Otomatisasi proses bisnis di industri katering dan perhotelan
PaperOffice DMS untuk keahlian memasak memungkinkan aliran informasi yang lancar antar departemen berkat digitalisasi dan otomatisasi proses bisnis.
Tips profesional
Dokumen tertulis, kontrak, draf, kwitansi, catatan pengiriman, dan banyak lagi digantikan oleh dokumen elektronik berkat digitalisasi, sehingga mengoptimalkan semua proses kerja secara maksimal.AI terintegrasi memungkinkan proses bisnis sebagian besar diotomatisasi, mempercepat proses Anda, dan meningkatkan kesuksesan dan kepuasan.
Digitalisasi dalam industri katering dan perhotelan
Sebagai industri katering dan hotel, Anda memiliki banyak dokumen penting untuk dikelola:
Tanda terima hiburan, faktur, catatan pengiriman, kontrak, dan banyak lagi. Oleh karena itu, bisnis katering dan hotel adalah orang-orang yang mendapat manfaat signifikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang sesuai.
Tanpa sistem manajemen dokumen yang sesuai, ada banyak upaya manual.
Semua dokumen ini perlu didigitalkan jika tiba dalam bentuk kertas, memerlukan pengarsipan terstruktur, tugas dan penugasan alur kerja, dan harus segera tersedia sesuai permintaan.
PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu, mengarah pada penghematan biaya, seperti penghapusan dokumen kertas, dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting, seperti tanda terima, kontrak, catatan pengiriman atau surat lainnya, dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa depan.
Solusi terbaik adalah dengan menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen yang dipikirkan dengan matang seperti PaperOffice DMS.
Anda juga dapat memperoleh manfaat dari tugas administrasi digital dan mengawasi semua kontrak sewa dan layanan, korespondensi resmi, yang diberikan pada pengiriman ulang atau ditugaskan kepada karyawan dengan penugasan tugas.
Pengarsipan dokumen dan kwitansi yang digital dan tahan audit pada akhirnya mengarah pada kepastian hukum sesuai dengan ketentuan GoBD.
Bagaimana tanpa kertas di industri katering dan hotel?
PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu, mengarah pada penghematan biaya, seperti penghapusan dokumen kertas, dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting, seperti tanda terima, kontrak, catatan pengiriman atau surat lainnya, dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa depan.
Menangkap, memproses, berbagi, mencari, dan melacak dokumen Anda menjadi sangat mudah dengan penggunaan PaperOffice.
Berkat akses terkontrol, daftar tugas terperinci, serta persetujuan menggunakan alur kerja dan pemberitahuan email yang andal, karyawan dapat menyelesaikan tugas yang ditetapkan secara efisien dan orang yang berwenang dapat dengan mudah menyetujui atau menolak persetujuan.
Dengan solusi perangkat lunak DMS PaperOffice, tidak ada lagi dokumen yang hilang. Dan di mana pun Anda berada, Anda dapat mengakses dokumen penting dalam hitungan detik.
Tentu saja, Anda selalu bekerja dengan sistem kami sesuai dengan hukum dan sepenuhnya tahan audit.
Manajemen dokumen berorientasi proses
Manajemen dokumen berorientasi proses memastikan bahwa dokumen-dokumen ini tetap up to date dengan sedikit usaha. PaperOffice mendukung Anda di sini dengan modul tugas dan alur kerja yang luas.
Dengan cara ini, rantai proses tertentu dapat dibuat dan proses operasional yang ada dapat didefinisikan pada dokumen elektronik dan sebagian dijalankan secara otomatis.
Ini mewakili pengoptimalan proses bebas kesalahan, karena tugas tidak hanya dapat diberikan kepada karyawan dengan hak pengguna tertentu dan periode penyelesaian, memerlukan persetujuan digital, tetapi juga secara otomatis memicu tindakan lebih lanjut, seperti pemberitahuan email atau perubahan status dokumen.
Dengan cara ini, semua proses dokumen dapat dipetakan.
Selain berbagai macam keunggulan lainnya, PaperOffice DMS adalah alat yang ideal untuk mengendalikan berbagai dokumen.
Setiap dokumen, dari faktur untuk sebungkus minuman dari supermarket hingga berbagai reservasi, pelaksanaan layanan, dan pembatalan - semuanya dapat disimpan dalam urutan kronologis yang benar dan dipanggil sesuai kebutuhan.
