Högsta möjliga rabatt erbjudanden
Exklusiv insider nyheter
Gratis bonusuppgraderingar
Högsta möjliga rabatt erbjudanden
Exklusiv insider nyheter
Gratis bonusuppgraderingar
Vänskap Förtroende Hedersord
Vi kommer aldrig att ge ut din e-postadress till någon annan och varje e-post inkluderar en avregistreringslänk med ett klick.
Dokumenthanteringssystem, DMS för kort, stöder ditt företag i elektronisk och systematisk hantering av affärsdokument. Ett DMS är därför på många sätt det första steget mot ett papperslöst kontor. Tillsammans med din skanner är du det perfekta teamet för att digitalisera analoga filer och påskynda sök- och arkiveringsprocesser.
Proffstips
Vi ger dig minst 15 skäl till varför du ska använda Document Management System (DMS) tillsammans med din skanner. Skanning och hantering på ett enkelt sätt med PaperOffice DMSDet finns en dikotomi på de flesta kontor runt om i världen. Å ena sidan det digitala området med individ- och nätverksdatorer, å andra sidan dokument i pappersform. Detta orsakar ibland kaos och framför allt går tiden förlorad. Tid på att söka efter innehåll.
Enligt en internationell rapport från McKinsey spenderar kontorsarbetare 1,8 timmar per dag på att söka och samla in information, vilket är i genomsnitt 9,3 timmar per vecka.
Revisorer, sekreterare, köpare, kontorister, avsändare och många andra yrkesgrupper är upptagna med att bearbeta administrativa processer varje dag. En anställds arbete är ofta beroende av en annans.
Varje företag har nu en multifunktionsenhet som också stöder skanningsfunktionen. Men för många är termen och användningen av ett dokumenthanteringssystem fortfarande okänt.
I den aktuella artikeln förklarar vi att det är värt att använda ett dokumenthanteringssystem med din skanner. Vi kommer att ge dig minst 15 skäl för att använda det, vilket gör att du kan göra ditt kontor papperslöst och digitalt och hur du kan använda det för att öka effektiviteten i ditt företags kärnverksamhet.
Innan vi går in på orsakerna till varför, låt oss svara på frågan:
Fakturor, konossement, följebrev, försändelser eller bruksanvisningar för nya enheter och tillhörande garantibevis, för att bara nämna några exempel? Deras digitalisering är ofta på gång, helt enkelt för att det saknas personal och tid. Som ett resultat växer det analoga berget.
Med ett DMS och skannern som passar dina behov kan du få dikotomin och den onödiga tidsförlusten under kontroll.
DMS står också för dokumenthanteringsprogramvara och är avsedd att hantera dokument, särskilt digitala dokument, vilket inkluderar konvertering från analog till digital. PaperOffice DMS är sådan programvara.
Eftersom PaperOffice DMS gör det möjligt för analogt papper att bli digitalt innehåll där det förekommer.
Intelligent strukturerad indexering tilldelar varje dokument rätt process genom att ange ett nyckelord. Med den egna sökmotorn i PaperOffice kan alla dokument sedan hittas och hämtas. Beroende på krav konverteras inspelade bokstäver med OCR-textigenkänning för att kunna bearbeta dem med kompatibel Office-programvara.
Vi insåg behovet, men:
I dagens värld hanterar anställda ett stort antal olika dokument: originalpappersdokument som brev eller kontrakt, PDF-filer och elektroniska dokument som filer och e-postmeddelanden.
I många företag kopieras, skrivs dessa dokument ut, vidarebefordras, distribueras och arkiveras på olika platser. Sökandet efter viktig information blir allt svårare och leder till oekonomiska arbetsflöden och överbelastade medarbetare. Vi har en detaljerad artikel där behovet av dokumenthanteringssystem beskrivs och fördelarna med att använda dem listas.
Men om dina anställda börjar eliminera eller åtminstone minska pappersförbrukningen på kontoren eller i hela företaget kommer du också att förbättra processerna, öka produktiviteten genom att digitalisera data, använda papperslösa metoder och därmed minska kostnaderna.
Många andra fördelar och aspekter har redan diskuterats i en detaljerad artikel om "Implementering på ett papperslöst kontor".
Till exempel multifunktionsenheter (MFP) som de från Brother eller Konica Minolta och andra tillverkare.
Skrivare, skanner och kopiator allt-i-ett: De skannade dokumenten går till den centrala katalogen via dessa centrala enheter eller via "direktskanning till e-post" som ett e-postmeddelande till en brevlåda i din Outlook, som övervakas av PaperOffice, till exempel och därmed automatiskt går in i dokumenthanteringsprogramvaran.
