Högsta möjliga rabatt erbjudanden
Exklusiv insider nyheter
Gratis bonusuppgraderingar
Högsta möjliga rabatt erbjudanden
Exklusiv insider nyheter
Gratis bonusuppgraderingar
Vänskap Förtroende Hedersord
Vi kommer aldrig att ge ut din e-postadress till någon annan och varje e-post inkluderar en avregistreringslänk med ett klick.
Digitalisering eller digital transformation av dina pappersdokument är förutsättningen för effektivitet och framgång för ditt företag. Behovet av digitalisering är nu en viktig aspekt för alla.
Proffstips
I den aktuella artikeln listar vi de viktigaste funktionerna i ett dokumenthanteringssystem som ditt företag behöver för framgångsrik digitalisering.Kraven på ett DMS, ett dokumenthanteringssystem, har vuxit enormt eller snarare naturligt de senaste åren. Det som började som en databas, där mestadels ursprungligen analoga dokument digitaliserades genom skanning och lagrades, har blivit omfattande kontorsprogramvara, som idag tar på sig huvuddelen av ett kontors administrativa uppgifter.
Men vad är standarden, vad kan kunden förvänta sig av en DMS?
I den aktuella artikeln visar vi dig vilka viktiga funktioner ett dokumenthanteringssystem måste ha. Detta kan förklaras punkt för punkt med hjälp av den innovativa dokumenthanteringsprogramvaran PaperOffice DMS.
Innan vi går in på fördelarna, låt oss svara på följande fråga:
Insamling, distribution, arkivering och indexering av dokument är integrerade processkomponenter i det dagliga arbetet i många organisationer. Och inte att glömma: ta bort och söka efter dokument.
Det innebär att företag från en mängd olika branscher samlar viktiga dokument varje dag: inlagor, kontraktshandlingar, utkast, externa brev, forskning, expertutlåtanden och mycket mer. Dessa kommer inte bara per post, många dokument kommer också via e-post.
Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.
Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister hålls och att rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument.
Detta är inte bara tidskrävande, utan lägger också en onödig belastning på din plånbok.
Införandet av ett dokumenthanteringssystem, DMS för kort, hjälper dig att ha en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.
DMS står också för dokumenthanteringsprogramvara och är avsedd att hantera dokument, särskilt digitala dokument, vilket inkluderar konvertering från analog till digital. PaperOffice DMS är sådan programvara.
PaperOffice DMS eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig översikt över viktiga dokument som kontrakt eller brev genom att hantera dem digitalt i ditt DMS i framtiden.
PaperOffice skiljer inte mellan olika typer av dokument, oavsett om du behöver hjälp med att hantera kundkontrakt, inlagor, avgiftsredovisningar, domar och e-postkorrespondens: tack vare dokumenthanteringssystemet digitaliseras dina tidigare processer i ditt företag eller organisation, vilket gör dem mer effektiva, transparenta och betydligt mer flexibla.
De skannade och digitala dokumenten kan hittas, redigeras, sparas, distribueras, taggas och vidarebefordras på några sekunder med PaperOffice. Data från dokumenten kan automatiskt identifieras och läsas ut och vidarebefordras till externa system som CRM eller ERP.
Du är säkert medveten om att analoga dokument helt enkelt inte längre är uppdaterade. Men du ser också komplikationerna med att konvertera det befintliga analoga arkivet till digitala data. För digitalisering av dokument är mer än bara en trend. Faktum är att det nu är en förutsättning för att förbli konkurrenskraftig och uppdaterad med alla andra företag i samma sektor.
Därför är det vettigt att införa ett dokumenthanteringssystem i ditt företag.
Så vi har klargjort frågorna om vad en DMS är och vad introduktionen skulle ge mig och komma till den faktiska frågan om artikeln:
Den viktigaste och första funktionen i varje dokumenthanteringssystem är att sammanföra alla dokument och deras information. Så här sker arkivering och administration av de skannade och digitala dokumenten samt e-postmeddelanden i en databas, ett digitalt arkiv så att säga.
