Otomatisasi proses bisnis di komunitas dan kotamadya
PaperOffice DMS untuk komunitas dan kotamadya memungkinkan aliran informasi yang lancar berkat digitalisasi dan otomatisasi proses bisnis.
Tips profesional
Dokumen tertulis, kontrak, draf, faktur, catatan pengiriman, dan banyak lagi digantikan oleh dokumen elektronik berkat digitalisasi, sehingga mengoptimalkan semua proses kerja secara maksimal.AI terintegrasi memungkinkan proses bisnis sebagian besar diotomatisasi, mempercepat proses Anda, dan meningkatkan kesuksesan dan kepuasan.
Digitalisasi di komunitas dan kotamadya
Gereja, paroki, dan kotamadya sangat bergantung pada penggunaan manajemen data yang sesuai.
Ini adalah bagaimana dokumen penting terakumulasi di kotamadya dan asosiasi kota setiap hari:
Tulisan, faktur, draf, aplikasi, penelitian, pendapat ahli, dan banyak lagi. Ini tidak hanya tiba melalui pos, banyak surat juga datang melalui email.
Semua dokumen ini perlu didigitalkan jika tiba dalam bentuk kertas, memerlukan pengarsipan terstruktur, tugas dan penugasan alur kerja, dan harus segera tersedia sesuai permintaan.
Sangat penting bahwa tenggat waktu penting terpenuhi dan bahwa langkah-langkah hukum diambil untuk menyimpan dokumen. PaperOffice DMS memberi Anda struktur yang jelas dalam dokumen Anda dan membantu Anda mengatasi banjir informasi.
Bersama dengan sistem manajemen dokumen digital PaperOffice, proses kerja di dalam gereja, paroki, dan kotamadya harus disederhanakan dan waktu serta biaya dihemat.
Dengan DMS umum, misalnya, email yang dipindai dapat diajukan, email penting dapat disimpan dan dokumen dapat diarsipkan. Selain itu, pengguna yang berbeda dapat mengakses dan mengerjakan dokumen-dokumen ini.
Jika dokumen tersedia dalam bentuk digital, dokumen tersebut tidak selalu harus dikirim melalui email bersama dalam persiapan untuk sesi presbiteri dan rapat lainnya.
Bagaimana cara menjadi tanpa kertas?
PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu, mengarah pada penghematan biaya, seperti penghapusan dokumen kertas, dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting, seperti tanda terima, kontrak, catatan pengiriman atau surat lainnya, dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa depan.
Menangkap, memproses, berbagi, mencari, dan melacak dokumen Anda menjadi sangat mudah dengan penggunaan PaperOffice.
Berkat akses terkontrol, daftar tugas terperinci, serta persetujuan menggunakan alur kerja dan pemberitahuan email yang andal, karyawan dapat menyelesaikan tugas yang ditetapkan secara efisien dan orang yang berwenang dapat dengan mudah menyetujui atau menolak persetujuan.
Dengan solusi perangkat lunak DMS PaperOffice, tidak ada lagi dokumen yang hilang. Dan di mana pun Anda berada, Anda dapat mengakses dokumen penting dalam hitungan detik.
Tentu saja, Anda selalu bekerja dengan sistem kami sesuai dengan hukum dan sepenuhnya tahan audit.
Tanda terima, rekening, dan dokumen serupa tidak lagi harus dikirim melalui pos antara distrik gereja dan paroki. Surat internal juga dapat dikirim secara digital dengan cara ini. Ini menghemat kertas, biaya untuk penyimpanan data tambahan dan perjalanan ke arsip. Dokumen dapat diberikan dengan kata kunci (editor, topik, status, tanggal, dll.) dan kemudian ditemukan dengan lebih mudah.
Manajemen dokumen berorientasi proses
Manajemen dokumen berorientasi proses memastikan bahwa dokumen-dokumen ini tetap up to date dengan sedikit usaha. PaperOffice mendukung Anda di sini dengan modul tugas dan alur kerja yang luas.
