Dokumenthanteringssystem PaperOffice

Spela in alla typer av information automatiskt tack vare dokumenthantering för alla företag

Ett dokumenthanteringssystem, DMS för kort, anses nu vara en viktig framgångsfaktor för varje företag. Ett DMS hjälper till att öka effektiviteten och hålla företaget konkurrenskraftigt inför digitala förändringar.

Alla DMS-leverantörer uppfyller dock inte de nödvändiga kraven och innehåller funktioner som hjälper företag med digitalisering på ett rättssäkert sätt.
I den här artikeln listar vi minst 5 punkter som du bör känna till och tänka på innan du bestämmer dig för en DMS-leverantör.

Digitalisering i företag tack vare integration av dokumenthanteringssystem

Proffstips

Det är inte längre någon hemlighet att dokumenthanteringssystem har stor potential för företag.

Tack vare användningen av ett dokumenthanteringssystem främjar du inte bara digitaliseringen av ditt företag. Dessutom utgör du hörnstenen för att uppnå dina företagsmål och säkra din långsiktiga företagsframgång.

Eftersom digital dokumenthantering skapar ett tydligt botemedel här och tar dig ett stort steg framåt i den digitala omvandlingen. I den aktuella artikeln kommer vi att lista hur ett dokumenthanteringssystem (DMS) fungerar, vad som måste beaktas och vilka fördelar det ger företagen.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Vad används ett dokumenthanteringssystem för?

För att uttrycka det enkelt: ett dokumenthanteringssystem (DMS) används för att lagra, hantera och kontrollera flödet av dokument och information inom en organisation.

Du kan organisera all information, till exempel pappersdokument, Windows-filer eller e-postmeddelanden, på en central plats, ditt dokumenthanteringssystem, som anställda kan komma åt enkelt och utan problem, inklusive unika funktioner för lagarbete och dokumentdelning och ett innovativt programgränssnitt som är unikt över hela världen.

Dokumenthanteringssystem blir allt viktigare för företag eftersom mängden information som genereras av dagens företag växer exponentiellt.

Hanteringen och kontrollen av den enorma mängd externa och interna dokument som ingår i affärsprocesserna inom offentlig eller företagsekonomi har blivit en utmaning som uppmuntrar antagandet av olika applikationer.

Således bör dessa olika applikationer underlätta kontrollen över information och dokument och ge betydande minskningar av söktid, hantering och kostnadsbesparingar, vilket är mycket viktigt i våra administrativa processer.

Men skulle det inte vara en fördel att bara ha en applikation som kan uppfylla alla funktioner?

Vi visar dig att PaperOffice dokumenthanteringssystem kan vara exakt den här applikationen för ditt företag som har alla nödvändiga funktioner ombord.

Var lagras dokumenten?

Efter automatiseringsalternativ, övervakning och sökning är detta den vanligaste frågan, för oavsett om det är privat eller företag - ingen vill lämna data i fel händer. Först och främst för att detta också krävs enligt lag.

PaperOffice DMS går på det säkra sättet, eftersom all data lagras i en mycket säker krypterad databas som kan placeras på din NAS, till exempel från Synology eller QNAP. Det betyder att du alltid har tillgång till och kontroll över dina data.

QNAP and Synology NAS devices are on the table as data storage with PaperOffice DMS

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

Således är "hjärtat" i dokumenthanteringssystemet en databas där informationen lagras på ett sådant sätt att den kan hittas och hämtas på ett enkelt och kontrollerat sätt.
Men genom att lagra informationen på ett strukturerat sätt har vi bara en del av ekvationen.

"Hjärnan" som styr systemet är arbetsflödeslogiken, som gör det möjligt att skapa beroenden mellan dokument och processer och att länka denna information i flexibla och tidigare definierade flöden.

Ett viktigt steg i genomförandet av ett så sofistikerat "arbetsflöde" är att så mycket dokumentation som möjligt finns tillgänglig i digital form.

Digitalisering och dokumenthantering

När man talar om dokumenthanteringssystem får man inte glömma: ju högre grad av digitalisering av informationen som ingår i processerna, desto högre grad av kontroll och automatisering kan uppnås.

