Patriarkat Lisbon

Pengalaman PaperOffice / Referensi / Laporan praktik

Industri
Patriarki / Gereja

Wilayah
Lisbon, Portugal

Departemen

Kantor Manajemen

http://patriarcado-lisboa.pt

Jalur digital patriarki dengan PaperOffice DMS

Pedro Silva, Asisten Administrasi Patriarkat Lisbon

Tantangan

Patriarkat Lisbon (bahasa Latin: Patriarchatus Olisiponensis) adalah sebuah Keuskupan agung metropolitan Ritus Roma Gereja Katolik yang berbasis di Lisbon, ibu kota Portugal. Katedral uskup agungnya adalah Katedral Patriarkal St. Maria Maggiore di Lisbon.
Keuskupan Lisbon diangkat menjadi keuskupan agung pada 10 November 1394. 1716 diterima oleh Paus Clemens XI. gelar patriarki.

PaperOffice DMS digunakan oleh Patriarkat Lisbon untuk memusatkan dan mengatur informasi dari berbagai sumber dan untuk meminimalkan waktu dan biaya pemeliharaan arsip fisik. Akses ke informasi bersifat digital.

Dengan demikian, dokumen Patriarkat dari bidang pribadi, real estat dan dokumen akun dari 285 paroki milik Patriarkat Lisbon dan 450 lembaga lainnya yang bergantung pada uskup, secara bertahap telah sepenuhnya didigitalkan di PaperOffice DMS.

Posisi awal

Transformasi digital dan istilah "digitalisasi" telah ada di bibir semua orang sejak pandemi paling lambat dan sekarang tidak lagi menjadi kondisi opsional bagi banyak perusahaan, tetapi suatu keharusan.
Topik pengembangan lebih lanjut digital juga mapan di masyarakat dan gereja. Karena bahkan di gereja seperti Patriarkat Lisbon, tugas-tugas administratif yang luas tertunda, yang sebelumnya dilakukan secara manual dan dengan cara yang analog.

Masalah dan tugas yang ada

Di masa lalu, seluruh sistem patriarki didasarkan pada kertas. Tetapi dengan dokumen yang ada dan masuk setiap hari, sistem manual mencapai batasnya.

Seluruh banjir informasi menjadi lebih tidak konsisten. Tugas yang paling penting adalah menyatukan unit analog dan digital. Dokumen kertas harus didigitalkan dan disatukan dengan informasi lain, seperti email terkait.

Digitization is omnipresent - also in the church

"Kami ingin memusatkan dan mengatur informasi dari berbagai sumber untuk meminimalkan waktu dan biaya pemeliharaan arsip fisik, tetapi dengan akses digital."

kenang Mr. Pedro Silva, pegawai administrasi Patriarkat Lisbon.

Mengapa Patriarkat Lisbon memilih PaperOffice DMS

Karena tantangan yang ada, Mr. Pedro Silva, karyawan administrasi Patriarkat, mencari sistem manajemen dokumen (DMS) yang akan memungkinkan penyimpanan data yang aman dan mudah beradaptasi. Integrasi sederhana dari semua workstation di kantor administrasi, termasuk yang bekerja dari jarak jauh, harus diselesaikan dengan perangkat lunak yang tidak rumit.

"Kami sedang mencari solusi yang tahan masa depan yang pada awalnya dapat menerapkan semua persyaratan kami, tetapi pada saat yang sama menawarkan skalabilitas yang mudah dan rasio biaya-manfaat yang baik dan dapat ditingkatkan ke departemen lain di masa depan."

Selain PaperOffice DMS, Mr. Pedro Silva menguji produk perangkat lunak lain dari rumah sistem lain dan awalnya memeriksa berbagai penawaran perangkat lunak dalam kaitannya dengan manajemen dokumen.

Mr. Silva menekankan bahwa sistem yang cocok telah dicari sejak lama. Namun, tidak ada vendor perangkat lunak yang sebelumnya diuji yang dapat diskalakan atau cukup fleksibel untuk pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh sistem manajemen dokumen.

"Sebagian besar solusi tidak menawarkan cara mudah untuk membuat database seperti yang dilakukan PaperOffice DMS karena mereka hanya menggunakan cloud yang menawarkan solusi server."

Keputusan akhir untuk menggunakan PaperOffice untuk manajemen dokumen di Patriarkat Lisbon diputuskan karena alasan berikut:

1. Penyimpanan dan ketersediaan data. Akses pusat dan mudah ke semua dokumen yang relevan dan kemungkinan banyak pihak berkolaborasi pada dokumen yang sama.