Perangkat lunak manajemen dokumen seperti PaperOffice DMS paling cocok untuk tugas-tugas ini. Karena ini adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang dapat melakukan lebih dari sekadar mengelola dokumen.
PaperOffice tidak membedakan antara jenis dokumen, terlepas dari apakah Anda memerlukan bantuan mengelola kontrak, pembelaan, dan korespondensi email: berkat sistem manajemen dokumen PaperOffice, proses Anda sebelumnya di perusahaan didigitalkan , membuatnya lebih efisien, transparan, dan secara signifikan lebih fleksibel.
Karena dalam bentuk apa pun dokumen tiba di perusahaan, baik sebagai dokumen kertas, file PDF, email atau foto, mereka secara otomatis diarsipkan dan disimpan dalam database yang aman.
Kontrak penting dengan demikian dapat diakui dan diakhiri pada waktu yang tepat atau dinegosiasikan ulang. Rilis dokumen dengan tanda tangan digital dan pemberitahuan email alih-alih surat kertas yang lambat, email yang tidak aman berkontribusi pada loyalitas pelanggan.
Solusinya: pengetahuan yang terbukti
Bukankah masuk akal untuk segera menggunakan perangkat lunak manajemen dalam praktiknya? yang tidak hanya memenuhi semua persyaratan, tetapi juga mudah dipelajari dan murah?
PaperOffice DMS adalah solusi lengkap yang telah dicoba dan diuji untuk pekerjaan digital dan, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman pasar, salah satu pelopor DMS pertama.
Merayakan pesta, makan dengan baik tanpa harus memasak sendiri, mengalami sesuatu yang luar biasa, bertemu dengan teman-teman, itu ada dalam darah orang.
Bukan tanpa alasan bahwa asosiasi restoran DEHOGA mencatat total hampir 158.000 perusahaan di industri restoran untuk tahun 2020, tidak termasuk akomodasi semalam seperti hotel atau wisma. Di Jerman, misalnya, ada satu perusahaan dari sektor Gastro &Event untuk setiap 518 penduduk.
Tidak ada perdagangan lain di Jerman yang dapat membanggakan kepadatan setinggi itu.
Bahkan jika industri katering sangat populer sebagai bisnis, itu sama sekali tidak mudah, terutama karena kerangka hukum dikaitkan dengan semakin banyak peraturan, seperti kewajiban untuk memberikan tanda terima atau kewajiban untuk menggunakan mesin kasir. Sebagai aturan, bisnis keluarga yang "tumbuh" memilikinya sedikit lebih mudah, dan Jerman memiliki tradisi panjang dalam hal ini.
Dalam hal konten, banyak yang telah terjadi dalam hal keahlian memasak dan peristiwa di dunia global saat ini, dari dulu hingga abad ke-21. Sama seperti ada berbagai penawaran gastronomi yang berbeda, semua jenis acara diadakan. Dengan demikian, upaya organisasi sangat besar dan membutuhkan administrasi yang tepat untuk menjaga gambaran umum.
Ada berbagai macam perangkat lunak gastronomi yang terutama digunakan untuk memesan pesanan, membuat tanda terima dan menghitung pajak dengan benar. Tapi bagaimana dengan yang lainnya? Tidak jarang penyelenggara acara atau pemilik restoran menemukan manajemen laci dengan penampilan yang agak kacau.
Salah satu alasannya adalah bahwa makalah masih memainkan peran utama dalam keahlian memasak dan manajemen acara. Catatan pengiriman, faktur, kontrak, penawaran, dan hal-hal lain benar-benar berkibar ke rumah, hanya karena dalam industri katering kontak pribadi dengan pemilik restoran lebih penting bagi pemasok dan perwakilan daripada di industri lain mana pun. Catatan pengiriman dan sejenisnya dapat segera dibawa bersama Anda. Tetapi apa cara termudah untuk membuat pesanan dan menyimpan gambaran umum? PaperOffice DMS adalah jawaban untuk pertanyaan ini.
PaperOffice DMS menciptakan keuntungan yang jelas dalam industri katering
Berkat PaperOffice DMS, integrasi perangkat lunak DMS yang mulus ke dalam infrastruktur TI yang ada di industri hotel dan katering dapat dilakukan tanpa masalah, yang juga berarti optimalisasi proses bisnis.
