Implementera digital fakturahantering korrekt i 10 steg

Behovet av digitalisering är nu en viktig aspekt för alla.

I vår guide hittar du nu flera rapporter om hur digitaliseringen ska ske kring företag och hur många fördelar detta ger dig.

Men nästan var tredje fråga som kommer in från våra kunder handlar om den digitala implementeringen av fakturahantering. Så vi bestämde oss för att titta närmare på detta ämne.

I den aktuella artikeln tittar vi lite djupare på information om digital fakturahantering. Fördelarna med att digitalisera fakturor. Vi visar dig hur du kan implementera allt och beskriva effekten av en lyckad implementering.

Innan vi vänder oss till det faktiska genomförandet, låt oss svara på frågan:

Varför är det nödvändigt att digitalisera fakturor och dokument i företag?

Det här är en fråga som fler och fler företag ställer: "Måste jag verkligen digitalisera min redovisning"? Svaret är ja, det måste du. Bland annat för att lagstiftaren kräver att det ska vara så. Fler och fler företag står inför att behöva följa processdokumentationen.

Vad kräver lagbestämmelser?

Lagbestämmelser kräver att kraven på mottagande, bearbetning och arkivering av alla testrelevanta inkommande dokument uppfylls.

I vår nuvarande artikel visar vi ett par praktiska exempel. Hur du enkelt kan lösa digitaliseringen tack vare PaperOffice DMS. Men först kommer vi till de allmänna fördelarna med digital behandling av fakturor.

Vilka är fördelarna med digitalisering?

I dagens värld av hemmakontor och digitala medier är det fortfarande vanligt att se pappersräkningar staplade på hyllor och bord.

De främsta anledningarna till att använda papper är att anställda har svårt att acceptera digitalisering eller att börja med det. Det ligger i utmaningarna med att hantera förändring och digitalisering.

Fysisk dokumentkopia trots digitalisering

Många människor gillar att behålla en fysisk kopia av de dokument de arbetar med. Men processen att hantera papper som har repeterats i åratal spelar också en roll här.

När det gäller den papperslösa omvandlingen har vi redan skrivit en detaljerad artikel. Här tar vi uttryckligen upp ämnet digital redovisning.

Att manuellt ange fakturan betyder inte bara mycket tid utan också dolda höga kostnader. Att få det rätt kan spara mycket tid och pengar.

Viktiga fördelar inkluderar:

• Du kan hitta vilken faktura som helst på några sekunder / spara tid

  För tack vare digitaliseringen av dina dokument kan du hitta alla fakturor som lagras i PaperOffice på några sekunder. Du behöver inte längre mödosamt bläddra igenom tjocka mappar. Genom att digitalisera alla fakturor i ditt företag behöver du bara några klick för att hitta dem i systemet.

  Detta leder oss också till den andra punkten:

• Du drar nytta av optimerade arbets- / pappersbesparingar

  Du behöver inte längre plats för fysiska mappar. Från och med nu kan du arkivera dina fakturor i PaperOffice. Minskad pappersförbrukning leder till rena och städade kontor.

• Förenkla redovisningsprocesser / Till exempel med arbetsflöden

  Genom att hantera dina fakturor digitalt sparar du tid och ansträngning. Samt kostnader för skapande, leverans och bearbetning. Gör inte kopior för avancerade uppgifter, arbetsflöden och vidarebefordran. Allt går digitalt och är transparent och begripligt.

  Tack vare digitaliseringen av dina fakturor kommer du inte längre att missa värdefulla rabattfrister.

• Ställ in behörighet för åtkomst till tryckknappar

  Individuella åtkomsträttigheter till enskilda dokument och mappar säkerställer tydlig säkerhet. Du kan bevilja åtkomst till enskilda personer eller hela avdelningar. Såsom redovisning.

• Upptäck kontakter automatiskt

  PaperOffice känner igen adressdata på ett intelligent sätt i dokumentinnehåll. Länkar sedan dokumentet logiskt till dina befintliga kontakter. Detta möjliggör bland annat visning av alla dokument för en specifik kontakt med bara några få klick.