Penyimpanan internal dan sentral yang dapat diakses oleh semua karyawan. Data tidak boleh disimpan di cloud pihak ketiga atau di komputer pengguna tunggal.

Solusinya: Database disiapkan di NAS, Network Attached Storage. Basis data ini diintegrasikan ke dalam PaperOffice DMS dan semua data patriarki disimpan. Ini sepenuhnya memenuhi persyaratan hukum untuk pencadangan data.
Sebagai tim yang terdiri dari 3 orang di kantor administrasi, berkat integrasi DMS PaperOffice, dua karyawan administrasi bekerja dari jarak jauh dan memiliki akses yang andal ke dokumentasi dengan cara yang sederhana dan jelas.

Mr. Pedro Silva sangat puas dengan solusi tanpa cloud eksternal dan dengan demikian tanpa penyedia pihak ketiga, yang dapat tunduk pada intervensi pemerintah dan meningkatkan risiko serangan peretas.

2. Nilai untuk uang. Perangkat lunak harus memiliki rasio harga-kinerja yang baik.

Sangat penting bagi Patriarkat Lisbon bahwa setelah investasi awal, perangkat lunak dapat dengan mudah dan mudah diskalakan ke departemen lain dan ini tidak akan melibatkan biaya tinggi.

Solusinya: PaperOffice DMS ditawarkan dalam berbagai model harga yang memungkinkan pengguna untuk mengambil bentuk yang paling menguntungkan bagi mereka.
Dengan cara ini, pengguna pada awalnya dapat menggunakan versi pengujian tanpa kewajiban dan gratis dan kemudian, jika perlu, memperluasnya ke perusahaan / kotamadya mereka sendiri tanpa kehilangan data yang ada.

Jumlah lisensi pengguna yang dibeli dapat ditingkatkan kapan saja. Dengan cara ini, patriarki dapat menghindari komitmen modal yang berlebihan.

3. Mudah ditangani. Perangkat lunak harus cukup jelas dan membutuhkan pelatihan sesedikit mungkin tetapi pada saat yang sama bersiaplah untuk masa depan.

Solusinya: PaperOffice DMS pada dasarnya sangat terstruktur dan memiliki antarmuka grafis yang memandu pengguna langkah demi langkah. Selain itu, ada tutorial dan video tambahan untuk semua fungsi yang dapat dipanggil langsung untuk mendapatkan dukungan.

Dengan cara ini konsultan eksternal dapat dihindari. Tentu saja, PaperOffice DMS juga menawarkan pelatihan individu untuk modul, jika diinginkan. Namun, berdasarkan pengalaman Patriarkat Lisbon, PaperOffice sebagian besar cukup jelas.

Tidak ada "konsultan" eksternal dan mahal di lokasi dan tidak ada yang harus bepergian ke mana pun untuk pelatihan. Setiap orang dapat menentukan kerangka waktu untuk mempelajari navigasi menu sendiri sesuai kebutuhan dan dalam hal masa depan, PaperOffice DMS diposisikan dengan baik berkat struktur modularnya.

"Kami memilih PaperOffice DMS karena kami secara pribadi menguji perangkat lunak dan terkesan dengan kemudahan penggunaan Integrasi ke lingkungan Windows dan antarmuka pengguna yang bersih untuk bekerja dengan inspirasi."

4. Pengambilan dan penghematan waktu. Cara yang lebih sederhana dicari untuk mendigitalkan dokumen analog dan dengan mudah menemukannya lagi saat dibutuhkan.

Solusinya: Segmen inti dari PaperOffice DMS adalah digitalisasi dokumen analog. Yang Anda butuhkan hanyalah pemindai dengan antarmuka ke komputer dan PaperOffice DMS. Dokumen tidak hanya dipindai. Mereka diubah menjadi teks yang dapat diedit oleh perangkat lunak OCR terintegrasi dan secara otomatis disimpan dengan benar.

Berkat fungsi AI terintegrasi, setiap dokumen dapat diajarkan, semua konten yang diinginkan dapat diekstraksi dengan cara yang ditargetkan dan disimpan dengan kata kunci dengan cara yang sepenuhnya otomatis.

PaperOffice DMS menawarkan apa yang dicari patriarkat.