PaperOffice lagrar all information direkt i MySQL/MariaDB-databaser, som kan användas direkt i dina lokaler på vilken plattform som helst från din lokala dator, via NAS-enheter som QNAP och Synology eller dina egna eller dedikerade servrar inklusive fjärråtkomst från hemmakontoret.
Det spelar ingen roll vilken typ av dokument det är.
Alla dokumenttyper kan lagras centralt i DMS och är därför tillgängliga för alla avdelningar och affärsområden.
Alla företagsrelevanta dokument lagras centralt och kan snabbt hittas av alla anställda.
Vi rekommenderar våra kunder att arkivera digitaliserade data antingen i en databas som finns på en NAS-enhet som Synology eller QNAP eller på en dedikerad server. Med din egen externa (dedikerade) PaperOffice-server får du alla fördelar med ett moln med perfekt dataskydd och sparar pengar och mycket arbete varje månad.
Med en PaperOffice-server har du alla fördelar med en molnlösning med bara en enorm skillnad: Det är din egen dedikerade databasserver och ingen kommer åt den utom du.
Vill du inte använda en server? Inga problem.
En NAS, en nätverksansluten lagring, på tyska en lagringsenhet med nätverksanslutning, samt den kompatibla programvaran för PaperOffice DMS och det interna molnet är klar. Helt säker från statlig och icke-statlig nyfikenhet och, tack vare säkerhetskopieringsfunktionen, också säker från en hårddiskkrasch.
PaperOffice skannar inkommande dokument som ännu inte är binära och konverterar dem till ett digitalt läs- och skrivformat med hjälp av sin egen OCR-programvara.
Samtidigt sparas datum och tid, ett versionsnummer och ett nyckelord som PaperOffice-sökmotorn kan använda för att hitta dokument även om den som söker bara känner till innehållet i dokumentet rudimentärt.
För att göra det enklare visar PaperOffice de senast sparade dokumenten i en förhandsgranskningslista. Allt du sparar i PaperOffice är automatiskt helt textkännligt med PaperOffice FileOCRmax, optimerat med företagsordlistor och indexerat för en perfekt nyckelordssökning i din SQL-databas för en nyckelordssökning.
Automatisk språkigenkänning och optimering: PaperOffice känner automatiskt igen dokumentspråket och optimerar därmed OCR-textigenkänningen till ett absolut maximum för bästa möjliga textigenkänning av alla dokument.
Dricks
På ämnet "Bästa lösningen för PAPERLESS-kontor utan ytterligare arbete + arkivering av dokument direkt från SCANNER" finns en video på YouTube som förklarar denna process tydligt:
De lagrade dokumentens långsiktiga läsbarhet
Först och främst krypterar PaperOffice DMS alla dokument när de sparas för säkerhet, enligt en av de högsta säkerhetsstandarderna som för närvarande finns tillgängliga, AES-1024bit.
Konverteringen tillbaka till läsbara dokument är möjlig i vilket aktuellt format som helst, med PaperOffice som regelbundet uppdaterar sina filformat, vilket innebär att dokumenten också kommer att vara läsbara i framtiden.
En av de viktigaste aspekterna vid lagring av dokument via ett dokumenthanteringssystem är överensstämmelse med lagbestämmelser eller kraven i GoBD.
Förkortningen GoBD står för "Principer för korrekt hantering och lagring av böcker, register och dokument i elektronisk form och för dataåtkomst".
I synnerhet på grund av den revisionssäkra, mycket krypterade dokumentlagringen direkt i en central SQL-databas paperOffice uppfyller alla krav på dokumentstandarder och juridiska riktlinjer eller världens högsta tyska standard GOBD.
Termen versionshantering är inte ett främmande ord inom ett dokumenthanteringssystem (DMS). Behovet av att använda ett dokumenthanteringssystem som har GoBD-kompatibel versionskontroll och revisionssäker versionshantering är tydligare än någonsin tidigare.
