Otomatisasi proses bisnis di perusahaan perawatan pendengaran
PaperOffice DMS untuk perusahaan alat bantu dengar memungkinkan penanganan yang efisien dari semua jenis dokumen serta pemrosesan pertanyaan yang cepat dan merupakan prasyarat untuk efisiensi dan keberhasilan dalam administrasi.
Tips profesional
Dokumen tertulis, kontrak, draf, penelitian, pendapat ahli dan banyak lagi digantikan oleh dokumen elektronik berkat digitalisasi dan dengan demikian mengoptimalkan semua proses kerja secara maksimal.Dengan bantuan solusi manajemen dokumen, Anda menyimpan dan mengarsipkan semua informasi pada platform pusat dengan cara yang tahan audit.
Digitalisasi untuk perusahaan perawatan pendengaran
Sebagai perusahaan di industri profesional perawatan pendengaran, Anda memiliki banyak dokumen penting untuk dikelola:
Faktur, dokumentasi, korespondensi, penawaran, lembar perbaikan, kartu kesehatan, dan banyak lagi. Oleh karena itu, profesional perawatan pendengaran adalah orang-orang yang mendapat manfaat signifikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang sesuai.
Ini adalah bagaimana profesional perawatan pendengaran mengumpulkan dokumen penting setiap hari. Ini semua perlu dicocokkan dengan pelanggan, agensi, atau produsen perangkat yang tepat.
Semua dokumen ini perlu didigitalkan jika tiba dalam bentuk kertas, memerlukan pengarsipan terstruktur, tugas dan penugasan alur kerja, dan harus segera tersedia sesuai permintaan.
Selain itu, setiap dokumen diklasifikasikan menurut jenisnya dan dapat ditugaskan ke orang-orang dan produsen perangkat, yang kemudian bahkan dapat Anda akses saat bepergian, terlepas dari perangkatnya. Jadi Anda memiliki semua informasi dan dokumen tentang semua alat bantu dengar dengan jelas di satu tempat, yaitu database Anda.
Sangat penting bahwa tenggat waktu penting terpenuhi dan langkah-langkah hukum diambil untuk menyimpan dokumen. PaperOffice DMS memberi Anda struktur yang jelas dalam dokumen Anda dan membantu Anda mengatasi banjir informasi.
Dengan bantuan solusi manajemen dokumen, Anda menyimpan dan mengarsipkan semua informasi pada platform pusat dengan cara yang tahan audit.
PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu dan membuat gambaran yang jelas tentang dokumen penting seperti faktur, kontrak, laporan penjualan, survei, penilaian, sewa, atau surat lainnya dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa mendatang.
Anda juga dapat memperoleh manfaat dari tugas administrasi digital, perangko digital, dan catatan tempel dan mengawasi semua kontrak layanan, korespondensi resmi yang diajukan untuk pengiriman ulang atau ditugaskan kepada karyawan melalui penugasan tugas.
Keamanan revisi dijamin setiap saat.
Semua informasi tersedia segera
Dengan PaperOffice DMS, dokumen dapat didigitalkan di banyak perusahaan akustik alat bantu dengar dan diarsipkan secara terpusat sedemikian rupa sehingga dapat diakses dari komputer mana pun tanpa harus pergi ke arsip atau terlebih dahulu meneliti rekan kerja mana yang saat ini sedang memproses dokumen atau folder.
PaperOffice DMS tidak hanya mendigitalkan dokumen analog, perangkat lunak manajemen dokumen menyimpan setiap perubahan pada dokumen dalam urutan kronologis. Yang asli tetap tidak terpengaruh. Fungsi alur kerja dapat digunakan, misalnya, untuk menetapkan aktivitas tertentu selama pekerjaan proyek dan setiap karyawan menyimpan gambaran umum tentang status saat ini.
Pada saat yang sama, ide atau saran dapat diajukan tanpa harus mengadakan pertemuan setiap kali. Dokumen yang diarsipkan dapat dicari dengan kata kunci atau tanggal atau nomor referensi dan templat otomatis dapat dibuat oleh AI di PaperOffice DMS.
Ini angka yang mengesankan. Sekitar 16 juta orang di Jerman saja menderita gangguan pendengaran. Menariknya, gangguan pendengaran cukup merata di hampir semua kelompok umur dari 30 hingga di atas 70 tahun, dan gangguan pendengaran adalah masalah yang berkembang. Selama 20 tahun terakhir, jumlah orang dengan gangguan pendengaran telah meningkat sekitar 4%. Namun, hanya sekitar setengah dari mereka yang terkena dampak menggunakan alat bantu dengar.
