Papperslöst kontor: Så lyckas digitaliseringen i företaget

Det papperslösa kontorets tillvägagångssätt är alltmer i fokus för medierapporter, men används knappast i praktiken - särskilt inte i små och medelstora företag. Det handlar inte bara om tid och pengar.

Paperless office can bring many benefits to your business

Men med bara några få åtgärder kan pappersförbrukningen minskas kraftigt. Små och medelstora företag drar nytta av platta hierarkier och flexibla strukturer.

I den aktuella artikeln tittar vi närmare på ämnet papperslöst kontor, eller "digitalt kontor" som det också kallas. Vi kommer att visa er att övergången är mycket enklare än ni föreställer er. Du kommer också att få tips för företagsorganisation, vi kommer att berätta fördelarna med att arbeta papperslöst och beskriva effekterna av framgångsrik implementering.

Tekniken blir snabbare och snabbare

I en tid då tekniken har drivit oss att kontakta världen via våra smartphones är det mindre meningsfullt att vi fortfarande använder papper i många av våra dagliga aktiviteter.

Idag är vi vana vid att hantera digitalt innehåll (musik, fotografi, TV-serier), men digitaliseringen av dokument är ännu inte utbredd i arbets- och affärsmiljön. Numera har nästan alla företag tillgång till datorer och mobila enheter, så varför fortsätter vi att fylla våra kontor med papper?

De främsta orsakerna till den fortsatta användningen av papper ligger i utmaningarna med att hantera förändring och digitalisering. Många människor gillar att behålla en fysisk kopia av de dokument de arbetar med.

Men när dina anställda börjar eliminera eller åtminstone minska mängden papper som används på kontoret eller i hela organisationen, förbättrar du också processer ökar produktiviteten genom att digitalisera data, använda papperslösa metoder och därmed minska kostnaderna.

Varför ska du minska pappersförbrukningen i ditt företag?

Det papperslösa kontoret är ett mål som fler och fler företag verkligen strävar efter att uppnå och erbjuder många fördelar utöver kostnadsbesparingar och att minska ett företags koldioxidavtryck.

Det uppskattas att en anställd som spenderar totalt två timmar med dokument använder i genomsnitt 10 000 pappersark per år (Federal Environment Agency data). Av denna anledning är det viktigt att använda lösningar och verktyg som förbättrar både åtkomst, hantering och lokalisering av information. Varje förändring i affärsprocessen tar dock tid och kräver en gradvis förändring av företagskulturen.
Förutom den positiva inverkan på miljön genom att minska konsumtionen av affärspapper, erbjuder digitaliseringen av dokument och företagsdata många andra fördelar.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Fördelarna med ett papperslöst kontor

Följande är de främsta fördelarna med ett papperslöst kontor:

• Optimering av alla arbetsprocesser

  Tack vare övergången till ett papperslöst kontor kan du bli den första Ta ett steg mot den digitala omvandlingen av ditt företag.
  För tack vare arbetsflödeslösningarna från dig kan du ytterligare förenkla och påskynda dina affärsprocesser. De avlastar kontoristerna genom att ta över mycket komplext rutinarbete. Juridiska krav som måste följas integreras direkt i arbetsflödet.

• Flexibelt arbete, oavsett var du befinner dig

  Om du digitaliserar dina dokument kan du göra det när som helst, var som helst och med vilken enhet som helst komma åt dokumenten. Detta är särskilt viktigt om du har flera filialer, dina anställda vill / måste göra sitt arbete från sitt hemmakontor eller måste utfärda godkännanden.

• Massiv kostnadsminskning på alla områden

  Dokumentdigitalisering har en direkt inverkan på ditt företags kostnadsminskning, inte bara för att du inte längre köper så mycket papper, utan också för att du sparar på skrivarunderhåll och inköp av bläck och reservdelar.
  Naturligtvis minskar detta också kostnaderna för lagring, dvs. filer, mappar, hyllor, arkivskåp. Värdefullt utrymme för lagring av pappersdokument slösas inte längre bort.

  Slutsatsen är att så snart du använder digital data arbetar dina anställda mycket mer effektivt på kontoret och investerar den värdefulla tiden på ett förnuftigt och målinriktat sätt i företaget .
  Den betydande minskningen av lagringsutrymmet genom digitalisering och/eller minskad pappersförbrukning leder till renare och snyggare kontor.

