De 10 viktigaste fördelarna med digitalisering av pappersdokument

I takt med att hela världen blir mer "digital" behöver fler och fler företag, särskilt små och medelstora företag, en "push" för att komma igång. Eftersom många redan är förskräckta över blotta tanken på att ägna sig åt ämnet eller hantera det.

Digitization brings many advantages

I den aktuella artikeln kommer vi att visa dig att övergången från pappersdokument till digitala dokument är mycket lättare än det verkar i dina mardrömmar. Följ våra råd det kommer att löna sig för ditt företag.

I viss mån är det analoga arkivet fortfarande en nödvändighet även idag. Men 99% av tiden finns det inget behov av att arbeta med det.

Tvärtom är tryckt papper en anakronism som upprätthålls antingen av vana eller rent tekniskt eftersom vissa dokument måste bevaras i den form de gjordes, såsom handlingar eller kontrakt. Men dessa kan också skannas för att fungera med respektive innehåll på datorn.

Den faktiska resan till arkivet, sökningen på hyllor eller arkivskåp, borttagning av dokumentet, arbete med det och återförande av det och ordna det igen i arkivet. Att bara beskriva och läsa denna process tar mycket tid. Att ringa upp det digitala arkivet tar å andra sidan några klick och inget mer.

Innan vi går in på fördelarna, låt oss svara på följande fråga:

10 fördelar med digitalisering av pappersdokument:

• Flexibilitet

  Flexibelt arbete, oavsett var du befinner dig

• Effektivitet

  Optimering av alla arbetsflöden

• Snabbare

  Digitalt kvitto och sändning

• Kostnadsbesparande

  Minska kostnaderna inom alla områden

• Tillförlitlighet

  Förenklad hantering av tidsfrister

• Tillsammans

  Snabbare intern och extern kommunikation

• Sömlös

  Integration i kontorsprogramvara

• Sök "Google-liknande"

  Sök efter innehåll med hjälp av nyckelord

• Tidsbesparing

  Spara arbetstid

• För evigheten

  Långsiktig arkivering i PDF/A-format

Var noga med att undvika detta fel

Medan stora företag länge har utsett digitaliseringsansvariga som hanterar ämnet att konvertera analoga dokument på heltid, saknar små och medelstora företag vanligtvis mänskliga resurser, särskilt eftersom lämpliga yrkeskvalifikationer krävs.
Detta är dock ett vanligt misstag och leder till dåliga investeringar, eftersom många tillverkare utnyttjar denna okunnighet.

Delårsslutsats 1 / 3

Du behöver ingen IT-specialist eller utbildad bibliotekarie!

Allt du verkligen behöver är

• rätt programvara
• pålitlig IT-partner
• motsvarande hårdvara

Ibland finns hårdvaran ofta redan där, har mer potential än tidigare och kan användas direkt.

Dricks

Förresten finns det en särskild artikel om ämnet "digital fakturabehandling", som rapporterade om fördelarna med digitalisering eller digital fakturabehandling:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Vad betyder digitaliseringen av dokument i detalj?

Enkelt uttryckt är det processen att ersätta ett fysiskt dokument, i betydelsen papper, med ett digitalt format.

De flesta borde vara bekanta med processen, åtminstone på ett rudimentärt sätt. Ett dokument skannas eller fotograferas, för vilka skannrar vanligtvis används. Det beror dock på respektive gränssnitt. Ett dokument kan också digitaliseras med hjälp av en mobiltelefonkamera.

För många företag är förändringen från papper och mappar till elektroniska format en av de viktigaste och också betydelsefulla åtgärderna i digitaliseringsprocessen.

Hur man skannar pappersdokument

Skanningsdokument läggs till via den integrerade skannermodulen ScanConnect, som bland annat möjliggör dokumentinsamling från alla skannrar, multifunktionsenheter, mobilappar och även stora kopiatorer, som företaget Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox och andra.

