ASUSTOR Manajemen Dokumen DMS untuk NAS

Sistem untuk manajemen dokumen, juga disebut DMS, mendukung organisasi Anda dalam pengorganisasian dokumen bisnis secara elektronik dan terstruktur. DMS merupakan langkah penting menuju kantor tanpa kertas.

Dalam kombinasi dengan ASUSTOR NAS Anda, Anda membentuk duo yang ideal untuk mendigitalisasi penyimpanan analog dan meningkatkan efisiensi proses pencarian dan pengarsipan.

Sistem manajemen dokumen PaperOffice adalah satu-satunya sistem DMS yang secara resmi disetujui oleh ASUSTOR di seluruh dunia untuk perangkat ASUSTOR Anda.

Apa itu NAS?

Dengan nama "ASUSTOR NAS", perusahaan Taiwan ASUSTOR menjual berbagai perangkat Network-Attached Storage (NAS). Perangkat ini memungkinkan perusahaan maupun pengguna pribadi melindungi data mereka secara efisien serta mengorganisasikan dan menggunakannya secara individual.

Jadi, NAS adalah server file dengan sistem operasi sendiri yang menyediakan ruang penyimpanannya melalui jaringan.

ASUSTOR NAS menawarkan kondisi ideal bagi semua perusahaan, terutama UKM, untuk menyimpan data perusahaan secara cepat dan mudah.

Dalam artikel berikut, kami menunjukkan cara Anda mendapatkan Maksimal dari ASUSTOR NAS Anda untuk perusahaan Anda dan bagaimana manajemen dokumen dapat berfungsi dengan mudah tanpa Docker.

Mengapa menggunakan NAS bukan Cloud?

Ada beberapa alasan mengapa Anda harus menggunakan solusi NAS (Network Attached Storage) daripada solusi berbasis Cloud, kami daftar beberapa contoh:

• 1. Kontrol dan Keamanan: NAS berada dalam kontrol fisik perusahaan, yang berarti Anda sebagai perusahaan memiliki kontrol penuh atas data Anda sendiri dan dapat memastikan bahwa data tersebut aman dan terlindungi.
  Namun, dalam lingkungan Cloud, data Anda akan ditransfer ke penyedia eksternal dan tidak tunduk pada standar keamanan yang sama seperti perusahaan itu sendiri.


• 2. Privasi Data: Perusahaan harus mematuhi peraturan hukum saat menyimpan data pribadi berdasarkan Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) Uni Eropa. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa teknologi dan layanan penyimpanan yang dipilih sesuai dengan peraturan privasi data.
  NAS (Network Attached Storage) adalah pilihan yang lebih tepat dibandingkan solusi Cloud dalam mematuhi peraturan GDPR.
  Karena NAS dimiliki oleh perusahaan, data dapat dikendalikan, diproses, dan dilindungi langsung oleh perusahaan. NAS juga menawarkan tingkat fleksibilitas yang tinggi, karena data tidak harus disimpan di pusat data eksternal. Selain itu, perusahaan dapat mengenkripsi data pada NAS untuk melindunginya dari akses ilegal.
• 3. Koneksi Internet: NAS dapat digunakan terlepas dari koneksi internet, sangat ideal untuk perusahaan yang beroperasi di daerah pedesaan atau daerah dengan koneksi internet yang tidak stabil.


• 4. Biaya: Biaya adalah keuntungan penting yang dimiliki NAS dibandingkan penyimpanan Cloud. NAS lebih murah untuk dibeli daripada layanan Cloud, karena Anda hanya perlu membayar sekali dan NAS sepenuhnya milik Anda.
  Selain itu, biaya bulanan untuk NAS jauh lebih rendah daripada layanan Cloud. Karena pada NAS, Anda tidak perlu membayar biaya langganan bulanan. Selain itu, tidak ada biaya bandwidth tambahan pada NAS yang mungkin dikenakan oleh layanan Cloud.


• 5. Fleksibilitas: NAS menawarkan perusahaan lebih banyak fleksibilitas dalam memilih perangkat keras dan kapasitas penyimpanan. NAS juga memungkinkan perluasan ruang penyimpanan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang terus berkembang.

ASUSTOR NAS dalam kombinasi dengan PaperOffice DMS menawarkan perusahaan Anda solusi yang mudah dan andal untuk mengelola dokumen Anda.

PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang mudah digunakan, yang memungkinkan perusahaan mengorganisasikan, menyimpan, mengategorikan, dan mengelola dokumen mereka, sehingga dokumen tersebut dapat diakses dengan mudah kapan saja dan di mana saja.

Dengan menggabungkan NAS dan manajemen efektif dari PaperOffice DMS, Anda dapat meningkatkan produktivitas perusahaan Anda dengan memastikan bahwa dokumen dapat diakses dengan cepat dan andal. Ini juga menawarkan perlindungan tambahan untuk data, karena data disimpan di NAS dan bukan komputer lokal atau Cloud eksternal.

Seberapa sulit pemasangan dan pengaturan database?

Pemasangan dan pengaturan database pada ASUSTOR NAS Anda tidak sulit dan tidak memerlukan spesialis IT.

Pengaturan dengan bantuan video YouTube PaperOffice juga dapat diselesaikan dalam beberapa menit oleh orang awam.

Bagaimana data Anda masuk ke ASUSTOR NAS?

