Otomatisasi proses bisnis dalam manajemen properti dan manajemen real estat
PaperOffice DMS untuk manajemen properti dan manajer real estat memungkinkan penanganan yang efisien dari pengarsipan elektronik penyewa dan berkas properti dan pemrosesan pertanyaan yang cepat dan merupakan prasyarat untuk efisiensi dan kesuksesan perusahaan Anda.
Tips profesional
Dokumen penting dalam bentuk kertas yang ada, seperti kontrak sewa, tagihan utilitas, file konstruksi, acara, dokumen komersial, pemberitahuan digantikan oleh dokumen elektronik berkat digitalisasi dan dengan demikian mengoptimalkan semua proses kerja secara maksimal.Informasi tentang semua bangunan, mitra bisnis, penyewa, dll. tersedia segera tersedia sesuai permintaan berkat PaperOffice DMS.
Digitalisasi dalam manajemen properti dan manajemen properti
Dalam manajemen real estat dan manajemen properti, ada sejumlah besar dokumen berbeda yang perlu dikelola:
Kontrak sewa, laporan biaya tambahan, file konstruksi, acara, dokumen bisnis, pemberitahuan, dan banyak lagi. Oleh karena itu, manajer properti dan perusahaan real estat adalah orang-orang yang mendapat manfaat signifikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang sesuai.
Dokumen penting dihasilkan setiap hari oleh manajer real estat. Ini semua harus ditugaskan ke properti perumahan, penyewa, pemilik, properti yang benar.
Semua dokumen ini perlu didigitalkan jika tiba dalam bentuk kertas, memerlukan pengarsipan terstruktur, tugas dan penugasan alur kerja, dan harus segera tersedia sesuai permintaan.
Selain itu, setiap dokumen diklasifikasikan menurut jenisnya dan dapat ditugaskan ke orang dan objek, yang kemudian bahkan dapat Anda akses saat bepergian, terlepas dari perangkatnya. Anda memiliki semua informasi dan dokumen tentang semua bangunan, mitra bisnis, penyewa, dll dengan jelas di satu tempat, yaitu database Anda.
Sangat penting bahwa tenggat waktu penting terpenuhi dan langkah-langkah hukum diambil untuk menyimpan dokumen.
Untuk memecahkan banyak masalah administrasi yang ada dalam manajemen properti, sistem manajemen dokumen PaperOffice harus diimplementasikan.
PaperOffice DMS memberi Anda struktur yang jelas dalam dokumen Anda dan membantu Anda mengatasi banjir informasi.
PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting seperti kontrak atau surat dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa mendatang.
Anda juga dapat memperoleh manfaat dari tugas administrasi digital dan mengawasi semua kontrak sewa dan layanan, korespondensi resmi, yang diberikan pada pengiriman ulang atau ditugaskan kepada karyawan dengan penugasan tugas.
Otomatiskan proses bisnis Anda
Tidak ada negara lain di UE yang memiliki lebih banyak penduduk daripada Jerman dan dengan 234 orang per kilometer persegi memiliki kepadatan populasi tertinggi ketiga di Eropa setelah Belanda dan Belgia, kecuali Monako. Sekitar 37 juta bangunan tersebar di area seluas 357.588 kilometer persegi. Sedikit lebih dari setengah properti digunakan sebagai ruang hidup, semua properti lainnya digunakan secara komersial atau publik. Diperkirakan 8 juta properti dikelola oleh manajer properti atau manajer real estat.
Di balik jumlah 8 juta objek yang dikelola yang mengesankan ada sejumlah besar pekerjaan pemeliharaan, yang tidak hanya dihasilkan dari kegiatan yang diperlukan untuk menjaga bangunan tetap beroperasi, tetapi juga dari ketentuan, peraturan, dan undang-undang yang baru hampir setiap tahun. Real estat di Jerman sebagian tunduk pada hukum negara bagian dan sebagian lagi dengan hukum federal. Tetapi daftar hal-hal yang merupakan bagian dari bisnis sehari-hari manajemen real estat sangat luas, seperti:
- Penyewaan
- Sewa
- Pernyataan biaya layanan
- Penagihan Utang
- Manajemen Deposito
- Pengelolaan pendapatan sewa
- Jual / Beli
- Renovasi
- Renovasi
- Perbaikan
- Pemeliharaan Fasilitas
- Pemeliharaan Properti
- Layanan musim dingin
- Pemanasan / Listrik / Air / Limbah
- Hukum Pajak
- Asuransi
- Daftar tanah
Di belakang setiap istilah individu dalam daftar ini seringkali ada sejumlah besar proses yang sangat berbeda. Tentu saja, ada perusahaan manajemen properti yang hanya terbatas pada satu area, seperti manajemen eksklusif properti sewaan atau pembelian dan penjualan murni atau pengelolaan properti yang dimiliki oleh komunitas pemilik. Tetapi tidak peduli segmen apa, tugasnya sangat beragam sehingga setiap manajer properti membutuhkan manajemen dokumen yang efektif.
Itulah PaperOffice DMS, perangkat lunak manajemen dokumen yang dapat melakukan lebih dari sekadar mengelola dokumen.
Tapi apa artinya efektif bagi manajer properti?
Sektor terbesar dari 8 juta properti yang dikelola yang disebutkan di atas adalah apartemen sewaan, diikuti oleh ruang kantor. Ini berarti bahwa, tergantung pada jenisnya, ada biaya tetap yang harus dibayar setiap tiga bulan, setengah tahunan atau tahunan. Penghasilan, di sisi lain, biasanya bulanan. Bergantung pada inventaris yang dikelola, ini berarti memelihara ratusan hingga ribuan akun, yang semuanya memiliki tenggat waktu tertentu dan memerlukan administrasi tambahan ketika perubahan luar biasa terjadi. Selain itu, ada akuntansi pendapatan dan pengeluaran yang tepat.
Peristiwa luar biasa termasuk, misalnya, tunggakan sewa. Intinya di sini adalah menghitung bunga yang timbul sampai pembayaran dilakukan, tetapi juga untuk mengamati undang-undang pembatasan dan mengambil tindakan yang tepat.
- Administrasi juga dapat mencakup rencana yang menunjukkan area plot untuk diskalakan dan, jika perlu, disediakan untuk perusahaan konstruksi untuk renovasi atau perbaikan.
- Bukti investasi dana deposito yang tepat juga membutuhkan akuntansi dan presentasi yang benar setiap saat.
- Masukkan perubahan pada undang-undang sewa atau pembebasan tanah pada waktu yang tepat dan dengan demikian bersiaplah untuk saat ketika mereka mulai berlaku.
Ini hanyalah empat contoh dari apa yang dapat dilakukan oleh sistem manajemen dokumen yang baik, seperti PaperOffice DMS.
PaperOffice tidak membedakan antara jenis dokumen, terlepas dari apakah Anda memerlukan bantuan untuk mengelola kontrak, pembelaan, dan korespondensi email: berkat sistem manajemen dokumen PaperOffice, proses Anda sebelumnya di perusahaan Anda didigitalkan, membuatnya lebih efisien, transparan, dan secara signifikan lebih fleksibel.
Karena dalam bentuk apa pun dokumen tiba di perusahaan, baik sebagai dokumen kertas, file PDF, email atau foto, mereka secara otomatis diarsipkan dan disimpan dalam database yang aman.
Kontrak penting dengan demikian dapat diakui dan diakhiri pada waktu yang tepat atau dinegosiasikan ulang. Rilis dokumen dengan tanda tangan digital dan pemberitahuan email alih-alih surat kertas yang lambat, email yang tidak aman berkontribusi pada loyalitas pelanggan.
Kerangka dasar untuk transformasi digital dalam manajemen properti dan real estat
Berkat AI terintegrasi, aturan otomatis dipicu. AI ini secara otomatis mengurutkan dokumen ke dalam folder seperti "Faktur" dan "Catatan pengiriman", menyimpan kata kunci yang sesuai dan memicu alur kerja digital yang disimpan untuk jenis dokumen masing-masing.
