Penawaran diskon terbesar yang mungkin
Berita eksklusif dari dalam sumber resmi.
Peningkatan bonus gratis
Penawaran diskon terbesar yang mungkin
Berita eksklusif dari dalam sumber resmi.
Peningkatan bonus gratis
Persahabatan Kepercayaan Kata Hormat
Kami tidak akan memberikan alamat email Anda kepada orang lain dan setiap email akan mencakup tautan berhenti berlangganan dengan satu klik.
Sektor
Industri dan perdagangan
Wilayah
Langenberg, Rhine-Westphalia Utara, Jerman
Departemen
Penjualan
Akunting
Sektor
Industri dan perdagangan
Wilayah
Langenberg, Rhine-Westphalia Utara, Jerman
Departemen
Penjualan
Akunting
Bapak Stephan Reichel, Direktur Pelaksana K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Tips profesional
Sektor
Industri dan perdagangan
Wilayah
Langenberg, Rhine-Westphalia Utara, Jerman
Departemen
Penjualan
Akunting
Sebagai produsen kisi-kisi, sistem kisi K60 memiliki banyak dokumen penting untuk dikelola:
Catatan pengiriman, faktur, kontrak, sketsa atau rencana dan banyak lagi.
Banyak pertanyaan datang melalui email dan dicetak, yang jumlahnya sangat banyak kertas sepanjang tahun. Pesanan selalu dicetak dengan data pemasok dan kemudian disimpan di rak bersama dengan faktur setelah pengiriman.
Proses lengkap ini berarti jumlah kertas yang luar biasa dan tentu saja kurangnya ruang.
Untuk membuat pencarian lebih mudah dan lebih efisien dan untuk meminimalkan banjir kertas, K60 Gitterrostsysteme berencana untuk mendigitalkan dokumentasi dan memasukkan konten ke dalam database arsip internal - perusahaan sedang mencari sistem manajemen dokumen yang sesuai.
Pemrosesan manual menjadi terlalu memakan waktu dari waktu ke waktu, itulah sebabnya pengarsipan otomatis dan ekstraksi informasi dicari.
Tantangan terbesar bagi perusahaan adalah membuat informasi mudah diakses dan, di atas segalanya, dapat digunakan untuk lebih banyak karyawan dan kelompok karyawan dan kelompok orang (karyawan, mitra bisnis, pelanggan, warga negara).
Tujuan perusahaan adalah untuk mendigitalkan dokumen kertas yang ada, membawa pengoptimalan proses dan kontrol alur kerja atas semua dokumen yang masuk dan keluar, mengotomatiskan sebagian besar proses di latar belakang dan dengan demikian mengoptimalkan proses.
Di masa lalu, informasi hanya disimpan dalam bentuk kertas, tetapi hari ini ada berbagai sumber informasi dan dokumen di banyak organisasi: email, formulir, sketsa adalah bagian dari ini seperti faktur elektronik dan tanda terima kertas, surat, catatan pengiriman, kontrak, dll.
Seluruh banjir informasi menjadi lebih tidak konsisten. Oleh karena itu, tugas yang paling penting adalah menyatukan unit analog dan digital. Dokumen yang ada dalam bentuk kertas harus didigitalkan dan disatukan dengan informasi lain, seperti email terkait.
Studi kasus, yang dilakukan bersama dengan sistem manajemen dokumen PaperOffice, memiliki tujuan untuk meminimalkan konsumsi kertas untuk menghemat biaya dan ruang penyimpanan.
Selain itu, sangat penting untuk menemukan solusi untuk mengarsipkan semua dokumen dari proses manufaktur bersama-sama, sehingga informasi langsung tentang dokumen / pesanan terkait proyek dapat dibuat.
Sama seperti melakukan pengarsipan otomatis dokumen dan email masuk, yang harus mengarsipkan dokumen dalam folder yang sesuai sesuai dengan kriteria tertentu yang ditentukan dan memicu alur kerja tambahan, seperti penugasan ke petugas masing-masing.
Tujuan lainnya adalah untuk dapat dengan cepat mencari dokumen dari rekan kerja di jaringan.
mengenang Mr. Stephan Reichel, Managing Director K60 Gitterrostsysteme.
Mr. Reichel, Managing Director K60 Gitterrostsysteme, pertama kali memeriksa berbagai penawaran perangkat lunak sehubungan dengan manajemen dokumen dan akhirnya memutuskan untuk menguji PaperOffice DMS terlebih dahulu.
PaperOffice DMS menawarkan kondisi yang tepat yang dicari Oleh Mr. Reichel. Ini termasuk:
1. Solusi untuk database pusat internal yang menjadi dasar sistem manajemen dokumen. Data tidak boleh disimpan di komputer pengguna tunggal.Repositori pusat yang dapat diakses oleh semua staf administrasi.
