Vi har listat fem steg du behöver följa för att minska pappersförbrukningen på kontoret och bli digital:
-
Strategi och analys av processerna
Planera distributionen väl på det papperslösa kontoret. Ta dig tillräckligt med tid för att analysera processerna i ditt företag. Vad måste finnas tillgängligt eller förvaras i pappersform? Vilka dokument räcker i digital form?
Dokument och information kommer från olika källor Du kommer sannolikt att stöta på information som kommer från olika källor och i olika format. En del av det i digital form, lagrat i filer eller databaser och en del i form av tryckta dokument.
Tids- och personalplanering för det papperslösa kontorsprojektet
En kvart eller 90 dagar är en rimlig tidsram för att genomföra de åtgärder som krävs för att övergå till det papperslösa kontoret.
Det är också en period som möjliggör en smidig övergång. Quick fix-lösningar som tvingar anställda att göra förändringar från en dag till en annan är vanligtvis kortlivade. Det är också möjligt att på detta sätt inte störa verksamheten.
I grund och botten, när du byter till det papperslösa kontoret med PaperOffice DMS, finns det inget behov av ett projektteam som består av flera personer.
I många små och medelstora företag är det varken möjligt eller önskvärt att dra av dessa från sina faktiska uppgifter. Vad som är vettigt är dock att göra minst en person med befogenhet att utfärda direktiv CDO, Chief Digital Officer. Om du inte är så angelägen om amerikanska förkortningar kan du utse honom eller henne till en papperslös kontorsprojektledare.
-
Bestämning av perioderna för övergången till det papperslösa kontoret
Att dela upp de avsedda 90 dagarna i mindre tidsperioder har som syfte att kunna fokusera på varje fas i övergången och att kunna reflektera över de processer som är inblandade. Dessutom kan framgångar i övergången dokumenteras lättare. Medarbetarna får en bättre förståelse för åtgärderna och känner sig inte överväldigade. Samtidigt måste målen kommuniceras internt, vilket är i linje med en mental förändring. Hur viktigt detta är har redan förklarats i förordet.
Det är vettigt att dela upp de 90 dagarna i tre sektioner om 30 dagar vardera.
De första 30 dagarna används för att analysera alla processer som ska konverteras från analoga till digitala.
Under de andra 30 dagarna kommer PaperOffice DMS och den nödvändiga hårdvaran att introduceras, men initialt endast för utbildningsändamål och medföljande pågående processer, om detta uppstår.
De senaste 30 dagarna har tagits upp med att göra processen övergå från analog till digital, med frågor från anställda utan tvekan uppkommande. En eller annan felaktig operation är också möjlig, men detta kan korrigeras när som helst tack vare den hierarkiska strukturen i PaperOffice DMS.
-
Identifiera förvärvsvägar och fastställa datalagring
Under de första 30 dagarna ligger fokus nu på att undersöka de processer där papper har spelat huvudrollen hittills. För att göra detta är det nödvändigt att känna igen gränssnitten för extern och intern kommunikation i företaget och att följa deras livscykel, som kan vara där:
- Telefonsamtal (t.ex. ett beställningsformulär som sedan fylls i)
- E-posttrafik (t.ex. post kommer att skrivas ut för nästa möte)
- Bokstäver
- Företagskundbesök (t.ex. se telefonsamtal)
- Följedokument
- Intern korrespondens
Nästa sak att bestämma är när och var, när det gäller elektroniska formulär, övergången till tryckt papper sker, liksom vägen från papper till arkivering eller bara till papperskorgen.
Designa dokument digitalt från och med nu
Från och med nu, gör utan papper så långt som möjligt: möten, protokoll, inkommande post, utgående fakturor och anteckningar kan skapas direkt i PaperOffice. Uppgifter och arbetsflöden implementeras också digitalt.
Digitalisera fakturor och implementera gradvis papperslös redovisning
Utfärdandet av fakturor som sådana är också en del av det papperslösa kontoret, men inte bara att se i detta sammanhang. Digitalisering och korrekt bearbetning är ett problem och måste också planeras och genomföras väl.
Den som underhåller sina fakturor digitalt och även skapar sin digitala bokföring ser större potential för sparande och kan effektivisera den generella redovisningsprocessen.
Datalagring
Om du redan har bestämt dig för att dina fysiska filer nu kommer att vara digitala filer är den omedelbara frågan var du ska lagra de digitala filerna. Kommer du att lagra dem i en databas lokalt eller på en extern NAS-enhet?
När du byter till ett papperslöst kontor bör du inte snåla på en av de viktigaste fasetterna. Lokal datalagring och användning av NAS-enheter.
Eller vill du inte ha datalagringen eller databasen i ditt företag alls? För att undvika brand, rån etc. är det dock uteslutet för dig att använda en molnlösning av juridiska skäl. Då är naturligtvis lösningen att använda databasen på en dedikerad server, som tilldelas dig ensam, en mycket bra lösning.
Urvalet är stort.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Introduktion av PaperOffice DMS plus hårdvara
Efter att programvaran har installerats på datorerna i företaget, hierarkinivåerna har tilldelats och NAS-servrarna har ställts in och nätverksanslutits, tränas programvaran.
Det finns inget behov av externa (vanligtvis synonymt med "dyra") konsulter. PaperOffice-anställda är naturligtvis tillgängliga vid behov. De mer än en miljon företag som arbetar med PaperOffice DMS över hela världen har hittills kommit mycket bra överens med de detaljerade handledningarna och videorna eller med telefonrådgivningen om frågor om PaperOffice DMS.
De flesta processerna är självförklarande och åtföljs av en mycket väl utformad hjälpmeny. Förresten behöver du inte vara envis om att hålla dig till de 30 dagarna. Om alla som är involverade i övergången från analog till digital anser att det kommer att fungera kan processen förkortas efter önskemål.
Mappstrukturen
En meningsfull mappstruktur är viktig så att du enkelt kan hitta dig själv efter övergången. Organisera enkelt din digitala mappstruktur enligt din befintliga "riktiga" mappstruktur.
Lita på automatisering
Tack vare det intelligenta AI-erkännandet kan du känna igen viktiga dokumentdata i dokumentet, extrahera dem och använda dem för nyckelord för dokument. Detta sparar tid och därmed pengar.
-
Slutför övergången till det papperslösa kontoret
De senaste 30 dagarna (eller mindre) börjar och de anställda avslutar utbildningsfasen. E-postmeddelanden skrivs inte längre ut utan sparas.
Använda arbetsflöden och stämplar
Dokument och e-postmeddelanden kan nås, redigeras och göras tillgängliga för andra anställda när som helst via arbetsflödesfunktionen i PaperOffice DMS. Fraktdokument från leveranser eller inkommande brev digitaliseras med hjälp av en skanner eller en mobiltelefonkamera och konverteras till textdokument med paperOffice OCR-programvara.
Stämpelfunktionen gör det möjligt att utlösa olika arbetsflöden och utföra ytterligare åtgärder. Dynamiska variabler kan läggas till i frimärken och till och med e-postmeddelanden skickas automatiskt vid användning.
Glöm inte att säkerhetskopiera
Det finns bara en central lagring med en säkerhetskopieringsfunktion. Frågan uppstår aldrig mer om vilken anställd som har ett specifikt dokument lagrat på sin dator och hur man kommer till det eftersom han eller hon är på semester och inte är tillgänglig.
En datakrypteringsmetod som också används av den amerikanska militären. Det för närvarande populära och lukrativa spelet av hackare med ransomware studsar mot PaperOffice.
Håll dig konsekvent: Början är alltid svår, eftersom processer som har repeterats i flera år är nya för tillfället. Fall inte tillbaka i det gamla mönstret.
Håll dig konsekvent och upplev det papperslösa kontoret.
Den ultimata 5-stegsguiden
Dricks
Vi har skapat den ultimata 5-stegsguiden för att bli papperslös och digitalisera ditt företag som ett nedladdningsbart dokument, som beskriver varje 5 steg och hur lång tid det tar:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Delårsslutsats 2 /3
Med rätt programvara innebär ett papperslöst kontor inget extra arbete!
Allt som verkligen behövs är lite programvara- Automatisera mottagandet av fakturor helt med hjälp av personliga e-postmeddelanden, om fakturor är tillgängliga digitalt
- När det gäller pappersfakturor kan de tack vare skannerns integritet automatiskt fångas upp genom batchskanning
- Indexera och läsa ut skannade dokument
- och det viktigaste: kan automatiskt lagra digitala och skannade dokument beroende på deras innehåll!
Och undvik detta vanliga misstag
I vilket fall som helst, se till att ditt programvaruval faller på ett DMS med vilket du kan utföra automatisk inspelning (t.ex. katalogövervakning) och undervisningen av dokumenten SJÄLV för att inte gå in i en okontrollerbar kostnadsfälla och inte vara beroende av tillverkaren att vara!
