Otomatisasi proses bisnis untuk penyedia layanan dan dealer sistem multifungsi
PaperOffice DMS untuk penyedia layanan dan pengecer sistem multifungsi memungkinkan aliran informasi yang lancar berkat digitalisasi dan otomatisasi proses bisnis.
Tips profesional
Dokumen tertulis, kontrak, draf, faktur, catatan pengiriman, dan banyak lagi digantikan oleh dokumen elektronik berkat digitalisasi, sehingga mengoptimalkan semua proses kerja secara maksimal.AI terintegrasi memungkinkan proses bisnis sebagian besar diotomatisasi, mempercepat proses Anda, dan meningkatkan kesuksesan dan kepuasan.
Digitalisasi di penyedia layanan & dealer untuk mesin fotokopi
Dealer spesialis untuk teknologi kantor, solusi pencetakan, dan sistem perkantoran mendapat manfaat signifikan dari penggunaan manajemen data yang sesuai.
Tren serta situasi ekonomi dan situasi persaingan semakin bergerak ke arah digitalisasi dokumen alih-alih menyimpannya secara eksklusif dalam bentuk kertas.
Ini adalah bagaimana sebagian besar dealer spesialis untuk teknologi kantor dan solusi pencetakan menghasilkan dokumen penting setiap hari:
Tulisan, kontrak, catatan pengiriman, draf, faktur pemasok, dan banyak lagi. Ini tidak hanya tiba melalui pos, banyak surat juga datang melalui email.
Tetapi tidak berarti setiap faktur pemasok atau setiap catatan pengiriman tersedia sebagai file sejak awal. Dengan demikian, pemindai yang andal, berkualitas tinggi, dan kuat serta penggunaan solusi manajemen dokumen yang tepat sangat penting untuk digitalisasi yang sukses.
Sangat penting bahwa tenggat waktu penting terpenuhi dan langkah-langkah hukum diambil untuk menyimpan dokumen. PaperOffice DMS memberi Anda struktur yang jelas dalam dokumen Anda dan membantu Anda mengatasi banjir informasi.
Industri untuk teknologi perkantoran dan sistem perkantoran adalah salah satu yang diuntungkan dari sistem manajemen dokumen PaperOffice dalam bentuk solusi untuk bidang digitalisasi tetapi juga sebagai mitra.
Karena media apa yang lebih baik daripada perangkat multifungsi untuk mengubah dokumen kertas Anda dari analog menjadi digital?
Dengan DMS umum, misalnya, email yang dipindai dapat diajukan, email penting dapat disimpan dan dokumen dapat diarsipkan. Selain itu, pengguna yang berbeda dapat mengakses dan mengerjakan dokumen-dokumen ini.
Bagaimana cara menjadi tanpa kertas?
PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu, mengarah pada penghematan biaya, seperti penghapusan dokumen kertas, dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting, seperti tanda terima, kontrak, catatan pengiriman atau surat lainnya, dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa depan.
Menangkap, memproses, berbagi, mencari, dan melacak dokumen Anda menjadi sangat mudah dengan penggunaan PaperOffice.
Berkat akses terkontrol, daftar tugas terperinci, serta persetujuan menggunakan alur kerja dan pemberitahuan email yang andal, karyawan dapat menyelesaikan tugas yang ditetapkan secara efisien dan orang yang berwenang dapat dengan mudah menyetujui atau menolak persetujuan.
Dengan solusi perangkat lunak DMS PaperOffice, tidak ada lagi dokumen yang hilang. Dan di mana pun Anda berada, Anda dapat mengakses dokumen penting dalam hitungan detik.
Tentu saja, Anda selalu bekerja dengan sistem kami sesuai dengan hukum dan sepenuhnya tahan audit.
Tanda terima, rekening, dan dokumen serupa tidak lagi harus dikirim melalui pos antara distrik gereja dan paroki. Surat internal juga dapat dikirim secara digital dengan cara ini. Ini menghemat kertas, biaya untuk penyimpanan data tambahan dan perjalanan ke arsip. Dokumen dapat diberikan dengan kata kunci (editor, topik, status, tanggal, dll.) dan kemudian ditemukan dengan lebih mudah.