Eller helt enkelt integrera din anpassade PaperOffice-adress i din skanner, så kallad DropMail-e-postadress, som lagringsplats för dina skannade filer. PaperOffice arkiverar alla filer enkelt via e-post.
Dricks
På ämnet "Helautomatisk arkivering av pappersdokument från skannern" finns också en video på YouTube som förklarar denna process på ett enkelt och förståeligt sätt:
För dem som vill skanna pappersdokument på normalt sätt är modulen "ScanConnect" integrerad som standard i PaperOffice idealisk. Eftersom detta stöder varje skanner, multifunktionsenhet eller kopiator med stor kapacitet med en integrerad skanningsenhet och är mycket lätt att använda.
Ändå är det oväsentligt hur dina pappersdokument kommer till PaperOffice, för tack vare den automatiska OCR-textigenkänningen känns innehållet i all din skannade dokumentation igen.
Oavsett vad som är tillverkat av papper skannas och spelas det in med hög precision tack vare AI-baserad optimering.
Så snart dokument spelas in indexeras deras innehåll med råtextnedbrytning. För att uttrycka det enkelt skrivs innehållet ord för ord i ett speciellt register, med algoritmen som känner igen enskilda ord i en ordkombination och registrerar dem på samma sätt.
När vi pratar om dokumenthanteringssystem får vi inte glömma: ju högre digitaliseringsnivå av informationen som ingår i processerna, desto högre nivå av kontroll och automatisering som vi kan uppnå. Vi har redan skrivit en artikel om fördelarna med digitalisering, klicka här.
I det första steget bestämmer du vilka dokument som tillhör våra processer, hur vi integrerar dem i vårt dokumenthanteringssystem och vilken information som ska extraheras och lagras tillsammans med dokumenten i din databas. När informationen är inkluderad definierar vi dess livscykel, hur den kommer att interagera med andra processer och hur vi kan integrera den.
Mest troligt kommer vi att stöta på information som kommer från olika källor och i olika format. En del av det i digital form, lagrat i filer eller databaser och en del i form av tryckta dokument.
Vad gör vi med digitala dokument i pdf-, doc-etc. format? Här är processen väldigt enkel.
Dra det digitala dokumentet till PaperOffice-gränssnittet. Eller låt dina Windows-mappar enkelt övervakas efter att dokument har tagits emot.
Dricks
Förresten finns det en video på YouTube om ämnet "Katalogövervakning och massarkivering" som förklarar denna process på ett förståeligt sätt:
Dokument i pappersform kan enkelt skannas och konverteras till digitalt format tack vare den integrerade skannern.
Tack vare programmet Optical Character Recognition (OCR = Optical Character Recognition) har vi redan tagit ett viktigt steg. Med hjälp av en skanner eller annan digitaliseringsenhet konverterar vi inte bara dokumentet till en bild utan kan också "läsa" innehållet elektroniskt.
Inte bara ingår den rena OCR-texten i databasen, tack vare den artificiella intelligensen (AI) som kallas PIA, automatisering kan antingen specificeras manuellt eller automatiskt.
Så här använder vi systemet för att känna igen och definiera vilka dokumentområden som behöver läsas ut automatiskt. Såsom fakturanummer, datum, produkter, belopp etc. Följaktligen har vi all nödvändig information i vårt dokumenthanteringssystem.
Digitaliseringen av information via OCR gör det enklare att integrera en mängd olika dokument i hanteringen av processer och arbetsflöden.
PaperOffice DMS har också tagit hänsyn till massarkivering från din skanner för de viktigaste funktionerna relaterade till textigenkänning, AI-integration och nyckelord.
ScanConnect-modulen erbjuder inte bara en direkt anslutning mellan din skanner och PaperOffice DMS. ScanConnect är ett kraftfullt skannerverktyg för manuella skanningar och döljer andra intressanta funktioner som hjälper dig med massskanning.
Förbered först alla dokumentsidor för skanning och placera sedan avgränsningssidorna mellan de enskilda dokument som du vill separera.
PaperOffice känner igen avgränsningssidorna och sparar dokumenten individuellt.
Fulltextindexering och Google-liknande sökning: I ett dokumenthanteringssystem som PaperOffice DMS kan du hitta dina skannade dokument, kvitton och information på några sekunder. Detta är möjligt eftersom dina dokument analyseras och indexeras med fulltextigenkänning så snart de lagras.