Siapa pun yang menggunakannya biasanya telah bersentuhan dengan perdagangan yang tidak diketahui dengan baik, profesional perawatan pendengaran, yang masih seorang profesional perawatan pendengaran sebelum 2017. Sebuah kerajinan dengan tiga tahun pelatihan dan kemungkinan pelatihan lebih lanjut untuk menjadi pengrajin ahli dan penyelesaian gelar dalam teknologi pendengaran dan audiologi. Akustik pendengaran menangani produksi alat bantu dengar dan perlindungan pendengaran dalam bentuk apa yang disebut otoplastik, perangkat yang dibuat untuk mengukur secara individual. Profil pekerjaan ahli akustik alat bantu dengar sebanding dengan teknisi gigi.
Untuk profesional perawatan pendengaran, ini berarti menjaga data pasien atau klien mereka tetap up to date. Pada saat yang sama, ini adalah data yang sangat sensitif, karena banyak orang dengan gangguan pendengaran melihat ini sebagai cacat yang seharusnya tidak dialami oleh lingkungan pribadi mereka. Itulah mengapa perlindungan data penting saat menyimpan data. Dalam kebanyakan kasus, pelanggan pertama kali dimediasi oleh profesional perawatan pendengaran dari dokter THT yang telah mendiagnosis gangguan pendengaran, itulah sebabnya pemeliharaan data juga sangat penting di sini dan arsip yang dipikirkan dengan matang pada akhirnya mempercepat proses kerja.
Perangkat lunak manajemen dokumen seperti PaperOffice DMS paling cocok untuk tugas-tugas ini. Karena ini adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang dapat melakukan lebih dari sekadar mengelola dokumen.
PaperOffice tidak membedakan antara jenis dokumen, terlepas dari apakah Anda memerlukan bantuan mengelola kontrak, pembelaan, dan korespondensi email: berkat sistem manajemen dokumen PaperOffice, proses Anda sebelumnya di perusahaan didigitalkan , membuatnya lebih efisien, transparan, dan secara signifikan lebih fleksibel.
Karena dalam bentuk apa pun dokumen tiba di perusahaan, baik sebagai dokumen kertas, file PDF, email atau foto, mereka secara otomatis diarsipkan dan disimpan dalam database yang aman.
Kontrak penting dengan demikian dapat diakui dan diakhiri pada waktu yang tepat atau dinegosiasikan ulang. Rilis dokumen dengan tanda tangan digital dan pemberitahuan email alih-alih surat kertas yang lambat, email yang tidak aman berkontribusi pada loyalitas pelanggan.
PaperOffice mengarsipkan semua dokumen yang dihasilkan di perusahaan perawatan pendengaran Anda dan semua informasi yang relevan sesuai dengan hukum dan dengan cara yang tahan audit
Pertama-tama, Paperoffice DMS dapat digunakan untuk mengubah arsip analog, mungkin sistem file gantung tradisional, menjadi arsip digital. Ini merupakan langkah penting yang tidak hanya mempercepat administrasi di perusahaan, tetapi juga meningkatkan transmisi data dari dokter THT dan sebaliknya. Misalnya, data yang dikirim melalui email dapat dibaca secara langsung dan secara otomatis ditransfer ke file pelanggan elektronik.
Di PaperOffice DMS, data pasien sensitif dienkripsi dan dilindungi kata sandi, di mana dapat diatur siapa yang diizinkan untuk melihat berapa banyak data di perusahaan.
Memanggil folder yang tepat juga dilakukan dengan sangat cepat di PaperOffice DMS, dengan mesin pencari internal merekam berbagai parameter yang termasuk dalam pencarian. Jika nomor pelanggan atau bahkan nama tersebut tidak lagi dikenal atau ada lebih dari sekali, kata kunci tertentu dapat membatasi pencarian ke hasil yang sesuai.
Berkat AI terintegrasi, aturan otomatis dipicu. AI ini secara otomatis mengurutkan dokumen ke dalam folder seperti "Faktur" dan "Kontrak", menyimpan kata kunci yang sesuai dan memicu alur kerja digital yang disimpan untuk jenis dokumen masing-masing.
PaperOffice memenuhi standar keamanan tertinggi seperti manajemen otorisasi atau pemberian otorisasi akses. Pengguna mendefinisikan langkah-langkah kerja individu persis seperti yang akan mereka jalankan, misalnya "rekaman", "memeriksa", "rilis" dan "pemesanan" faktur.