Manajemen dokumen berorientasi proses
Manajemen dokumen berorientasi proses memastikan bahwa dokumen-dokumen ini tetap up to date dengan sedikit usaha. PaperOffice mendukung Anda di sini dengan modul tugas dan alur kerja yang luas.
Dengan cara ini, rantai proses tertentu dapat dibuat dan proses operasional yang ada dapat didefinisikan pada dokumen elektronik dan sebagian dijalankan secara otomatis.
Ini mewakili pengoptimalan proses bebas kesalahan, karena tugas tidak hanya dapat diberikan kepada karyawan dengan hak pengguna tertentu dan periode penyelesaian, memerlukan persetujuan digital, tetapi juga secara otomatis memicu tindakan lebih lanjut, seperti pemberitahuan email atau perubahan status dokumen.
Dengan cara ini, semua proses dokumen dapat dipetakan.
PaperOffice tidak membedakan antara jenis dokumen, terlepas dari apakah Anda memerlukan bantuan untuk mengelola kontrak, faktur, brief, dan korespondensi email: berkat sistem manajemen dokumen PaperOffice, proses Anda sebelumnya di Perusahaan yang didigitalkan, membuatnya lebih efisien, transparan, dan secara signifikan lebih fleksibel.
Karena dalam bentuk apa pun dokumen tiba di perusahaan, baik sebagai dokumen kertas, file PDF, email atau foto, mereka secara otomatis diarsipkan dan disimpan dalam database yang aman.
Kontrak penting dengan demikian dapat diakui dan diakhiri pada waktu yang tepat atau dinegosiasikan ulang. Rilis dokumen dengan tanda tangan digital dan pemberitahuan email alih-alih surat kertas yang lambat, email yang tidak aman berkontribusi pada loyalitas pelanggan.
Solusinya: pengetahuan yang terbukti
Bukankah masuk akal untuk segera menggunakan perangkat lunak manajemen dalam praktiknya? yang tidak hanya memenuhi semua persyaratan, tetapi juga mudah dipelajari dan murah?
PaperOffice DMS adalah solusi lengkap yang telah dicoba dan diuji untuk pekerjaan digital dan, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman pasar, salah satu pelopor DMS pertama.
Saat ini, di abad ke-21, hampir tidak ada mesin fotokopi yang tersisa. Mesin fotokopi telah menjadi perangkat multifungsi di perusahaan, administrasi, dan rumah tangga pribadi. Selain fungsi mesin fotokopi, perangkat dapat mencetak dan mengirim faks, untuk mengubah konten digital langsung menjadi bentuk analog melalui antarmuka ke PC dan juga sebaliknya dengan memindai.
Justru dalam fungsi inilah mesin fotokopi akan memiliki potensi terbesar untuk digunakan sekarang, tetapi semakin meningkat dalam waktu dekat. Pemindaian dan konversi informasi analog ke digital.
Menurut survei terhadap 3.500 perusahaan oleh DIHK dari tahun 2020, tingkat digitalisasi mereka rata-rata sekitar 50%. Semua perusahaan menyadari keuntungan yang dibawa oleh digitalisasi. Perusahaan melihat masalah terbesar di bidang-bidang berikut:
- Kompleksitas sistem dan proses yang ditawarkan
- Biaya tinggi
- Risiko Keamanan
- Kurangnya waktu
- Pelatihan ekstensif
- Penyimpanan dokumen dalam semua format digital sesuai dengan prinsip GDPR
- Fungsi untuk mengirimkan dan mengirim ulang dokumen terlambat yang memerlukan tindakan
- Fungsi penyimpanan data pembelajaran mandiri dengan penandaan dan mesin pencari internal
- Penetapan otomatis dokumen yang baru ditambahkan ke folder yang benar
- Pembuatan database sederhana dan koneksi database termasuk topeng yang dapat disesuaikan secara individual
- Pembuatan templat otomatis untuk proses dan operasi berulang
Praktis semua perusahaan memiliki setidaknya perangkat keras dasar, mesin fotokopi atau perangkat multifungsi dengan pemindai dan satu atau lebih PC. Yang masih dibutuhkan adalah perangkat lunak yang tepat dan dapat ditemukan di PaperOffice DMS.
