Digitalisasi dalam manajemen properti dan manajemen real estat

Digitalisasi dalam manajemen properti dan manajemen properti

Dalam manajemen real estat dan manajemen properti, ada sejumlah besar dokumen berbeda yang perlu dikelola:

Kontrak sewa, laporan biaya tambahan, file konstruksi, acara, dokumen bisnis, pemberitahuan, dan banyak lagi. Oleh karena itu, manajer properti dan perusahaan real estat adalah orang-orang yang mendapat manfaat signifikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang sesuai.

Dokumen penting dihasilkan setiap hari oleh manajer real estat. Ini semua harus ditugaskan ke properti perumahan, penyewa, pemilik, properti yang benar.

PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Semua dokumen ini perlu didigitalkan jika tiba dalam bentuk kertas, memerlukan pengarsipan terstruktur, tugas dan penugasan alur kerja, dan harus segera tersedia sesuai permintaan.

Selain itu, setiap dokumen diklasifikasikan menurut jenisnya dan dapat ditugaskan ke orang dan objek, yang kemudian bahkan dapat Anda akses saat bepergian, terlepas dari perangkatnya. Anda memiliki semua informasi dan dokumen tentang semua bangunan, mitra bisnis, penyewa, dll dengan jelas di satu tempat, yaitu database Anda.

Sangat penting bahwa tenggat waktu penting terpenuhi dan langkah-langkah hukum diambil untuk menyimpan dokumen.

Untuk memecahkan banyak masalah administrasi yang ada dalam manajemen properti, sistem manajemen dokumen PaperOffice harus diimplementasikan.

PaperOffice DMS memberi Anda struktur yang jelas dalam dokumen Anda dan membantu Anda mengatasi banjir informasi.

PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting seperti kontrak atau surat dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa mendatang.

Anda juga dapat memperoleh manfaat dari tugas administrasi digital dan mengawasi semua kontrak sewa dan layanan, korespondensi resmi, yang diberikan pada pengiriman ulang atau ditugaskan kepada karyawan dengan penugasan tugas.

Otomatiskan proses bisnis Anda

Tidak ada negara lain di UE yang memiliki lebih banyak penduduk daripada Jerman dan dengan 234 orang per kilometer persegi memiliki kepadatan populasi tertinggi ketiga di Eropa setelah Belanda dan Belgia, kecuali Monako. Sekitar 37 juta bangunan tersebar di area seluas 357.588 kilometer persegi. Sedikit lebih dari setengah properti digunakan sebagai ruang hidup, semua properti lainnya digunakan secara komersial atau publik. Diperkirakan 8 juta properti dikelola oleh manajer properti atau manajer real estat.

Di balik jumlah 8 juta objek yang dikelola yang mengesankan ada sejumlah besar pekerjaan pemeliharaan, yang tidak hanya dihasilkan dari kegiatan yang diperlukan untuk menjaga bangunan tetap beroperasi, tetapi juga dari ketentuan, peraturan, dan undang-undang yang baru hampir setiap tahun. Real estat di Jerman sebagian tunduk pada hukum negara bagian dan sebagian lagi dengan hukum federal. Tetapi daftar hal-hal yang merupakan bagian dari bisnis sehari-hari manajemen real estat sangat luas, seperti:

• Penyewaan
• Sewa
• Pernyataan biaya layanan
• Penagihan Utang
• Manajemen Deposito
• Pengelolaan pendapatan sewa
• Jual / Beli
• Renovasi
• Renovasi
• Perbaikan
• Pemeliharaan Fasilitas
• Pemeliharaan Properti
• Layanan musim dingin
• Pemanasan / Listrik / Air / Limbah
• Hukum Pajak
• Asuransi
• Daftar tanah

Di belakang setiap istilah individu dalam daftar ini seringkali ada sejumlah besar proses yang sangat berbeda. Tentu saja, ada perusahaan manajemen properti yang hanya terbatas pada satu area, seperti manajemen eksklusif properti sewaan atau pembelian dan penjualan murni atau pengelolaan properti yang dimiliki oleh komunitas pemilik. Tetapi tidak peduli segmen apa, tugasnya sangat beragam sehingga setiap manajer properti membutuhkan manajemen dokumen yang efektif.

