Profesionálne tipy
Čo je to NAS?
Taiwanská spoločnosť Synology predáva rôzne sieťové úložné zariadenia (zariadenia NAS) pod názvom "Synology NAS". Tieto zariadenia umožňujú spoločnostiam aj súkromným používateľom efektívne chrániť svoje údaje a organizovať a používať ich individuálne.
NAS je súborový server s vlastným operačným systémom, ktorý sprístupňuje svoj úložný priestor v sieti.
Synology NAS poskytuje ideálne podmienky pre všetky podniky, ale najmä pre malé a stredné podniky, na rýchle a jednoduché ukladanie firemných údajov.
V nasledujúcom článku vám ukážeme, ako môžete zo svojho Synology NAS vyťažiť maximum pre vašu spoločnosť a ako môže správa dokumentov fungovať jednoducho a bez Dockera.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Prečo používať NAS namiesto cloudu?
Takmer každý, kto sa zaoberal témou ukladania dokumentov vo firme, si túto otázku určite položil.
Existujú rôzni poskytovatelia úložného priestoru v cloude na internete. Jeho použitie má výhody, ale aj nevýhody. Najväčšou nevýhodou je nepochybne odovzdanie údajov tretím stranám. Aj keď je sľúbené, že uložené dokumenty sú absolútne bezpečné, žiadna spoločnosť na svete to nemôže zaručiť na 100%.
Nielen hackerské útoky môžu ohroziť bezpečnosť údajov, v závislosti od toho, kde má poskytovateľ cloudových služieb sídlo, príslušné vnútroštátne právne predpisy môžu príslušným orgánom a spoločnostiam umožniť úplný legálny prístup k obsahu. Bohužiaľ, Spojené štáty sú zlým príkladom. Už v apríli 2017 známy počítačový časopis "c't" varoval pred americkými mrakmi, pretože odborníci hodnotili ich ochranu údajov ako veľmi nízku. Únik údajov je však možný aj kedykoľvek v EÚ alebo v Nemecku, či už z dôvodu nedbalosti zo strany prevádzkovateľa príslušného cloudu, alebo v dôsledku tajných právomocí európskych tajných služieb.
Mnohé spoločnosti, najmä MSP, to považujú za prekážku bezpečnosti údajov, a preto obhajujú používanie vlastného servera, ako je Synology NAS.
Taiwanská spoločnosť Synology je svetovým lídrom vo výrobe sieťovo pripojených úložísk. Namiesto nezabezpečeného cloudu poskytovateľa tretej strany existuje interná sieť, ktorej úložnú kapacitu je možné prispôsobiť požiadavkám.
Rozumným riešením pre firmy je preto vytvorenie intranetu so spoločným serverom pre všetky pripojené terminály. NAS tvorí srdce hardvéru, centrálneho úložiska dát.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Čo je digitálna správa dokumentov?
Postupom času sa v domácnosti hromadí veľa dôležitých dokumentov - a ešte viac v spoločnosti. Efektívna správa týchto dokumentov je nevyhnutná pre ekonomický úspech a jednoduchý prehľad poistných zmlúv, zmlúv, dokumentov atď.
Dokumenty je možné uchovávať v papierovej forme v priečinkoch. Potom však zaberajú veľa miesta a predovšetkým je ťažké ich prehľadať.
Tu digitálna správa dokumentov ukazuje svoje výhody: archivácia vyžaduje málo miesta, údaje je možné zálohovať aj na inom mieste a veľkú výhodu: existuje fulltextové vyhľadávanie, ktoré vyhľadáva v dokumentoch a rýchlo nájde všetky dokumenty, ktoré chcete nájsť.
Po objasnení jednej z najdôležitejších výhod používania NAS, ktorou je úplná kontrola a racionalizácia nákladov, je čas pochopiť, ako by sa mala vykonávať správa dokumentov na Synology NAS a ako funguje Synology DMS.
Digitálna správa dokumentov, známa aj ako systém správy dokumentov, sa používa na ukladanie, správu a riadenie toku dokumentov a informácií v rámci organizácie. Okrem toho najdôležitejšou funkciou DMS je slúžiť ako spojenie medzi vašou synologickou NAS a vašimi údajmi.
Databázy sa používajú na komunikáciu medzi počítačmi pripojenými k sieti a NAS.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Ústredným zameraním systému správy údajov, akým je PaperOffice DMS, sú logicky štruktúrované databázy, ktorých štruktúra umožňuje najvyššiu možnú bezpečnosť, ale aj bleskurýchly prístup k dokumentom.