Dengan PaperOffice DMS, navigasi menu intuitif dan mudah dipelajari. Menu bantuan memandu Anda melalui setiap aplikasi dan pada saat yang sama tersedia tutorial video yang menjelaskan proses tertentu langkah demi langkah. Pelatihan di luar lokasi untuk karyawan tidak diperlukan, tetapi pelatihan dapat diadakan langsung di perusahaan jika diinginkan.
PaperOffice DMS menciptakan keuntungan yang jelas bagi dealer dan penyedia layanan perangkat multifungsi
PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang tepat karena mencakup semua yang dibutuhkan dealer spesialis untuk teknologi perkantoran dan solusi pencetakan, seperti:
PaperOffice DMS memiliki rasio harga-kinerja yang sangat menguntungkan dan ini dengan kemungkinan menghubungkan hingga 800 terminal (workstation layar).
Semua data digital dienkripsi di PaperOffice DMS dengan 1024 bit dan formatnya dikonversi. Ini menghasilkan rintangan besar bagi peretas dan mata-mata sehingga mereka semua gagal dengan PaperOffice DMS sejauh ini. Pada saat yang sama, sistem manajemen kata sandi hierarkis mencegah semua orang memiliki akses ke semuanya.
Argumen penting untuk memasukkan PaperOffice DMS dalam perencanaan anggaran. Akhirnya, PaperOffice DMS juga meyakinkan fakta bahwa keberlanjutan dan perlindungan lingkungan diperhitungkan. Cepat atau lambat konversi lengkap dari dokumen analog ke bentuk digital akan terjadi dan kemudian lembaga publik, yang kemudian sudah menggunakan PaperOffice DMS, akan dipersiapkan dengan baik.
Pemrosesan faktur digital juga merupakan keuntungan bagi banyak penyedia layanan dan pengecer sistem penyalinan. Faktur masuk dapat diotomatisasi berkat PaperOffice DMS dan diteruskan ke karyawan yang bertanggung jawab. Proses kontrol dan pelepasan melalui rilis digital juga dapat ditangani dengan cepat dan efisien melalui sistem.
Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke penasihat pajak Anda atau sebaliknya.
Pengarsipan yang sesuai dengan revisi dan aman: PaperOffice DMS secara teknis memenuhi persyaratan hukum GoBD, GDPdU, dan DSGVO
PaperOffice DMS memungkinkan koneksi perangkat lunak lain, seperti ERP, dan tentu saja transfer dokumen dari Microsoft Office melalui antarmuka yang sesuai. PaperOffice DMS mempercepat komunikasi.
Tenggat waktu dan janji temu dipantau dan tindakan secara otomatis dipicu tergantung pada pengaturan yang diinginkan. Proses pemesanan dapat diotomatisasi dan bahkan perubahan yang direncanakan untuk masa depan dapat dimasukkan sedemikian rupa sehingga mulai berlaku pada waktu yang diinginkan.
Berkat fungsinya yang luas, PaperOffice DMS pasti dapat diklasifikasikan di segmen yang lebih tinggi dari manajemen konten perusahaan (ECM).
ECM mencakup manajemen keseluruhan semua konten dalam organisasi dengan hierarki akses yang sesuai. PaperOffice DMS dapat menyimpan konten apa pun dalam bentuk digital, mengubah konten dan formatnya dan membuatnya tersedia.
PaperOffice DMS memiliki semua fungsi ECM dan ini dalam rasio harga-kinerja yang sangat baik serta bentuk operasi yang dapat dipelajari secara intuitif yang membuat pelatihan eksternal atau internal yang mahal tidak diperlukan. Sebaliknya, tutorial video gratis tersedia untuk membiasakan diri dengan menu yang berbeda. PaperOffice DMS dengan demikian dapat menjadi linchpin organisasi di setiap perusahaan dalam perdagangan dan produksi dan ini hampir dengan kecepatan cahaya.