I det första steget bestäms vilka dokument som tillhör processerna, hur dessa dokument kan integreras i dokumenthanteringssystemet och vilken information som ska extraheras och sparas tillsammans med dokumenten i databasen.

När informationen har inkluderats definieras dess livscykel, hur den interagerar med andra processer och hur den kan integreras.

Mest troligt kommer det också att finnas information som kommer från olika källor och i olika format. En del av det i digital form, lagrat i filer eller databaser och andra i form av tryckta dokument.

När informationen kommer från andra databaser eller är i XML-format är det enkelt att fråga och extrahera den, men. Vad händer med digitala dokument i pdf-, doc-, etc. format? Det blir lite mer komplext, men dess innehåll kan nås på olika sätt, till exempel med vissa program, komma åt filen direkt eller skicka den för att skriva ut och extrahera informationen genom utskriftsspolen (kö).

Det är lite mer komplicerat när dokumentet kommer i pappersform, till exempel en följesedel eller en faktura. Men när lösningen innehåller ett sofistikerat OCR-program (Optical Character Recognition) har ett viktigt steg redan tagits.

Skanner- och dokumenthanteringssystem

Med en skanner eller annan digitaliseringsenhet konverteras dokumentet inte bara till en bild, utan dess innehåll kan också "läsas upp" elektroniskt.
Om systemet nu kan användas för att känna igen och definiera vilken dokumentinformation som finns separat i Informationen i dokumenthanteringssystemet är komplett.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Digitaliseringen av information via OCR gör det enklare att integrera en mängd olika dokumentationer i hanteringen av processer och arbetsflöden.

Hur du kan dra nytta av dokumenthanteringssystemet PaperOffice

PaperOffices dokumenthanteringssystem är som en allsidig talang, förutom allmän dokumentarkivering är många andra funktioner relaterade till dokument och tillhörande information integrerade, till exempel några av dem:

Få tillgång till din information när som helst, var som helst

All data lagras säkert hos dig och inte i ett moln.
Håll dig oberoende genom att hantera all din data själv istället för i ett tredjepartsmoln med uppföljningskostnader.
PaperOffice stöder alla enheter som lokal dator, QNAP NAS, Synology NAS, Windows- eller Linux-servrar och webbtjänster som AWS eller Azure.
Du får alla fördelar med ett moln men genom att använda din egen databasserver. Du kan komma åt din PaperOffice-databas krypterat och säkert från vilken annan dator som helst i världen.
Läs mer.

Sök och hitta dokument

PaperOffice indexerar helt enkelt allt, oavsett om det är skannade dokument eller filer. Textinnehållet lagras säkert i databasen utan din inblandning. Så du kan enkelt söka efter valfritt ordavsnitt, belopp och nyckelord inom några sekunder och hitta matchande poster.
Läs mer om integrerad sökning.

Snabb och avancerad sökning

Fullt automatiserat

Fritt definierbar övervakning lagrar automatiskt alla dokument enligt dina specifikationer.
Inte bara hela kataloger kan övervakas, utan även e-postkonton, Outlook-mappar och till och med webbaserade formulär.
Läs mer om hur du automatiserar övervakningen.

Juridiskt kompatibel och revisionssäker arkivering av dokument

Varje företag är skyldigt att behålla skatterelevanta dokument för skattekontoret.
Utmaningen är att arkivera det växande antalet digitala dokument och pappersdokument som krävs enligt GoBD: i originalformatet och oföränderligt.

PaperOffice DMS gör det möjligt, lär dig hur:

Juridiskt kompatibel arkivering

Automatisera arbetsflöden

Som redan nämnts är det viktigt för avancerad dokumenthantering att ha all information i en digital och strukturerad form i en databas. Detta gör att du enkelt kan hitta dokumenten och ställa in reglerna för vem som kan komma åt, ändra och radera / arkivera din information på en central webbplats.

En av grundpelarna i PaperOffice dokumenthanteringslösning är den omfattande arbetsflödesmotorn. På så sätt kan du ange varje steg i en affärsprocess med tillhörande aktiviteter och beroenden, samt de avdelningar och roller som ingår. Men du kan också definiera automatiska aviseringar som aktiveras beroende på aktiviteter och händelser som inträffar under hela processen.

Allt detta minskar inte bara tiden för att hantera uppgifter, utan minimerar också sannolikheten för glömska och fel i processen.

PaperOffice hjälper dig att automatisera alla dina arbetsprocesser, kartlägger hela arbetsprocesser digitalt så att du alltid håller dig informerad.
Du har alltid en överblick över uppgifter och processer genom arbetsflöden som hjälper dig att automatisera ditt dagliga arbete.
Ställ in önskat arbetsflöde med ett förfallodatum, koppla det till möjliga beslut och uppgifter, och från aktivering tar PaperOffice hand om allt annat tills det är klart.

Detta gör det enkelt för dig att följa företagets policyer och lagkrav.

Läs mer om arbetsflödesautomatisering:

Arbetsflöden

Och många fler funktioner.

Att arbeta med och hantera dokument kan vara enkelt, säkert och effektivt på samma gång.

Mervärde och fördelar med dokumenthantering

Nedan listar vi några av de mest framstående fördelarna med att implementera dokumenthanteringssystemet PaperOffice:

Kontroll över vem som kan komma åt dokumenten, när och vilka aktiviteter som kan utföras på dem
Central och enkel åtkomst till all relevant företagsdokumentation och möjligheten för flera parter att samarbeta om samma dokument
Säkerhet, inte bara i åtkomstkontroll, utan också i förvaring och säkerhet som följer med införandet av ny teknik och databaser
Spara tid på att söka efter dokumentation och kostnader för att hantera och lagra den
Minskning av redundanser som duplicering av dokument, fotokopior, dataregistrering
Smidighet och automatisering av administrativa uppgifter med skapande av arbetsflöden som möjliggör integration av dokument och affärsprocesser i en kontrollerad miljö och tydligt definierade och övervakade aktiviteter
För att inte glömma den positiva "bieffekten" av högre intern och extern kundnöjdhet

FAQs

Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Dokumenthanteringssystem PaperOffice":

Behöver jag internet för att fungera med PaperOffice?

Nej! PaperOffice kräver INTE en internetanslutning för att fungera.

Internet krävs endast för att ladda ner installationspaketet, skapa användarkontot, skapa databasen och lägga till enheten.

Kan jag använda min Synology NAS för databaslagring?

JA, definitivt! PaperOffice fungerar perfekt med Synology NAS.

Var lagras dokumenten och filerna?

Alla dokument och filer lagras antingen direkt med dig, på din dator, i en krypterad databas eller, om dina dokument lagras under "Mina Windows-dokument", okrypterade i din lokala Windows-katalog.

Du har också möjlighet att ställa in databasen på en NAS-enhet och spara dina data på NAS-enheten.

I alla fall har du tillgång till dina uppgifter när som helst.

Lagras mina data i ett moln?

Nej, dina data lagras vanligtvis inte i molnet!

Om din databas är konfigurerad på en NAS-server (t.ex. QNAP eller Synology) kommer dina data att lagras i databasen på NAS-servern.

Är databaser som skapas av PaperOffice alltid krypterade?

Varje databas som skapas av PaperOffice är skyddad med ett lösenord på hög nivå. Alla inkluderade dokument krypteras av PaperOffice ChunkCrypt med en militär kryptering på 1024bit.

Slutsats

Det spelar ingen roll om du bara vill hitta dina dokument och relaterad information, eller om du behöver tagga dokumenten, integrera dem i arbetsflöden, men samtidigt se till att du arbetar i enlighet med olika riktlinjer och föreskrifter - PaperOffice DMS har en mängd olika funktioner som hjälper dig.

Att komma igång är lättare än du tror.

Fortfarande orolig för att inte klara det?
Kolla in våra kunders fallstudier om att bli digitala i olika branscher och se själv hur lätt integrationen är.