• Maximal säkerhet mot stöld och förlust

  Högre informationssäkerhet genom användning av programvara med ett databaslagringssystem. Säkerheten för digitalt lagrad information är vida överlägsen säkerheten för dokument som arkiveras på papper.

  Var försiktig så att du inte använder en molnlösning i ditt företag, eftersom molnbaserade DMS-lösningar och DMS-programvara är ett säkerhetsgap.

• Mindre stress genom automatisering

  Med omvandlingen från manuella till automatiserade arbetsflöden standardiseras affärsprocesser och kostnaderna minskar. Arbetsflödesoptimering kan till exempel resultera i snabbare insamling och minskade anskaffningskostnader.
  Betalningar av fakturor glöms inte längre bort, rabatter kan dras av i god tid.

• Minska riskerna i affärsprocesser

• Förbättra kundrelationerna

  Digitaliseringen i ditt företag ger kundrelationerna mer djup och volym. Detta innebär att omfattande datainsamling i affärstransaktioner med hjälp av big data, konsekvent länkning av interna processer, reaktionstider inom några sekunder, samt personlig kontakt med ett stort antal kunder samtidigt och exakt, extremt efterfrågeorienterad kravplanering kommer att föra ditt företag framåt.

  Digitaliseringen ökar inom alla delar av företaget – inte minst inom kundservice. Det skulle vara ett misstag för alla företag att underskatta denna potential. Om du inte vill ligga bakom tävlingen och till och med rusa före dem är det viktigt att hantera digitaliseringen på detta område. Aldrig tidigare har det varit möjligt att kommunicera mer agilt och individuellt med kunden om deras specifika behov och önskemål.

• Intern transparens ökar

• Anmärkningsvärd förbättring av arbetsmiljön bland anställda

  Företag som väljer att digitalisera sina dokument genom att använda lämplig dokumenthanteringsprogramvara får stora fördelar i gengäld, till exempel:

  • Mer ledigt fysiskt utrymme
  • Snabbare dokumentsökning
  • Bättre organisation av dokumentation
  • Vilket resulterar i mindre tid på att söka efter dokument och mindre stressledningar.
  • Hållbarhet och konkurrenskraft
  • Förenklad kommunikation och uppgiftslösning
  • Produktiviteten i ditt företag ökar
  • Och det viktigaste är - du är på rätt väg till ett papperslöst kontor.

Undvik detta misstag till varje pris!

Speciellt för projekt med digitalisering möts ofta med stor motvilja, eftersom många företag är rädda för att ett sådant projekt kommer att utvecklas till en bottenlös grop. Den vanligaste orsaken till detta är brist på kunskap från företagen själva och ytterligare förtroende för inkompetenta mjukvarutillverkare som erbjuder programvara som inte fungerar. Många mjukvarutillverkare utnyttjar okunnigheten.

Vid denna tidpunkt hjälper PaperOffice dig gärna med implementeringen av digitaliseringen. Tack vare 20 års erfarenhet inom dokumenthantering och automatisering kan PaperOffice ge dig arbetsförslag från praktiken och följa med dig genom hela implementeringen.

Delårsslutsats 1 / 3

Varken en IT-specialist krävs eller en utbildad bibliotekarie!

Allt du verkligen behöver är

• rätt programvara
• en pålitlig IT-partner
• motsvarande hårdvara

Ibland finns hårdvaran ofta redan där, har mer potential än tidigare och kan användas direkt.

Dricks

Förresten finns det en särskild artikel om ämnet "Digitalisering av pappersdokument: 10 viktigaste fördelar", som rapporterade om fördelarna med allmän digitalisering:

The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Vilka 5 steg behöver du följa för att minska pappersförbrukningen på ditt kontor?

Vi har listat fem steg du behöver följa för att minska pappersförbrukningen på kontoret och bli digital:

• Strategi och analys av processerna

  Planera distributionen väl på det papperslösa kontoret. Ta dig tillräckligt med tid för att analysera processerna i ditt företag. Vad måste finnas tillgängligt eller förvaras i pappersform? Vilka dokument räcker i digital form? Dokument och information kommer från olika källor Du kommer sannolikt att stöta på information som kommer från olika källor och i olika format. En del av det i digital form, lagrat i filer eller databaser och en del i form av tryckta dokument.

  Du kanske vill skanna och digitalisera alla tidigare dokument, eller övergå till ett papperslöst kontor /system vid ett visst datum, samt använda digitala data för att fortsätta och arbeta effektivt i framtiden. Använd en multifunktionsskrivare/-skanner för skanning och katalogövervakning eller massarkivering för stora mängder dokument.

  Det första alternativet kräver mer tid och resurser. Helst bestämmer du och ditt team hur du ska organisera elektroniska filer och ställa in en kontinuerlig skanningsprocess steg för steg så att alla framtida dokument digitaliseras.

  Tids- och personalplanering för det papperslösa kontorsprojektet

  En kvart eller 90 dagar är en rimlig tidsram för att genomföra de åtgärder som krävs för att övergå till det papperslösa kontoret.

  Det är också en period som möjliggör en smidig övergång. Quick fix-lösningar som tvingar anställda att göra förändringar från en dag till en annan är vanligtvis kortlivade. Det är också möjligt att på detta sätt inte störa verksamheten.

  I grund och botten, när du byter till det papperslösa kontoret med PaperOffice DMS, finns det inget behov av ett projektteam som består av flera personer.

  I många små och medelstora företag är det varken möjligt eller önskvärt att dra av dessa från sina faktiska uppgifter. Vad som är vettigt är dock att göra minst en person med befogenhet att utfärda direktiv CDO, Chief Digital Officer. Om du inte är så angelägen om amerikanska förkortningar kan du utse honom eller henne till en papperslös kontorsprojektledare.

  Det är viktigt att den berörda personen bekantar sig grundligt med PaperOffice DMS.

  På grund av programvarans tydligt strukturerade struktur och de omfattande och lättförståeliga handledningarna och videorna om alla aspekter är detta något som varken kräver en IT-examen eller extern utbildning. Dessutom kan det göras som "lärande genom att göra" som åtföljer de första omvandlingsåtgärderna.

• Bestämning av perioderna för övergången till det papperslösa kontoret

  Att dela upp de avsedda 90 dagarna i mindre tidsperioder har som syfte att kunna fokusera på varje fas i övergången och att kunna reflektera över de processer som är inblandade. Dessutom kan framgångar i övergången dokumenteras lättare. Medarbetarna får en bättre förståelse för åtgärderna och känner sig inte överväldigade. Samtidigt måste målen kommuniceras internt, vilket är i linje med en mental förändring. Hur viktigt detta är har redan förklarats i förordet.

  Det är vettigt att dela upp de 90 dagarna i tre sektioner om 30 dagar vardera.

  De första 30 dagarna används för att analysera alla processer som ska konverteras från analoga till digitala.
  Under de andra 30 dagarna kommer PaperOffice DMS och den nödvändiga hårdvaran att introduceras, men initialt endast för utbildningsändamål och medföljande pågående processer, om detta uppstår.

  De senaste 30 dagarna har tagits upp med att göra processen övergå från analog till digital, med frågor från anställda utan tvekan uppkommande. En eller annan felaktig operation är också möjlig, men detta kan korrigeras när som helst tack vare den hierarkiska strukturen i PaperOffice DMS.

  I slutet av de senaste 30 och därmed också de 90 dagarna finns det ett helt integrerat dokumenthanteringssystem som redan vid denna tidpunkt möjliggör en analys av hur stora besparingarna och fördelarna är och kommer att vara i framtiden.

• Identifiera förvärvsvägar och fastställa datalagring

  Under de första 30 dagarna ligger fokus nu på att undersöka de processer där papper har spelat huvudrollen hittills. För att göra detta är det nödvändigt att känna igen gränssnitten för extern och intern kommunikation i företaget och att följa deras livscykel, som kan vara där:

  • Telefonsamtal (t.ex. ett beställningsformulär som sedan fylls i)
  • E-posttrafik (t.ex. post kommer att skrivas ut för nästa möte)
  • Bokstäver
  • Företagskundbesök (t.ex. se telefonsamtal)
  • Följedokument
  • Intern korrespondens

  Nästa sak att bestämma är när och var, när det gäller elektroniska formulär, övergången till tryckt papper sker, liksom vägen från papper till arkivering eller bara till papperskorgen.

  Designa dokument digitalt från och med nu

  Från och med nu, gör utan papper så långt som möjligt: möten, protokoll, inkommande post, utgående fakturor och anteckningar kan skapas direkt i PaperOffice. Uppgifter och arbetsflöden implementeras också digitalt.

  Digitalisera fakturor och implementera gradvis papperslös redovisning

  Utfärdandet av fakturor som sådana är också en del av det papperslösa kontoret, men inte bara att se i detta sammanhang. Digitalisering och korrekt bearbetning är ett problem och måste också planeras och genomföras väl.