Automatisk versionshantering för befintliga dokument beaktas, och metoden för skanning tack vare separatorsidorna stöds för massskanningar av dokumentstaplar och sedan indelning i enskilda dokument.

Om du skannar många dokument är PaperOffice särskilt användbart eftersom det känner igen avgränsningsark och separerar dokumenten för arkivering. En bra funktion som är särskilt användbar om ditt företag regelbundet arbetar med komplexa formatdokument är att PaperOffice använder en AI för att känna igen innehållet i dina dokument, till exempel: summor, dokumenttyper, datum, kontaktuppgifter etc.

OCR eller hur görs pappersdokument sökbara?

Nu ska texten på ett dokument inte bara vara läsbar utan också vara tillgänglig på ett sådant sätt att du enkelt kan söka efter ett textavsnitt.

Arkivering helt automatiskt och utan manuell ansträngning.

Så fort dokument sätts in i PaperOffice tar PIA hand om allt som annars håller dig uppe.

Det innebär att PIA ger dig en egen kraftfull sökmotor för all din information, som kan söka och hitta textbaserat som klassiska sökmotorer som Google, men som också kan göra det hela visuellt, det vill säga jämföra och känna igen ett dokument visuellt kan.

PaperOffice kommer automatiskt att känna igen alla dokument som har lärts ut av PIA från denna tidpunkt, vilket i sin tur kan utlösa automatiska regler och arkiveringsmasker.

Kan dokumentlagring och igenkänning automatiseras?

För att automatiskt lagra dina dokument och kvitton lärs dokumentet först ut i PaperOffice. Arkiveringsmaskerna i PaperOffice tar hand om indexerings- och arkiveringsplatsen.

Så snart en inlärd dokumentmall har identifierats utlöses automatiskt en lagringsmask, som ansvarar för den automatiska nyckelordningen och lagringsplatsen.

Data from the document is recognized and read out

Lagringsmasker kan inte bara utlösas automatiskt av inlärda dokumentmallar - de kan också väljas manuellt i PIA-dialogrutan.

PIA blir helt autonomt, utan någon användarinteraktion och för ett obegränsat antal dokument enligt de definierade lagringsmaskerna:

• Läs upp automatiskt
• Tagga helt
• Gör sökbart
• Lägga till och övervaka uppgifter och arbetsflöden som behöver utföras
• Index
• Skapa nya målmappstrukturer
• Spara i målmappen
• Skapa miniatyrer
• Fyll i de obligatoriska fälten själv
• Länka till kontakter och optimera för kontaktsökning

Efterlevnad av GoBD-kompatibel digitalisering och lagbestämmelser

En av de viktigaste aspekterna vid lagring av dokument via ett dokumenthanteringssystem är överensstämmelse med lagbestämmelser eller kraven i GoBD.

Förkortningen GoBD står för "Principer för korrekt hantering och lagring av böcker, register och dokument i elektronisk form och för dataåtkomst".

I synnerhet på grund av den revisionssäkra, mycket krypterade dokumentlagringen direkt i en central SQL-databas paperOffice uppfyller alla krav på dokumentstandarder och juridiska riktlinjer eller världens högsta tyska standard GOBD.

Termen versionshantering är inte ett främmande ord inom ett dokumenthanteringssystem (DMS). Behovet av att använda ett dokumenthanteringssystem som har GoBD-kompatibel versionskontroll och revisionssäker versionshantering är tydligare än någonsin tidigare.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versionshantering gör alla ändringar spårbara

Termen versionshantering kan förklaras mycket enkelt: Sammantaget handlar det om den funktionalitet som används för att spela in ändringar i dokument eller filer. Dokumentändring kan identifieras och sparas som en skuggkopia som en ny dokumentversion.

Säkerställ oföränderlighet

Varje dokumentändring placerar en "nyare" version av dokumentet i ett motsvarande arkiv. Loggningen gör ändringarna transparenta och spårbara hela tiden. Vid denna tidpunkt vet den efterföljande tittaren när och av vilken redaktör ändringen av dokumentet gjordes. Detta ger dig en översikt över hela dokumentets livscykel. Versionshantering kan göras automatiskt eller manuellt.

