Digitalisasi untuk firma hukum, pengacara, dan konsultan manajemen

Digitalisasi untuk firma hukum, pengacara, dan konsultan manajemen

Dengan banjir data digital dan kertas saat ini, penting untuk memastikan bahwa dokumen penting tidak hilang dan tersedia pada waktu yang tepat.

Pengacara, departemen hukum, firma hukum dan konsultan manajemen serta notaris mendapat manfaat signifikan dari penggunaan manajemen data yang sesuai.

Dokumen-dokumen penting terakumulasi di firma hukum setiap hari: pembelaan, dokumen klien, draf, surat pengadilan eksternal, penelitian, pendapat ahli, dan banyak lagi. Ini tidak hanya tiba melalui pos, banyak surat klien juga tiba melalui email.

Efficient work thanks to digitization

Semua dokumen ini perlu didigitalkan jika tiba dalam bentuk kertas, memerlukan pengarsipan terstruktur, tugas dan penugasan alur kerja, dan harus segera tersedia sesuai permintaan.

Karena proses yang sangat teknis dalam industri otomotif membutuhkan aliran informasi yang sempurna dan eksekusi terstruktur. Keuntungan yang diperlukan hanya dapat dicapai berkat digitalisasi.

Sangat penting bahwa tenggat waktu penting terpenuhi dan langkah-langkah hukum diambil untuk menyimpan dokumen.

PaperOffice DMS memberi Anda struktur yang jelas dalam dokumen Anda dan membantu Anda mengatasi banjir informasi.

PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting seperti kontrak atau surat dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa mendatang.

Bekerja secara efisien berkat digitalisasi

Menjadi benar dan menjadi benar tidak selalu satu dan sama. Situasinya mirip dengan keputusan kewirausahaan tentang jalan mana yang harus diambil untuk masa depan yang sukses. Industri yang berurusan dengan membantu pelanggan mereka untuk mendapatkan hak-hak mereka atau untuk menemukan cara yang tepat bagi perusahaan adalah pengacara dan konsultan manajemen.

Pengacara sebagai anggota hukum publik memiliki status khusus, tetapi juga tanggung jawab khusus. Dalam konsultasi manajemen, misalnya, sering ada juga pengacara selain insinyur dan ekonom bisnis. Dalam struktur sosial dan ekonomi yang sangat kompleks seperti itu di Jerman, praktis setiap langkah disertai dengan kemungkinan konsekuensi hukum. Mungkin fondasi yang paling penting untuk struktur ini adalah, idealnya, dokumentasi lengkap dari semua proses.

Itulah paperoffice DMS, perangkat lunak manajemen dokumen yang dapat melakukan lebih dari sekadar mengelola dokumen.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Tidak ada jalan lain seputar otomatisasi untuk pengacara dan konsultan manajemen

Untuk pengacara & konsultan manajemen, ini berarti mempertahankan file klien atau pelanggan yang sangat luas, yang juga harus memiliki beberapa fitur khusus. Misalnya, prinsip-prinsip GDPR harus diperhatikan dan, tentu saja, pengacara terikat oleh kewajiban mutlak kerahasiaan, yang tidak hanya berlaku untuk pernyataan lisan, tetapi juga untuk penyimpanan dokumen yang aman yang dilindungi terhadap orang yang tidak berwenang. Ada juga kewajiban untuk mematuhi tenggat waktu yang sah dan disepakati secara kontraktual.

Dalam beberapa kasus, ketidakpatuhan terhadap tenggat waktu ini dapat memiliki konsekuensi pidana, tetapi sebagian besar hanya konsekuensi perdata. Untuk konsultasi manajemen, perlindungan rahasia dagang klien mereka juga sangat penting.

PaperOffice memenuhi standar keamanan tertinggi seperti manajemen otorisasi, berbagai tingkat akses, dan penugasan otorisasi akses. Pengguna mendefinisikan langkah-langkah kerja individu dengan cara yang persis sama seperti yang dilakukan di perusahaan, misalnya "pencatatan", "memeriksa", "rilis" dan "pemesanan" faktur.

Tanggung jawab dapat diberikan tidak hanya kepada individu, tetapi juga kepada kelompok pengguna seperti "Akuntansi" atau "Pengacara Sewa" sehingga kolega dapat segera turun tangan jika seorang karyawan tidak hadir.

