Proffstips
Vad är en NAS?
Det taiwanesiska företaget Synology säljer olika nätverksanslutna lagringsenheter (NAS-enheter) under namnet "Synology NAS". Dessa enheter gör det möjligt för både företag och privata användare att skydda sina data effektivt och att organisera och använda dem individuellt.
En NAS är en filserver med eget operativsystem som gör sitt lagringsutrymme tillgängligt över nätverket.
Synology NAS ger de perfekta förutsättningarna för alla företag, men särskilt små och medelstora företag, att lagra företagsdata snabbt och enkelt.
I följande artikel kommer vi att visa dig hur du kan få ut det mesta av din Synology NAS för ditt företag och hur dokumenthantering kan fungera enkelt och utan Docker.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Varför använda NAS istället för moln?
Nästan alla som har behandlat ämnet dokumentlagring i företaget har säkert ställt denna fråga.
Det finns olika leverantörer av lagringsutrymme i ett moln på Internet. Att använda detta har fördelar, men också nackdelar. Den största nackdelen är utan tvekan överlämnandet av uppgifterna till tredje part. Även om det lovas att de lagrade dokumenten är helt säkra, kan inget företag i världen garantera detta 100%.
Inte bara hackerattacker kan äventyra datasäkerheten, beroende på var molnleverantören är baserad, respektive nationella lagar kan göra det möjligt för relevanta myndigheter och företag att komma åt innehållet helt lagligt. Tyvärr är Förenta staterna ett dåligt exempel. Redan i april 2017 varnade den välkända datortidningen "c't" för amerikanska moln, eftersom experter betygsatte deras dataskydd som mycket lågt. Men dataläckage är också möjliga när som helst i EU eller i Tyskland, antingen på grund av slarv från operatören av respektive moln eller på grund av hemliga befogenheter för europeiska underrättelsetjänster.
Många företag, särskilt små och medelstora företag, ser detta som ett hinder för datasäkerhet och förespråkar därför att använda sin egen server, till exempel Synology NAS.
Taiwanesiska företaget Synology är världsledande inom tillverkning av nätverksansluten lagring. Istället för det osäkra molnet hos en tredjepartsleverantör finns det ett internt nätverk vars lagringskapacitet kan anpassas till kraven.
Den vettiga lösningen för företag är därför att sätta upp ett intranät med en gemensam server för alla anslutna terminaler. NAS:en utgör hjärtat i hårdvaran, den centrala datalagringen.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Vad är digital dokumenthantering?
Med tiden ackumuleras många viktiga dokument i ett hushåll - och ännu mer i ett företag. Effektiv hantering av dessa dokument är avgörande för ekonomisk framgång och en enkel översikt över försäkringar, kontrakt, dokument etc.
Dokumenten kan förvaras i pappersform i mappar. Men de tar då mycket plats och framför allt är de svåra att söka igenom.
Det är här digital dokumenthantering visar sina fördelar: arkivering kräver lite utrymme, data kan också säkerhetskopieras på en annan plats och en stor fördel: det finns en fulltextsökning som söker i dokumenten och snabbt hittar alla dokument du vill hitta.
Efter att ha klargjort en av de viktigaste fördelarna med att använda en NAS, vilket är fullständig kontroll och rationalisering av kostnader, är det dags att förstå hur dokumenthanteringen på Synology NAS ska göras och hur Synology DMS fungerar.
Digital dokumenthantering, även känt som ett dokumenthanteringssystem, används för att lagra, hantera och kontrollera flödet av dokument och information inom en organisation. Dessutom är den viktigaste funktionen hos ett DMS att fungera som en anslutning mellan din Synology NAS och dina data.
Databaser används för kommunikation mellan de datorer som är anslutna till nätverket och NAS.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Det centrala fokuset för ett datahanteringssystem som PaperOffice DMS är logiskt strukturerade databaser, vars struktur möjliggör högsta möjliga säkerhet, men också blixtsnabb åtkomst till dokument.