3 daftar fitur teratas,

bahwa PaperOffice DMS lebih baik daripada yang lain

1. Pengenalan teks (OCR) dan cari dokumen
2. Integrasi dan koneksi ke database di NAS
3. Antarmuka yang mudah digunakan dan cukup jelas

Bagaimana PaperOffice DMS terintegrasi?

Pada saat pandemi, patriarki memutuskan untuk mengarsipkan dokumen dan email sehari-hari di PaperOffice DMS.

Berkat pemindai yang kuat dan koneksi pemindai di PaperOffice, konversi kertas analog dapat dimulai. Semua dokumen secara bertahap dibaca dan didigitalkan melalui antarmuka pemindai OCR PaperOffice. Indeks kata kunci dibuat untuk setiap dokumen saat sedang dibaca, yang dapat digunakan untuk menemukannya dalam sekejap menggunakan mesin pencari PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Folder yang ada dalam file gantung diambil alih 1: 1 dan hanya diubah menjadi "folder digital".

Semua email yang ada disimpan langsung di PaperOffice DMS, dapat ditautkan ke dokumen yang ada dan tidak perlu dicetak di atas kertas di masa mendatang. Dan semua email masuk secara otomatis diarsipkan ke PaperOffice berdasarkan pemantauan folder melalui pengaturan manajemen aturan

Sejak menggunakan PaperOffice DMS, konsumsi kertas telah menurun secara nyata.

Apa langkah selanjutnya?

Langkah selanjutnya yang direncanakan patriarkat Lisbon adalah mendigitalkan arsip fisik yang ada sebelum tahun 2021 dan memperluas penggunaan PaperOffice DMS ke area/departemen lain dari Patriarkat.

Selain itu, Patriarkat ingin mengotomatisasi pengarsipan dokumen sebagian besar berkat penggunaan KI PIA.

"Kami sangat senang setelah bekerja dengan PaperOffice DMS selama satu setengah tahun, meskipun kami hanya terbatas pada satu departemen dan belum sepenuhnya mengeksplorasi mahakarya fantastis ini."

3 daftar teratas masalah utama,

PaperOffice DMS dipecahkan

1. Berbagi, memproses, dan mengatur dokumen dengan lebih baik
2. Pengurangan biaya pencetakan dan ukuran arsip fisik karena hampir setiap salinan telah dicetak sebelumnya
3. Manajemen waktu dan manajemen tugas yang lebih baik karena pemberitahuan internal dari PaperOffice melalui pengarahan

Ringkasan Pengalaman Keseluruhan

PaperOffice DMS telah memenuhi semua kriteria yang diperlukan dan hari ini memetakan aliran dokumen digital lengkap di patriarkat.

Untuk saat ini, semua dokumen direkam dengan pemindai berkinerja tinggi dan disimpan secara digital di arsip elektronik PaperOffice. Pada saat yang sama, email masuk dan yang ada ditransfer langsung ke PaperOffice DMS dan ditautkan ke dokumen yang diarsipkan.

Staf administrasi Patriarkat kemudian dapat mengakses dokumen dan email melalui antarmuka pengguna PaperOffice dan dengan memasukkan berbagai istilah pencarian - pencarian teks lengkap juga tersedia.

Berkat penggunaan DMS yang konsisten, patriarkat mampu secara signifikan mengurangi waktu pemrosesan yang diperlukan untuk faktur dan jenis dokumen lainnya.

FAQs

Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Patriarkat Lisbon":

Kiat apa yang akan Anda berikan kepada pengguna PaperOffice di masa mendatang?

Cobalah. Anda akan terkejut!

Kepada siapa Anda akan merekomendasikan PaperOffice?

Dalam industri kami, pada dasarnya pusat sosial. Paroki juga dapat memperoleh manfaat dengan mendigitalkan buku sakramen mereka untuk akses mudah dan notaris dokumen serta dokumen serta email lainnya!

Kami akan merekomendasikan PaperOffice kepada siapa saja yang ingin semua dokumen mereka diatur dalam satu tempat yang bersih, aman, dan dapat dicari!

Apa yang sangat Anda sukai dari PaperOffice?

Kesederhanaan!

Kesimpulan

PaperOffice adalah sistem manajemen dokumen yang ringan namun sangat kuat.

Fungsi yang tampaknya tidak berarti pada awalnya ternyata menjadi fungsi terpenting yang tidak ingin Anda lewatkan lagi.

"PaperOffice adalah langkah penting dalam mengubah pekerjaan kami dengan cara digital, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk arsip dan meningkatkan peningkatan produktivitas harian."