Solusi spesialis digital untuk industri otomotif
Otomatisasi proses bisnis dan optimalisasi proses adalah prasyarat untuk efisiensi dan kesuksesan. Kebutuhan akan hal itu bukan lagi kemewahan opsional, tetapi suatu keharusan agar tetap kompetitif dalam jangka panjang.
Tips profesional
Dokumen kendaraan dalam bentuk kertas yang ada, seperti kertas kendaraan, surat-surat kendaraan, kontrak pembelian, kontrak leasing, laporan, file pelanggan dan dokumen lainnya diganti dengan dokumen elektronik berkat digitalisasi dan dengan demikian mengoptimalkan semua proses kerja secara maksimal.PaperOffice tidak hanya memungkinkan manajemen dokumen, tetapi juga memungkinkannya akses langsung ke file kendaraan dan pelanggan terbaru dan akurat.
Digitalisasi dalam industri otomotif dan perdagangan mobil
Dalam lingkungan industri otomotif yang terus berubah, proses produksi dan layanan yang sukses, efektif, dan cepat adalah kunci kesuksesan. Dokumen-dokumen penting terakumulasi setiap hari: kertas kendaraan, kontrak pembelian, kontrak leasing, laporan, file pelanggan, dan banyak lagi. Ini tidak hanya tiba melalui pos, banyak dokumen juga tiba melalui email.
Oleh karena itu, perusahaan dari industri otomotif dan perdagangan mobil adalah mereka yang mendapat manfaat signifikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang sesuai.
Semua dokumen ini dan informasi terkait perlu didigitalkan jika tiba di atas kertas, memerlukan pengarsipan terstruktur, tugas dan penugasan alur kerja, dan segera tersedia sesuai permintaan.
Karena proses yang sangat teknis dalam industri otomotif membutuhkan aliran informasi yang sempurna dan eksekusi terstruktur. Keuntungan yang diperlukan hanya dapat dicapai berkat digitalisasi.
Sangat penting bahwa tenggat waktu penting terpenuhi dan langkah-langkah hukum diambil untuk menyimpan dokumen.
Dengan cara ini, digitalisasi kendaraan, pemasok, pelanggan, dan dokumen karyawan dapat membawa keuntungan besar bagi setiap perusahaan di industri otomotif.
PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting seperti kontrak, pernyataan, atau surat dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa mendatang.
PaperOffice DMS memberi Anda struktur yang jelas dalam dokumen Anda dan membantu Anda mengatasi banjir informasi.
Solusi alur kerja yang sempurna di industri otomotif
Di balik semua angka yang mengesankan dari produsen kendaraan besar adalah upaya administratif yang sangat besar dan logistik yang dipikirkan dengan matang yang harus bekerja bahu membahu agar dapat memenuhi semua persyaratan yang berkaitan dengan kendaraan. Ini dapat digambarkan sebagai rantai di mana setiap tautan penting, apakah itu pabrik stamping bagian tubuh atau perusahaan penyelamat mobil yang menjual suku cadang bekas. Di setiap titik dalam rantai, kemacetan dapat memiliki efek yang kurang lebih parah pada seluruh industri otomotif dan perdagangan. Untuk mencegah hal ini terjadi, perangkat lunak diperlukan untuk kontrol manajemen tingkat yang lebih tinggi.
Perangkat lunak yang memenuhi setiap persyaratan. Perangkat lunak yang merupakan generalis dalam fungsinya yang hebat, yang membentuk spesialis yang diperlukan ketika mereka dibutuhkan.
Itulah PaperOffice DMS, perangkat lunak manajemen dokumen yang dapat melakukan lebih dari sekadar mengelola dokumen.
Karena apa pun bentuk dokumen yang tiba di perusahaan, baik sebagai dokumen kertas, file PDF, email atau foto, mereka secara otomatis diarsipkan dan disimpan dengan aman di database Anda.
Tidak ada jalan lain untuk otomatisasi di industri otomotif
Berkat AI terintegrasi, aturan otomatis dipicu. AI ini secara otomatis mengurutkan dokumen ke dalam folder seperti "Faktur" dan "Catatan pengiriman", menyimpan kata kunci yang sesuai dan memicu alur kerja digital yang disimpan untuk jenis dokumen masing-masing.
PaperOffice memenuhi standar keamanan tertinggi seperti manajemen otorisasi atau pemberian otorisasi akses. Pengguna mendefinisikan langkah-langkah kerja individu dengan cara yang persis sama seperti yang dilakukan di perusahaan, misalnya "pencatatan", "memeriksa", "rilis" dan "pemesanan" faktur.
Tanggung jawab tidak hanya dapat diberikan kepada orang-orang individu, tetapi juga kepada kelompok pengguna seperti "Akuntansi" atau "Manajemen Konstruksi", sehingga seorang kolega dapat segera turun tangan jika seorang karyawan tidak hadir.
Teknologi OCR tidak hanya mengenali konten dokumen, tetapi juga semua bidang data terkait pajak seperti nomor dokumen, tanggal, bersih, pajak, dan jumlah kotor. Data yang diimpor tersedia untuk mengontrol evaluasi, transaksi pembayaran, dan akuntansi keuangan. Ini menghemat pekerjaan entri yang melelahkan dan mengurangi kesalahan posting.
Data, termasuk lokasi pengarsipan, dapat diekspor ke penasihat pajak Anda hanya dengan satu klik.
Solusinya: pengetahuan yang terbukti
Bukankah masuk akal untuk segera menggunakan perangkat lunak manajemen dalam praktiknya? yang tidak hanya memenuhi semua persyaratan, tetapi juga mudah dipelajari dan murah?
PaperOffice DMS adalah solusi lengkap yang telah dicoba dan diuji untuk pekerjaan digital dan, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman pasar, salah satu pelopor DMS pertama.
