Otomatisasi proses bisnis dalam logistik dan penerusan
PaperOffice DMS untuk logistik dan pengiriman barang memungkinkan kelancaran arus informasi antar departemen berkat digitalisasi dan otomatisasi proses bisnis.
Tips profesional
Dokumen tertulis, kontrak, draf, penelitian, catatan pengiriman dan banyak lagi digantikan oleh dokumen elektronik berkat digitalisasi dan dengan demikian mengoptimalkan semua proses kerja secara maksimal.AI terintegrasi memungkinkan proses bisnis sebagian besar diotomatisasi, mempercepat proses Anda, dan meningkatkan kesuksesan dan kepuasan.
Digitalisasi dalam logistik dan penerusan
Rantai pasokan global yang semakin berkembang menghadirkan tantangan baru bagi logistik dan pengiriman barang. Lokasi dan ketersediaan independen waktu dari semua data dan dokumen penting sangat penting dalam industri transportasi dan logistik, yang tidak hanya mempengaruhi waktu tetapi juga secara finansial.
Faktur, kontrak, pesanan, catatan pengiriman, dan banyak lagi - semua dokumen harus segera tersedia sesuai permintaan, di mana pun lokasinya. Oleh karena itu, perusahaan di industri ini adalah orang-orang yang mendapat manfaat signifikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang sesuai.
Sejumlah besar dokumen dihasilkan setiap hari di industri logistik. Sebagian besar dokumen seperti catatan pengiriman dan dokumen pengiriman masih dibuat dalam bentuk kertas - tetapi pemrosesan manual dokumen-dokumen ini sangat memakan waktu, yang pada gilirannya menyebabkan biaya yang tidak perlu dan kadang-kadang berjalan dengan salah.
Untuk membuat informasi yang terkandung di dalamnya dapat diakses dengan cepat dan untuk mempersiapkannya untuk proses otomatis berikutnya, dokumen kertas ini harus didigitalkan dan konten dibacakan dan disediakan.
Sangat penting bagi industri logistik bahwa tenggat waktu terpenuhi dan langkah-langkah hukum diambil untuk menyimpan dokumen. Untuk menyelesaikan banyak masalah administrasi yang ada di industri logistik dan penerusan, sistem manajemen dokumen PaperOffice harus diterapkan.
Dengan bantuan solusi manajemen dokumen, Anda menyimpan dan mengarsipkan semua informasi pada platform pusat dengan cara yang tahan audit.
Bagaimana paperless dalam industri forwarding dan logistik?
PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu dan membuat gambaran yang jelas tentang dokumen penting seperti kontrak, faktur, pesanan, catatan pengiriman dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa mendatang.
Menangkap, memproses, berbagi, mencari, dan melacak dokumen Anda menjadi sangat mudah dengan penggunaan PaperOffice.
Berkat akses terkontrol, daftar tugas terperinci, serta persetujuan menggunakan alur kerja dan pemberitahuan email yang andal, karyawan dapat menyelesaikan tugas yang ditetapkan secara efisien dan orang yang berwenang dapat dengan mudah menyetujui atau menolak persetujuan.
Sistem manajemen dokumen harus mencakup fungsi-fungsi penting berikut dalam industri penerusan dan logistik:
Pemahaman hubungan penting berkat folder digital dan folder dokumen
Saat mengedit dokumen secara manual, hubungan penting seperti catatan dan anotasi dapat dengan cepat hilang. Jadi hampir tidak mungkin untuk memahami hubungan setelahnya. Setelah hubungan dapat dilacak, proses duplikat dipicu, yang memakan waktu dan mahal.
Berkat implementasi PaperOffice di perusahaan logistik Anda, dokumen, informasi tentang mereka dan proses diringkas secara logis. Folder digital berisi properti deskriptif, memiliki struktur atau garis besar internal yang telah ditentukan, dan memberikan kemampuan untuk menentukan izin untuk perlindungan data. Catatan virtual, anotasi, dan tugas memastikan bahwa informasi penting tentang proses tidak lagi hilang.
Pengarsipan Otomatis
Pemindaian dokumen secara manual adalah proses yang sangat memakan waktu dan rawan kesalahan. Setelah perusahaan pengiriman barang mengirimkan setumpuk dokumen, pekerjaan sebenarnya dimulai: apa cara termudah untuk mencatat dan menetapkan dokumen yang ada dalam bentuk kertas?