Termen versionshantering kan förklaras mycket enkelt: Sammantaget handlar det om den funktionalitet som används för att spela in ändringar i dokument eller filer. Dokumentändring kan identifieras och sparas som en skuggkopia som en ny dokumentversion.
Dricks
Förresten, det finns en video om lagligt kompatibel Outlook-e-postarkivering på YouTube som förklarar denna process på ett förståeligt sätt:
Varje dokumentändring placerar en "nyare" version av dokumentet i ett motsvarande arkiv. Loggningen gör ändringarna transparenta och spårbara hela tiden. Vid denna tidpunkt vet den efterföljande tittaren när och av vilken redaktör ändringen av dokumentet gjordes. Detta ger dig en översikt över hela dokumentets livscykel. Versionshantering kan göras automatiskt eller manuellt.
För att säkerställa revisionssäkerheten måste alla detaljer om en ändring av dokument och filer vara tydligt spårbara. Det måste säkerställas att endast auktoriserade anställda kan göra en sådan förändring. Men det är lika viktigt att flera år senare veta vilka anställda som ändrade vad och när.
Dricks
Förresten, det finns en video på YouTube för Synology NAS-installation MariaDB 10 och dokumenthanteringssystem PaperOffice som förklarar denna process på ett begripligt sätt:
I båda fallen, även i värsta fall, säkerställs att de arkiverade databaserna återställs på kort sikt och att lagringsperioderna därför alltid observeras.
PaperOffice är utrustad med en AI som oberoende känner igen information i ditt dokument och automatiskt tilldelar den korrekt.
Oavsett vad och oavsett från vilken skannerkälla!
Det innebär att PIA ger dig en egen kraftfull sökmotor för all din information, som kan söka och hitta textbaserat som klassiska sökmotorer som Google, men som också kan göra det hela visuellt, det vill säga jämföra och känna igen ett dokument visuellt kan.
PaperOffice kommer automatiskt att känna igen alla dokument som har lärts ut av PIA från denna tidpunkt, vilket i sin tur kan utlösa automatiska regler och arkiveringsmasker.
PIA kommer att känna igen de viktigaste värdena i dokumentet och redan fylla i nyckelordsformuläret för dig. Du kan sedan kontrollera värdena och korrigera eller lägga till dem om det behövs. Denna process kan göras manuellt eller automatiskt i bakgrunden.
Intelligent mappövervakning tar över det som håller dig tillbaka: automatiskt i bakgrunden enligt dina specifikationer, mycket exakt och pålitligt.
Integrera alla enheter som kopiatorer eller skannrar med bara några få klick. Så snart en fil visas i en viss mapp bearbetas den.
Skapa valfritt antal olika mappar för att övervaka och ange vad som ska hända efter importen. PaperOffice kan till och med flytta arkiverade filer till en ny undermapp.
Automatisk indexering med PIA AutoFill och kontaktigenkänning tack vare PIA AutoContact fungerar utmärkt tillsammans med övervakning. Allt relevant dokumentinnehåll identifieras och dokumentet indexeras automatiskt. Detta fungerar också med kontakter!
Aktivera massimportoptimerat läge och hoppa över AI-bearbetning för maximal arkiveringshastighet.
Du kan ange exakt var nya filer ska sparas i PaperOffice, tilldela en fast dokumenttyp och dokumentstatus till varje nytt dokument och till och med utlösa arbetsflöden.
PaperOffice-användare är garanterade att bara se vad som är tillåtet på grund av den angivna utgivningsnivån, och med FolderLock kan du dölja hela mappar och undermappar samt innehåll.
Du kan också ange vilka användare som får göra vad och dela upp dem i fasta användargrupper och avdelningar så att du kan styra vem som kan se var och vad.
Det innebär att varje användare bara ser vad som motsvarar deras utgivningsnivå eller lägre och endast får göra det du tidigare har definierat.
Med PaperOffice FolderLock kan du permanent dölja hela mappar och deras undermappar samt dokument från vissa användare och därmed undvika nyfikna frågor. Använd FolderLock för att permanent dölja hela mappar inklusive undermappar och dokument från vissa användare.
