7 viktiga funktioner som ditt dokumenthanteringssystem måste uppfylla

Kraven på ett DMS, ett dokumenthanteringssystem, har vuxit enormt eller snarare naturligt de senaste åren. Det som började som en databas, där mestadels ursprungligen analoga dokument digitaliserades genom skanning och lagrades, har blivit omfattande kontorsprogramvara, som idag tar på sig huvuddelen av ett kontors administrativa uppgifter.

Men vad är standarden, vad kan kunden förvänta sig av en DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

I den aktuella artikeln visar vi dig vilka viktiga funktioner ett dokumenthanteringssystem måste ha. Detta kan förklaras punkt för punkt med hjälp av den innovativa dokumenthanteringsprogramvaran PaperOffice DMS.

Innan vi går in på fördelarna, låt oss svara på följande fråga:

Hur kan införandet av ett dokumenthanteringssystem hjälpa mig och mitt företag?

Införandet av ett dokumenthanteringssystem, DMS för kort, hjälper dig att ha en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.

DMS står också för dokumenthanteringsprogramvara och är avsedd att hantera dokument, särskilt digitala dokument, vilket inkluderar konvertering från analog till digital. PaperOffice DMS är sådan programvara.

PaperOffice DMS eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig översikt över viktiga dokument som kontrakt eller brev genom att hantera dem digitalt i ditt DMS i framtiden.

PaperOffice skiljer inte mellan olika typer av dokument, oavsett om du behöver hjälp med att hantera kundkontrakt, inlagor, avgiftsredovisningar, domar och e-postkorrespondens: tack vare dokumenthanteringssystemet digitaliseras dina tidigare processer i ditt företag eller organisation, vilket gör dem mer effektiva, transparenta och betydligt mer flexibla.

De skannade och digitala dokumenten kan hittas, redigeras, sparas, distribueras, taggas och vidarebefordras på några sekunder med PaperOffice. Data från dokumenten kan automatiskt identifieras och läsas ut och vidarebefordras till externa system som CRM eller ERP.

Du är säkert medveten om att analoga dokument helt enkelt inte längre är uppdaterade. Men du ser också komplikationerna med att konvertera det befintliga analoga arkivet till digitala data. För digitalisering av dokument är mer än bara en trend. Faktum är att det nu är en förutsättning för att förbli konkurrenskraftig och uppdaterad med alla andra företag i samma sektor.

Därför är det vettigt att införa ett dokumenthanteringssystem i ditt företag.

Så vi har klargjort frågorna om vad en DMS är och vad introduktionen skulle ge mig och komma till den faktiska frågan om artikeln:

Vilka 7 viktiga funktioner måste ditt dokumenthanteringssystem uppfylla?

Funktion 1: Plats. Spara i ett digitalt arkiv

Den viktigaste och första funktionen i varje dokumenthanteringssystem är att sammanföra alla dokument och deras information. Så här sker arkivering och administration av de skannade och digitala dokumenten samt e-postmeddelanden i en databas, ett digitalt arkiv så att säga.

PaperOffice lagrar all information direkt i MySQL/MariaDB-databaser, som kan användas direkt i dina lokaler på vilken plattform som helst från din lokala dator, via NAS-enheter som QNAP och Synology eller dina egna eller dedikerade servrar inklusive fjärråtkomst från hemmakontoret.

Det spelar ingen roll vilken typ av dokument det är.

Alla dokumenttyper kan lagras centralt i DMS och är därför tillgängliga för alla avdelningar och affärsområden.

Alla företagsrelevanta dokument lagras centralt och kan snabbt hittas av alla anställda.

Var ska det digitala arkivet finnas?

Vi rekommenderar våra kunder att arkivera digitaliserade data antingen i en databas som finns på en NAS-enhet som Synology eller QNAP eller på en dedikerad server. Med din egen externa (dedikerade) PaperOffice-server får du alla fördelar med ett moln med perfekt dataskydd och sparar pengar och mycket arbete varje månad.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Med en PaperOffice-server har du alla fördelar med en molnlösning med bara en enorm skillnad: Det är din egen dedikerade databasserver och ingen kommer åt den utom du.

Vill du inte använda en server? Inga problem.

Varför en NAS är idealisk för dokumentarkivering

En NAS, en nätverksansluten lagring, på tyska en lagringsenhet med nätverksanslutning, samt den kompatibla programvaran för PaperOffice DMS och det interna molnet är klar. Helt säker från statlig och icke-statlig nyfikenhet och, tack vare säkerhetskopieringsfunktionen, också säker från en hårddiskkrasch.

