Solusi spesialis digital untuk pengacara dan firma hukum
Otomatisasi proses bisnis dan optimalisasi proses adalah prasyarat untuk efisiensi dan kesuksesan. Kebutuhan akan hal itu bukan lagi kemewahan opsional, tetapi suatu keharusan agar tetap kompetitif dalam jangka panjang.
Tips profesional
Dokumen penting dalam bentuk kertas yang ada, seperti pembelaan, dokumen klien, draf, surat pengadilan eksternal, penelitian, pendapat ahli diganti dengan dokumen elektronik berkat digitalisasi dan dengan demikian mengoptimalkan semua proses kerja secara maksimal.PaperOffice tidak hanya memungkinkan manajemen dokumen, tetapi juga memungkinkan akses instan ke file klien terbaru dan akurat.
Digitalisasi untuk firma hukum, pengacara, dan konsultan manajemen
Dengan banjir data digital dan kertas saat ini, penting untuk memastikan bahwa dokumen penting tidak hilang dan tersedia pada waktu yang tepat.
Pengacara, departemen hukum, firma hukum dan konsultan manajemen serta notaris mendapat manfaat signifikan dari penggunaan manajemen data yang sesuai.
Dokumen-dokumen penting terakumulasi di firma hukum setiap hari: pembelaan, dokumen klien, draf, surat pengadilan eksternal, penelitian, pendapat ahli, dan banyak lagi. Ini tidak hanya tiba melalui pos, banyak surat klien juga tiba melalui email.
Semua dokumen ini perlu didigitalkan jika tiba dalam bentuk kertas, memerlukan pengarsipan terstruktur, tugas dan penugasan alur kerja, dan harus segera tersedia sesuai permintaan.
Karena proses yang sangat teknis dalam industri otomotif membutuhkan aliran informasi yang sempurna dan eksekusi terstruktur. Keuntungan yang diperlukan hanya dapat dicapai berkat digitalisasi.
Sangat penting bahwa tenggat waktu penting terpenuhi dan langkah-langkah hukum diambil untuk menyimpan dokumen.
PaperOffice DMS memberi Anda struktur yang jelas dalam dokumen Anda dan membantu Anda mengatasi banjir informasi.
PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting seperti kontrak atau surat dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa mendatang.
Bekerja secara efisien berkat digitalisasi
Menjadi benar dan menjadi benar tidak selalu satu dan sama. Situasinya mirip dengan keputusan kewirausahaan tentang jalan mana yang harus diambil untuk masa depan yang sukses. Industri yang berurusan dengan membantu pelanggan mereka untuk mendapatkan hak-hak mereka atau untuk menemukan cara yang tepat bagi perusahaan adalah pengacara dan konsultan manajemen.
Pengacara sebagai anggota hukum publik memiliki status khusus, tetapi juga tanggung jawab khusus. Dalam konsultasi manajemen, misalnya, sering ada juga pengacara selain insinyur dan ekonom bisnis. Dalam struktur sosial dan ekonomi yang sangat kompleks seperti itu di Jerman, praktis setiap langkah disertai dengan kemungkinan konsekuensi hukum. Mungkin fondasi yang paling penting untuk struktur ini adalah, idealnya, dokumentasi lengkap dari semua proses.
Itulah paperoffice DMS, perangkat lunak manajemen dokumen yang dapat melakukan lebih dari sekadar mengelola dokumen.
PaperOffice tidak membedakan antara jenis dokumen, terlepas dari apakah Anda memerlukan bantuan mengelola kontrak klien, brief, pernyataan biaya, penilaian, dan korespondensi email: terima kasih Dengan sistem manajemen dokumen PaperOffice, proses Anda sebelumnya di firma hukum atau perusahaan Anda didigitalkan, membuatnya lebih efisien, transparan, dan secara signifikan lebih fleksibel. PaperOffice memenuhi standar keamanan tertinggi seperti manajemen otorisasi atau pemberian hak akses.