Dengan cara ini, rantai proses tertentu dapat dibuat dan proses operasional yang ada dapat didefinisikan pada dokumen elektronik dan sebagian dijalankan secara otomatis.
Ini mewakili pengoptimalan proses bebas kesalahan, karena tugas tidak hanya dapat diberikan kepada karyawan dengan hak pengguna tertentu dan periode penyelesaian, memerlukan rilis digital, tetapi juga secara otomatis memicu tindakan lebih lanjut, seperti pemberitahuan email atau perubahan status dokumen.
Dengan cara ini, semua proses dokumen dapat dipetakan.
PaperOffice tidak membedakan antara jenis dokumen, terlepas dari apakah Anda memerlukan bantuan untuk mengelola kontrak, faktur, brief, dan korespondensi email: berkat sistem manajemen dokumen PaperOffice, proses Anda sebelumnya di Perusahaan yang didigitalkan, membuatnya lebih efisien, transparan, dan secara signifikan lebih fleksibel.
Karena dalam bentuk apa pun dokumen tiba di perusahaan, baik sebagai dokumen kertas, file PDF, email atau foto, mereka secara otomatis diarsipkan dan disimpan dalam database yang aman.
Kontrak penting dengan demikian dapat diakui dan diakhiri pada waktu yang tepat atau dinegosiasikan ulang. Rilis dokumen dengan tanda tangan digital dan pemberitahuan email alih-alih surat kertas yang lambat, email yang tidak aman berkontribusi pada loyalitas pelanggan.
Solusinya: pengetahuan yang terbukti
Bukankah masuk akal untuk segera menggunakan perangkat lunak manajemen dalam praktiknya? yang tidak hanya memenuhi semua persyaratan, tetapi juga mudah dipelajari dan murah?
PaperOffice DMS adalah solusi lengkap yang telah dicoba dan diuji untuk pekerjaan digital dan, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman pasar, salah satu pelopor DMS pertama.
Bukan hanya struktur agama atau sosial ketika kita berbicara tentang gereja dan komunitas. Di banyak daerah mereka adalah "kehidupan" sosial itu sendiri. Ini termasuk orang-orang, seringkali dalam pekerjaan sukarela, yang merawat orang lain dalam keadaan sulit, misalnya. Ada juga berbagai tugas, yang dibagi menjadi tugas pastoral di satu sisi dan kegiatan administrasi di sisi lain.
Ada tradisi gereja yang besar di Jerman, sama seperti merawat komunitas memastikan kohesi penduduk desa, tetapi juga di kota-kota. Terutama saat ini, di saat-saat isolasi dan anonimitas yang meningkat, ada titik kontak untuk berbagai masalah di gereja dan komunitas. Tentu saja, sisi yang sangat praktis dari sebuah gereja tidak boleh dilupakan.
Kantor pendaftaran, daftar penduduk, kantor paspor, sekolah, taman kanak-kanak, transportasi umum, pemadam kebakaran, area pengembangan, kantor konstruksi jalan, pembuangan air limbah dan penyediaan air tawar dan kadang-kadang juga pasokan energi listrik.
Ini adalah tugas wajib. Tetapi ada juga gaya bebas di setiap komunitas. Ini adalah, misalnya, lapangan olahraga, taman bermain anak-anak, museum, klub warga senior dan pusat pemuda. Gereja-gereja melakukan pembaptisan, menemani orang-orang dalam perjalanan terakhir mereka dan juga merupakan lokasi untuk pernikahan besar berbaju putih, yang menikmati popularitas besar lagi. Sejauh ini bukan segalanya.
Di banyak komunitas politik dan gereja, perangkat lunak manajemen dokumen seperti PaperOffice DMS dapat memberikan dukungan berharga dalam menyelesaikan tugas. Ini berkaitan dengan struktur superordinat serta klub, otoritas, dan perusahaan yang terlibat.