Funktion 2: Enkel hämtning av dokument. Sök och sök

PaperOffice skannar inkommande dokument som ännu inte är binära och konverterar dem till ett digitalt läs- och skrivformat med hjälp av sin egen OCR-programvara.

Samtidigt sparas datum och tid, ett versionsnummer och ett nyckelord som PaperOffice-sökmotorn kan använda för att hitta dokument även om den som söker bara känner till innehållet i dokumentet rudimentärt.

För att göra det enklare visar PaperOffice de senast sparade dokumenten i en förhandsgranskningslista. Allt du sparar i PaperOffice är automatiskt helt textkännligt med PaperOffice FileOCRmax, optimerat med företagsordlistor och indexerat för en perfekt nyckelordssökning i din SQL-databas för en nyckelordssökning.

Automatisk språkigenkänning och optimering: PaperOffice känner automatiskt igen dokumentspråket och optimerar därmed OCR-textigenkänningen till ett absolut maximum för bästa möjliga textigenkänning av alla dokument.

De lagrade dokumentens långsiktiga läsbarhet

Först och främst krypterar PaperOffice DMS alla dokument när de sparas för säkerhet, enligt en av de högsta säkerhetsstandarderna som för närvarande finns tillgängliga, AES-1024bit.

Konverteringen tillbaka till läsbara dokument är möjlig i vilket aktuellt format som helst, med PaperOffice som regelbundet uppdaterar sina filformat, vilket innebär att dokumenten också kommer att vara läsbara i framtiden.

Funktion 3: Säkerställa lagliga lagringsperioder

En av de viktigaste aspekterna vid lagring av dokument via ett dokumenthanteringssystem är överensstämmelse med lagbestämmelser eller kraven i GoBD.

Förkortningen GoBD står för "Principer för korrekt hantering och lagring av böcker, register och dokument i elektronisk form och för dataåtkomst".

I synnerhet på grund av den revisionssäkra, mycket krypterade dokumentlagringen direkt i en central SQL-databas paperOffice uppfyller alla krav på dokumentstandarder och juridiska riktlinjer eller världens högsta tyska standard GOBD.

Termen versionshantering är inte ett främmande ord inom ett dokumenthanteringssystem (DMS). Behovet av att använda ett dokumenthanteringssystem som har GoBD-kompatibel versionskontroll och revisionssäker versionshantering är tydligare än någonsin tidigare.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versionshantering gör alla ändringar spårbara

Termen versionshantering kan förklaras mycket enkelt: Sammantaget handlar det om den funktionalitet som används för att spela in ändringar i dokument eller filer. Dokumentändring kan identifieras och sparas som en skuggkopia som en ny dokumentversion.

Säkerställ oföränderlighet

Varje dokumentändring placerar en "nyare" version av dokumentet i ett motsvarande arkiv. Loggningen gör ändringarna transparenta och spårbara hela tiden. Vid denna tidpunkt vet den efterföljande tittaren när och av vilken redaktör ändringen av dokumentet gjordes. Detta ger dig en översikt över hela dokumentets livscykel. Versionshantering kan göras automatiskt eller manuellt.

För att säkerställa revisionssäkerheten måste alla detaljer om en ändring av dokument och filer vara tydligt spårbara. Det måste säkerställas att endast auktoriserade anställda kan göra en sådan förändring. Men det är lika viktigt att flera år senare veta vilka anställda som ändrade vad och när.

I båda fallen, även i värsta fall, säkerställs att de arkiverade databaserna återställs på kort sikt och att lagringsperioderna därför alltid observeras.

Funktion 4: Automatisk identifiering och nyckelord

PaperOffice är utrustad med en AI som oberoende känner igen information i ditt dokument och automatiskt tilldelar den korrekt.

Det innebär att PIA ger dig en egen kraftfull sökmotor för all din information, som kan söka och hitta textbaserat som klassiska sökmotorer som Google, men som också kan göra det hela visuellt, det vill säga jämföra och känna igen ett dokument visuellt kan.

PaperOffice kommer automatiskt att känna igen alla dokument som har lärts ut av PIA från denna tidpunkt, vilket i sin tur kan utlösa automatiska regler och arkiveringsmasker.

PIA kommer att känna igen de viktigaste värdena i dokumentet och redan fylla i nyckelordsformuläret för dig. Du kan sedan kontrollera värdena och korrigera eller lägga till dem om det behövs. Denna process kan göras manuellt eller automatiskt i bakgrunden.

Funktion 5: Automatisera dokumentinsamling

Intelligent mappövervakning tar över det som håller dig tillbaka: automatiskt i bakgrunden enligt dina specifikationer, mycket exakt och pålitligt.