Teknologi OCR tidak hanya mengenali konten dokumen, tetapi juga semua bidang data yang relevan dengan pajak seperti nomor dokumen, tanggal, bersih, pajak, dan jumlah kotor. Data yang diimpor tersedia untuk mengontrol evaluasi, transaksi pembayaran, dan akuntansi keuangan. Ini menghemat pekerjaan entri yang melelahkan dan mengurangi kesalahan posting.

Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke klien Anda atau sebaliknya. Ini juga dapat diberikan dengan kata sandi.

The process-oriented DMS supports you with digital workflow solutions and task management functions

Alur kerja yang sempurna untuk pengacara dan konsultan manajemen

Di Jerman saat ini ada sekitar 150.000 peraturan individu dari undang-undang dan peraturan federal dan negara bagian. Setiap bidang kehidupan sosial dan ekonomi diatur. Untuk menguasai hutan paragraf, pengacara berspesialisasi dalam bidang-bidang tertentu seperti halnya konsultasi manajemen, namun tidak ada pengacara atau konsultan manajemen yang mengetahui semua persyaratan hukum di bidang khususnya. Terutama karena undang-undang atau penilaian baru terus-menerus mengubah situasi saat ini kapan saja. Dibutuhkan perangkat lunak yang tepat, mampu belajar, cepat dan aman.

PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang tepat karena dilengkapi dengan semua yang dibutuhkan pengacara dan konsultan manajemen, misalnya:

• Penyimpanan dokumen dalam semua format digital sesuai dengan prinsip GDPR
• Fungsi untuk mengirimkan dan mengirim ulang dokumen terlambat yang memerlukan tindakan
• Fungsi penyimpanan data pembelajaran mandiri dengan penandaan dan mesin pencari internal
• Penetapan otomatis dokumen yang baru ditambahkan ke folder yang benar
• Pembuatan database sederhana dan koneksi database termasuk topeng yang dapat disesuaikan secara individual
• Pembuatan templat otomatis untuk proses dan operasi berulang

Transformasi digital dengan PaperOffice DMS merevolusi sektor hukum

Paperless law firm - there is no way around automation for lawyers and management consultants

Fungsi alur kerja PaperOffice menyederhanakan komunikasi antara sekretariat dan pengacara. Manajemen dokumen berorientasi proses memastikan bahwa dokumen-dokumen ini tetap up to date dengan sedikit usaha.

PaperOffice mendukung ini dengan modul tugas dan alur kerja yang luas.

Dengan cara ini, rantai proses tertentu dapat dibuat dan proses operasional yang ada dapat didefinisikan pada dokumen elektronik dan sebagian dijalankan secara otomatis.

Ini mewakili pengoptimalan proses bebas kesalahan, karena tugas tidak hanya dapat diberikan kepada karyawan dengan hak pengguna tertentu dan periode penyelesaian, memerlukan rilis digital, tetapi juga secara otomatis memicu tindakan lebih lanjut, seperti pemberitahuan email atau perubahan status dokumen. Yang merupakan KEHARUSAN mutlak di sektor hukum.

Digitalisasi dengan PaperOffice membawa keuntungan besar

Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.

Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.

Tentu saja, PaperOffice DMS memungkinkan migrasi dan integrasi data digital yang ada dari solusi perangkat lunak yang ada.

Pada saat yang sama, PaperOffice DMS adalah antarmuka antara analog dan digital. Dengan menggunakan fungsi pemindaiannya, perangkat lunak ini dapat membaca dokumen, rencana, dan foto analog ke dalam sistem dan mendigitalkannya menggunakan pemindai, tetapi juga rekaman dari ponsel, di mana teks diubah menjadi tulisan menggunakan OCR dan dapat diubah dalam program Office.

Stempel waktu dan pembuatan versi memastikan bahwa dokumen digital sesuai dengan aslinya analog.

PaperOffice DMS tidak hanya luas dalam fungsinya, tetapi juga mudah dipelajari, dipandu oleh tutorial video, tetapi juga oleh saran dan pelatihan individu jika diinginkan. Semua ini dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik.