Otomatisasi proses bisnis dalam administrasi publik dan otoritas
PaperOffice DMS untuk lembaga dan otoritas publik memungkinkan penanganan yang efisien dari semua jenis dokumen serta pemrosesan pertanyaan yang cepat dan merupakan prasyarat untuk efisiensi dan keberhasilan dalam administrasi.
Tips profesional
Dokumen tertulis, kontrak, draf, penelitian, pendapat ahli dan banyak lagi digantikan oleh dokumen elektronik berkat digitalisasi dan dengan demikian mengoptimalkan semua proses kerja secara maksimal.Dengan bantuan solusi manajemen dokumen, Anda menyimpan dan mengarsipkan semua informasi pada platform pusat dengan cara yang tahan audit.
Digitalisasi dalam administrasi publik dan otoritas
Dari kantor pajak ke KITA, pemerintah daerah, otoritas atau transportasi umum ke departemen pemeliharaan jalan.
Lembaga resmi dan publik menghubungkan dan juga menstabilkan struktur di kotamadya, kota, distrik dan juga negara bagian federal, hingga Republik Federal Jerman sebagai komunitas politik.
Dokumen dan data dibuat di berbagai departemen otoritas. Ini adalah bagaimana dokumen penting dihasilkan setiap hari:
Tulisan, kontrak, draf, penelitian, pendapat ahli, dan banyak lagi. Ini tidak hanya tiba melalui pos, banyak dokumen juga tiba melalui email.
Semua dokumen ini perlu didigitalkan jika tiba dalam bentuk kertas, memerlukan pengarsipan terstruktur, tugas dan penugasan alur kerja, dan harus segera tersedia sesuai permintaan.
Selain itu, setiap dokumen diklasifikasikan menurut jenisnya dan dapat ditugaskan ke orang dan objek, yang kemudian bahkan dapat Anda akses saat bepergian, terlepas dari perangkatnya. Jadi Anda memiliki semua informasi dan dokumen tentang semua informasi dengan jelas di satu tempat, yaitu database Anda.
Dengan bantuan solusi manajemen dokumen, Anda menyimpan dan mengarsipkan semua informasi pada platform pusat dengan cara yang tahan audit.
Untuk memecahkan banyak masalah administrasi yang ada dalam manajemen properti, sistem manajemen dokumen PaperOffice harus diimplementasikan.
Dengan cara ini, pekerjaan sehari-hari dapat disederhanakan, dioptimalkan, dan ditingkatkan dengan bantuan digitalisasi. PaperOffice DMS memberi Anda struktur yang jelas dalam dokumen Anda dan membantu Anda mengatasi banjir informasi.
PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting seperti kontrak atau surat dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa mendatang.
Anda juga dapat memperoleh manfaat dari tugas administrasi digital dan mengawasi korespondensi resmi yang diajukan untuk pengiriman ulang atau ditugaskan kepada karyawan dengan penugasan tugas.
Semua informasi tersedia segera
Perangkat lunak manajemen dokumen yang baik tidak dapat membuat keputusan politik, tetapi dapat sangat membantu di banyak bidang administrasi publik dalam berbagai proses, karena sebagian besar yang disebut file administratif tidak memiliki prioritas kedaulatan.
Selain itu, dokumen digital tidak harus menggantikan aslinya, tetapi mereka membuat pekerjaan lebih mudah.
Dengan PaperOffice DMS, dokumen dapat didigitalkan di banyak otoritas dan lembaga publik dan diarsipkan secara terpusat sedemikian rupa sehingga akses dapat dilakukan dari komputer mana pun tanpa harus pergi ke arsip atau menyelidiki terlebih dahulu yang/ Kolega Anda sedang memproses file tersebut.
PaperOffice DMS tidak hanya mendigitalkan dokumen analog, perangkat lunak manajemen dokumen menyimpan setiap perubahan pada dokumen dalam urutan kronologis. Yang asli tetap tidak terpengaruh. Fungsi alur kerja dapat digunakan, misalnya, untuk menetapkan aktivitas tertentu selama pekerjaan proyek dan setiap karyawan menyimpan gambaran umum tentang status saat ini.
Pada saat yang sama, ide atau saran dapat diajukan tanpa harus mengadakan pertemuan setiap kali. Dokumen yang diarsipkan dapat dicari dengan kata kunci atau tanggal atau nomor referensi dan templat otomatis dapat dibuat oleh AI di PaperOffice DMS.
Kemungkinan penggunaan untuk hasil DMS PaperOffice di berbagai tingkat administrasi resmi dan publik, misalnya dalam:
- Sekolah
- Taman kanak
- Perpustakaan
- Universitas
- Rumah sakit
- Administrasi kota
- kantor pajak
- Panti jompo
Tentu saja, berkat penyimpanan data yang canggih dengan enkripsi 1024-bit serta pemformatan internal khusus dan firewall, keamanan sesuai dengan GDPR dipertahankan. PaperOffice DMS juga mengesankan dengan kemudahan belajarnya, kemampuan untuk mengatur hingga 800 terminal tertaut dan rasio harga-kinerja yang sangat baik.