• Automatiserad sökord

  PaperOffice hjälper dig med intelligent AI-igenkänning och nyckelord. På så sätt söks fakturan efter de viktigaste dokumentuppgifterna.

  KI PIA läser intelligent ut data ur dokumentet. Arkivera sedan dokumentet med fullständiga nyckelord. Om det behövs med ditt test eller automatiskt i bakgrunden.

• Inbäddnings-/exportfunktion för skattekonsulter

  Du kan enkelt lämna över dina fakturor. Med kontotilldelning och nyckelord. Tack vare den avancerade sökningen har du allt du behöver för exporten. Som alla räkningar från förra månaden, till exempel.

  Inkl. mappstrukturen, PDF-filen, Excel-filen med all information. Som ett resultat kan din revisor eller revisor enkelt importera dokumentationen.

• Snabba redigeringsalternativ

  Redovisning kan implementeras snabbt i framtiden. Du kan inte bara hitta alla dokument omedelbart, du kan också redigera / klassificera dem direkt, till exempel. Alla lagkrav uppfylls tack vare revisionssäker arkivering. Att kontrollera och godkänna är alltså en barnlek.

  Digitaliseringen av fakturor är oundviklig av flera skäl. Många företag är också redan övertygade om att digitalisering av fakturor är framtiden. Detta måste också accepteras idag och nu.

  Ändå fruktar många fortfarande att detta steg kommer att associeras med ett långt projekt. Vilket kommer att vara svårt, dyrt, riskabelt och destabiliserande. Den goda nyheten är att i slutändan, tack vare PaperOffice, är detta inte längre fallet!

Vad behöver man ta tag i innan man digitaliserar fakturor?

Först och främst är det viktigt att inte förvirra eller minska digitaliseringen till skanning av inkommande fakturor. Så att de sedan kan komma in i arbetsflödesprocessen för validering, betalning och arkivering enklare och snabbare. Digitalisering är mycket mer.

Fördelar med OCR-textigenkänning: Tack vare OCR-textigenkänning kan många saker automatiseras. Till exempel med artificiell intelligens (AI). På detta sätt blir inlärningsfunktioner mer och mer kraftfulla och pålitliga detekteringsalgoritmer.

Objekt som visas på fakturan kan omedelbart identifieras och extraheras från dokumentet. Dokumentet arkiveras och kan göras tillgängligt för bokförings- eller ERP-systemet.

Till exempel, med digitalisering, drar leverantören av finansiella tjänster nytta av tillförlitlig information i realtid när fakturan tas emot.

Vi kommer till den verkliga frågan i den här artikeln:

Hur implementerar jag fakturahantering?

Om du hanterar dina fakturor med PaperOffice sker behandlingen av inkommande fakturor helt elektronisk. Du kommer redan att få den inkommande fakturan digitalt, dvs. via e-post eller genom att skanna den. Detta gör ingen skillnad.

Digitalisera inkommande fakturor med DropMail, hur?

Om du redan har fått dina inkommande fakturor i digitalt format rekommenderar vi DropMail-modulen integrerad i PaperOffice. Detta gör att du kan skapa en personlig DropMail-e-postadress i PaperOffice. Du skickar bara fakturor till dem.

Alla fakturor som skickas till din DropMail-adress som en e-postbilaga arkiveras automatiskt i PaperOffice. Med definierbara arkiveringsregler och inget arbete.

PaperOffice känner igen fakturan och läser upp relevanta data. Programvaran arkiverar sedan fakturan i lämplig mapp. Tack vare den intelligenta AI:n startas eventuellt ytterligare godkännandeprocesser, uppgifter och arbetsflöden.

Alla medarbetare som ska vara delaktiga i processen informeras. Fakturaarbetsflödet körs automatiskt.

Steg-för-steg digital fakturahantering:

Fakturakvitto

Skapa bara önskad adress i formatet "meine_rechnungen@paperoffice.com", ange en lagringsmask eller aktivera PIA och det är det!

Digital fakturahantering

PaperOffice samlar automatiskt in fakturan och börjar bearbeta

Definierade arkiveringsregler körs. Revisionssäker arkivering sker automatiskt i bakgrunden enligt plan.