Berkat fungsi pemindai terintegrasi dan pengenalan kode QR, perusahaan penerusan dan logistik dapat menempatkan seluruh tumpukan catatan pengiriman dan dokumen lain di pemindai - PaperOffice mengenali pengarsipan target baik berdasarkan kontak yang dikenali, templat dokumen yang diajarkan atau dengan menyimpan informasi kode QR dibacakan.
Dengan cara ini, seluruh kumpulan dokumen dapat diotomatisasi dalam sekali jalan dan secara bertahap diproses dengan mode pembelajaran terintegrasi atau dengan cara lain, seperti yang diinginkan, dengan hampir tidak ada sumber daya manusia.
Manajemen dokumen berorientasi proses
Manajemen dokumen berorientasi proses memastikan bahwa dokumen-dokumen ini tetap up to date dengan sedikit usaha. PaperOffice mendukung Anda di sini dengan modul tugas dan alur kerja yang luas.
Dengan cara ini, rantai proses tertentu dapat dibuat dan proses operasional yang ada dapat didefinisikan pada dokumen elektronik dan sebagian dijalankan secara otomatis.
Ini mewakili pengoptimalan proses bebas kesalahan, karena tugas tidak hanya dapat diberikan kepada karyawan dengan hak pengguna tertentu dan periode penyelesaian, memerlukan persetujuan digital, tetapi juga secara otomatis memicu tindakan lebih lanjut, seperti pemberitahuan email atau perubahan status dokumen.
Dengan cara ini, semua proses dokumen dapat dipetakan.
Perangkat lunak manajemen dokumen seperti PaperOffice DMS paling cocok untuk tugas-tugas ini. Karena ini adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang dapat melakukan lebih dari sekadar mengelola dokumen.
PaperOffice tidak membedakan antara jenis dokumen, terlepas dari apakah Anda memerlukan bantuan mengelola kontrak, pembelaan, dan korespondensi email: berkat sistem manajemen dokumen PaperOffice, proses Anda sebelumnya di perusahaan didigitalkan , membuatnya lebih efisien, transparan, dan secara signifikan lebih fleksibel.
Karena dalam bentuk apa pun dokumen tiba di perusahaan, baik sebagai dokumen kertas, file PDF, email atau foto, mereka secara otomatis diarsipkan dan disimpan dalam database yang aman.
Kontrak penting dengan demikian dapat diakui dan diakhiri pada waktu yang tepat atau dinegosiasikan ulang. Rilis dokumen dengan tanda tangan digital dan pemberitahuan email alih-alih surat kertas yang lambat, email yang tidak aman berkontribusi pada loyalitas pelanggan.
Pemrosesan digital adalah dasar penting untuk memastikan kualitas layanan yang tinggi dari layanan kota di masa depan
PaperOffice memenuhi standar keamanan tertinggi seperti manajemen otorisasi atau pemberian otorisasi akses. Pengguna mendefinisikan langkah-langkah kerja individu persis seperti yang akan mereka jalankan, misalnya "rekaman", "memeriksa", "rilis" dan "pemesanan" faktur.
Tanggung jawab tidak hanya dapat diberikan kepada orang-orang individu, tetapi juga kepada kelompok pengguna seperti "Akuntansi" atau "Produksi", sehingga seorang kolega dapat segera turun tangan jika seorang karyawan tidak hadir.
Teknologi OCR tidak hanya mengenali konten dokumen, tetapi juga semua bidang data yang relevan dengan pajak seperti nomor dokumen, tanggal, bersih, pajak, dan jumlah kotor. Data yang diimpor tersedia untuk mengontrol evaluasi, transaksi pembayaran, dan akuntansi keuangan. Ini menghemat pekerjaan entri yang melelahkan dan mengurangi kesalahan posting.
PaperOffice mengarsipkan semua dokumen yang dihasilkan dalam logistik dan penerusan dan semua informasi yang relevan sesuai dengan hukum dan dengan cara yang tahan audit
PaperOffice DMS, sehubungan dengan NAS (Network Attached Storage), memungkinkan pembangunan intranet yang sangat aman untuk komunikasi internal dan transmisi data. Ini menciptakan keamanan ganda terhadap serangan dari luar. Pertama firewall sistem operasi dan kedua enkripsi PaperOffice DMS. Pada saat yang sama, cloud terpisah diatur melalui NAS, independen dari penyedia pihak ketiga.
