokumentversion. Du kan öppna, exportera och redigera varje version oberoende.

• Orsak 3 – Avgränsare för batchskanningar av flera dokument

  Placera helt enkelt en PaperOffice-avgränsningssida framför varje dokument som ska separeras. PaperOffice känner igen avgränsningssidorna under skanningsprocessen och sparar dokumenten separat.

• Orsak 4 - Smarta separatorsidor för direkt arkivering från skannern

  PaperOffice erbjuder dig möjlighet att manuellt arkivera till helautomatisk arkivering utan ingripande. Alla fält fylls i automatiskt och även lagringssökvägen kan genereras och användas dynamiskt beroende på datum.

• Orsak 5 - XML / JSON-aktiverade QR-koder på avgränsningssidor

  Lagra XML/JSON-kompatibla QR-koder med nyckelord på avgränsningssidor och skanna dokumentstacken – PaperOffice känner igen avgränsningssidorna och QR-koderna med dina XML/JSON-kommandon och nyckelord i dokumenten när de lagras.

  På detta sätt kan du spara enskilda separatorsidor med en dokumenttyp, till exempel "faktura" och en speciell lagringsplats för din massskanning, och därmed spara dina skanningsfiler på ett riktat sätt.

• Orsak 6 - Övervakning av mappkatalogen

  Din kopiator kan lagra skanningarna i en viss mapp? Bra, bara ha den här mappen övervakad så får du helautomatisk arkivering på några sekunder!

  Låt PaperOffice övervaka valfri mapp automatiskt. Så snart nya filer visas i den här mappen arkiveras de enligt dina specifikationer och bearbetas helt autonomt.

• Orsak 7 – Ställ in arkiveringsregler för katalogövervakare

  Vill du fånga pappersdokument automatiskt efter skanning, men också automatiskt tagga dem till minsta detalj? Skanna först alla dokument i en mapp och ställ sedan in katalogövervakning. Ange sedan att en specifik arkiveringsmask används så snart något finns i mappen.

  Förutom övervakning kan du också ange all relevant information som namn, lagringsplats, dokumenttyp etc. PaperOffice tar hand om hela arkiveringen åt dig.

• Orsak 8 - Kraftfullt skannerverktyg för manuella skanningar

  Enstaka sidor, massskanningar eller fotoskanningar: Oavsett vad som är tillverkat av papper skannas och spelas det in med hög precision tack vare AI-baserad optimering.

  Den integrerade ScanConnect stöder alla skanner, multifunktionsenheter eller kopiatorer med stor kapacitet och en integrerad skanningsenhet och är mycket enkel att använda.

• Orsak 9 - Scan2Folder support

  Om skannern inte är en WIA- eller TWAIN-skanner erbjuder PaperOffice alternativet Scan2Folder. Du sparar de skannade dokumenten i en mapp som övervakas av PaperOffice.

• Orsak 10 – OCR-textigenkänning av analoga dokument på över 100 språk

  PaperOffice konverterar på ett tillförlitligt sätt analog text från över 100 språk, inklusive kyrilliska och asiatiska teckenuppsättningar.

  Så här kan internationella dokument skannas i ditt företag - PaperOffice DMS känner igen språket och utför textigenkänning. Detta gör att du kan söka efter dokumentet i din databas och hitta det inom några sekunder.

• Orsak 11 - Automatisk konvertering till PDF / A för långsiktig arkivering
  Pappersdokument sparas automatiskt i den juridiskt giltiga ISO-standarden 19005 PDF/A. PDF/A-1-formatet är det mest restriktiva formatet, som består av två nivåer: PDF/A-1b för visuell reproducerbarhet och PDF/A-1a för Unicode-mappning och innehållsstrukturering.
• Orsak 12 – Inget moln distribuerat och/eller krävs

  PaperOffice förlitar sig på databaser som du använder lokalt eller på din NAS, till exempel Synology eller QNAP. På detta sätt lagras all information om dina dokument, till exempel miniatyrbilder och textigenkänning som har utförts, liksom andra nyckelord, i din databas.

  På så sätt hamnar inte data hos tredjeparts molnleverantörer och du behöver inte betala månadskostnader för datalagring.

• Orsak 13 - GDPR och GOBD-lagring

  Oavsett om du tar bort sidor, roterar dem eller svärtar ner områden med PaperOffice - allt är versionsanpassat på ett revisionssäkert sätt enligt GOBD för perfekt arkivering.

  PaperOffice versioner automatiskt alla ändrade dokument, skapar en skuggkopia och sparar den separat så att du kan öppna önskad version igen när som helst.

• Orsak 14 - Ring upp digitala dokument via QR-kod (kamskanning)

  Användningen av PaperOffice QR-koder öppnar utmärkta möjligheter, till exempel automatisk versionshantering av redan arkiverade och ändrade pappersdokument som innehåller samma QR-kod.

  Du kan också enkelt söka efter dokumenten i PaperOffice med hjälp av en QR-kod - öppna QR-kodsökningen och håll QR-koden för PaperOffice-dokumentet i webbkameran för att visa det i PaperOffice.

• Orsak 15 - Oslagbart värde för pengarna

  PaperOffice inköpslicenser har en livstidsgiltighet utan uppföljningskostnader och med tillvalet PaperOffice PLUS även alla uppföljningsuppdateringar, nya årsversioner och gratis personlig support via telefon och Teamviewer till ett beräkningsbart fast pris utan några otäcka överraskningar.

  Det här var bara 15 skäl till varför du ska använda din skanner med ett dokumenthanteringssystem. Förutom de som anges ovan erbjuder PaperOffice dig många fler anledningar: hantering av livscykler (lagringsperioder), loggning av åtkomst, skydd mot obehörig åtkomst och kryptering, intuitiv integration i Outlook / Office, indexering av dokument (metadata), arbetsflödeslösningar och mycket mer.

  Du kan se funktionerna genom att gå till vår webbplats och gå till "Vad kan PaperOffice göra".

Att skanna dokument och arkivera dem i DMS ger företag enorma fördelar. Alla processer som involverar dokument är optimerade. Dataskydd och datasäkerhet förblir garanterade.

Det papperslösa kontoret avlastar de anställda. Du sparar mycket sökinsats och kostnader. Och du förbättrar rättssäkerheten i dina administrativa processer.

För många företag är PaperOffice DMS det första steget mot digitalisering. Genom att skanna dokument och arkivera dem digitalt skapar du mycket mer än bara en digital kopia av originalet. Skanning förvandlar ostrukturerad information till strukturerad data.

Var noga med att undvika detta fel

Medan stora företag länge har utsett digitaliseringsansvariga som hanterar ämnet att konvertera analoga dokument på heltid, saknar små och medelstora företag vanligtvis mänskliga resurser, särskilt eftersom lämpliga yrkeskvalifikationer krävs.
Detta är dock ett vanligt misstag och leder till dåliga investeringar, eftersom många tillverkare utnyttjar denna okunnighet.

Slutsats i denna del

Du behöver ingen IT-specialist eller utbildad bibliotekarie!

Allt du verkligen behöver är

• rätt programvara
• pålitlig IT-partner
• motsvarande hårdvara

Ibland finns hårdvaran ofta redan där, har mer potential än tidigare och kan användas direkt.

Dricks

Förresten finns det en särskild artikel om ämnet "Digital fakturabehandling", som rapporterade om fördelarna med digitalisering eller digital fakturabehandling:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide