Högsta möjliga rabatt erbjudanden
Exklusiv insider nyheter
Gratis bonusuppgraderingar
Högsta möjliga rabatt erbjudanden
Exklusiv insider nyheter
Gratis bonusuppgraderingar
Vänskap Förtroende Hedersord
Vi kommer aldrig att ge ut din e-postadress till någon annan och varje e-post inkluderar en avregistreringslänk med ett klick.
Digital fakturahantering, i kombination med dokumenthanteringssystemet (DMS), bidrar väsentligt till effektiviteten och framgången för ditt företag och mot ett papperslöst kontor. Behovet av digital fakturahantering är nu en viktig aspekt för alla.
Proffstips
I den aktuella artikeln visar vi dig hur du implementerar digital fakturabehandling korrekt, listar fördelarna med implementeringen och beskriver effekterna av framgångsrik implementering.Behovet av digitalisering är nu en viktig aspekt för alla.
I vår guide hittar du nu flera rapporter om hur digitaliseringen ska ske kring företag och hur många fördelar detta ger dig.
Men nästan var tredje fråga som kommer in från våra kunder handlar om den digitala implementeringen av fakturahantering. Så vi bestämde oss för att titta närmare på detta ämne.
I den aktuella artikeln tittar vi lite djupare på information om digital fakturahantering. Fördelarna med att digitalisera fakturor. Vi visar dig hur du kan implementera allt och beskriva effekten av en lyckad implementering.
Innan vi vänder oss till det faktiska genomförandet, låt oss svara på frågan:
Det här är en fråga som fler och fler företag ställer: "Måste jag verkligen digitalisera min redovisning"? Svaret är ja, det måste du. Bland annat för att lagstiftaren kräver att det ska vara så. Fler och fler företag står inför att behöva följa processdokumentationen.
Lagbestämmelser kräver att kraven på mottagande, bearbetning och arkivering av alla testrelevanta inkommande dokument uppfylls.
I vår nuvarande artikel visar vi ett par praktiska exempel. Hur du enkelt kan lösa digitaliseringen tack vare PaperOffice DMS. Men först kommer vi till de allmänna fördelarna med digital behandling av fakturor.
I dagens värld av hemmakontor och digitala medier är det fortfarande vanligt att se pappersräkningar staplade på hyllor och bord.
De främsta anledningarna till att använda papper är att anställda har svårt att acceptera digitalisering eller att börja med det. Det ligger i utmaningarna med att hantera förändring och digitalisering.
Många människor gillar att behålla en fysisk kopia av de dokument de arbetar med. Men processen att hantera papper som har repeterats i åratal spelar också en roll här.
När det gäller den papperslösa omvandlingen har vi redan skrivit en detaljerad artikel. Här tar vi uttryckligen upp ämnet digital redovisning.
Att manuellt ange fakturan betyder inte bara mycket tid utan också dolda höga kostnader. Att få det rätt kan spara mycket tid och pengar.
För tack vare digitaliseringen av dina dokument kan du hitta alla fakturor som lagras i PaperOffice på några sekunder. Du behöver inte längre mödosamt bläddra igenom tjocka mappar. Genom att digitalisera alla fakturor i ditt företag behöver du bara några klick för att hitta dem i systemet.
Detta leder oss också till den andra punkten:
Du behöver inte längre plats för fysiska mappar. Från och med nu kan du arkivera dina fakturor i PaperOffice. Minskad pappersförbrukning leder till rena och städade kontor.
Genom att hantera dina fakturor digitalt sparar du tid och ansträngning. Samt kostnader för skapande, leverans och bearbetning. Gör inte kopior för avancerade uppgifter, arbetsflöden och vidarebefordran. Allt går digitalt och är transparent och begripligt.
Tack vare digitaliseringen av dina fakturor kommer du inte längre att missa värdefulla rabattfrister.
Individuella åtkomsträttigheter till enskilda dokument och mappar säkerställer tydlig säkerhet. Du kan bevilja åtkomst till enskilda personer eller hela avdelningar. Såsom redovisning.
PaperOffice känner igen adressdata på ett intelligent sätt i dokumentinnehåll. Länkar sedan dokumentet logiskt till dina befintliga kontakter. Detta möjliggör bland annat visning av alla dokument för en specifik kontakt med bara några få klick.
PaperOffice hjälper dig med intelligent AI-igenkänning och nyckelord. På så sätt söks fakturan efter de viktigaste dokumentuppgifterna.
KI PIA läser intelligent ut data ur dokumentet. Arkivera sedan dokumentet med fullständiga nyckelord. Om det behövs med ditt test eller automatiskt i bakgrunden.
Du kan enkelt lämna över dina fakturor. Med kontotilldelning och nyckelord. Tack vare den avancerade sökningen har du allt du behöver för exporten. Som alla räkningar från förra månaden, till exempel.
Inkl. mappstrukturen, PDF-filen, Excel-filen med all information. Som ett resultat kan din revisor eller revisor enkelt importera dokumentationen.
Redovisning kan implementeras snabbt i framtiden. Du kan inte bara hitta alla dokument omedelbart, du kan också redigera / klassificera dem direkt, till exempel. Alla lagkrav uppfylls tack vare revisionssäker arkivering. Att kontrollera och godkänna är alltså en barnlek.
Digitaliseringen av fakturor är oundviklig av flera skäl. Många företag är också redan övertygade om att digitalisering av fakturor är framtiden. Detta måste också accepteras idag och nu.
Ändå fruktar många fortfarande att detta steg kommer att associeras med ett långt projekt. Vilket kommer att vara svårt, dyrt, riskabelt och destabiliserande. Den goda nyheten är att i slutändan, tack vare PaperOffice, är detta inte längre fallet!
Först och främst är det viktigt att inte förvirra eller minska digitaliseringen till skanning av inkommande fakturor. Så att de sedan kan komma in i arbetsflödesprocessen för validering, betalning och arkivering enklare och snabbare. Digitalisering är mycket mer.
Fördelar med OCR-textigenkänning: Tack vare OCR-textigenkänning kan många saker automatiseras. Till exempel med artificiell intelligens (AI). På detta sätt blir inlärningsfunktioner mer och mer kraftfulla och pålitliga detekteringsalgoritmer.
Objekt som visas på fakturan kan omedelbart identifieras och extraheras från dokumentet. Dokumentet arkiveras och kan göras tillgängligt för bokförings- eller ERP-systemet.
Till exempel, med digitalisering, drar leverantören av finansiella tjänster nytta av tillförlitlig information i realtid när fakturan tas emot.
Vi kommer till den verkliga frågan i den här artikeln:
Om du hanterar dina fakturor med PaperOffice sker behandlingen av inkommande fakturor helt elektronisk. Du kommer redan att få den inkommande fakturan digitalt, dvs. via e-post eller genom att skanna den. Detta gör ingen skillnad.
Om du redan har fått dina inkommande fakturor i digitalt format rekommenderar vi DropMail-modulen integrerad i PaperOffice. Detta gör att du kan skapa en personlig DropMail-e-postadress i PaperOffice. Du skickar bara fakturor till dem.
Alla fakturor som skickas till din DropMail-adress som en e-postbilaga arkiveras automatiskt i PaperOffice. Med definierbara arkiveringsregler och inget arbete.
Dricks
På ämnet "DropMail - Arkivera automatiskt dokument via e-post när du är på språng" finns det också en video på YouTube som förklarar denna process på ett enkelt och förståeligt sätt:
PaperOffice känner igen fakturan och läser upp relevanta data. Programvaran arkiverar sedan fakturan i lämplig mapp. Tack vare den intelligenta AI:n startas eventuellt ytterligare godkännandeprocesser, uppgifter och arbetsflöden.
Alla medarbetare som ska vara delaktiga i processen informeras. Fakturaarbetsflödet körs automatiskt.
Steg-för-steg digital fakturahantering:
Skapa bara önskad adress i formatet "meine_rechnungen@paperoffice.com", ange en lagringsmask eller aktivera PIA och det är det!
PaperOffice samlar automatiskt in fakturan och börjar bearbeta
Definierade arkiveringsregler körs. Revisionssäker arkivering sker automatiskt i bakgrunden enligt plan.
Du kan kontrollera fakturan, godkänna den och köra arbetsflöden.
Exportera fakturorna till skatterådgivaren eller tredjepartssystem med relevant information.
Först och främst ger digitaliseringen av fakturor betydande och omedelbara produktivitetsökningar. Digitaliseringen befriar inte bara medarbetarna från en tidskrävande, tät operativ uppgift. Dessutom kommer problem med försening och tvist på grund av manuellt fel att lösas.
Inneboende kostnader för lagring, sökning och förlust av viktiga pappersdokument minskar drastiskt. Dessutom rationalisering och automatisering av validerings- och kontrollprocesserna i hela leverantörsreskontraprocessen.
Från köpförfrågan till betalning, multiplicera dessa fördelar ytterligare.
Sammantaget kan cykeltiden för dokumentbehandling minskas med 5. Administrativa kostnader med 80%..
Med dessa siffror förstår du omedelbart hur brådskande det är att digitalisera fakturor. I slutändan är dessa siffror inte de enda att tänka på.
Först och främst är det mycket viktigt att notera att faktorerna för digital arkivering av dokument måste följas. Enligt GoBD kan pappersdokument förstöras. Om de inte måste förvaras i original i enlighet med utländska skatte- eller skatteregler.
Detta inkluderar till exempel öppnande balansräkningar och byggrättsliga dokument. GoBD säger också att pappersdokumenten bör dras tillbaka från vidare bearbetning. Filen kanske inte ändras efter skanningsprocessen.
Vilket ges när som helst tack vare versionshantering i PaperOffice. Dokumentet måste vara tillgängligt och utvärderbara under lagringsperioden.
PaperOffice uppfyller därmed alla nödvändiga standarder genom certifiering och testning av alla programvarukrav enligt GOBD.
Frågan om lagringstiden kommer upp om och om igen hos våra kunder. Eftersom det inte finns några tydliga instruktioner om hur och om den ursprungliga fakturan ska behållas. Först och främst bör du kontakta din ansvariga skattemyndighet, dvs. den ansvariga revisorn.
Dokument med juridisk relevans, såsom kontrakt, måste fortfarande behållas i originalet.
Dricks
Vi har skapat den ultimata 5-stegsguiden för att bli papperslös och digitalisera ditt företag som ett nedladdningsbart dokument, som beskriver varje 5 steg och hur lång tid det tar:
Skatteverket accepterar elektroniska kvitton. Domstolen i händelse av tvist endast original.
Detta har att göra med det faktum att en signatur endast kan kontrolleras för äkthet på originaldokument. Vi rekommenderar att du aldrig slänger Original.
Det visar sig att du måste överväga flera aspekter för att framgångsrikt behandla inkommande fakturor.
För att helt förvisa papper från processen måste du genomföra en kontinuerlig digitalisering av alla inkommande fakturor. Förbättringar kommer från att automatisera processen så mycket som möjligt.
Ett sådant digitalt dokument har en bunt fördelar för företaget. Skräddarsydd programvara säkerställer betydligt mer produktivitet i företaget.
Så digitalisering av fakturor är ett viktigt steg för att omvandla ditt företag till ett papperslöst kontor. Det sparar tid och arbete. Ökar kvaliteten på dina arbetsresultat.
Använd alla fördelar med ett papperslöst kontor.
Medan stora företag länge har utsett digitaliseringsansvariga som hanterar ämnet att konvertera analoga dokument på heltid, saknar små och medelstora företag vanligtvis mänskliga resurser, särskilt eftersom lämpliga yrkeskvalifikationer krävs.
Detta är dock ett vanligt misstag och leder till dåliga investeringar, eftersom många tillverkare utnyttjar denna okunnighet.
Du behöver ingen IT-specialist eller utbildad bibliotekarie!
Allt du verkligen behöver är
Ibland finns hårdvaran ofta redan där, har mer potential än tidigare och kan användas direkt.
Dricks
Förresten finns det en särskild artikel om ämnet "digital fakturabehandling", som rapporterade om fördelarna med digitalisering eller digital fakturabehandling:
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Implementera digital fakturahantering korrekt i 10 steg":
Först och främst är det mycket viktigt att notera att faktorerna för digital arkivering av dokument måste följas. Enligt GoBD kan pappersdokument förstöras. Om de inte måste förvaras i original i enlighet med utländska skatte- eller skatteregler.
Detta inkluderar till exempel öppnande balansräkningar och byggrättsliga dokument.
Det är värt att använda en DMS för alla storlekar av företag för att digitalisera dina fakturor. Du kan inte bara arkivera dokument i enlighet med lagbestämmelser, utan du kan också förenkla omfattande processer inom redovisning, till exempel genom arbetsflöden.
Först och främst ger digitaliseringen av fakturor betydande och omedelbara produktivitetsökningar. Digitaliseringen befriar inte bara medarbetarna från en tidskrävande, tät operativ uppgift. Dessutom kommer problem med försening och tvist på grund av manuellt fel att lösas.
Inneboende kostnader för lagring, sökning och förlust av viktiga pappersdokument minskar drastiskt. Dessutom rationalisering och automatisering av validerings- och kontrollprocesserna i hela leverantörsreskontraprocessen.
Från köpförfrågan till betalning, multiplicera dessa fördelar ytterligare.
Att arbeta digitalt och föra in gamla dokument i den nya tidsåldern kommer att vara den bästa nyckelinvesteringen för att spara otroligt mycket tid, pengar och nerver i framtiden.
Du behöver inte din egen IT-specialist för att dra nytta av digitaliseringens alla fördelar.
Vad du behöver är rätt partner vid din sida som tack vare sin erfarenhet kan implementera exakt vad du behöver. Undvik skrämselpropaganda och välj testpositioner istället för snygga PowerPoint-presentationer utan att ha testat det riktigt.
Erfarenheten har visat att nästan varje verksamhet, företag och företag har en stor kopiator som inte använder sin potential. Dessa enheter älskar massskanningar, är toleranta mot gem och kan ligga till grund för en digital start utan en skannerinvestering.
Undvik kostnadsfällor med DMS/ ECM-system där du skoningslöst är utlämnad åt tillverkarna. Gör inga kompromisser när det gäller dina egna administrationsalternativ, till exempel undervisningsdokument och att göra inställningar själv. Om du behöver hjälp hjälper tillverkaren dig gärna, men förblir oberoende.
Förfarandena kommer att vara helt identiska i framtiden, men helt automatiserade.
Faktura som kommer in? Arbetsflödet utlöses och allt går sin definierade väg.
Sök igenom alla 1000 mappar? Inga problem, för du har ditt eget Google!
– Att manuellt bearbeta dokumenten i ett så stort samhälle skulle ha kostat oss mycket tid.
Med den automatiserade lösningen från PaperOffice DMS kunde det manuella arbetet minskas kraftigt, samtidigt som investeringar gjordes i framtidsorienterad teknik. Vi är pionjärer inom digital fastighetsförvaltning."
Alejandro Campos
IT-specialist och projektledare på fastighetsförvaltningen El Guijo