Du anger helt enkelt ett sökord, som med Google, och PaperOffice listar alla resultat. Ja, precis som med Google: Eftersom du kan hitta allt textinnehåll i vilket dokument som helst på några sekunder med hjälp av den integrerade sökmotorn, fulltextsökning och ytterligare filterfunktioner.
Du kommer aldrig att vilja ge upp nyckelordssökningen i PaperOffice igen och med sökfiltret hittar du alla dokument, oavsett hur detaljerade - inklusive att skicka e-post, exportera till Excel eller filsystemet!
PaperOffice versioner automatiskt alla ändrade dokument, skapar en skuggkopia och sparar den separat så att du kan öppna önskad version igen när som helst.
Tack vare den integrerade VersionControl identifieras och sparas varje dokumentändring som en skuggkopia som en ny dokumentversion. Du kan öppna, exportera och redigera varje version oberoende.
Placera helt enkelt en PaperOffice-avgränsningssida framför varje dokument som ska separeras. PaperOffice känner igen avgränsningssidorna under skanningsprocessen och sparar dokumenten separat.
PaperOffice erbjuder dig möjlighet att manuellt arkivera till helautomatisk arkivering utan ingripande. Alla fält fylls i automatiskt och även lagringssökvägen kan genereras och användas dynamiskt beroende på datum.
Lagra XML/JSON-kompatibla QR-koder med nyckelord på avgränsningssidor och skanna dokumentstacken – PaperOffice känner igen avgränsningssidorna och QR-koderna med dina XML/JSON-kommandon och nyckelord i dokumenten när de lagras.
På detta sätt kan du spara enskilda separatorsidor med en dokumenttyp, till exempel "faktura" och en speciell lagringsplats för din massskanning, och därmed spara dina skanningsfiler på ett riktat sätt.
Din kopiator kan lagra skanningarna i en viss mapp? Bra, bara ha den här mappen övervakad så får du helautomatisk arkivering på några sekunder!
Låt PaperOffice övervaka valfri mapp automatiskt. Så snart nya filer visas i den här mappen arkiveras de enligt dina specifikationer och bearbetas helt autonomt.
Vill du fånga pappersdokument automatiskt efter skanning, men också automatiskt tagga dem till minsta detalj? Skanna först alla dokument i en mapp och ställ sedan in katalogövervakning. Ange sedan att en specifik arkiveringsmask används så snart något finns i mappen.
Förutom övervakning kan du också ange all relevant information som namn, lagringsplats, dokumenttyp etc. PaperOffice tar hand om hela arkiveringen åt dig.
Enstaka sidor, massskanningar eller fotoskanningar: Oavsett vad som är tillverkat av papper skannas och spelas det in med hög precision tack vare AI-baserad optimering.
Den integrerade ScanConnect stöder alla skanner, multifunktionsenheter eller kopiatorer med stor kapacitet och en integrerad skanningsenhet och är mycket enkel att använda.
Om skannern inte är en WIA- eller TWAIN-skanner erbjuder PaperOffice alternativet Scan2Folder. Du sparar de skannade dokumenten i en mapp som övervakas av PaperOffice.
PaperOffice konverterar på ett tillförlitligt sätt analog text från över 100 språk, inklusive kyrilliska och asiatiska teckenuppsättningar.
Så här kan internationella dokument skannas i ditt företag - PaperOffice DMS känner igen språket och utför textigenkänning. Detta gör att du kan söka efter dokumentet i din databas och hitta det inom några sekunder.
PaperOffice förlitar sig på databaser som du använder lokalt eller på din NAS, till exempel Synology eller QNAP. På detta sätt lagras all information om dina dokument, till exempel miniatyrbilder och textigenkänning som har utförts, liksom andra nyckelord, i din databas.
På så sätt hamnar inte data hos tredjeparts molnleverantörer och du behöver inte betala månadskostnader för datalagring.
Oavsett om du tar bort sidor, roterar dem eller svärtar ner områden med PaperOffice - allt är versionsanpassat på ett revisionssäkert sätt enligt GOBD för perfekt arkivering.
PaperOffice versioner automatiskt alla ändrade dokument, skapar en skuggkopia och sparar den separat så att du kan öppna önskad version igen när som helst.
Användningen av PaperOffice QR-koder öppnar utmärkta möjligheter, till exempel automatisk versionshantering av redan arkiverade och ändrade pappersdokument som innehåller samma QR-kod.