PaperOffice memenuhi standar keamanan tertinggi seperti manajemen otorisasi atau pemberian otorisasi akses. Pengguna mendefinisikan langkah-langkah kerja individu persis seperti yang akan mereka jalankan, misalnya "rekaman", "memeriksa", "rilis" dan "pemesanan" faktur.
Tanggung jawab tidak hanya dapat diberikan kepada orang-orang individu, tetapi juga kepada kelompok pengguna seperti "Akuntansi" atau "Produksi", sehingga seorang kolega dapat segera turun tangan jika seorang karyawan tidak hadir.
Teknologi OCR tidak hanya mengenali konten dokumen, tetapi juga semua bidang data yang relevan dengan pajak seperti nomor dokumen, tanggal, bersih, pajak, dan jumlah kotor. Data yang diimpor tersedia untuk mengontrol evaluasi, transaksi pembayaran, dan akuntansi keuangan. Ini menghemat pekerjaan entri yang melelahkan dan mengurangi kesalahan posting.
Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke pelanggan Anda, konsultan pajak atau sebaliknya.
Solusinya: pengetahuan yang terbukti
Bukankah masuk akal untuk segera menggunakan perangkat lunak manajemen dalam praktiknya? yang tidak hanya memenuhi semua persyaratan, tetapi juga mudah dipelajari dan murah?
PaperOffice DMS adalah solusi lengkap yang telah dicoba dan diuji untuk pekerjaan digital dan, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman pasar, salah satu pelopor DMS pertama.
Solusi alur kerja dan integritas AI - solusi ALL-IN-ONE dengan PaperOffice DMS
Perusahaan dalam manajemen properti dan manajer real estat harus memproses dokumen dalam semua transaksi bisnis. Perkembangan lebih lanjut yang konstan dari model bisnis terus-menerus menciptakan tantangan baru. Yang mereka butuhkan adalah sistem manajemen dokumen yang baik.
PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang tepat karena memiliki semua yang dibutuhkan industri furnitur dan manufaktur, seperti:
- Penyimpanan dokumen dalam semua format digital sesuai dengan prinsip GDPR/li>
- Fungsi untuk mengirimkan dan mengirim ulang dokumen terlambat yang memerlukan tindakan
- Fungsi penyimpanan data pembelajaran mandiri dengan penandaan dan mesin pencari internal
- Penetapan otomatis dokumen yang baru ditambahkan ke folder yang benar
- Pembuatan database sederhana dan koneksi database termasuk topeng yang dapat disesuaikan secara individual
- Pembuatan templat otomatis untuk proses dan operasi berulang
Pengarsipan yang sesuai dengan revisi dan aman: PaperOffice DMS secara teknis memenuhi persyaratan hukum GoBD, GDPdU, dan DSGVO
Fungsi alur kerja PaperOffice menyederhanakan komunikasi. Manajemen dokumen berorientasi proses memastikan bahwa dokumen-dokumen ini tetap up to date dengan sedikit usaha. PaperOffice DMS memungkinkan Anda untuk dengan mudah mempertimbangkan periode retensi dan penghapusan yang berlaku. Alur kerja digital diintegrasikan ke dalam proses bisnis, yang memastikan kepatuhan dengan langkah-langkah proses penting dan dengan demikian kepatuhan.
PaperOffice mendukung ini dengan modul tugas dan alur kerja yang luas.
Dengan cara ini, rantai proses tertentu dapat dibuat dan proses operasional yang ada dapat didefinisikan pada dokumen elektronik dan sebagian dijalankan secara otomatis.
Ini mewakili pengoptimalan proses bebas kesalahan, karena tugas tidak hanya dapat diberikan kepada karyawan dengan hak pengguna tertentu dan periode penyelesaian, memerlukan rilis digital, tetapi juga secara otomatis memicu tindakan lebih lanjut, seperti pemberitahuan email atau perubahan status dokumen.