Pertama-tama, PaperOffice DMS adalah solusi praktis untuk membawa arsip analog, baik dari asosiasi pemadam kebakaran lokal atau arsip gereja dengan pembaptisan, pernikahan, dan pemakaman, ke era digital. PaperOffice DMS disusun sedemikian rupa sehingga semua pedoman GDPR, Peraturan Perlindungan Data Umum, dipatuhi.
PaperOffice DMS menciptakan manfaat yang jelas bagi komunitas, gereja, dan kotamadya
Berkat teknologi basis datanya yang sangat baik dan pengoperasian yang mudah dipelajari, PaperOffice DMS dapat digunakan di mana pun data seperti dokumen atau foto tidak hanya akan disimpan, tetapi juga akan diatur secara kronologis, misalnya, dan digunakan dengan berbagai filter untuk Membuat formulir atau statistik secara otomatis.
Bertanggung jawab untuk ini adalah kecerdasan buatan (AI) yang terintegrasi dalam PaperOffice DMS dengan nama cantik PIA. Ini membuat berbagai macam template dari database yang ada dan mengisinya dengan data master yang ditentukan sebelumnya. Ini bisa berupa kartu keanggotaan, surat ucapan selamat pada ulang tahun tonggak sejarah, atau masker data untuk inventaris tanggal yang sedang berlangsung atau penting di utilitas kota.
Perangkat lunak OCR yang terintegrasi dalam PaperOffice DMS membedakan antara logo dan teks normal. Faktur atau tanda terima dapat ditemukan dengan cepat kapan saja, misalnya saat meneliti, menggunakan pencarian OCR, sehingga memastikan transparansi dan kepastian hukum semaksimal mungkin.
Pengarsipan juga dapat dilakukan sedemikian rupa sehingga semua dokumen berikutnya dari pengirim dikenali dan secara otomatis ditetapkan.
Argumen penting untuk memasukkan PaperOffice DMS dalam perencanaan anggaran. Akhirnya, PaperOffice DMS juga meyakinkan fakta bahwa keberlanjutan dan perlindungan lingkungan diperhitungkan. Cepat atau lambat konversi lengkap dari dokumen analog ke bentuk digital akan terjadi dan kemudian lembaga publik, yang kemudian sudah menggunakan PaperOffice DMS, akan dipersiapkan dengan baik.
Pemrosesan faktur digital juga menguntungkan bagi banyak komunitas dan kotamadya. Faktur masuk dapat diotomatisasi berkat PaperOffice DMS dan diteruskan ke karyawan yang bertanggung jawab. Proses kontrol dan pelepasan melalui rilis digital juga dapat ditangani dengan cepat dan efisien melalui sistem.
Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke penasihat pajak Anda atau sebaliknya.
Pengarsipan yang sesuai dengan revisi dan aman: PaperOffice DMS secara teknis memenuhi persyaratan hukum GoBD, GDPdU, dan DSGVO
PaperOffice DMS memungkinkan koneksi perangkat lunak lain, seperti ERP, dan tentu saja transfer dokumen dari Microsoft Office melalui antarmuka yang sesuai. PaperOffice DMS mempercepat komunikasi.
Tenggat waktu dan janji temu dipantau dan tindakan secara otomatis dipicu tergantung pada pengaturan yang diinginkan. Proses pemesanan dapat diotomatisasi dan bahkan perubahan yang direncanakan untuk masa depan dapat dimasukkan sedemikian rupa sehingga mulai berlaku pada waktu yang diinginkan.
Berkat fungsinya yang luas, PaperOffice DMS pasti dapat diklasifikasikan di segmen yang lebih tinggi dari manajemen konten perusahaan (ECM).
ECM mencakup manajemen keseluruhan semua konten dalam organisasi dengan hierarki akses yang sesuai. PaperOffice DMS dapat menyimpan konten apa pun dalam bentuk digital, mengubah konten dan formatnya dan membuatnya tersedia.