För att säkerställa revisionssäkerheten måste alla detaljer om en ändring av dokument och filer vara tydligt spårbara. Det måste säkerställas att endast auktoriserade anställda kan göra en sådan förändring. Men det är lika viktigt att flera år senare veta vilka anställda som ändrade vad och när.

Rätt strategi för digitalisering:
"Steg för steg" och "Sist in<>först ut"

Det faktum att digitaliseringen av analoga dokument har fördelar visas tydligt.

Men hur kan de kortsiktiga nackdelarna minskas?

Den dyrare varianten av digitalisering är att anlita ett företag som specialiserat sig på detta. Beroende på omständigheterna skickas filerna och mapparna från arkivet till företaget som frakt, där de digitaliseras och skickas tillbaka igen. Formatet på de data som ska digitaliseras bestämdes tidigare. Men ge ut viktiga företagsdata? Även om alla företag som arbetar med digital arkivering säkerställer den högsta nivån av konfidentialitet, finns det inga garantier.

På begäran kan företag också ta med en lastbil med trumskannrar och digitalisera direkt på plats, på parkeringsplatsen i sina egna företagslokaler. Men det driver upp räkningen enormt. Den kostsamma hemtjänsten, som kan ta flera dagar beroende på arkivets storlek, måste betalas separat.

Lyckligtvis för alla företag, medan arkiv måste vara arkiv, behöver den information de innehåller, oavsett om den är analog eller digital, inte alla vara tillgängliga samtidigt. Detta gör det möjligt för företag att digitalisera arkiv steg för steg, enligt logistikprincipen sist in <> först ut. Digitalisera de senast mottagna analoga dokumenten först.

Anledningen är enkel

Samtida dokument behövs vanligtvis mycket mer än tids avlägsna dokument i det dagliga arbetsflödet. Så du bör digitalisera dessa aktuella dokument först, vilket påskyndar arbetsprocessen tack vare din bättre tillgänglighet. I bästa fall finns det en balans mellan ansträngningen att digitalisera (ta bort arkivet, skanna, spara digitalt, ta tillbaka det analoga dokumentet) och den processacceleration som nu är tillgänglig, eftersom det inte finns något behov av att gå till arkivet och du kan göra alla processer på datorn.

En annan positiv effekt av detta tillvägagångssätt är att lagringsperioder kan användas optimalt för att minska det analoga arkivlagret och inte digitalisera filer vars lagringsperioder löper ut sex månader senare.

Det är viktigt att tillhandahålla hårdvara eller en enkel anslutning och bestämma omfattningen av digitaliseringen internt!

Antalet administrativa anställda i ett företag eller antalet VDU-jobb som kommer i fråga varierar ibland kraftigt, så det är omöjligt att säga hur många av de anställda du ska beställa med digitalisering i förhållande till företagets storlek.

Åtminstone bör varje anställd ha tillgång till en enhet med en skannerfunktion, helst en dokumentskanner som gör att flera flöden kan skannas samt olika format.

Omfattningen av varje digitalisering är lika knepig som antalet personer som är involverade i digitaliseringen, för med detta system är digitaliseringen nästan tillfällig. Detta kan till exempel implementeras i den form som anställd Z bearbetar en process i samband med företaget XYZ. Samtidigt kan detta vara utlösaren för att digitalisera hela den analoga arkiverade filen på företaget XYZ.

En långsiktig affärsrelation kan dock till exempel manifestera sig i ett ganska stort antal filer. En annan variant skulle vara att digitalisera endast vissa segment av affärsrelationen, just de som är föremål för den vanligaste behandlingen. Till exempel fakturering eller följesedlar. Med rätt programvara kan processmedföljande digitalisering implementeras utan problem.

