Offentlig institution
Stadshus
Carrión de los Condes

Startposition

Som myndighet i den offentliga institutionen måste stadshuset i staden Carrión de los Condes hantera ett stort antal viktiga dokument: dokument, ansökningar, ID-kort, registreringsbevis men också byggfiler och affärshandlingar, korrespondens och mycket mer.

Tyvärr har stadshuset hittills inte gynnats nämnvärt av användningen av lämplig programvara för dokumenthantering, eftersom ingen lämplig lösning ännu har hittats.

För att göra sökningen enklare och effektivare planerade stadsarkivet att digitalisera dokumentationen och införliva innehållet i den interna arkivdatabasen.

Manuell bearbetning skulle ha varit för tidskrävande, varför automatiserad informationsutvinning söktes.

Stadsförvaltningens mål var att digitalisera befintliga pappersdokument, införa processoptimering och arbetsflödeskontroll över alla inkommande och utgående dokument, automatisera en stor del av processerna i bakgrunden och därmed optimera fastighetsförvaltningsprocessen.

Paperless work through digital processes

Befintligt problem

Tidigare var hela regeringssystemet baserat på papper. Ansökningar som lämnades in av medborgare sorterades i filer av registreringskontoret, vidarebefordrades till stadshuset, där ytterligare dokument lades till.

Dokumenten migrerade sedan till meterlånga hyllväggar som täckte hela kontorsväggarna och förvarades där i flera år.

Men med de befintliga och dagliga inkommande dokumenten nådde det manuella systemet i stadshuset i Carrión de los Condes sina gränser: Enskilda kvitton lämnades ofta in felaktigt eller tidigare togs bort av kollegor och ännu inte lagts tillbaka. Externa institutioners deltagande var också svårt, till exempel när stadshus eller experter behövde tillgång till att bedöma ansökningar.

"Vi hade undvikbara lagringskostnader genom att arkivera dokument i mappar. Dessutom var sökandet efter handlingar tidskrävande och innebar ofta ett besök i arkivet",

påminner carlos A. Garcia om marknads- och kommunikationschef.

Resultatet blev långa handläggningstider och ineffektivitet i bearbetning, hämtning och vidarebefordran av nödvändig dokumentation.

Men det största problemet var dokumentens ålder, eftersom de blev spröda. Följaktligen gick myndigheten på jakt efter digital dokumenthantering.

Fallstudien, som genomfördes tillsammans med PaperOffice dokumenthanteringssystem, baserades på den oro, som är vanlig i alla administrativa organ, att upprätthålla de många pappersregister och filer och att ha ett fysiskt utrymme och personal tillgängligt för (vissa i kritiskt tillstånd) för att lagra, klassificera och organisera.

Trots budgetutrymme kom den kommunala myndigheten i Carrión de los Condes till slutsatsen att detta gammaldags system måste ersättas med ett aktuellt, modernt, digitalt. På detta sätt kan den offentliga institutionen i stället för att söka efter dokument ägna sig åt den faktiska uppgiften för en stadsförvaltning: medborgarna.

"Vi har precis flyttat arbetet framåt och nu har vi ett försprång."

Carlos A. García, marknads- och kommunikationschef för Carrión de los Condes-administrationen, letade efter en lösning för att digitalisera alla problem som alla offentliga institutioner står inför. Det var också tänkt att digitalisera alla kommunens administrativa uppgifter, som tidigare i stort sett var analoga.

Därför valde stadshuset PaperOffice DMS

De viktigaste urvalskriterierna var tillförlitlighet och säkerhet, eftersom de handlingar som hanteras är konfidentiella, såsom personliga handlingar eller sökandens ekonomiska situation.

Olika molnleverantörer eller lösningar med öppen källkod övervägdes inte på grund av dataskyddsbestämmelserna i den offentliga institutionen, eftersom säkerheten för personuppgifter GDPR och långsiktig investeringssäkerhet inte kunde garanteras.

Eftersom PaperOffice DMS inte är en molnapplikation och lagrar all data i en central databas i stadshuset, beslutades det slutligen att testa det nödvändiga scenariot med ett test.

"Redan vid det första mötet med PaperOffice märker du 20 års PaperOffice-erfarenhet inom dokumenthantering."

PaperOffice överträffar alla dokumentstandarder och juridiska riktlinjer, särskilt på grund av den mycket krypterade dokumentlagringen direkt i stadshuset och inte i ett moln.

Behovet av att använda ett dokumenthanteringssystem som har kompatibel versionskontroll och revisionssäker versionshantering är tydligare än någonsin.