PaperOffice DMS tar den säkra vägen, eftersom alla data lagras i mycket krypterad form i databasen, som finns på din Synology NAS. Så här skapas dokumenthantering på din NAS, den så kallade Synology DMS.
Det betyder att du alltid har tillgång till och kontroll över dina data.
På detta sätt är alla ett företags dokument alltid tillgängliga och inte bara när kollegan i fråga har sin dator igång och tillåter dataåtkomst. Naturligtvis är hierarkiska nivåer också möjliga på NAS, dvs. ställa in olika, lösenordsskyddade åtkomstnivåer.
Hur komplex är databasinstallationen och installationen?
Databasinstallationen och installationen på din Synology NAS är inte komplicerad alls och kräver ingen IT-specialist.
Särskilt eftersom driften av Docker-containrar är känd för att vara en instabil och opålitlig integrationslösning har PaperOffice beslutat att tillhandahålla en beprövad och tillförlitlig lösning för datalagring genom direkt, inbyggd användning av MariaDB.
Till skillnad från Docker-installationen görs installationen med hjälp av PaperOffice YouTube-videor inom några minuter, även för lekmannen.
Vilka är fördelarna med att inte använda Docker-containrar?
Det bättre PaperOffice-beslutet att klara sig utan Docker har enorma fördelar som du kan använda vilken Synology NAS som helst och inte den dyra Plus-serien.
Vilket har en positiv effekt på din plånbok och är lätt för budgeten.
Hur kommer data in på Synology NAS?
Skanna dokument
Processen är enkel: om data ännu inte är tillgängliga i digital form måste pappersdokument först skannas eller fotograferas.
Med din skanner eller annan digitaliseringsenhet konverteras dokumentet inte bara till en bild, utan dess innehåll kan också "läsas" elektroniskt. Skannerfunktionen som är integrerad i PaperOffice DMS ansluts till din skanner och överför därmed det digitala mediet till dokumenthanteringsprogramvaran.
Om hur du bäst integrerar din skanner, för att digitalisera dokumenten, har vi redan beskrivit i en annan artikel.
Digital dokumentlagring
Data i digital form, till exempel e-post eller digitala filer, kan enkelt dras och släppas i PaperOffice-gränssnittet. Om du vill arkivera flera dokument utan manuell ansträngning är mappövervakningen integrerad i PaperOffice lämplig för detta. Detta möjliggör smidig arkivering i bakgrunden.
Befintliga data
PaperOffices dokumenthanteringssystem gör det också enkelt för användare att flytta digitala data som tidigare fanns på hårddiskarna på bärbara datorer eller stationära datorer till en delad datalagringsenhet, Synology NAS.
Alla befintliga data kan importeras till dokumenthanteringssystemet med bara ett klick.
Det finns också många andra sätt att få in dina data i dokumenthanteringssystemet, som redan är integrerade i PaperOffice DMS i standardversionen.
Mervärde och fördelar
Här är några av de mest framstående fördelarna med dokumenthantering på din Synology NAS:
- Minsta investering med maximal nytta för enskilda arbetsstationer och team
- Behåll kontrollen över dina data
- Alla fördelar med ett moln, men utan uppföljningskostnader och osäkerhet
- Enkel säkerhetskopiering av data Säkerhetskopieringsfunktion för dina data
- Spara tid på att söka efter dokumentation och kostnader för att hantera och lagra den
- Öka produktiviteten med samarbetsverktyg
- För att inte glömma den positiva "bieffekten" av högre intern och extern kundnöjdhet
Spara enorma anskaffningskostnader för dyra servrar eller molntjänster - integrera Synology NAS i ditt nätverk och anslut PaperOffice till NAS:en: Klart!
Tack vare PaperOffice-arkitekturen är kombinationen med en Synology NAS den perfekta lösningen för fullständig dokumenthantering på det digitala kontoret.