Dengan cara ini, metadata yang relevan juga dapat disimpan setelah proses pengarsipan dokumen. Selain jenis dokumen, periode pengarsipan dan informasi pelanggan terkait dapat ditentukan.
Industri furnitur dan perdagangan produksi mendapat manfaat dari manajemen dokumen digital
Sistem manajemen dokumen memungkinkan pembuatan database yang terpisah untuk setiap area individu dan dapat membuat tautan secara bersamaan. Dokumen analog, seperti faktur pengrajin yang dikirimkan, dipindai dengan PaperOffice DMS dan disimpan baik sebagai foto maupun sebagai teks yang dikonversi menggunakan perangkat lunak OCR. Semua data yang ada, misalnya pada penyewa, dapat ditampilkan dengan jelas dan jelas, itulah sebabnya tidak ada file yang harus dibawa bersama untuk janji temu di luar rumah. Manajemen database yang dikendalikan AI membuat templat dari data master atau daftar yang dapat digunakan secara statistik sesuai kebutuhan.
Pada saat yang sama, perlindungan data yang diperlukan dipertahankan melalui manajemen kata sandi hierarkis dan enkripsi 1024-bit.
Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.
Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.
Dengan perangko digital, dokumen dapat dilengkapi dengan informasi tambahan dan bahkan mengontrol alur kerja terperinci. Pada gilirannya, fungsi tugas dan alur kerja memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan diselesaikan.
Rasio harga-kinerja yang sangat baik dari PaperOffice DMS serta implementasi sederhana dalam sistem operasi Microsoft yang ada dan kemampuan belajar yang intuitif membuat perangkat lunak ini menjadi penolong yang sangat diperlukan di setiap rumah atau manajemen real estat dalam waktu singkat, tidak peduli seberapa besar inventaris yang akan dikelola.
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Digitalisasi dalam manajemen properti dan manajemen real estat":
Bagaimana karyawan dapat mengakses PaperOffice?
Karena arsitektur program yang terdesentralisasi dan modern, PaperOffice dapat digunakan di hampir semua perangkat - dari PC klasik hingga smartphone / tablet hingga televisi.
Apa yang terjadi pada data jika PaperOffice tidak ada?
Tidak akan terjadi, tetapi untuk meyakinkan Anda: Anda dapat mengekspor data Anda KAPAN SAJA, karena PaperOffice didasarkan pada struktur database terbuka, Anda dapat mengakses data Anda kapan saja.
Perlindungan data topik: Di mana semua dokumen disimpan?
PaperOffice akan menyimpan semua dokumen sendiri dengan enkripsi tingkat tinggi, membuatnya kebal terhadap pencurian data, misalnya, dan melebihi semua persyaratan GDPR dan GOBD.
Hindari kesalahan: JANGAN PERNAH menyimpan data di cloud pihak ketiga!
Bisakah PaperOffice diadaptasi persis dengan spesifikasi?
Ya, PaperOffice dapat 100% disesuaikan dengan tujuan penggunaan untuk memastikan integrasi yang mulus ke dalam proses dan sistem yang ada. Bahkan antarmuka program dapat sepenuhnya dirancang dan diadaptasi secara bebas.
Kesimpulan
PaperOffice DMS mendukung manajemen properti dan manajemen real estat dan menawarkan antarmuka yang sesuai dengan perangkat lunak lain, koneksi API dan dapat diperluas kapan saja sesuai dengan keinginan Anda. Perangkat lunak ini mudah dipelajari dan dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam praktik sehari-hari tanpa menyebabkan ketidakhadiran untuk tujuan pelatihan.
PaperOffice DMS merekomendasikan penggunaan NAS (penyimpanan data yang didukung jaringan) dengan fungsi cadangan sehingga data penting tidak hilang atau dimata-matai di cloud pihak ketiga.
Pada akhirnya, PaperOffice DMS mengesankan dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik dan pengetahuan yang sangat besar melalui lebih dari 20 tahun pengalaman praktis.