En enorm anledning till beslutet var stödets tillgänglighet, eftersom mycket dåliga erfarenheter har gjorts med andra leverantörer tidigare, vilket också ledde till att stadshuset stod stilla.

I synnerhet för att säkerställa tillförlitlighet och för att simulera verkliga problem kontaktades PaperOffice-supporten flera gånger för att bedöma om tidsfristerna uppfylldes och hur kvaliteten på supporten var.

PaperOffice har accepterat utmaningen - mål och timing

Beslutet togs att digitalisera alla befintliga pappersdokument till ett digitalt arkiv.

Speciellt för den digitala omvandlingen grundades en organisation av ett blandat utbildnings- och sysselsättningsprogram med titeln "Skapande av ett digitalt arkiv" av kommunfullmäktige i Carrión de los Condes. Denna organisation, tillsammans med PaperOffice-specialisterna, utbildar för närvarande åtta studenter och två professorer .

I den tillämpas den förvärvade kunskapen i en verklig praxis, med ett exakt arbetsflöde som hjälper till att optimera tiden och starta digitaliseringslösningen för det historiska arkivet, som går tillbaka till 1820-talet.

– Den manuella handläggningen av dokumenten hade kostat oss mycket tid. Med den automatiserade lösningen från PaperOffice DMS skulle det manuella arbetet kunna minskas kraftigt, samtidigt som det investeras i framtidsorienterad teknik."

Som expert inom intelligent AI-dokumentbehandling fick PaperOffice DMS i uppdrag att digitalisera den befintliga dokumentationen.

De befintliga pappersdokumenten skannades noggrant av stadshusets anställda och arkiverades i PaperOffice DMS. Dokumenthanteringssystemet skapar sedan en miniatyrbild av alla skannade dokument och utför en detaljerad textigenkänning. Detta innebär att allt textinnehåll i alla dokument kan hittas på några sekunder med hjälp av sökmotorn integrerad i PaperOffice.

Fördelar genom digitalisering med PaperOffice

Tack vare digitaliseringen av PaperOffice kunde carrión de los Condes stadsarkiv redan:

• Spara tid och resurser
• Enkel dokumentåtkomst
• Tillgänglighet av dokument för varje auktoriserad anställd
• Ge tydlig arkivering

Den nu enklare och snabbare tillgängligheten av data och dokument förändrar i grunden och permanent processerna i stadshuset. Administrativ kunskap är nu organiserad transparent och tillgänglig vid rätt tidpunkt.

"Datasäkerhet, automatiserade arbetsflöden, digitalisering av dokument och den enkla integrationen av PaperOffice i en administrativ miljö levererade vad denna stadsförvaltning behövde för att minska pappersförbrukningen minimera pappersprocesser, arkivera ömtåliga dokument och bevara dem på lång sikt och få utrymme och därmed spara kostnader."

I den meningen läggs grunden för digitaliseringen av alla dokumentbaserade processer inom offentlig förvaltning med PaperOffice DMS.

Förutom den allmänna arkiveringsprocessen:

• Revisionssäker arkivering
• Optimering av organisatoriska processer
• Bättre organisation av dokumentation
• Snabbare dokumentsökning
• Förenklad kommunikation och uppgiftslösning

garanterad.

Slutresultat

Kommunfullmäktige har eliminerat problemet med de tidigare pappersbaserade uppgifterna, alla ömtåliga dokument som härrör från arkivet har noggrant skannats och därmed arkiverats. Eftersom PaperOffice kör OCR-textigenkänning på all inkommande data behöver stadshusets anställda inte längre få ut dokumenten, utan kan helt enkelt söka efter dem inom PaperOffice.

Stadsförvaltningen använder nu ett centralt, arbetsflödesaktiverat dokumenthanteringssystem.

Stadshuset kan nu hitta ärendefiler, liksom ärendenummer med tillhörande namn, platser och datum, på några sekunder. Således kan arkivet hjälpa sina medborgare snabbare och med större noggrannhet, medan originalen förblir orörda.

Om stadshuset i Carrión de los Condes

Yta: 63,37 km². Befolkning: 2 096 (2018)

Provins: Palencia. Gemenskapen i Kastilien och León

Borgmästare: Jose Manuel Otero Sanz.

Befolkningscentra: Carrión de los Condes;

Denna stad med mer än 2000 invånare ligger i centrum av provinsen Palencia. Enligt arkeologiska fynd går byns ursprung tillbaka till förromersk tid.

Idag är staden känd för alla pilgrimer som går St James-vägen, eftersom staden ligger på St James väg och har pilgrimsvandrarhem.