Alur kerja yang sempurna untuk industri otomotif
PaperOffice DMS menguntungkan bagi industri otomotif dan perdagangan mobil di berbagai segmen, seperti:
- Pengadaan dan administrasi suku cadang
- Pembelian kendaraan baru
- Perdagangan kendaraan bekas
- Penagihan jam lokakarya
- Mengelola janji temu pemeliharaan
- Manajemen kontrak untuk kontrak leasing pelanggan
- Manajemen keluhan dan klaim
Dengan PaperOffice DMS, misalnya, data dari pemasok dan produsen suku cadang serta dealer dapat dipantau dengan sangat cermat. Setiap mitra bisnis terdaftar di PaperOffice dengan kelebihan dan kekurangannya, seperti kualitas pengiriman, keandalan pengiriman, dan pengembangan harga. Daftar harga tertaut memungkinkan gambaran langsung tentang siapa yang saat ini menawarkan kondisi terbaik.
PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang tepat karena memiliki semua yang dibutuhkan perusahaan di industri otomotif dan perdagangan mobil, misalnya:
- Penyimpanan dokumen dalam semua format digital sesuai dengan prinsip GDPR
- Fungsi untuk mengirimkan dan mengirim ulang dokumen terlambat yang memerlukan tindakan
- Fungsi penyimpanan data pembelajaran mandiri dengan penandaan dan mesin pencari internal
- Penetapan otomatis dokumen yang baru ditambahkan ke folder yang benar
- Pembuatan database sederhana dan koneksi database termasuk topeng yang dapat disesuaikan secara individual
- Pembuatan templat otomatis untuk proses dan operasi berulang
Transformasi digital dengan PaperOffice DMS merevolusi industri otomotif
Fungsi alur kerja PaperOffice menyederhanakan komunikasi antara administrasi dan lokakarya.
Pesanan perbaikan atau servis dikirim ke komputer bengkel dan, sebaliknya, bengkel mentransmisikan waktu kerja yang diperlukan untuk kegiatan atau mengajukan pertanyaan tentang suku cadang, yang pada gilirannya secara otomatis dikirim ke manajemen suku cadang di PaperOffice, yang menandakan bahwa suku cadang yang dimaksud tersedia atau pembelian harus dilakukan.
Digitalisasi dengan PaperOffice membawa keuntungan besar
Beginilah cara PaperOffice tidak hanya dapat merevolusi dunia suku cadang. Karena di bidang pelanggan dan pemasok, pemrosesan pesanan, transfer dan pelepasan informasi, keluhan dan klaim, solusi alur kerja dan rilis digital adalah suatu keharusan.
Tentu saja, PaperOffice DMS memungkinkan migrasi dan integrasi data digital yang ada dari solusi perangkat lunak yang ada.
Pada saat yang sama, PaperOffice DMS adalah antarmuka antara analog dan digital. Dengan menggunakan fungsi pemindaiannya, perangkat lunak ini dapat membaca dokumen, rencana, dan foto analog ke dalam sistem dan mendigitalkannya menggunakan pemindai, tetapi juga rekaman dari ponsel, di mana teks diubah menjadi tulisan menggunakan OCR dan dapat diubah dalam program Office.
Stempel waktu dan pembuatan versi memastikan bahwa dokumen digital sesuai dengan aslinya analog.
PaperOffice DMS tidak hanya luas dalam fungsinya, tetapi juga mudah dipelajari, dipandu oleh tutorial video, tetapi juga oleh saran dan pelatihan individu jika diinginkan. Semua ini dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik.
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Digitalisasi dalam industri otomotif dan perdagangan mobil":
Bagaimana karyawan dapat mengakses PaperOffice?
Karena arsitektur program yang terdesentralisasi dan modern, PaperOffice dapat digunakan di hampir semua perangkat - dari PC klasik hingga smartphone / tablet hingga televisi.
Apa yang terjadi pada data jika PaperOffice tidak ada?
Tidak akan terjadi, tetapi untuk meyakinkan Anda: Anda dapat mengekspor data Anda KAPAN SAJA, karena PaperOffice didasarkan pada struktur database terbuka, Anda dapat mengakses data Anda kapan saja.
Perlindungan data topik: Di mana semua dokumen disimpan?
PaperOffice akan menyimpan semua dokumen sendiri dengan enkripsi tingkat tinggi, membuatnya kebal terhadap pencurian data, misalnya, dan melebihi semua persyaratan GDPR dan GOBD.
Hindari kesalahan: JANGAN PERNAH menyimpan data di cloud pihak ketiga!
Bisakah PaperOffice diadaptasi persis dengan spesifikasi?
Ya, PaperOffice dapat 100% disesuaikan dengan tujuan penggunaan untuk memastikan integrasi yang mulus ke dalam proses dan sistem yang ada. Bahkan antarmuka program dapat sepenuhnya dirancang dan diadaptasi secara bebas.
Kesimpulan
PaperOffice DMS mendukung perusahaan otomotif dan dealer mobil dan menawarkan antarmuka yang sesuai dengan perangkat lunak lain, koneksi API dan dapat diperluas kapan saja sesuai dengan keinginan Anda. Perangkat lunak ini mudah dipelajari dan dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam praktik sehari-hari tanpa menyebabkan ketidakhadiran untuk tujuan pelatihan.
PaperOffice DMS merekomendasikan penggunaan NAS (penyimpanan data yang didukung jaringan) dengan fungsi cadangan sehingga data penting tidak hilang atau dimata-matai di cloud pihak ketiga.
Pada akhirnya, PaperOffice DMS mengesankan dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik dan pengetahuan yang sangat besar melalui lebih dari 20 tahun pengalaman praktis.