PaperOffice DMS memiliki semua fungsi ECM dan ini dalam rasio harga-kinerja yang sangat baik serta bentuk operasi yang dapat dipelajari secara intuitif yang membuat pelatihan eksternal atau internal yang mahal tidak diperlukan. Sebaliknya, tutorial video gratis tersedia untuk membiasakan diri dengan menu yang berbeda. PaperOffice DMS dengan demikian dapat menjadi linchpin organisasi di setiap perusahaan dalam perdagangan dan produksi dan ini hampir dengan kecepatan cahaya.
Gereja, komunitas, dan kotamadya mendapat manfaat dari manajemen dokumen digital
Namun, dengan PaperOffice DMS, ada jauh lebih banyak kemungkinan bagi komunitas. Misalnya, manajemen inventaris termasuk inventaris permanen atau tanggal kunci. Dasar untuk PaperOffice DMS adalah akun pengguna yang ditautkan dalam jaringan. Penyimpanan data akun pengguna ini digabungkan dalam database pusat. Dokumen dapat dikontrol melalui AI dengan algoritma yang berbeda, yang dapat digunakan untuk memicu proses otomatis.
Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.
Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.
Dengan perangko digital, dokumen dapat dilengkapi dengan informasi tambahan dan bahkan mengontrol alur kerja terperinci. Pada gilirannya, fungsi tugas dan alur kerja memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan diselesaikan.
PaperOffice DMS dapat beradaptasi karena ada tugas di paroki &gereja. Proyek dapat diproses bersama dari lokasi yang berbeda menggunakan fungsi alur kerja. Dokumen yang saat ini sedang diproses tidak diblokir untuk orang lain, tetapi disimpan dalam versi masing-masing dengan stempel waktu.
Pada akhirnya, versi terakhir yang disimpan termasuk semua perubahan selalu tersedia.
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Digitalisasi di komunitas, gereja, dan kotamadya":
Bagaimana karyawan dapat mengakses PaperOffice?
Karena arsitektur program yang terdesentralisasi dan modern, PaperOffice dapat digunakan di hampir semua perangkat - dari PC klasik hingga smartphone / tablet hingga televisi.
Apa yang terjadi pada data jika PaperOffice tidak ada?
Tidak akan terjadi, tetapi untuk meyakinkan Anda: Anda dapat mengekspor data Anda KAPAN SAJA, karena PaperOffice didasarkan pada struktur database terbuka, Anda dapat mengakses data Anda kapan saja.
Perlindungan data topik: Di mana semua dokumen disimpan?
PaperOffice akan menyimpan semua dokumen sendiri dengan enkripsi tingkat tinggi, membuatnya kebal terhadap pencurian data, misalnya, dan melebihi semua persyaratan GDPR dan GOBD.
Hindari kesalahan: JANGAN PERNAH menyimpan data di cloud pihak ketiga!
Bisakah PaperOffice diadaptasi persis dengan spesifikasi?
Ya, PaperOffice dapat 100% disesuaikan dengan tujuan penggunaan untuk memastikan integrasi yang mulus ke dalam proses dan sistem yang ada. Bahkan antarmuka program dapat sepenuhnya dirancang dan diadaptasi secara bebas.
Kesimpulan
PaperOffice DMS mendukung komunitas, gereja, dan kotamadya dan menawarkan antarmuka yang sesuai dengan perangkat lunak lain, koneksi API dan dapat diperluas kapan saja sesuai dengan keinginan Anda. Perangkat lunak ini mudah dipelajari dan dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam praktik sehari-hari tanpa menyebabkan ketidakhadiran untuk tujuan pelatihan.
PaperOffice DMS merekomendasikan penggunaan NAS (penyimpanan data yang didukung jaringan) dengan fungsi cadangan sehingga data penting tidak hilang atau dimata-matai di cloud pihak ketiga.
Pada akhirnya, PaperOffice DMS mengesankan dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik dan pengetahuan yang sangat besar melalui lebih dari 20 tahun pengalaman praktis.