PaperOffice DMS ide bezpečnou cestou, pretože všetky údaje sú uložené vo vysoko šifrovanej forme v databáze, ktorá sa nachádza na vašom Synology NAS. Takto sa vytvára správa dokumentov na vašom NAS, takzvanom Synology DMS.
To znamená, že máte vždy prístup k svojim údajom a máte nad nimi kontrolu.
Týmto spôsobom sú všetky dokumenty spoločnosti vždy k dispozícii, a to nielen vtedy, keď má daný kolega spustený počítač a umožňuje prístup k údajom. Na NAS sú samozrejme možné aj hierarchické úrovne, t.j. nastavenie rôznych úrovní prístupu chránených heslom.
Aká zložitá je inštalácia a nastavenie databázy?
Inštalácia a nastavenie databázy na vašom Synology NAS nie je vôbec komplikované a nevyžaduje IT špecialistu.
Najmä preto, že prevádzka kontajnerov Docker je známa ako nestabilné a nespoľahlivé integračné riešenie, PaperOffice sa rozhodol poskytnúť osvedčené a spoľahlivé riešenie pre ukladanie dát prostredníctvom priameho, natívneho použitia MariaDB.
Na rozdiel od inštalácie Docker sa nastavenie pomocou videí z YouTube PaperOffice vykonáva v priebehu niekoľkých minút, a to aj pre laikov.
Aké sú výhody nepoužívania kontajnerov Docker?
Lepšie rozhodnutie PaperOffice zaobísť sa bez Dockera má obrovské výhody, že môžete použiť akúkoľvek Synology NAS a nie drahú sériu Plus.
Čo má pozitívny vplyv na vašu peňaženku a je šetrné k rozpočtu.
Ako sa údaje dostanú do synologického NAS?
Skenovanie dokumentov
Proces je jednoduchý: ak údaje ešte nie sú k dispozícii v digitálnej forme, papierové dokumenty sa musia najskôr naskenovať alebo odfotografovať.
Pomocou skenera alebo iného digitalizačného zariadenia sa dokument nielenže prevedie na obrázok, ale jeho obsah je možné "prečítať" aj elektronicky. Funkcia skenera integrovaná v PaperOffice DMS sa pripojí k vášmu skeneru a tým prenesie digitálne médium do softvéru na správu dokumentov.
O tom, ako najlepšie integrovať skener, digitalizovať dokumenty, sme už opísali v inom článku.
Digitálne ukladanie dokumentov
Údaje v digitálnej forme, ako sú e-maily alebo digitálne súbory, je možné jednoducho presunúť a presunúť do rozhrania PaperOffice. Ak chcete archivovať niekoľko dokumentov bez manuálnej námahy, je na to vhodné monitorovanie priečinkov integrované v PaperOffice. To umožňuje plynulú archiváciu na pozadí.
Existujúce údaje
Systém správy dokumentov PaperOffice tiež uľahčuje používateľom presun digitálnych údajov, ktoré boli predtým na pevných diskoch notebookov alebo stolných počítačov, do zdieľaného zariadenia na ukladanie údajov, Synology NAS.
Všetky existujúce údaje je možné importovať do systému správy dokumentov jediným kliknutím.
Existuje aj mnoho ďalších spôsobov, ako dostať svoje údaje do systému správy dokumentov, ktoré sú už integrované do PaperOffice DMS v štandardnej verzii.
Pridaná hodnota a prínosy
Tu sú niektoré z najvýznamnejších výhod správy dokumentov na vašom synologickom NAS:
- Minimálna investícia s maximálnym prínosom pre jednotlivé pracovné stanice a tímy
- Majte kontrolu nad svojimi údajmi
- Všetky výhody cloudu, ale bez následných nákladov a neistoty
- Jednoduché zálohovanie dát Funkcia zálohovania vašich údajov
- Ušetrite čas hľadaním dokumentácie a náklady na jej správu a ukladanie
- Zvýšte produktivitu pomocou nástrojov na spoluprácu
- Nezabudnite na pozitívny "vedľajší účinok" vyššej internej a externej spokojnosti zákazníka
Ušetrite si obrovské obstarávacie náklady na drahé servery alebo cloudové služby - integrujte Synology NAS do svojej siete a pripojte PaperOffice k NAS: Hotovo!
Vďaka architektúre PaperOffice je kombinácia so synologickým NAS dokonalým riešením pre kompletnú správu dokumentov v digitálnej kancelárii.