Tilldela användare till fritt definierbara grupper och avdelningar, som du också kan använda för arbetsflöden och uppgifter.
Du kan själv bestämma vem som exakt har tillgång till vilka funktioner i PaperOffice genom att kunna definiera användarrättigheter exakt vilka som sedan gäller i hela nätverket.
Ett stort problem tidigare, men fortfarande idag, är duplicering av filer på grund av flera lagringar och tvetydighet angående bearbetningsstatus för dokument eller projekt. PaperOffice har en mycket omfattande arbetsflödeshantering med uppgiftstilldelning, som också lagrar alla processer centralt. Oavsett om det är projektarbete eller dokumentbehandling.
Digitala arbetsflöden automatiserar dina arbetsprocesser: När allt har definierats fortsätter det helt automatiskt: Tilldela helt enkelt ett fördefinierat arbetsflöde till ett dokument eller låt PIA bestämma automatiskt. E-postavisering ingår!
Varje medarbetare är alltid uppdaterad via PaperOffice arbetsflödesfunktion. Om det behövs kan ett dokument blockeras för andra tills en ändring har gjorts. Naturligtvis gäller versionshantering också här.
Arbetsflöden kan kapslas till valfritt djup och innehålla valfritt antal röda/gröna beslut för att kedja efterföljande arbetsflöden och processer.
Bestäm om en användare eller en hel avdelning kan slutföra uppgiften. PaperOffice tilldelar automatiskt arbetsflödet till den ansvariga personen.
Vid behov kan dokumentstatusen justeras oberoende för olika händelser enligt dina specifikationer och till och med skicka e-postmeddelanden.
Medan stora företag länge har utsett digitaliseringsansvariga som hanterar ämnet att konvertera analoga dokument på heltid, saknar små och medelstora företag vanligtvis mänskliga resurser, särskilt eftersom lämpliga yrkeskvalifikationer krävs.
Detta är dock ett vanligt misstag och leder till dåliga investeringar, eftersom många tillverkare utnyttjar denna okunnighet.
Dricks
Vi har skapat den ultimata 5-stegsguiden för att bli papperslös och digitalisera ditt företag som ett nedladdningsbart dokument, som beskriver varje 5 steg och hur lång tid det tar:
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "7 viktiga funktioner som ditt dokumenthanteringssystem måste uppfylla":
För att skanna bundna dokument rekommenderas en arkfed-skanner med minst 300dpi. Skannern ville ha en scan-to-fodler-funktion och valfria WIA/TWAIN-drivrutiner. Vi har haft goda erfarenheter av Fujitsu Scansnap, som fungerar mycket pålitligt.
Pappersdokument ska i allmänhet skannas i PDF/A-format och sedan sparas i en DMS-dokumenthanteringsprogramvara - eller direkt om programvaran stöder detta eller automatiserar det, t.ex. genom övervakning.
Om du använder anständig programvara som får regelbundna uppdateringar och har en strategi för säkerhetskopiering av data är svaret JA för icke-kritiska dokument. Allt som lagligen kan kräva originalet bör också förvaras i originalet. PaperOffice DMS har till exempel möjlighet att lagra den ursprungliga lagringsplatsen i dokumentegenskaperna.
Ovanstående lista över de 7 funktionerna är inte på något sätt komplett, utan begränsar bara din egen kreativitet och professionalism beroende på användningsområde! Om digitaliseringen av det analoga arkivet beaktas ur dessa synvinklar och en motberäkning görs, blir det klart att ansträngningen är värdefull och hur till exempel en investering i en ny, modernare och snabbare maskin övervägs bör.
"Enkel integration och drift av PaperOffice DMS gav den övergripande lösningen som denna bransch behövde: minimera pappersförbrukningen, påskynda sökprocesser, automatisera tilldelning till kontorister och möjliggöra lagring av processrelaterade data."
Mr. Carlos A. Garcia Marknads- och kommunikationschef