Tidak ada jalan lain seputar otomatisasi untuk pengacara dan konsultan manajemen
Untuk pengacara & konsultan manajemen, ini berarti mempertahankan file klien atau pelanggan yang sangat luas, yang juga harus memiliki beberapa fitur khusus. Misalnya, prinsip-prinsip GDPR harus diperhatikan dan, tentu saja, pengacara terikat oleh kewajiban mutlak kerahasiaan, yang tidak hanya berlaku untuk pernyataan lisan, tetapi juga untuk penyimpanan dokumen yang aman yang dilindungi terhadap orang yang tidak berwenang. Ada juga kewajiban untuk mematuhi tenggat waktu yang sah dan disepakati secara kontraktual.
Dalam beberapa kasus, ketidakpatuhan terhadap tenggat waktu ini dapat memiliki konsekuensi pidana, tetapi sebagian besar hanya konsekuensi perdata. Untuk konsultasi manajemen, perlindungan rahasia dagang klien mereka juga sangat penting.
PaperOffice memenuhi standar keamanan tertinggi seperti manajemen otorisasi, berbagai tingkat akses, dan penugasan otorisasi akses. Pengguna mendefinisikan langkah-langkah kerja individu dengan cara yang persis sama seperti yang dilakukan di perusahaan, misalnya "pencatatan", "memeriksa", "rilis" dan "pemesanan" faktur.
Tanggung jawab dapat diberikan tidak hanya kepada individu, tetapi juga kepada kelompok pengguna seperti "Akuntansi" atau "Pengacara Sewa" sehingga kolega dapat segera turun tangan jika seorang karyawan tidak hadir.
Teknologi OCR tidak hanya mengenali konten dokumen, tetapi juga semua bidang data yang relevan dengan pajak seperti nomor dokumen, tanggal, bersih, pajak, dan jumlah kotor. Data yang diimpor tersedia untuk mengontrol evaluasi, transaksi pembayaran, dan akuntansi keuangan. Ini menghemat pekerjaan entri yang melelahkan dan mengurangi kesalahan posting.
Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke klien Anda atau sebaliknya. Ini juga dapat diberikan dengan kata sandi.
Solusinya: pengetahuan yang terbukti
Bukankah masuk akal untuk segera menggunakan perangkat lunak manajemen dalam praktiknya? yang tidak hanya memenuhi semua persyaratan, tetapi juga mudah dipelajari dan murah?
PaperOffice DMS adalah solusi lengkap yang telah dicoba dan diuji untuk pekerjaan digital dan, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman pasar, salah satu pelopor DMS pertama.
Alur kerja yang sempurna untuk pengacara dan konsultan manajemen
Di Jerman saat ini ada sekitar 150.000 peraturan individu dari undang-undang dan peraturan federal dan negara bagian. Setiap bidang kehidupan sosial dan ekonomi diatur. Untuk menguasai hutan paragraf, pengacara berspesialisasi dalam bidang-bidang tertentu seperti halnya konsultasi manajemen, namun tidak ada pengacara atau konsultan manajemen yang mengetahui semua persyaratan hukum di bidang khususnya. Terutama karena undang-undang atau penilaian baru terus-menerus mengubah situasi saat ini kapan saja. Dibutuhkan perangkat lunak yang tepat, mampu belajar, cepat dan aman.
PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang tepat karena dilengkapi dengan semua yang dibutuhkan pengacara dan konsultan manajemen, misalnya:
- Penyimpanan dokumen dalam semua format digital sesuai dengan prinsip GDPR
- Fungsi untuk mengirimkan dan mengirim ulang dokumen terlambat yang memerlukan tindakan
- Fungsi penyimpanan data pembelajaran mandiri dengan penandaan dan mesin pencari internal
- Penetapan otomatis dokumen yang baru ditambahkan ke folder yang benar
- Pembuatan database sederhana dan koneksi database termasuk topeng yang dapat disesuaikan secara individual
- Pembuatan templat otomatis untuk proses dan operasi berulang
Transformasi digital dengan PaperOffice DMS merevolusi sektor hukum
Fungsi alur kerja PaperOffice menyederhanakan komunikasi antara sekretariat dan pengacara. Manajemen dokumen berorientasi proses memastikan bahwa dokumen-dokumen ini tetap up to date dengan sedikit usaha.