Synológia je pohodlné riešenie určené pre 24/7 prevádzku. Synology podporuje váš PaperOffice pri doručovaní všetkých dokumentov a súvisiacich informácií všetkým používateľom siete a technológii OwnCloud na cestách.
Vďaka jednoduchej inštalácii databázy a nedostatku kontajnerov Docker ponúka Spoločnosť Synology širokú škálu modelov NAS, ktoré bezproblémovo spolupracujú s PaperOffice. Z digitalizácie tak môžu ťažiť nielen veľké spoločnosti.
Synology ponúka nielen modely NAS vybavené výkonnými procesormi, ale ponúka aj možnosť vytvárať viac skupín RAID a ukladať do vyrovnávacej pamäte a tiering. Implementujte technológie, ktoré vám umožnia vytvoriť hybridné úložné riešenie, ktoré umožňuje obrovskú úložnú kapacitu, prelomový výkon a rozpočtovo uvedomelé výdavky.
Investujete iba raz do nákupu vášho NAS a systému správy dokumentov, máte plnú kontrolu nad svojimi údajmi a nemáte žiadne následné náklady.
Vďaka balíku Synology Hyper Backup môžete automaticky vytvárať zálohy svojej databázy. Vďaka workshopom PaperOffice na YouTube je nastavenie hotové v priebehu niekoľkých minút.
Agilita a automatizácia administratívnych úloh s tvorbou pracovných postupov, ktoré umožňujú integráciu dokumentov a biznis procesov v kontrolovanom prostredí a prehľadne definovaných a monitorovaných činnostiach
Začať je jednoduchšie, ako si myslíte.
Stále sa obávate, že to nezvládnete? Prečítajte si prípadové štúdie od našich zákazníkov o integrácii Synology a PaperOffice DMS v rôznych odvetviach a presvedčte sa o jednoduchosti sami.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "":
Pre koho je bezpapierová kancelária vhodná?
Rýchla a jednoduchá odpoveď na otázku je: pre každú spoločnosť. Všetky podnikateľské sektory a veľkosti profitujú z bezpapierovej kancelárie, od MSP a startupov až po veľké spoločnosti. Konverzia je však obzvlášť cenná pre malé a stredné podniky: Zníženie spracovateľského úsilia a nákladov uvoľňuje rozpočet potrebný na ďalšie stimuly rastu.
Môžem pre svoju bezpapierovú kanceláriu použiť cloudového poskytovateľa DMS?
Nie. Ďalším faktorom, ktorý je na perách každého od nadobudnutia účinnosti GDPR najneskôr v roku 2018, je ochrana údajov. Odporúčame použiť váš Synology NAS.
Záver
-
Prínosy odôvodňujú úsilie a náklady
Digitálna práca a prenesenie starých dokumentov do nového veku bude najlepšou kľúčovou investíciou, ktorá v budúcnosti ušetrí neuveriteľné množstvo času, peňazí a nervov.
-
Potrebujete niekoho, kto to vie
Nepotrebujete vlastného IT špecialistu, aby ste využili všetky výhody digitalizácie.
To, čo potrebujete, je ten správny partner po vašom boku, ktorý vďaka svojim skúsenostiam dokáže implementovať presne to, čo potrebujete. Vyhnite sa šíreniu paniky a vyberte si testovacie pozície namiesto efektných powerpointových prezentácií bez toho, aby ste to skutočne otestovali. -
Hardvér je zvyčajne už k dispozícii
Skúsenosti ukázali, že takmer každá prevádzka, spoločnosť a spoločnosť má veľkú kopírku, ktorá nevyužíva svoj potenciál. Tieto zariadenia milujú hromadné skenovanie, sú tolerantné k kancelárskym sponkam a môžu byť základom pre digitálny štart bez investície do skenera.
-
Lacnejšie, ako sa očakávalo, so správnym DMS
Vyhnite sa nákladovým pasciam so systémami DMS / ECM, kde ste nemilosrdne vydaní na milosť a nemilosť výrobcom. Nerobte žiadne kompromisy, pokiaľ ide o vaše vlastné možnosti správy, ako sú učebné dokumenty a nastavenie sami. Ak potrebujete pomoc, výrobca vám rád pomôže, ale zostane nezávislý.
-
Digitálna automatizácia je budúcnosť
Postupy budú v budúcnosti úplne identické, ale plne automatizované.
Prichádza faktúra? Pracovný postup sa spustí a všetko ide podľa svojich definovaných ciest.
Vyhľadávať vo všetkých 1000 priečinkoch? Žiadny problém, pretože máte svoj vlastný Google!