Ada beberapa cara untuk mentransfer data ke dalam sistem manajemen dokumen PaperOffice (DMS) yang dioperasikan di ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Berikut adalah beberapa contohnya:

Memindai Dokumen

Prosesnya sederhana: Jika data belum tersedia secara digital, dokumen yang masih dalam bentuk kertas harus dipindai atau difoto terlebih dahulu.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Dengan pemindai Anda atau perangkat digitalisasi lainnya, dokumen tidak hanya diubah menjadi gambar, tetapi isinya juga dapat dibaca secara elektronik. Fungsi pemindai yang terintegrasi di PaperOffice DMS menghubungkan dengan pemindai Anda dan mentransfer media digital tersebut ke perangkat lunak manajemen dokumen.

Kami telah menulis tentang cara terbaik untuk mengintegrasikan pemindai Anda untuk mendigitalkan dokumen dalam artikel lain.

Penyimpanan Dokumen Digital

Data yang tersedia dalam bentuk digital, seperti email atau file digital, dapat dengan mudah ditarik dan dijatuhkan ke antarmuka PaperOffice. Jika Anda ingin mengarsipkan beberapa dokumen tanpa usaha manual, pengawasan folder yang terintegrasi di PaperOffice cocok untuk itu. Ini memungkinkan pengarsipan yang lancar di latar belakang.

Data yang Ada

Sistem manajemen dokumen dari PaperOffice juga memudahkan pengguna untuk memindahkan data yang sudah ada di hard drive laptop atau PC desktop ke penyimpanan data yang digunakan bersama, yaitu ASUSTOR NAS.

Dengan demikian, semua data yang ada dapat diimpor ke sistem manajemen dokumen hanya dengan satu klik mouse.

Nilai tambah dan manfaat ASUSTOR NAS bersama PaperOffice DMS

Penggunaan ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) dalam kombinasi dengan sistem manajemen dokumen (DMS) PaperOffice menawarkan sejumlah keuntungan, beberapa di antaranya adalah:

• 1. Manajemen data terpusat: DMS memungkinkan penyimpanan dan pengorganisasian semua dokumen dan file di satu tempat, yang memudahkan kolaborasi dan akses ke data, karena setiap karyawan dapat mengakses file yang diperlukan tanpa harus menyalinnya ke stik USB.
  Ini menghemat waktu dan mencegah kesalahan yang dapat terjadi akibat transfer manual.


• 2. Peningkatan Keamanan: NAS menawarkan fungsi keamanan tambahan seperti enkripsi dan redundansi, untuk melindungi data dari kehilangan atau akses yang tidak sah. Serta keamanan data tinggi melalui berbagai opsi cadangan.
  Cadangan otomatis dapat dibuat untuk memulihkan file yang penting jika terjadi kegagalan atau penghapusan tidak sengaja. Ada juga opsi untuk mengenkripsi data untuk memastikan bahwa data sensitif terlindungi dari akses yang tidak sah.


• 3. Peningkatan kecepatan akses: NAS memungkinkan akses dan pengolahan data lebih cepat, yang meningkatkan produktivitas.


• 4. Pemeliharaan dan pembaruan yang mudah: DMS dan NAS bersifat independen dan dapat dipelihara serta diperbarui secara mandiri, yang memudahkan pemeliharaan.


• 5. Fleksibilitas yang meningkat: Kombinasi ASUSTOR NAS dan PaperOffice DMS menawarkan berbagai konfigurasi dan opsi penyesuaian untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.


• 6. Kemudahan perluasan ruang penyimpanan: Karena perusahaan sering berkembang dan membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan, ASUSTOR NAS dapat diperluas dengan mudah untuk memenuhi kebutuhan yang berkembang. Ini lebih hemat biaya dan lebih mudah diterapkan dibandingkan solusi penyimpanan lain seperti hard drive eksternal atau solusi cloud.


• 7. Dukungan akses mobile dan kerja jarak jauh: Dengan menggunakan ASUSTOR NAS dan PaperOffice DMS, data dapat diakses dan diolah dari mana saja, yang memperluas kemungkinan kerja jarak jauh dan kolaborasi mobile.


• 8. Peningkatan efisiensi: Penggunaan PaperOffice DMS dan ASUSTOR NAS memungkinkan data ditemukan lebih cepat, mengorganisir dan mengotomatisasi proses, yang meningkatkan efisiensi.


• 9. Manajemen pengguna yang luas: Antara lain memungkinkan pembuatan dan pengelolaan beberapa akun pengguna.
  Ini memungkinkan perusahaan untuk menetapkan hak akses yang berbeda untuk berbagai karyawan atau departemen. Misalnya, seorang karyawan di akuntansi keuangan dapat memiliki akses ke dokumen keuangan, sementara karyawan di pemasaran hanya memiliki akses ke dokumen pemasaran.

DMS memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan mengelola dokumen serta file mereka secara terpusat. Ini memudahkan pencarian dan kolaborasi, karena karyawan dapat mengakses file yang diperlukan dari mana saja. Ini juga menawarkan kemampuan untuk mengotomatiskan alur kerja dokumen, menghemat waktu dan sumber daya.

Sistem manajemen dokumen (DMS) yang dipadukan dengan ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) menawarkan perusahaan solusi yang kuat dan andal untuk manajemen dan penyimpanan dokumen serta akses ke dokumen dan file mereka.