Fungsi alur kerja yang luas dari PaperOffice DMS membuat komunikasi internal jauh lebih mudah. Istilah internal juga mencakup cabang atau lokasi asing. Dalam kasus pekerjaan terkait proyek, misalnya, status saat ini selalu ditampilkan dan pada saat yang sama sejarah.
Tentu saja, kalender terkait tim dan pribadi juga disertakan, di mana tenggat waktu dan acara terkait waktu dimasukkan.
Pengenalan dokumen yang dilengkapi dengan AI secara otomatis mengatur semua dokumen untuk disimpan di folder yang benar dan membuat indeks kata kunci dan riwayat perubahan. Mesin pencari internal PaperOffice DMS menemukan setiap dokumen dalam sepersekian detik.
Solusinya: pengetahuan yang terbukti
Bukankah masuk akal untuk segera menggunakan perangkat lunak manajemen dalam praktiknya? yang tidak hanya memenuhi semua persyaratan, tetapi juga mudah dipelajari dan murah?
PaperOffice DMS adalah solusi lengkap yang telah dicoba dan diuji untuk pekerjaan digital dan, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman pasar, salah satu pelopor DMS pertama.
Argumen penting untuk memasukkan PaperOffice DMS dalam perencanaan anggaran. Akhirnya, PaperOffice DMS juga meyakinkan fakta bahwa keberlanjutan dan perlindungan lingkungan diperhitungkan. Cepat atau lambat konversi lengkap dari dokumen analog ke bentuk digital akan terjadi dan kemudian lembaga publik, yang kemudian sudah menggunakan PaperOffice DMS, akan dipersiapkan dengan baik.
Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke pelanggan Anda, konsultan pajak atau sebaliknya.
Tentu saja, PaperOffice DMS memungkinkan migrasi dan integrasi data digital yang ada dari solusi perangkat lunak yang ada. Pada saat yang sama, PaperOffice DMS adalah antarmuka antara analog dan digital. Dengan menggunakan fungsi pemindaiannya, perangkat lunak ini dapat membaca dokumen, rencana, dan foto analog ke dalam sistem dan mendigitalkannya menggunakan pemindai, tetapi juga rekaman dari ponsel, di mana teks diubah menjadi tulisan menggunakan OCR dan dapat diubah dalam program Office. Stempel waktu dan pembuatan versi memastikan bahwa dokumen digital sesuai dengan aslinya analog.
Perusahaan logistik dan pengiriman barang harus memproses dokumen untuk semua transaksi bisnis. Perkembangan lebih lanjut yang konstan dari model bisnis terus-menerus menciptakan tantangan baru. Yang mereka butuhkan adalah sistem manajemen dokumen yang baik.
PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang tepat karena dilengkapi dengan semua yang Anda butuhkan, misalnya:
- Penyimpanan dokumen dalam semua format digital sesuai dengan prinsip GDPR/li>
- Fungsi untuk mengirimkan dan mengirim ulang dokumen terlambat yang memerlukan tindakan
- Fungsi penyimpanan data pembelajaran mandiri dengan penandaan dan mesin pencari internal
- Penetapan otomatis dokumen yang baru ditambahkan ke folder yang benar
- Pembuatan database sederhana dan koneksi database termasuk topeng yang dapat disesuaikan secara individual
- Pembuatan templat otomatis untuk proses dan operasi berulang
Pengarsipan yang sesuai dengan revisi dan aman: PaperOffice DMS secara teknis memenuhi persyaratan hukum GoBD, GDPdU, dan DSGVO
PaperOffice DMS memungkinkan koneksi perangkat lunak lain, seperti ERP, dan tentu saja transfer dokumen dari Microsoft Office melalui antarmuka yang sesuai. PaperOffice DMS mempercepat komunikasi dalam perdagangan dan produksi dengan pemasok dan pelanggan.
Tenggat waktu dan janji temu dipantau dan tindakan secara otomatis dipicu tergantung pada pengaturan yang diinginkan. Proses pemesanan dapat diotomatisasi dan bahkan perubahan yang direncanakan untuk masa depan dapat dimasukkan sedemikian rupa sehingga mulai berlaku pada waktu yang diinginkan.
Berkat fungsinya yang luas, PaperOffice DMS pasti dapat diklasifikasikan di segmen yang lebih tinggi dari manajemen konten perusahaan (ECM).