Du kan också enkelt söka efter dokumenten i PaperOffice med hjälp av en QR-kod - öppna QR-kodsökningen och håll QR-koden för PaperOffice-dokumentet i webbkameran för att visa det i PaperOffice.
PaperOffice inköpslicenser har en livstidsgiltighet utan uppföljningskostnader och med tillvalet PaperOffice PLUS även alla uppföljningsuppdateringar, nya årsversioner och gratis personlig support via telefon och Teamviewer till ett beräkningsbart fast pris utan några otäcka överraskningar.
Det här var bara 15 skäl till varför du ska använda din skanner med ett dokumenthanteringssystem. Förutom de som anges ovan erbjuder PaperOffice dig många fler anledningar: hantering av livscykler (lagringsperioder), loggning av åtkomst, skydd mot obehörig åtkomst och kryptering, intuitiv integration i Outlook / Office, indexering av dokument (metadata), arbetsflödeslösningar och mycket mer.
Du kan se funktionerna genom att gå till vår webbplats och gå till "Vad kan PaperOffice göra".
Att skanna dokument och arkivera dem i DMS ger företag enorma fördelar. Alla processer som involverar dokument är optimerade. Dataskydd och datasäkerhet förblir garanterade.
Det papperslösa kontoret avlastar de anställda. Du sparar mycket sökinsats och kostnader. Och du förbättrar rättssäkerheten i dina administrativa processer.
För många företag är PaperOffice DMS det första steget mot digitalisering. Genom att skanna dokument och arkivera dem digitalt skapar du mycket mer än bara en digital kopia av originalet. Skanning förvandlar ostrukturerad information till strukturerad data.
Medan stora företag länge har utsett digitaliseringsansvariga som hanterar ämnet att konvertera analoga dokument på heltid, saknar små och medelstora företag vanligtvis mänskliga resurser, särskilt eftersom lämpliga yrkeskvalifikationer krävs.
Detta är dock ett vanligt misstag och leder till dåliga investeringar, eftersom många tillverkare utnyttjar denna okunnighet.
Du behöver ingen IT-specialist eller utbildad bibliotekarie!
Allt du verkligen behöver är
Ibland finns hårdvaran ofta redan där, har mer potential än tidigare och kan användas direkt.
Dricks
Förresten finns det en särskild artikel om ämnet "Digital fakturabehandling", som rapporterade om fördelarna med digitalisering eller digital fakturabehandling:
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Skannrar och dokumenthantering: fördelar och användningsområden":
Det snabba och enkla svaret på frågan är: för varje företag. Alla branscher och storlekar drar nytta av ett papperslöst kontor, från små och medelstora företag och nystartade företag till stora företag. Omställningen är dock särskilt värdefull för små och medelstora företag: Minskningen av bearbetningsinsatser och kostnader frigör den budget som krävs för ytterligare tillväxtförstärkare.
Nej. En annan faktor som har varit på allas läppar sedan GDPR trädde i kraft senast 2018 är dataskydd. DMS-lösningar och DMS-programvara används för att bearbeta, hantera och lagra dokument som ofta innehåller känsliga personuppgifter. Vid överträdelser av GDPR föreskriver lagstiftaren höga böter.
Att arbeta digitalt och föra in gamla dokument i den nya tidsåldern kommer att vara den bästa nyckelinvesteringen för att spara otroligt mycket tid, pengar och nerver i framtiden.
Du behöver inte din egen IT-specialist för att dra nytta av digitaliseringens alla fördelar.
Vad du behöver är rätt partner vid din sida som tack vare sin erfarenhet kan implementera exakt vad du behöver. Undvik skrämselpropaganda och välj testpositioner istället för snygga PowerPoint-presentationer utan att ha testat det riktigt.
Erfarenheten har visat att nästan varje verksamhet, företag och företag har en stor kopiator som inte använder sin potential. Dessa enheter älskar massskanningar, är toleranta mot gem och kan ligga till grund för en digital start utan en skannerinvestering.
Undvik kostnadsfällor med DMS/ ECM-system där du skoningslöst är utlämnad åt tillverkarna. Gör inga kompromisser när det gäller dina egna administrationsalternativ, till exempel undervisningsdokument och att göra inställningar själv. Om du behöver hjälp hjälper tillverkaren dig gärna, men förblir oberoende.
Förfarandena kommer att vara helt identiska i framtiden, men helt automatiserade.
Faktura som kommer in? Arbetsflödet utlöses och allt går sin definierade väg.
Sök igenom alla 1000 mappar? Inga problem, för du har ditt eget Google!