Den ultimata 5-stegsguiden

Dricks

Vi har skapat den ultimata 5-stegsguiden för att bli papperslös och digitalisera ditt företag, som beskriver varje 5 steg och hur lång tid det tar:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Bygg DMS-programvara själv eller öppen källkod?

Vilken programvara passar mig?

Programvarusammansättningen hos många företag liknar deras företagshistoria, en struktur som har vuxit långsamt. Det är så komplext att endast ett fåtal långvariga anställda förstår det.

Den bättre lösningen är programvara som utför alla processer från skanning till tillhandahållande till arkivering och samtidigt erbjuder gränssnitt för att ansluta annan programvara. En mjukvara med självförklarande menynavigering som i slutändan ger ett företags digitala dokument ett hem som också uppfyller alla krav när det gäller datahantering och bearbetning samt säkerhet.

Det låter lite patetiskt?

Det stämmer, men något enkelt och fungerande patos är bättre än en ström av IT-teknisk jargong som får medarbetarna att svettas.

PaperOffice är perfekt för digitalisering av dokument.

Rätt dokumenthanteringsprogramvaralöser det analoga-digitala problemet

DMS står för dokumenthanteringsprogramvara och är avsedd att hantera dokument, särskilt digitala dokument, vilket inkluderar konvertering från analog till digital. PaperOffice DMS är sådan programvara. Dess utbud av funktioner är lika anmärkningsvärt som dess intuitivt utformade menynavigering, som bara kräver mindre träning. Du behöver inte dyra konsulter på plats. Väl förklarade videohandledning på PaperOffice DMS kan göra detta lika bra och mycket billigare, gratis.

Skanning, OCR, arkivering med automatisk nyckelord, AI-kontrollerad dokumentsammanslagning, integrerad sökmotor, arbetsflödesfunktion, kryptering med 1024Mbit, direkt integration i MS Office, skydd mot ransomware, automatiserad mallskapande, stämpelfunktion, uppgifts- och anteckningshantering.

Det här är ett par av de viktigaste funktionerna i PaperOffice DMS och som sagt, varken du eller dina anställda behöver slutföra en IT-examen.

Var är det bästa stället att spara skanningsdokumenten?

Vi rekommenderar våra kunder att arkivera digitaliserade data antingen i en databas som finns på en NAS-enhet som Synology eller QNAP eller på en dedikerad server. Med din egen externa (dedikerade) PaperOffice-server får du alla fördelar med ett moln med perfekt dataskydd och sparar pengar och mycket arbete varje månad.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Med en PaperOffice-server har du alla fördelar med en molnlösning med bara en enorm skillnad: Det är din egen dedikerade databasserver och ingen kommer åt den utom du.

Vill du inte använda en server? Inga problem.

Varför en NAS är idealisk för dokumentarkivering

En NAS, en nätverksansluten lagring, på tyska en lagringsenhet med nätverksanslutning, samt den kompatibla programvaran för PaperOffice DMS och det interna molnet är klar. Helt säker från statlig och icke-statlig nyfikenhet och, tack vare säkerhetskopieringsfunktionen, också säker från en hårddiskkrasch.

Slutsats i denna del 3/3

1. Kontakta en tillverkare med know-how och programvara som överensstämmer med GOBD (och även GDPR)!

2. Det finns ingen lämplig DMS-programvara. Varje DMS har sin motivering och i slutändan måste produkten passa syftet.

3. Oavsett om det är din egen server, PaperOffice dedikerade server i datacenter för Strato AG i Berlin (Tyskland) eller NAS - spara ditt ALDRIG dokument på tredjeparts molnlagring som a) inte används på dedikerad basis och b) inte finns i ett säkert land c) du kan inte exportera med ett klick

Dricks

Om du följer råden och kommer att använda en NAS för intern säker dokumentlagring - PaperOffice är inte bara perfekt för detta, utan är till och med det enda officiella DMS för den största NAS-tillverkaren i världen - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.