Synology är en bekväm lösning utformad för 24/7 drift. Synology stöder ditt PaperOffice för att leverera alla dokument och relaterad information till alla nätverksanvändare och OwnCloud-teknik när du är på språng.
Tack vare den enkla databasinstallationen och bristen på Docker-behållare erbjuder Synology ett brett utbud av NAS-modeller som fungerar sömlöst med PaperOffice. Så det är inte bara stora företag som kan dra nytta av digitaliseringen.
Synology erbjuder inte bara NAS-modeller utrustade med kraftfulla processorer, utan erbjuder också möjligheten att skapa flera RAID-grupper och cachelagring och nivåindelning. Implementera tekniker som gör att du kan skapa en hybridlagringslösning som möjliggör massiv lagringskapacitet, banbrytande prestanda och budgetmedvetna utgifter.
Du investerar bara en gång för köp av din NAS och dokumenthanteringssystem, har full kontroll över dina data och har inga uppföljningskostnader.
Tack vare filpaketet Synology Hyper Backup kan du automatiskt skapa säkerhetskopior av din databas. Tack vare PaperOffice-workshops på YouTube görs inställningen inom några minuter.
Smidighet och automatisering av administrativa uppgifter med skapande av arbetsflöden som möjliggör integration av dokument och affärsprocesser i en kontrollerad miljö och tydligt definierade och övervakade aktiviteter
Att komma igång är lättare än du tror.
Är du fortfarande orolig för att inte klara det? Läs fallstudier från våra kunder om integrationen av Synology och PaperOffice DMS i olika branscher och se enkelheten själv.
FAQs
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "":
Vem passar ett papperslöst kontor för?
Det snabba och enkla svaret på frågan är: för varje företag. Alla affärssektorer och storlekar drar nytta av ett papperslöst kontor, från små och medelstora företag och nystartade företag till stora företag. Omställningen är dock särskilt värdefull för små och medelstora företag: Minskningen av bearbetningsinsatsen och kostnaderna frigör den budget som krävs för ytterligare tillväxtförstärkare.
Kan jag använda en molnbaserad DMS-leverantör för mitt papperslösa kontor?
Nej. En annan faktor som varit på allas läppar sedan GDPR trädde i kraft senast 2018 är dataskydd. Vi rekommenderar att du använder din Synology NAS.
Slutsats
-
Fördelarna motiverar ansträngningen och kostnaderna
Att arbeta digitalt och föra in gamla dokument i den nya tidsåldern kommer att vara den bästa nyckelinvesteringen för att spara otroligt mycket tid, pengar och nerver i framtiden.
-
Du behöver någon som vet
Du behöver inte din egen IT-specialist för att dra nytta av digitaliseringens alla fördelar.
Vad du behöver är rätt partner vid din sida som tack vare sin erfarenhet kan implementera exakt vad du behöver. Undvik skrämselpropaganda och välj testpositioner istället för snygga PowerPoint-presentationer utan att egentligen ha testat det. -
Hårdvaran är vanligtvis redan tillgänglig
Erfarenheten har visat att nästan varje verksamhet, företag och företag har en stor kopiator som inte använder sin potential. Dessa enheter älskar massskanningar, är toleranta mot gem och kan ligga till grund för en digital start utan en skannerinvestering.
-
Billigare än väntat med rätt DMS
Undvik kostnadsfällor med DMS/ECM-system där du är skoningslöst utlämnad till tillverkarna. Gör inga kompromisser när det gäller dina egna administrationsalternativ, till exempel att lära ut dokument och göra inställningar själv. Om du behöver hjälp hjälper tillverkaren dig gärna, men förblir oberoende.
-
Digital automatisering är framtiden
Förfarandena kommer att vara helt identiska i framtiden, men helt automatiserade.
Faktura som kommer in? Arbetsflödet utlöses och allt går sin definierade väg.
Sök igenom alla 1000 mappar? Inga problem, för du har din egen Google!