ECM mencakup manajemen keseluruhan semua konten dalam organisasi dengan hierarki akses yang sesuai. PaperOffice DMS dapat menyimpan konten apa pun dalam bentuk digital, mengubah konten dan formatnya dan membuatnya tersedia.
PaperOffice DMS memiliki semua fungsi ECM dan ini dalam rasio harga-kinerja yang sangat baik serta bentuk operasi yang dapat dipelajari secara intuitif yang membuat pelatihan eksternal atau internal yang mahal tidak diperlukan. Sebaliknya, tutorial video gratis tersedia untuk membiasakan diri dengan menu yang berbeda. PaperOffice DMS dengan demikian dapat menjadi linchpin organisasi di setiap perusahaan dalam perdagangan dan produksi dan ini hampir dengan kecepatan cahaya.
Perusahaan logistik dan penerusan mendapat manfaat dari manajemen dokumen digital
Namun, dengan PaperOffice DMS, ada jauh lebih banyak kemungkinan bagi perusahaan logistik, serta untuk perusahaan dengan logistik atau pergudangan yang berafiliasi. Misalnya, manajemen inventaris termasuk inventaris permanen atau tanggal kunci. Dasar untuk PaperOffice DMS adalah akun pengguna yang ditautkan dalam jaringan. Penyimpanan data akun pengguna ini digabungkan dalam database pusat. Dokumen dapat dikontrol melalui AI dengan algoritma yang berbeda, yang dapat digunakan untuk memicu proses otomatis.
Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.
Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.
Dengan perangko digital, dokumen dapat dilengkapi dengan informasi tambahan dan bahkan mengontrol alur kerja terperinci. Pada gilirannya, fungsi tugas dan alur kerja memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan diselesaikan.
Rasakan bagaimana Anda dapat menghubungkan aliran informasi antara produksi dan administrasi dengan mendigitalkan dan mengotomatiskan proses dokumen dan bisnis.
PaperOffice DMS dapat menjadi sumber berbagai data yang memainkan peran khusus dalam pengiriman. Misalnya, spesifikasi untuk angkutan udara atau pengiriman laut. Pada akhirnya, antarmuka yang terintegrasi memungkinkan koneksi ke solusi perangkat lunak logistik lainnya, secara kondisional juga ke "ATLAS", tarif otomatis, dan sistem bea cukai lokal.
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Digitalisasi dalam logistik dan penerusan":
Bagaimana karyawan dapat mengakses PaperOffice?
Karena arsitektur program yang terdesentralisasi dan modern, PaperOffice dapat digunakan di hampir semua perangkat - dari PC klasik hingga smartphone / tablet hingga televisi.
Apa yang terjadi pada data jika PaperOffice tidak ada?
Tidak akan terjadi, tetapi untuk meyakinkan Anda: Anda dapat mengekspor data Anda KAPAN SAJA, karena PaperOffice didasarkan pada struktur database terbuka, Anda dapat mengakses data Anda kapan saja.
Perlindungan data topik: Di mana semua dokumen disimpan?
PaperOffice akan menyimpan semua dokumen sendiri dengan enkripsi tingkat tinggi, membuatnya kebal terhadap pencurian data, misalnya, dan melebihi semua persyaratan GDPR dan GOBD.
Hindari kesalahan: JANGAN PERNAH menyimpan data di cloud pihak ketiga!
Bisakah PaperOffice diadaptasi persis dengan spesifikasi?
Ya, PaperOffice dapat 100% disesuaikan dengan tujuan penggunaan untuk memastikan integrasi yang mulus ke dalam proses dan sistem yang ada. Bahkan antarmuka program dapat sepenuhnya dirancang dan diadaptasi secara bebas.
Kesimpulan
PaperOffice DMS mendukung industri logistik dan penerusan dan menawarkan antarmuka yang sesuai dengan perangkat lunak lain, koneksi API dan dapat diperluas kapan saja sesuai dengan keinginan Anda. Perangkat lunak ini mudah dipelajari dan dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam praktik sehari-hari tanpa menyebabkan ketidakhadiran untuk tujuan pelatihan.
PaperOffice DMS merekomendasikan penggunaan NAS (penyimpanan data yang didukung jaringan) dengan fungsi cadangan sehingga data penting tidak hilang atau dimata-matai di cloud pihak ketiga.
Pada akhirnya, PaperOffice DMS mengesankan dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik dan pengetahuan yang sangat besar melalui lebih dari 20 tahun pengalaman praktis.