Itulah PaperOffice DMS, perangkat lunak manajemen dokumen yang dapat melakukan lebih dari sekadar mengelola dokumen.
PaperOffice tidak membedakan antara jenis dokumen, terlepas dari apakah Anda memerlukan bantuan untuk mengelola kontrak, pembelaan, dan korespondensi email: berkat sistem manajemen dokumen PaperOffice, proses Anda sebelumnya di lembaga dan otoritas publik didigitalkan, membuatnya lebih efisien, transparan, dan secara signifikan lebih fleksibel.
Karena dalam bentuk apa pun dokumen tiba di perusahaan, baik sebagai dokumen kertas, file PDF, email atau foto, mereka secara otomatis diarsipkan dan disimpan dalam database yang aman.
Kontrak penting dengan demikian dapat diakui dan diakhiri pada waktu yang tepat atau dinegosiasikan ulang. Rilis dokumen dengan tanda tangan digital dan pemberitahuan email alih-alih surat kertas yang lambat, email yang tidak aman berkontribusi pada loyalitas pelanggan.
Optimalisasi proses bisnis berkat PaperOffice DMS
Berkat AI terintegrasi, aturan otomatis dipicu. AI ini secara otomatis mengurutkan dokumen ke dalam folder seperti "Faktur" dan "Kontrak", menyimpan kata kunci yang sesuai dan memicu alur kerja digital yang disimpan untuk jenis dokumen masing-masing.
PaperOffice memenuhi standar keamanan tertinggi seperti manajemen otorisasi atau pemberian otorisasi akses. Pengguna mendefinisikan langkah-langkah kerja individu persis seperti yang akan mereka jalankan, misalnya "rekaman", "memeriksa", "rilis" dan "pemesanan" faktur.
Tanggung jawab tidak hanya dapat diberikan kepada orang-orang individu, tetapi juga kepada kelompok pengguna seperti "Akuntansi" atau "Produksi", sehingga seorang kolega dapat segera turun tangan jika seorang karyawan tidak hadir.
Teknologi OCR tidak hanya mengenali konten dokumen, tetapi juga semua bidang data terkait pajak seperti nomor dokumen, tanggal, bersih, pajak, dan jumlah kotor. Data yang diimpor tersedia untuk mengontrol evaluasi, transaksi pembayaran, dan akuntansi keuangan. Ini menghemat pekerjaan entri yang melelahkan dan mengurangi kesalahan posting.
Argumen penting untuk memasukkan PaperOffice DMS dalam perencanaan anggaran. Akhirnya, PaperOffice DMS juga meyakinkan fakta bahwa keberlanjutan dan perlindungan lingkungan diperhitungkan. Cepat atau lambat konversi lengkap dari dokumen analog ke bentuk digital akan terjadi dan kemudian lembaga publik, yang kemudian sudah menggunakan PaperOffice DMS, akan dipersiapkan dengan baik.
Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke pelanggan Anda, konsultan pajak atau sebaliknya.
Tentu saja, PaperOffice DMS memungkinkan migrasi dan integrasi data digital yang ada dari solusi perangkat lunak yang ada. Pada saat yang sama, PaperOffice DMS adalah antarmuka antara analog dan digital. Dengan menggunakan fungsi pemindaiannya, perangkat lunak ini dapat membaca dokumen, rencana, dan foto analog ke dalam sistem dan mendigitalkannya menggunakan pemindai, tetapi juga rekaman dari ponsel, di mana teks diubah menjadi tulisan menggunakan OCR dan dapat diubah dalam program Office. Stempel waktu dan pembuatan versi memastikan bahwa dokumen digital sesuai dengan aslinya analog.
Solusinya: pengetahuan yang terbukti
Bukankah masuk akal untuk segera menggunakan perangkat lunak manajemen dalam praktiknya? yang tidak hanya memenuhi semua persyaratan, tetapi juga mudah dipelajari dan murah?
PaperOffice DMS adalah solusi lengkap yang telah dicoba dan diuji untuk pekerjaan digital dan, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman pasar, salah satu pelopor DMS pertama.
Pemrosesan digital adalah dasar penting untuk memastikan kualitas layanan yang tinggi dari layanan kota di masa depan
Lembaga dan otoritas publik harus memproses dokumen untuk semua transaksi bisnis. Perkembangan lebih lanjut yang konstan dari model bisnis terus-menerus menciptakan tantangan baru. Yang mereka butuhkan adalah sistem manajemen dokumen yang baik.
PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang tepat karena dilengkapi dengan semua yang dibutuhkan pihak berwenang dan lembaga publik, seperti:
- Penyimpanan dokumen dalam semua format digital sesuai dengan prinsip GDPR/li>
- Fungsi untuk mengirimkan dan mengirim ulang dokumen terlambat yang memerlukan tindakan
- Fungsi penyimpanan data pembelajaran mandiri dengan penandaan dan mesin pencari internal
- Penetapan otomatis dokumen yang baru ditambahkan ke folder yang benar
- Pembuatan database sederhana dan koneksi database termasuk topeng yang dapat disesuaikan secara individual
- Pembuatan templat otomatis untuk proses dan operasi berulang
Pengarsipan yang sesuai dengan revisi dan aman: PaperOffice DMS secara teknis memenuhi persyaratan hukum GoBD, GDPdU, dan DSGVO
Fungsi alur kerja yang luas dari PaperOffice sangat menarik bagi pihak berwenang dan administrasi publik. Isi rapat proyek direkam dan dapat dilengkapi oleh para peserta kapan saja, semuanya di layar dan dari lokasi yang berbeda. Pengarsipan yang tahan audit dijamin setiap saat, serta optimalisasi proses organisasi.
PaperOffice mendukung ini dengan modul tugas dan alur kerja yang luas.
Lembaga dan otoritas publik mendapat manfaat dari manajemen dokumen digital
Sistem manajemen dokumen memungkinkan pembuatan database yang terpisah untuk setiap area individu dan dapat membuat tautan secara bersamaan. Dokumen analog, seperti faktur pengrajin yang dikirimkan, dipindai dengan PaperOffice DMS dan disimpan baik sebagai foto maupun sebagai teks yang dikonversi menggunakan perangkat lunak OCR. Semua data yang ada, misalnya pada penyewa, dapat ditampilkan dengan jelas dan jelas, itulah sebabnya tidak ada file yang harus dibawa bersama untuk janji temu di luar rumah. Manajemen database yang dikendalikan AI membuat templat dari data master atau daftar yang dapat digunakan secara statistik sesuai kebutuhan.
Pada saat yang sama, perlindungan data yang diperlukan dipertahankan melalui manajemen kata sandi hierarkis dan enkripsi 1024-bit.
Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.
Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.
Dengan perangko digital, dokumen dapat dilengkapi dengan informasi tambahan dan bahkan mengontrol alur kerja terperinci. Pada gilirannya, fungsi tugas dan alur kerja memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan diselesaikan.
PaperOffice DMS tidak hanya luas dalam fungsinya, tetapi juga mudah dipelajari, dipandu oleh tutorial video, tetapi juga oleh saran dan pelatihan individu jika diinginkan. Semua ini dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik.
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Digitalisasi dalam administrasi publik dan otoritas":
Bagaimana karyawan dapat mengakses PaperOffice?
Karena arsitektur program yang terdesentralisasi dan modern, PaperOffice dapat digunakan di hampir semua perangkat - dari PC klasik hingga smartphone / tablet hingga televisi.
Apa yang terjadi pada data jika PaperOffice tidak ada?
Tidak akan terjadi, tetapi untuk meyakinkan Anda: Anda dapat mengekspor data Anda KAPAN SAJA, karena PaperOffice didasarkan pada struktur database terbuka, Anda dapat mengakses data Anda kapan saja.
Perlindungan data topik: Di mana semua dokumen disimpan?
PaperOffice akan menyimpan semua dokumen sendiri dengan enkripsi tingkat tinggi, membuatnya kebal terhadap pencurian data, misalnya, dan melebihi semua persyaratan GDPR dan GOBD.
Hindari kesalahan: JANGAN PERNAH menyimpan data di cloud pihak ketiga!
Bisakah PaperOffice diadaptasi persis dengan spesifikasi?
Ya, PaperOffice dapat 100% disesuaikan dengan tujuan penggunaan untuk memastikan integrasi yang mulus ke dalam proses dan sistem yang ada. Bahkan antarmuka program dapat sepenuhnya dirancang dan diadaptasi secara bebas.
Kesimpulan
PaperOffice DMS mendukung otoritas dan administrasi publik dan menawarkan antarmuka yang sesuai dengan perangkat lunak lain, koneksi API dan dapat diperluas kapan saja sesuai dengan keinginan Anda. Perangkat lunak ini mudah dipelajari dan dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam praktik sehari-hari tanpa menyebabkan ketidakhadiran untuk tujuan pelatihan.
PaperOffice DMS merekomendasikan penggunaan NAS (penyimpanan data yang didukung jaringan) dengan fungsi cadangan sehingga data penting tidak hilang atau dimata-matai di cloud pihak ketiga.
Pada akhirnya, PaperOffice DMS mengesankan dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik dan pengetahuan yang sangat besar melalui lebih dari 20 tahun pengalaman praktis.