Du kan kontrollera fakturan, godkänna den och köra arbetsflöden.

Framåt

Exportera fakturorna till skatterådgivaren eller tredjepartssystem med relevant information.

Hur ser framtiden för fakturadigitalisering ut. Vart tar resan vägen?

Först och främst ger digitaliseringen av fakturor betydande och omedelbara produktivitetsökningar. Digitaliseringen befriar inte bara medarbetarna från en tidskrävande, tät operativ uppgift. Dessutom kommer problem med försening och tvist på grund av manuellt fel att lösas.

Inneboende kostnader för lagring, sökning och förlust av viktiga pappersdokument minskar drastiskt. Dessutom rationalisering och automatisering av validerings- och kontrollprocesserna i hela leverantörsreskontraprocessen.

Från köpförfrågan till betalning, multiplicera dessa fördelar ytterligare.

Vad uppnår ett företag tack vare digitaliseringen?

Genom digitaliseringen lyckas företaget frigöra viktiga mänskliga och ekonomiska resurser. Var det att absorbera tillväxten av aktivitet med konstanta resurser. Eller för att mobilisera dina team i transformationsprojekt. För anställda är digitaliseringen av fakturor inte en fiende. Tvärtom – den allierade. Dessa gör deras arbete mer intressant och skapar mervärde för företagets ekonomistyrning.

Kan papper förstöras efter digitalisering?

Först och främst är det mycket viktigt att notera att faktorerna för digital arkivering av dokument måste följas. Enligt GoBD kan pappersdokument förstöras. Om de inte måste förvaras i original i enlighet med utländska skatte- eller skatteregler.

Detta inkluderar till exempel öppnande balansräkningar och byggrättsliga dokument. GoBD säger också att pappersdokumenten bör dras tillbaka från vidare bearbetning. Filen kanske inte ändras efter skanningsprocessen.

Revisionssäker enligt GoBD-kompatibel versionshantering

Vilket ges när som helst tack vare versionshantering i PaperOffice. Dokumentet måste vara tillgängligt och utvärderbara under lagringsperioden.

PaperOffice uppfyller därmed alla nödvändiga standarder genom certifiering och testning av alla programvarukrav enligt GOBD.

Djurhållningsperioden

Frågan om lagringstiden kommer upp om och om igen hos våra kunder. Eftersom det inte finns några tydliga instruktioner om hur och om den ursprungliga fakturan ska behållas. Först och främst bör du kontakta din ansvariga skattemyndighet, dvs. den ansvariga revisorn.

Vilka dokument accepteras?

Dokument med juridisk relevans, såsom kontrakt, måste fortfarande behållas i originalet.

För att komma till saken:

Skatteverket accepterar elektroniska kvitton. Domstolen i händelse av tvist endast original.

Detta har att göra med det faktum att en signatur endast kan kontrolleras för äkthet på originaldokument. Vi rekommenderar att du aldrig slänger Original.

Det visar sig att du måste överväga flera aspekter för att framgångsrikt behandla inkommande fakturor.

Låt oss sammanfatta:

För att helt förvisa papper från processen måste du genomföra en kontinuerlig digitalisering av alla inkommande fakturor. Förbättringar kommer från att automatisera processen så mycket som möjligt.

Ett sådant digitalt dokument har en bunt fördelar för företaget. Skräddarsydd programvara säkerställer betydligt mer produktivitet i företaget.

Så digitalisering av fakturor är ett viktigt steg för att omvandla ditt företag till ett papperslöst kontor. Det sparar tid och arbete. Ökar kvaliteten på dina arbetsresultat.

Använd alla fördelar med ett papperslöst kontor.

Var noga med att undvika detta fel

Medan stora företag länge har utsett digitaliseringsansvariga som hanterar ämnet att konvertera analoga dokument på heltid, saknar små och medelstora företag vanligtvis mänskliga resurser, särskilt eftersom lämpliga yrkeskvalifikationer krävs.
Detta är dock ett vanligt misstag och leder till dåliga investeringar, eftersom många tillverkare utnyttjar denna okunnighet.