  Den som underhåller sina fakturor digitalt och även skapar sin digitala bokföring ser större potential för sparande och kan effektivisera den generella redovisningsprocessen.

  Datalagring

  Om du redan har bestämt dig för att dina fysiska filer nu kommer att vara digitala filer är den omedelbara frågan var du ska lagra de digitala filerna. Kommer du att lagra dem i en databas lokalt eller på en extern NAS-enhet?

  När du byter till ett papperslöst kontor bör du inte snåla på en av de viktigaste fasetterna. Lokal datalagring och användning av NAS-enheter.

  Eller vill du inte ha datalagringen eller databasen i ditt företag alls? För att undvika brand, rån etc. är det dock uteslutet för dig att använda en molnlösning av juridiska skäl. Då är naturligtvis lösningen att använda databasen på en dedikerad server, som tilldelas dig ensam, en mycket bra lösning.
  Urvalet är stort.

  Egentligen hör sökandet efter lösningar också till avsnittet under de första 30 dagarna. Med PaperOffice DMS-dokumenthantering och NAS-hårdvara, integrerade i företagets nätverk, finns alla lösningar tillgängliga för att genomföra övergången från papper till digitalt.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• Introduktion av PaperOffice DMS plus hårdvara

  Efter att programvaran har installerats på datorerna i företaget, hierarkinivåerna har tilldelats och NAS-servrarna har ställts in och nätverksanslutits, tränas programvaran.

  Det finns inget behov av externa (vanligtvis synonymt med "dyra") konsulter. PaperOffice-anställda är naturligtvis tillgängliga vid behov. De mer än en miljon företag som arbetar med PaperOffice DMS över hela världen har hittills kommit mycket bra överens med de detaljerade handledningarna och videorna eller med telefonrådgivningen om frågor om PaperOffice DMS.

  De flesta processerna är självförklarande och åtföljs av en mycket väl utformad hjälpmeny. Förresten behöver du inte vara envis om att hålla dig till de 30 dagarna. Om alla som är involverade i övergången från analog till digital anser att det kommer att fungera kan processen förkortas efter önskemål.

  Mappstrukturen

  En meningsfull mappstruktur är viktig så att du enkelt kan hitta dig själv efter övergången. Organisera enkelt din digitala mappstruktur enligt din befintliga "riktiga" mappstruktur.

  Lita på automatisering

  Tack vare det intelligenta AI-erkännandet kan du känna igen viktiga dokumentdata i dokumentet, extrahera dem och använda dem för nyckelord för dokument. Detta sparar tid och därmed pengar.

• Slutför övergången till det papperslösa kontoret

  De senaste 30 dagarna (eller mindre) börjar och de anställda avslutar utbildningsfasen. E-postmeddelanden skrivs inte längre ut utan sparas.

  Använda arbetsflöden och stämplar

  Dokument och e-postmeddelanden kan nås, redigeras och göras tillgängliga för andra anställda när som helst via arbetsflödesfunktionen i PaperOffice DMS. Fraktdokument från leveranser eller inkommande brev digitaliseras med hjälp av en skanner eller en mobiltelefonkamera och konverteras till textdokument med paperOffice OCR-programvara.

  Stämpelfunktionen gör det möjligt att utlösa olika arbetsflöden och utföra ytterligare åtgärder. Dynamiska variabler kan läggas till i frimärken och till och med e-postmeddelanden skickas automatiskt vid användning.

  Glöm inte att säkerhetskopiera

  Det finns bara en central lagring med en säkerhetskopieringsfunktion. Frågan uppstår aldrig mer om vilken anställd som har ett specifikt dokument lagrat på sin dator och hur man kommer till det eftersom han eller hon är på semester och inte är tillgänglig.

  En datakrypteringsmetod som också används av den amerikanska militären. Det för närvarande populära och lukrativa spelet av hackare med ransomware studsar mot PaperOffice.

  Håll dig konsekvent: Början är alltid svår, eftersom processer som har repeterats i flera år är nya för tillfället. Fall inte tillbaka i det gamla mönstret.

Håll dig konsekvent och upplev det papperslösa kontoret.

Den ultimata 5-stegsguiden

Dricks

Vi har skapat den ultimata 5-stegsguiden för att bli papperslös och digitalisera ditt företag som ett nedladdningsbart dokument, som beskriver varje 5 steg och hur lång tid det tar:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Delårsslutsats 2 /3

Med rätt programvara innebär ett papperslöst kontor inget extra arbete!