Tanggung jawab tidak hanya dapat diberikan kepada orang-orang individu, tetapi juga kepada kelompok pengguna seperti "Akuntansi" atau "Produksi", sehingga seorang kolega dapat segera turun tangan jika seorang karyawan tidak hadir.
Teknologi OCR tidak hanya mengenali konten dokumen, tetapi juga semua bidang data yang relevan dengan pajak seperti nomor dokumen, tanggal, bersih, pajak, dan jumlah kotor. Data yang diimpor tersedia untuk mengontrol evaluasi, transaksi pembayaran, dan akuntansi keuangan. Ini menghemat pekerjaan entri yang melelahkan dan mengurangi kesalahan posting.
Argumen penting untuk memasukkan PaperOffice DMS dalam perencanaan anggaran. Akhirnya, PaperOffice DMS juga meyakinkan fakta bahwa keberlanjutan dan perlindungan lingkungan diperhitungkan. Cepat atau lambat konversi lengkap dari dokumen analog ke bentuk digital akan terjadi dan kemudian lembaga publik, yang kemudian sudah menggunakan PaperOffice DMS, akan dipersiapkan dengan baik.
Tentu saja, PaperOffice DMS memungkinkan migrasi dan integrasi data digital yang ada dari solusi perangkat lunak yang ada. Pada saat yang sama, PaperOffice DMS adalah antarmuka antara analog dan digital. Dengan menggunakan fungsi pemindaiannya, perangkat lunak ini dapat membaca dokumen, rencana, dan foto analog ke dalam sistem dan mendigitalkannya menggunakan pemindai, tetapi juga rekaman dari ponsel, di mana teks diubah menjadi tulisan menggunakan OCR dan dapat diubah dalam program Office. Stempel waktu dan pembuatan versi memastikan bahwa dokumen digital sesuai dengan aslinya analog.
Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke pelanggan Anda, konsultan pajak atau sebaliknya.
Solusinya: pengetahuan yang terbukti
Bukankah masuk akal untuk segera menggunakan perangkat lunak manajemen dalam praktiknya? yang tidak hanya memenuhi semua persyaratan, tetapi juga mudah dipelajari dan murah?
PaperOffice DMS adalah solusi lengkap yang telah dicoba dan diuji untuk pekerjaan digital dan, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman pasar, salah satu pelopor DMS pertama.
Pemrosesan digital adalah dasar penting untuk memastikan kualitas layanan yang tinggi dari layanan kota di masa depan
Fakta bahwa akustik alat bantu dengar tidak ada di bibir semua orang dan tentu saja tidak ada di telinga semua orang adalah karena hanya ada 6.600 perusahaan jenis ini di Jerman. Itu hanya lebih dari 1% dari semua bisnis kerajinan di Jerman.
Namun demikian, klien mereka mencakup sekitar 8 juta orang, itulah sebabnya file pelanggan rata-rata dari seorang profesional perawatan pendengaran mencakup lebih dari 1200 orang. Banyak data yang berbeda harus direkam untuk setiap pelanggan, karena pendengaran adalah masalah yang sangat kompleks, dan kerusakan tidak hanya mempengaruhi telinga atau telinga. Siapa pun yang pernah memiliki saluran telinga yang tersumbat oleh kotoran telinga dapat memiliki gambaran kasar tentang apa artinya sulit mendengar. Konsekuensinya bisa berupa:
- Kelelahan
- Sakit kepala
- Stres
- Depresi
- Pusing
- Gangguan tidur
Untuk mengatasi hal ini, data audiometrik direkam dari pasien dan berdasarkan ini alat bantu dengar individu diproduksi. Ketulian dapat berubah sewaktu-waktu. Tingkat gangguan pendengaran biasanya meningkat seiring bertambahnya usia, yang pada gilirannya membuatnya perlu untuk menyesuaikan alat bantu dengar dengan kondisi baru. Telinga itu sendiri juga mengalami perubahan anatomi selama seumur hidup karena relaksasi jaringan ikat.
Mendengar akustik perusahaan harus memproses dokumen dalam semua transaksi bisnis. Perkembangan lebih lanjut yang konstan dari model bisnis terus-menerus menciptakan tantangan baru. Yang mereka butuhkan adalah sistem manajemen dokumen yang baik.
PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang tepat karena dilengkapi dengan semua yang dibutuhkan industri perawatan pendengaran, seperti:
- Penyimpanan dokumen dalam semua format digital sesuai dengan prinsip GDPR/li>
- Fungsi untuk mengirimkan dan mengirim ulang dokumen terlambat yang memerlukan tindakan
- Fungsi penyimpanan data pembelajaran mandiri dengan penandaan dan mesin pencari internal
- Penetapan otomatis dokumen yang baru ditambahkan ke folder yang benar
- Pembuatan database sederhana dan koneksi database termasuk topeng yang dapat disesuaikan secara individual
- Pembuatan templat otomatis untuk proses dan operasi berulang
Pengarsipan yang sesuai dengan revisi dan aman: PaperOffice DMS secara teknis memenuhi persyaratan hukum GoBD, GDPdU, dan DSGVO
Fungsi alur kerja PaperOffice yang luas sangat menarik bagi perusahaan alat bantu dengar. Isi rapat proyek direkam dan dapat dilengkapi oleh para peserta kapan saja, semuanya di layar dan dari lokasi yang berbeda. Pengarsipan yang tahan audit dijamin setiap saat, serta optimalisasi proses organisasi.
PaperOffice mendukung ini dengan modul tugas dan alur kerja yang luas.
Mendengar akustik perusahaan mendapat manfaat dari manajemen dokumen digital
Sistem manajemen dokumen memungkinkan pembuatan database yang terpisah untuk setiap area individu dan dapat membuat tautan secara bersamaan. Dokumen analog, seperti faktur yang dikirimkan, dipindai dengan PaperOffice DMS dan disimpan baik sebagai foto maupun sebagai teks yang dikonversi menggunakan perangkat lunak OCR. Semua data yang ada dapat ditampilkan dengan jelas dan jelas, itulah sebabnya tidak ada file yang harus dibawa bersama untuk janji temu di luar rumah. Manajemen database yang dikendalikan AI membuat templat dari data master atau daftar yang dapat digunakan secara statistik sesuai kebutuhan.
Pada saat yang sama, perlindungan data yang diperlukan dipertahankan melalui manajemen kata sandi hierarkis dan enkripsi 1024-bit.
Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.
Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.
Dengan perangko digital, dokumen dapat dilengkapi dengan informasi tambahan dan bahkan mengontrol alur kerja terperinci. Pada gilirannya, fungsi tugas dan alur kerja memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan diselesaikan.
PaperOffice DMS tidak hanya luas dalam fungsinya, tetapi juga mudah dipelajari, dipandu oleh tutorial video, tetapi juga oleh saran dan pelatihan individu jika diinginkan. Semua ini dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik.
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Digitalisasi untuk perusahaan alat bantu dengar":
Bagaimana karyawan dapat mengakses PaperOffice?
Karena arsitektur program yang terdesentralisasi dan modern, PaperOffice dapat digunakan di hampir semua perangkat - dari PC klasik hingga smartphone / tablet hingga televisi.
Apa yang terjadi pada data jika PaperOffice tidak ada?
Tidak akan terjadi, tetapi untuk meyakinkan Anda: Anda dapat mengekspor data Anda KAPAN SAJA, karena PaperOffice didasarkan pada struktur database terbuka, Anda dapat mengakses data Anda kapan saja.
Perlindungan data topik: Di mana semua dokumen disimpan?
PaperOffice akan menyimpan semua dokumen sendiri dengan enkripsi tingkat tinggi, membuatnya kebal terhadap pencurian data, misalnya, dan melebihi semua persyaratan GDPR dan GOBD.
Hindari kesalahan: JANGAN PERNAH menyimpan data di cloud pihak ketiga!
Bisakah PaperOffice diadaptasi persis dengan spesifikasi?
Ya, PaperOffice dapat 100% disesuaikan dengan tujuan penggunaan untuk memastikan integrasi yang mulus ke dalam proses dan sistem yang ada. Bahkan antarmuka program dapat sepenuhnya dirancang dan diadaptasi secara bebas.
Kesimpulan
PaperOffice DMS mendukung perusahaan alat bantu dengar dan menawarkan antarmuka yang sesuai dengan perangkat lunak lain, koneksi API dan dapat diperluas kapan saja sesuai dengan keinginan Anda. Perangkat lunak ini mudah dipelajari dan dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam praktik sehari-hari tanpa menyebabkan ketidakhadiran untuk tujuan pelatihan.
PaperOffice DMS merekomendasikan penggunaan NAS (penyimpanan data yang didukung jaringan) dengan fungsi cadangan sehingga data penting tidak hilang atau dimata-matai di cloud pihak ketiga.
Pada akhirnya, PaperOffice DMS mengesankan dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik dan pengetahuan yang sangat besar melalui lebih dari 20 tahun pengalaman praktis.