PaperOffice mendukung ini dengan modul tugas dan alur kerja yang luas.
Dengan cara ini, rantai proses tertentu dapat dibuat dan proses operasional yang ada dapat didefinisikan pada dokumen elektronik dan sebagian dijalankan secara otomatis.
Ini mewakili pengoptimalan proses bebas kesalahan, karena tugas tidak hanya dapat diberikan kepada karyawan dengan hak pengguna tertentu dan periode penyelesaian, memerlukan rilis digital, tetapi juga secara otomatis memicu tindakan lebih lanjut, seperti pemberitahuan email atau perubahan status dokumen. Yang merupakan KEHARUSAN mutlak di sektor hukum.
Digitalisasi dengan PaperOffice membawa keuntungan besar
Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.
Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.
Tentu saja, PaperOffice DMS memungkinkan migrasi dan integrasi data digital yang ada dari solusi perangkat lunak yang ada.
Pada saat yang sama, PaperOffice DMS adalah antarmuka antara analog dan digital. Dengan menggunakan fungsi pemindaiannya, perangkat lunak ini dapat membaca dokumen, rencana, dan foto analog ke dalam sistem dan mendigitalkannya menggunakan pemindai, tetapi juga rekaman dari ponsel, di mana teks diubah menjadi tulisan menggunakan OCR dan dapat diubah dalam program Office.
Stempel waktu dan pembuatan versi memastikan bahwa dokumen digital sesuai dengan aslinya analog.
PaperOffice DMS tidak hanya luas dalam fungsinya, tetapi juga mudah dipelajari, dipandu oleh tutorial video, tetapi juga oleh saran dan pelatihan individu jika diinginkan. Semua ini dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik.
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Digitalisasi untuk firma hukum, pengacara, dan konsultan manajemen":
Bagaimana karyawan dapat mengakses PaperOffice?
Karena arsitektur program yang terdesentralisasi dan modern, PaperOffice dapat digunakan di hampir semua perangkat - dari PC klasik hingga smartphone / tablet hingga televisi.
Apa yang terjadi pada data jika PaperOffice tidak ada?
Tidak akan terjadi, tetapi untuk meyakinkan Anda: Anda dapat mengekspor data Anda KAPAN SAJA, karena PaperOffice didasarkan pada struktur database terbuka, Anda dapat mengakses data Anda kapan saja.
Perlindungan data topik: Di mana semua dokumen disimpan?
PaperOffice akan menyimpan semua dokumen sendiri dengan enkripsi tingkat tinggi, membuatnya kebal terhadap pencurian data, misalnya, dan melebihi semua persyaratan GDPR dan GOBD.
Hindari kesalahan: JANGAN PERNAH menyimpan data di cloud pihak ketiga!
Bisakah PaperOffice diadaptasi persis dengan spesifikasi?
Ya, PaperOffice dapat 100% disesuaikan dengan tujuan penggunaan untuk memastikan integrasi yang mulus ke dalam proses dan sistem yang ada. Bahkan antarmuka program dapat sepenuhnya dirancang dan diadaptasi secara bebas.
Kesimpulan
PaperOffice DMS mendukung pengacara dan konsultan manajemen dan menawarkan antarmuka yang sesuai dengan perangkat lunak lain, koneksi API dan dapat diperluas kapan saja sesuai dengan keinginan Anda. Perangkat lunak ini mudah dipelajari dan dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam praktik sehari-hari tanpa menyebabkan ketidakhadiran untuk tujuan pelatihan.
PaperOffice DMS merekomendasikan penggunaan NAS (penyimpanan data yang didukung jaringan) dengan fungsi cadangan sehingga data penting tidak hilang atau dimata-matai di cloud pihak ketiga.
Pada akhirnya, PaperOffice DMS mengesankan dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik dan pengetahuan yang sangat besar melalui lebih dari 20 tahun pengalaman praktis.