Penyedia layanan dan pengecer sistem multifungsi mendapat manfaat dari manajemen dokumen digital
38% dari semua perusahaan yang disurvei tidak punya waktu untuk mendigitalkan proses mereka. Kami merekomendasikan prosedur yang dimulai dengan proses dasar, pemindaian dokumen analog pada saat yang sama saat diproses. Dengan cara ini, sekelompok orang yang bekerja dengan mesin fotokopi setiap hari juga dapat diinstruksikan, sejauh mungkin, untuk memindai arsip sedikit demi sedikit.
Berkat pengenalan otomatis dokumen dengan karakteristik yang konsisten, PaperOffice DMS selalu dapat menetapkan semua dokumen yang dipindai ke lokasi penyimpanan yang benar di memori digital. Masuk akal untuk mulai memindai arsip dengan entri terbaru untuk lebih mengurangi ukuran arsip analog saat periode retensi berakhir. Selain itu, kami memiliki banyak panduan tentang cara mencapai kantor tanpa kertas berkat pemindai.
PaperOffice DMS adalah antarmuka antara analog dan digital. Dengan menggunakan fungsi pemindaiannya, perangkat lunak ini dapat membaca dokumen analog, rencana, dan foto ke dalam sistem melalui pemindai Anda dan mendigitalkannya, di mana teks diubah menjadi font menggunakan OCR, yang dapat diubah dalam program Office. Stempel waktu dan pembuatan versi memastikan bahwa dokumen digital sesuai dengan aslinya analog.
Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.
Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.
Dengan perangko digital, dokumen dapat dilengkapi dengan informasi tambahan dan bahkan mengontrol alur kerja terperinci. Pada gilirannya, fungsi tugas dan alur kerja memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan diselesaikan.
Jadi yang Anda butuhkan hanyalah mesin fotokopi dan PaperOffice DMS untuk mempercepat digitalisasi operasional atau bahkan memulai. Jalan yang pasti berharga.
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Digitalisasi di penyedia layanan dan dealer untuk perangkat multifungsi":
Bagaimana karyawan dapat mengakses PaperOffice?
Karena arsitektur program yang terdesentralisasi dan modern, PaperOffice dapat digunakan di hampir semua perangkat - dari PC klasik hingga smartphone / tablet hingga televisi.
Apa yang terjadi pada data jika PaperOffice tidak ada?
Tidak akan terjadi, tetapi untuk meyakinkan Anda: Anda dapat mengekspor data Anda KAPAN SAJA, karena PaperOffice didasarkan pada struktur database terbuka, Anda dapat mengakses data Anda kapan saja.
Perlindungan data topik: Di mana semua dokumen disimpan?
PaperOffice akan menyimpan semua dokumen sendiri dengan enkripsi tingkat tinggi, membuatnya kebal terhadap pencurian data, misalnya, dan melebihi semua persyaratan GDPR dan GOBD.
Hindari kesalahan: JANGAN PERNAH menyimpan data di cloud pihak ketiga!
Bisakah PaperOffice diadaptasi persis dengan spesifikasi?
Ya, PaperOffice dapat 100% disesuaikan dengan tujuan penggunaan untuk memastikan integrasi yang mulus ke dalam proses dan sistem yang ada. Bahkan antarmuka program dapat sepenuhnya dirancang dan diadaptasi secara bebas.
Kesimpulan
PaperOffice DMS mendukung penyedia layanan dan dealer untuk mesin fotokopi dan menawarkan antarmuka yang sesuai dengan perangkat lunak lain, koneksi API dan dapat diperluas kapan saja sesuai dengan keinginan Anda. Perangkat lunak ini mudah dipelajari dan dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam praktik sehari-hari tanpa menyebabkan ketidakhadiran untuk tujuan pelatihan.
PaperOffice DMS merekomendasikan penggunaan NAS (penyimpanan data yang didukung jaringan) dengan fungsi cadangan sehingga data penting tidak hilang atau dimata-matai di cloud pihak ketiga.
Pada akhirnya, PaperOffice DMS mengesankan dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik dan pengetahuan yang sangat besar melalui lebih dari 20 tahun pengalaman praktis.