Perangkat lunak manajemen dokumen mengubah dokumen analog menjadi data digital, bahkan dengan kamera ponsel. Karena pengelolaan penerimaan perhotelan dan catatan pengiriman tidak boleh diremehkan dalam industri ini.
Berkat penggunaan PaperOffice DMS dan koneksi pemindai yang tersedia dari pabrik, karyawan dapat mendigitalkan dokumen analog yang masuk tanpa banyak usaha. Ini memastikan bahwa semua dokumen penting dapat ditemukan kapan saja.
Selain itu, dokumen kertas dapat direkam dengan smartphone atau tablet dan ini dapat dikirim langsung ke laptop dengan sistem operasi Windows, misalnya berkat fungsi surat "Dropmail" yang terintegrasi. Di sini, pada gilirannya, PaperOffice DMS memungkinkan impor gambar dan mengubahnya menjadi format teks, tentu saja format foto dipertahankan.
Perangkat lunak OCR yang terintegrasi dalam PaperOffice DMS membedakan antara logo dan teks normal. Catatan pengiriman dari perusahaan mitra atau tanda terima perhotelan dapat ditemukan dengan cepat kapan saja, misalnya selama penelitian, menggunakan pencarian OCR, sehingga memastikan transparansi dan kepastian hukum semaksimal mungkin.
Pengarsipan juga dapat dilakukan sedemikian rupa sehingga semua dokumen berikutnya dari pengirim dikenali dan secara otomatis ditetapkan.
Selain itu, PaperOffice DMS menawarkan pemilik restoran dan manajer acara alat praktis lainnya seperti fungsi alur kerja, ideal untuk mengontrol di acara, pembuatan templat otomatis, seperti menu, dan evaluasi statistik, seperti frekuensi pelanggan atau konsumsi minuman.< /p>
Argumen penting untuk memasukkan PaperOffice DMS dalam perencanaan anggaran. Akhirnya, PaperOffice DMS juga meyakinkan fakta bahwa keberlanjutan dan perlindungan lingkungan diperhitungkan. Cepat atau lambat konversi lengkap dari dokumen analog ke bentuk digital akan terjadi dan kemudian lembaga publik, yang kemudian sudah menggunakan PaperOffice DMS, akan dipersiapkan dengan baik.
Pemrosesan faktur digital juga menguntungkan bagi banyak perusahaan di industri katering dan hotel. Faktur masuk dapat diotomatisasi berkat PaperOffice DMS dan diteruskan ke karyawan yang bertanggung jawab. Proses kontrol dan pelepasan melalui rilis digital juga dapat ditangani dengan cepat dan efisien melalui sistem.
Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke pelanggan Anda, konsultan pajak atau sebaliknya.
Pengarsipan yang sesuai dengan revisi dan aman: PaperOffice DMS secara teknis memenuhi persyaratan hukum GoBD, GDPdU, dan DSGVO
PaperOffice DMS memungkinkan koneksi perangkat lunak lain, seperti ERP, dan tentu saja transfer dokumen dari Microsoft Office melalui antarmuka yang sesuai. PaperOffice DMS mempercepat komunikasi dalam perdagangan dan produksi dengan pemasok dan pelanggan.
Tenggat waktu dan janji temu dipantau dan tindakan secara otomatis dipicu tergantung pada pengaturan yang diinginkan. Proses pemesanan dapat diotomatisasi dan bahkan perubahan yang direncanakan untuk masa depan dapat dimasukkan sedemikian rupa sehingga mulai berlaku pada waktu yang diinginkan.
Berkat fungsinya yang luas, PaperOffice DMS pasti dapat diklasifikasikan di segmen yang lebih tinggi dari manajemen konten perusahaan (ECM).
ECM mencakup manajemen keseluruhan semua konten dalam organisasi dengan hierarki akses yang sesuai. PaperOffice DMS dapat menyimpan konten apa pun dalam bentuk digital, mengubah konten dan formatnya dan membuatnya tersedia.
PaperOffice DMS memiliki semua fungsi ECM dan ini dalam rasio harga-kinerja yang sangat baik serta bentuk operasi yang dapat dipelajari secara intuitif yang membuat pelatihan eksternal atau internal yang mahal tidak diperlukan. Sebaliknya, tutorial video gratis tersedia untuk membiasakan diri dengan menu yang berbeda. PaperOffice DMS dengan demikian dapat menjadi linchpin organisasi di setiap perusahaan dalam perdagangan dan produksi dan ini hampir dengan kecepatan cahaya.