• Integrera alla enheter

  Integrera alla enheter som kopiatorer eller skannrar med bara några få klick. Så snart en fil visas i en viss mapp bearbetas den.

• Valfritt antal bildskärmar

  Skapa valfritt antal olika mappar för att övervaka och ange vad som ska hända efter importen. PaperOffice kan till och med flytta arkiverade filer till en ny undermapp.

• AI-baserade dokumentmallar

  Automatisk indexering med PIA AutoFill och kontaktigenkänning tack vare PIA AutoContact fungerar utmärkt tillsammans med övervakning. Allt relevant dokumentinnehåll identifieras och dokumentet indexeras automatiskt. Detta fungerar också med kontakter!

• Fasta nyckelord och arbetsflöden

  Aktivera massimportoptimerat läge och hoppa över AI-bearbetning för maximal arkiveringshastighet.

  Du kan ange exakt var nya filer ska sparas i PaperOffice, tilldela en fast dokumenttyp och dokumentstatus till varje nytt dokument och till och med utlösa arbetsflöden.

Funktion 6: Användarhantering och åtkomstbehörigheter

PaperOffice-användare är garanterade att bara se vad som är tillåtet på grund av den angivna utgivningsnivån, och med FolderLock kan du dölja hela mappar och undermappar samt innehåll.

Du kan också ange vilka användare som får göra vad och dela upp dem i fasta användargrupper och avdelningar så att du kan styra vem som kan se var och vad.

• Clearingnivåer och rättigheter

  Det innebär att varje användare bara ser vad som motsvarar deras utgivningsnivå eller lägre och endast får göra det du tidigare har definierat.

• Dölj mappar och dokument

  Med PaperOffice FolderLock kan du permanent dölja hela mappar och deras undermappar samt dokument från vissa användare och därmed undvika nyfikna frågor. Använd FolderLock för att permanent dölja hela mappar inklusive undermappar och dokument från vissa användare.

• Grupper och avdelningar

  Tilldela användare till fritt definierbara grupper och avdelningar, som du också kan använda för arbetsflöden och uppgifter.

• Definierbara användarrättigheter på flera nivåer

  Du kan själv bestämma vem som exakt har tillgång till vilka funktioner i PaperOffice genom att kunna definiera användarrättigheter exakt vilka som sedan gäller i hela nätverket.

Funktion 7: Kraftfullt arbetsflödessystem

Ett stort problem tidigare, men fortfarande idag, är duplicering av filer på grund av flera lagringar och tvetydighet angående bearbetningsstatus för dokument eller projekt. PaperOffice har en mycket omfattande arbetsflödeshantering med uppgiftstilldelning, som också lagrar alla processer centralt. Oavsett om det är projektarbete eller dokumentbehandling.

Digitala arbetsflöden automatiserar dina arbetsprocesser: När allt har definierats fortsätter det helt automatiskt: Tilldela helt enkelt ett fördefinierat arbetsflöde till ett dokument eller låt PIA bestämma automatiskt. E-postavisering ingår!

Varje medarbetare är alltid uppdaterad via PaperOffice arbetsflödesfunktion. Om det behövs kan ett dokument blockeras för andra tills en ändring har gjorts. Naturligtvis gäller versionshantering också här.

• Alla arbetsflödesdefinitioner

  Arbetsflöden kan kapslas till valfritt djup och innehålla valfritt antal röda/gröna beslut för att kedja efterföljande arbetsflöden och processer.

• Ansvar och förfallodag

  Bestäm om en användare eller en hel avdelning kan slutföra uppgiften. PaperOffice tilldelar automatiskt arbetsflödet till den ansvariga personen.

• Full kontroll

  Vid behov kan dokumentstatusen justeras oberoende för olika händelser enligt dina specifikationer och till och med skicka e-postmeddelanden.

Var noga med att undvika detta fel

Medan stora företag länge har utsett digitaliseringsansvariga som hanterar ämnet att konvertera analoga dokument på heltid, saknar små och medelstora företag vanligtvis mänskliga resurser, särskilt eftersom lämpliga yrkeskvalifikationer krävs.
Detta är dock ett vanligt misstag och leder till dåliga investeringar, eftersom många tillverkare utnyttjar denna okunnighet.

Den ultimata 5-stegsguiden

Dricks

Vi har skapat den ultimata 5-stegsguiden för att bli papperslös och digitalisera ditt företag som ett nedladdningsbart dokument, som beskriver varje 5 steg och hur lång tid det tar:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months