Itulah PaperOffice DMS, perangkat lunak manajemen dokumen yang dapat melakukan lebih dari sekadar mengelola dokumen.

Tapi apa artinya efektif bagi manajer properti?

Sektor terbesar dari 8 juta properti yang dikelola yang disebutkan di atas adalah apartemen sewaan, diikuti oleh ruang kantor. Ini berarti bahwa, tergantung pada jenisnya, ada biaya tetap yang harus dibayar setiap tiga bulan, setengah tahunan atau tahunan. Penghasilan, di sisi lain, biasanya bulanan. Bergantung pada inventaris yang dikelola, ini berarti memelihara ratusan hingga ribuan akun, yang semuanya memiliki tenggat waktu tertentu dan memerlukan administrasi tambahan ketika perubahan luar biasa terjadi. Selain itu, ada akuntansi pendapatan dan pengeluaran yang tepat.

Peristiwa luar biasa termasuk, misalnya, tunggakan sewa. Intinya di sini adalah menghitung bunga yang timbul sampai pembayaran dilakukan, tetapi juga untuk mengamati undang-undang pembatasan dan mengambil tindakan yang tepat.

• Administrasi juga dapat mencakup rencana yang menunjukkan area plot untuk diskalakan dan, jika perlu, disediakan untuk perusahaan konstruksi untuk renovasi atau perbaikan.
• Bukti investasi dana deposito yang tepat juga membutuhkan akuntansi dan presentasi yang benar setiap saat.
• Masukkan perubahan pada undang-undang sewa atau pembebasan tanah pada waktu yang tepat dan dengan demikian bersiaplah untuk saat ketika mereka mulai berlaku.

Ini hanyalah empat contoh dari apa yang dapat dilakukan oleh sistem manajemen dokumen yang baik, seperti PaperOffice DMS.

Karena dalam bentuk apa pun dokumen tiba di perusahaan, baik sebagai dokumen kertas, file PDF, email atau foto, mereka secara otomatis diarsipkan dan disimpan dalam database yang aman.

Kontrak penting dengan demikian dapat diakui dan diakhiri pada waktu yang tepat atau dinegosiasikan ulang. Rilis dokumen dengan tanda tangan digital dan pemberitahuan email alih-alih surat kertas yang lambat, email yang tidak aman berkontribusi pada loyalitas pelanggan.

Paperless work through digital processes

Kerangka dasar untuk transformasi digital dalam manajemen properti dan real estat

Berkat AI terintegrasi, aturan otomatis dipicu. AI ini secara otomatis mengurutkan dokumen ke dalam folder seperti "Faktur" dan "Catatan pengiriman", menyimpan kata kunci yang sesuai dan memicu alur kerja digital yang disimpan untuk jenis dokumen masing-masing.

PaperOffice memenuhi standar keamanan tertinggi seperti manajemen otorisasi atau pemberian otorisasi akses. Pengguna mendefinisikan langkah-langkah kerja individu persis seperti yang akan mereka jalankan, misalnya "rekaman", "memeriksa", "rilis" dan "pemesanan" faktur.

Tanggung jawab tidak hanya dapat diberikan kepada orang-orang individu, tetapi juga kepada kelompok pengguna seperti "Akuntansi" atau "Produksi", sehingga seorang kolega dapat segera turun tangan jika seorang karyawan tidak hadir.

Teknologi OCR tidak hanya mengenali konten dokumen, tetapi juga semua bidang data yang relevan dengan pajak seperti nomor dokumen, tanggal, bersih, pajak, dan jumlah kotor. Data yang diimpor tersedia untuk mengontrol evaluasi, transaksi pembayaran, dan akuntansi keuangan. Ini menghemat pekerjaan entri yang melelahkan dan mengurangi kesalahan posting.

Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke pelanggan Anda, konsultan pajak atau sebaliknya.

Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

Solusi alur kerja dan integritas AI - solusi ALL-IN-ONE dengan PaperOffice DMS

Perusahaan dalam manajemen properti dan manajer real estat harus memproses dokumen dalam semua transaksi bisnis. Perkembangan lebih lanjut yang konstan dari model bisnis terus-menerus menciptakan tantangan baru. Yang mereka butuhkan adalah sistem manajemen dokumen yang baik.

PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang tepat karena memiliki semua yang dibutuhkan industri furnitur dan manufaktur, seperti:

• Penyimpanan dokumen dalam semua format digital sesuai dengan prinsip GDPR/li>
• Fungsi untuk mengirimkan dan mengirim ulang dokumen terlambat yang memerlukan tindakan
• Fungsi penyimpanan data pembelajaran mandiri dengan penandaan dan mesin pencari internal
• Penetapan otomatis dokumen yang baru ditambahkan ke folder yang benar
• Pembuatan database sederhana dan koneksi database termasuk topeng yang dapat disesuaikan secara individual
• Pembuatan templat otomatis untuk proses dan operasi berulang

Pengarsipan yang sesuai dengan revisi dan aman: PaperOffice DMS secara teknis memenuhi persyaratan hukum GoBD, GDPdU, dan DSGVO

Access to the necessary information at any time

Fungsi alur kerja PaperOffice menyederhanakan komunikasi. Manajemen dokumen berorientasi proses memastikan bahwa dokumen-dokumen ini tetap up to date dengan sedikit usaha. PaperOffice DMS memungkinkan Anda untuk dengan mudah mempertimbangkan periode retensi dan penghapusan yang berlaku. Alur kerja digital diintegrasikan ke dalam proses bisnis, yang memastikan kepatuhan dengan langkah-langkah proses penting dan dengan demikian kepatuhan.

PaperOffice mendukung ini dengan modul tugas dan alur kerja yang luas.

Dengan cara ini, rantai proses tertentu dapat dibuat dan proses operasional yang ada dapat didefinisikan pada dokumen elektronik dan sebagian dijalankan secara otomatis.

Ini mewakili pengoptimalan proses bebas kesalahan, karena tugas tidak hanya dapat diberikan kepada karyawan dengan hak pengguna tertentu dan periode penyelesaian, memerlukan rilis digital, tetapi juga secara otomatis memicu tindakan lebih lanjut, seperti pemberitahuan email atau perubahan status dokumen.

Dengan cara ini, metadata yang relevan juga dapat disimpan setelah proses pengarsipan dokumen. Selain jenis dokumen, periode pengarsipan dan informasi pelanggan terkait dapat ditentukan.

Industri furnitur dan perdagangan produksi mendapat manfaat dari manajemen dokumen digital

Sistem manajemen dokumen memungkinkan pembuatan database yang terpisah untuk setiap area individu dan dapat membuat tautan secara bersamaan. Dokumen analog, seperti faktur pengrajin yang dikirimkan, dipindai dengan PaperOffice DMS dan disimpan baik sebagai foto maupun sebagai teks yang dikonversi menggunakan perangkat lunak OCR. Semua data yang ada, misalnya pada penyewa, dapat ditampilkan dengan jelas dan jelas, itulah sebabnya tidak ada file yang harus dibawa bersama untuk janji temu di luar rumah. Manajemen database yang dikendalikan AI membuat templat dari data master atau daftar yang dapat digunakan secara statistik sesuai kebutuhan.

Pada saat yang sama, perlindungan data yang diperlukan dipertahankan melalui manajemen kata sandi hierarkis dan enkripsi 1024-bit.

Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.

Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.

Dengan perangko digital, dokumen dapat dilengkapi dengan informasi tambahan dan bahkan mengontrol alur kerja terperinci. Pada gilirannya, fungsi tugas dan alur kerja memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan diselesaikan.

Rasio harga-kinerja yang sangat baik dari PaperOffice DMS serta implementasi sederhana dalam sistem operasi Microsoft yang ada dan kemampuan belajar yang intuitif membuat perangkat lunak ini menjadi penolong yang sangat diperlukan di setiap rumah atau manajemen real estat dalam waktu singkat, tidak peduli seberapa besar inventaris yang akan dikelola.