Perusahaan dari industri katering dan hotel mendapat manfaat dari manajemen dokumen digital
Namun, dengan PaperOffice DMS, ada jauh lebih banyak kemungkinan bagi pemilik restoran. Misalnya, manajemen inventaris termasuk inventaris permanen atau tanggal kunci. Dasar untuk PaperOffice DMS adalah akun pengguna yang ditautkan dalam jaringan. Penyimpanan data akun pengguna ini digabungkan dalam database pusat. Dokumen dapat dikontrol melalui AI dengan algoritma yang berbeda, yang dapat digunakan untuk memicu proses otomatis.
Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.
Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.
Dengan perangko digital, dokumen dapat dilengkapi dengan informasi tambahan dan bahkan mengontrol alur kerja terperinci. Pada gilirannya, fungsi tugas dan alur kerja memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan diselesaikan.
PaperOffice DMS memiliki navigasi menu pintar yang terstruktur secara logis dan memungkinkan operasi intuitif di banyak area. Video tutorial yang tersedia secara gratis di Internet memberikan dukungan tambahan dan, tentu saja, kursus pelatihan juga dapat diadakan langsung di kantor pusat perusahaan pelanggan jika diinginkan.
Selain mendokumentasikan berbagai jenis fase, PaperOffice DMS sama-sama cocok untuk mendukung tugas logistik untuk pengadaan material. Berkat kemungkinan menyiapkan basis data di PaperOffice DMS, pembelian material dan konsumsi material dapat dipantau dan diberi tingkat peringatan. AI internal dapat digunakan untuk membuat template yang bereaksi secara otomatis jika ada hambatan atau kekurangan, misalnya jika repeat order ditempatkan, meskipun jumlah yang ada sebenarnya harus cukup. Fungsi alur kerja dapat digunakan untuk tujuan ini, yang dengannya karyawan perusahaan yang bertanggung jawab dapat membandingkan pelaksanaan tugas mereka.
PaperOffice DMS di industri katering dan hotel, sehingga kontak dengan tamu tidak diabaikan karena semua dokumen.
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Digitalisasi dalam industri gastronomi dan perhotelan":
Bagaimana karyawan dapat mengakses PaperOffice?
Karena arsitektur program yang terdesentralisasi dan modern, PaperOffice dapat digunakan di hampir semua perangkat - dari PC klasik hingga smartphone / tablet hingga televisi.
Apa yang terjadi pada data jika PaperOffice tidak ada?
Tidak akan terjadi, tetapi untuk meyakinkan Anda: Anda dapat mengekspor data Anda KAPAN SAJA, karena PaperOffice didasarkan pada struktur database terbuka, Anda dapat mengakses data Anda kapan saja.
Perlindungan data topik: Di mana semua dokumen disimpan?
PaperOffice akan menyimpan semua dokumen sendiri dengan enkripsi tingkat tinggi, membuatnya kebal terhadap pencurian data, misalnya, dan melebihi semua persyaratan GDPR dan GOBD.
Hindari kesalahan: JANGAN PERNAH menyimpan data di cloud pihak ketiga!
Bisakah PaperOffice diadaptasi persis dengan spesifikasi?
Ya, PaperOffice dapat 100% disesuaikan dengan tujuan penggunaan untuk memastikan integrasi yang mulus ke dalam proses dan sistem yang ada. Bahkan antarmuka program dapat sepenuhnya dirancang dan diadaptasi secara bebas.
Kesimpulan
PaperOffice DMS mendukung industri katering dan perhotelan dan menawarkan antarmuka yang sesuai dengan perangkat lunak lain, koneksi API dan dapat diperluas kapan saja sesuai dengan keinginan Anda. Perangkat lunak ini mudah dipelajari dan dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam praktik sehari-hari tanpa menyebabkan ketidakhadiran untuk tujuan pelatihan.
PaperOffice DMS merekomendasikan penggunaan NAS (penyimpanan data yang didukung jaringan) dengan fungsi cadangan sehingga data penting tidak hilang atau dimata-matai di cloud pihak ketiga.
Pada akhirnya, PaperOffice DMS mengesankan dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik dan pengetahuan yang sangat besar melalui lebih dari 20 tahun pengalaman praktis.