Pengembangan Produk, Proses dan Dukungan Butterfly Engineers S.L.
Tn. Antonio Jesús Sánchez, Direktur Pelaksana dan Insinyur Produk dan Proses di Butterfly Engineers S.L.
Posisi awal
Sebuah perusahaan yang secara eksklusif didedikasikan untuk pengembangan produk, rekayasa proses dan terlibat dalam semua fase manufaktur - dari ide pertama hingga produk akhir - dibanjiri dengan file dan dokumentasi, seperti lembar data teknis, data pelanggan, perhitungan dan rencana setiap hari.< /p>
Informasi proyek, yang memakan lebih banyak ruang penyimpanan selama bertahun-tahun dan tidak lagi mudah ditemukan, terutama di kantor administrasi, secara bertahap menjadi fatal.
Tujuan perusahaan adalah untuk mendigitalkan dokumen kertas yang ada, membawa pengoptimalan proses dan kontrol alur kerja atas semua dokumen yang masuk dan keluar, mengotomatiskan sebagian besar proses di latar belakang dan dengan demikian mengoptimalkan proses.
Masalah dan tugas yang ada
Di masa lalu, informasi hanya disimpan dalam bentuk kertas, seperti desain dan perencanaan atau spesifikasi suatu produk atau pengembangan produk, tetapi saat ini ada berbagai sumber informasi dan dokumen di banyak organisasi: email, formulir, sketsa sama banyaknya dengan faktur elektronik dan tanda terima kertas, surat, catatan pengiriman, kontrak, dll.
Untungnya, berkat perkembangan TI yang sedang berlangsung, jenis pekerjaan ini sekarang didorong secara digital. Banyak langkah proses sekarang menjadi bagian dari praktik digital dan otomatis 100%, seperti yang dikonfirmasi oleh Industri 4.0.
Namun, kertas seringkali sangat diperlukan dalam hal gambar atau ide tangan bebas, serta administrasi, faktur, atau informasi pelanggan.
Selain merancang dan memproduksi, spesialis Butterfly Engineers juga harus membuat dokumentasi seperti manual perakitan, instruksi keselamatan, dan dokumentasi teknis untuk mempelajari kelayakan proyek.
Kelincahan dan kecepatan dalam menangani file seseorang sangat mendasar di perusahaan modern, dan terlebih lagi ketika tindak lanjut proyek, analisis biaya mereka atau berbagai studi yang membuatnya menguntungkan tergantung pada dokumentasi ini.
Oleh karena itu, tujuan Butterfly Engineers adalah untuk beradaptasi dengan industri dan untuk dapat bertindak secara digital sebagai perusahaan industri 4.0.
"Kami memiliki biaya penyimpanan yang dapat dihindari dengan menyimpan dokumen dalam folder. Selain itu, pencarian dokumen memakan waktu",
mengenang Mr. Antonio Jesús Sánchez, Managing Director dan process engineer di Butterfly Engineers.
Mengapa Butterfly Engineers memilih PaperOffice DMS
Perusahaan Butterfly Engineers didedikasikan untuk pengembangan produk, rekayasa proses dan rekayasa dukungan, ia menangani sejumlah besar dokumentasi yang perlu didigitalkan, tetapi poin terpenting untuk menerapkan DMS seperti PaperOffice adalah keamanan dan kecepatan pengindeksan dan proses pencarian.
Kecuali bahwa mereka memiliki keyakinan penuh bahwa kantor digital tanpa kertas dimungkinkan.
"Kami bekerja dengan banyak informasi teknis setiap hari. Menyimpan semua informasi dalam format kertas itu rumit dan mahal bagi kami. Pencarian di masa depan untuk itu juga sangat membosankan.
PaperOffice memungkinkan kami untuk dengan mudah mengaksesnya dari mana saja, untuk dengan mudah menemukan file atau dokumen tertentu dan yang terpenting untuk memastikan keamanannya."