Allt som verkligen behövs är lite programvara

• Automatisera mottagandet av fakturor helt med hjälp av personliga e-postmeddelanden, om fakturor är tillgängliga digitalt
• När det gäller pappersfakturor kan de tack vare skannerns integritet automatiskt fångas upp genom batchskanning
• Indexera och läsa ut skannade dokument
• och det viktigaste: kan automatiskt lagra digitala och skannade dokument beroende på deras innehåll!

Och undvik detta vanliga misstag

I vilket fall som helst, se till att ditt programvaruval faller på ett DMS med vilket du kan utföra automatisk inspelning (t.ex. katalogövervakning) och undervisningen av dokumenten SJÄLV för att inte gå in i en okontrollerbar kostnadsfälla och inte vara beroende av tillverkaren att vara!

Slutsats av digital omvandling

För många företag är ett modernt och effektivt papperslöst kontor inte en prestation över en natt, men det är inte heller en utopi. För att äntligen uppnå digitalisering av dina dokument måste du upprätta pappersreduceringspolicyer och hitta lösningar för att bli av med allt du inte längre behöver.

Dokumenthanteringsprogram från PaperOffice kan hjälpa dig att digitalisera dokument och implementera ett papperslöst kontor. DMS-lösningar är kompletta lösningar som erbjuder en konsekvent infrastruktur.
Som ett resultat kartläggs affärsprocesser transparent, arbetsflöden kan utföras digitalt och all viktig information kan enkelt ses.

Tack vare DMS-lösningarna kan du också bearbeta och lagra digitala dokument och innehåll på ett revisionssäkert sätt, till exempel för att spara dig besvär vid företags- och skatterevisioner.

Tips & tricks för ett digitalt kontor

Vi har sammanfattat 9 tips för dig så att det papperslösa kontoret faktiskt fungerar!

I korthet handlar det om att digitalisera en mängd olika dokument i företaget, till exempel kontrakt, kvitton, följesedlar, inkommande fakturor, det vill säga allt som finns på papper. Dessutom ifrågasätts inte bara papperet om det förflutna utan också det framtida papperet.

Kommunikation är också en relevant partner på det papperslösa kontoret. Du behöver inte oroa dig lagligt, var bara uppmärksam på ett par "subtiliteter". Vissa dokument, inklusive mappstrukturen och i PDF-format, kan enkelt överlämnas till skattekonsulten eller kollegorna som ett självbärande arkiv - det görs med bara några få musklick.

Rätt dokumenthanteringsprogramvara löser det analoga-digitala problemet

DMS står för Document Management System och är avsett att hantera dokument, särskilt digitala dokument, vilket inkluderar konvertering från analog till digital. PaperOffice DMS är ett sådant system. Dess utbud av funktioner är lika anmärkningsvärt som dess intuitivt utformade menynavigering, som bara kräver mindre träning. Du behöver inte dyra konsulter på plats. Väl förklarade videohandledning på PaperOffice DMS kan göra detta lika bra och mycket billigare, gratis.

Skanning, OCR, arkivering med automatisk nyckelord, AI-kontrollerad dokumentsammanslagning, integrerad sökmotor, arbetsflödesfunktion, kryptering med 1024Mbit, direkt integration i MS Office, skydd mot ransomware, automatiserad mallskapande, stämpelfunktion, uppgifts- och anteckningshantering.

Det här är ett par av de viktigaste funktionerna i PaperOffice DMS och som sagt, varken du eller dina anställda behöver slutföra en IT-examen.

Slutsats i denna del 3/3

1. Kontakta en tillverkare med know-how och programvara som överensstämmer med GOBD (och även GDPR)!

2. Det finns ingen lämplig DMS-programvara. Varje DMS har sin motivering och i slutändan måste produkten passa syftet.

3. Oavsett om det är din egen server, PaperOffice dedikerade server i datacenter för Strato AG i Berlin (Tyskland) eller NAS - spara ditt ALDRIG dokument på tredjeparts molnlagring som a) inte används på dedikerad basis och b) inte finns i ett säkert land c) kan inte exporteras med ett klick

Dricks

Om du följer råden och kommer att använda en NAS för intern säker dokumentlagring - PaperOffice är inte bara perfekt för detta, utan är till och med det enda officiella DMS för den största NAS-tillverkaren i världen - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.