Butterfly Engineers juga menyadari bahwa metode enkripsi PaperOffice memungkinkan untuk melindungi dokumen yang paling sensitif dari kemungkinan kebocoran, spionase atau kecelakaan. Terutama ketika perusahaan dengan karakteristik ini melewati standar dan paten, melindungi elemen yang penting bagi perusahaan.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Selain itu, detail operasional perangkat lunak menjadi lebih menarik ketika Anda memiliki tim dukungan dengan kualitas terbaik, mematuhi semua arahan hukum Eropa yang paling ketat (GDPR, RGPD dan GoBD) dan enkripsi file benar-benar kebal. Perlu juga dicatat bahwa data dapat diekspor kapan saja oleh orang yang berwenang dan basis data dapat diakses oleh staf dan administrator TI perusahaan kapan saja.
Beralih ke otomatisasi melalui PaperOffice: tujuan dan jadwal
Untuk Butterfly Engineers, jelas bahwa cepat atau lambat mereka harus beralih ke digitalisasi untuk menciptakan keunggulan kompetitif.
Sebagai perusahaan yang lebih terhubung dengan perkembangan teknologi daripada industri lain, Butterfly Engineers percaya pada dampak positif dari pengenalan DMS dan keberhasilan implementasi di kantor tanpa kertas.
"Sistem manajemen dokumen memungkinkan kami mengelola informasi perusahaan secara efektif dengan cepat dan mudah. Dalam pengertian ini, PaperOffice adalah sistem yang sangat luas dan cukup dapat dimengerti. Mudah digunakan dan dapat diakses untuk usaha kecil dan menengah seperti kami."
Implementasi yang berhasil: keuntungan digitalisasi dengan PaperOffice DMS
Berkat pengenalan digitalisasi PaperOffice, perusahaan dapat:
- Minimalkan penggunaan kertas
- Hemat biaya dan ruang penyimpanan
- Mengotomatiskan tugas administratif
- Lakukan pengoptimalan proses berkat pemantauan folder
- Pastikan pengiriman dokumen yang aman
Namun berkat digitalisasi PaperOffice, Butterfly Engineers juga dapat:
- Hemat waktu dan sumber daya
- Memastikan kontrol dan verifikasi proses administratif
- Memungkinkan akses mudah ke dokumen dan file
- Ketersediaan dokumen untuk setiap karyawan yang berwenang
- Memungkinkan pengarsipan dokumen, data sensitif, paten, manual industri, atau pengembangan yang aman dan jangka panjang
"Keamanan data, digitalisasi dokumen, dan integrasi PaperOffice yang mudah ke dalam lingkungan industri memberi perusahaan apa yang dibutuhkan untuk mengindeks file dan pencarian dokumen."
Ketersediaan data dan dokumen yang lebih mudah dan lebih cepat mengubah proses perusahaan secara fundamental dan permanen. Pengetahuan administratif sekarang diatur secara transparan dan tersedia pada waktu yang tepat.
Hasil akhir
PaperOffice telah menemukan cara untuk mengakhiri salah satu masalah besar yang dihadapi perusahaan saat ini:
Administrasi dokumen (manajemen dokumen) dan digitalisasi proses.
Ketidaknyamanan volume data telah dibatasi untuk menghilangkan rintangan administratif, untuk memastikan bahwa hanya karyawan yang berwenang yang dapat mengakses PaperOffice dan untuk menghindari modifikasi dokumen atau bahkan kebocoran informasi teknis.
Perusahaan juga berencana untuk lebih memperluas kerja sama yang sukses ini, karena PaperOffice dengan sempurna memenuhi opsi yang tersedia untuknya.
Berkat integritas PaperOffice DMS, lembar teknis, rencana, data, faktur, dan sketsa dengan cepat ditemukan - ini memungkinkan perusahaan Butterfly Engineers untuk menemukan data proyek dalam beberapa detik dan membantu pelanggan mereka dengan sangat akurat.