Jelas bagi Tuan Stephan Reichel sejak awal bahwa tidak ada cara untuk mendigitalkan perusahaannya:
2. Penanganan dan otomatisasi tugas administratif. Perangkat lunak harus memungkinkan tugas didistribusikan melalui jaringan dan pemrosesannya dilakukan oleh petugas masing-masing.
Otorisasi pengguna digital dan konfirmasi kata sandi disertakan.
Pada saat yang sama, semua karyawan yang bersangkutan diberitahu tentang status pemrosesan. Penyimpanan versi memungkinkan untuk melacak langkah-langkah pemrosesan mana yang dilakukan kapan dan oleh siapa.
3. Pengambilan dan penghematan waktu. Cara yang lebih sederhana dicari untuk mendigitalkan dokumen analog dan membuatnya mudah ditemukan saat dibutuhkan.
4. Menggabungkan dokumen / pesanan terkait proyek. Perangkat lunak harus dapat menyimpan dokumen terkait proses bersama-sama atau mengaktifkan tautan satu sama lain.
Semua dokumen untuk transaksi bisnis, seperti proses pembelian atau pemasangan dengan catatan pengiriman, faktur, sketsa, rencana, dan keluhan apa pun yang sesuai tentang cacat, harus dikelola secara terpusat.
Dengan cara ini, catatan pengiriman, faktur, dan segala sesuatu yang termasuk dalam proses bisnis disimpan dalam folder atau subfolder. Otorisasi akses dapat ditetapkan untuk setiap folder, baik untuk grup karyawan atau untuk karyawan individu.
Selain itu, hyperlink ke folder dapat dibuat dan dikirim ke karyawan.
Dengan cara ini, karyawan yang berwenang dan mitra kerja sama dapat mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja. Berkat kontrol versi, pencetus dan waktu setiap perubahan dokumen individu dapat dilacak secara transparan: Kueri diklarifikasi dengan cepat dan kesalahan yang tidak perlu dihindari.
PaperOffice juga memiliki representasi dokumen virtual di folder lain. Dengan cara ini, dokumen dapat ditampilkan secara virtual di folder yang berbeda tanpa dokumen asli harus diduplikasi. Fungsi ini sangat berguna jika, misalnya, dokumen akan muncul di proyek yang berbeda, tetapi Anda tidak ingin menduplikasi dokumen.
Kemungkinan mengakses informasi dari perspektif yang berbeda memastikan tingkat kejelasan yang lebih tinggi untuk semua peserta proyek dan meningkatkan kemampuan karyawan untuk memberikan informasi.
PaperOffice DMS memenuhi semua kriteria yang diperlukan.
Berkat digitalisasi PaperOffice, k60 Grating Systems sudah dapat:
Ketersediaan data dan dokumen yang lebih mudah dan lebih cepat mengubah proses perusahaan secara fundamental dan permanen. Pengetahuan administratif sekarang diatur secara transparan dan tersedia pada waktu yang tepat.
Dalam pengertian ini, dasar untuk digitalisasi semua proses berbasis dokumen diletakkan dengan PaperOffice DMS.
Selain proses pengarsipan umum:
Dijamin.
PaperOffice DMS hari ini memetakan seluruh alur kerja secara digital.
Untuk saat ini, semua dokumen pengiriman dan faktur dicatat dengan pemindai yang kuat, PaperOffice secara otomatis mengenali detail kontak dan menyimpan dokumen yang sesuai dengan arsip elektronik.
Karyawan kemudian dapat mengakses dokumen melalui antarmuka pengguna yang sederhana dan memasukkan berbagai istilah pencarian - pencarian teks lengkap juga tersedia.
Berkat penggunaan DMS yang konsisten, produsen kisi-kisi dapat secara signifikan mengurangi waktu pemrosesan yang diperlukan untuk faktur, dan pada saat yang sama jumlah piutang yang belum dibayar telah menurun secara signifikan.
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Produsen kisi-kisi
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Kiat apa yang akan Anda berikan kepada pengguna PaperOffice di masa mendatang?
Tidak pernah terlalu dini atau terlambat untuk berurusan dengan topik digitalisasi.
Yang paling penting adalah mendapatkan gambaran tentang perangkat lunak tetapi juga perusahaan itu sendiri. Penting bagi kami untuk tidak merasa terdorong untuk membeli perangkat lunak atau mendaftar untuk layanan dan paket dukungan apa pun.
Bahkan sebelum kami mengakuisisi PaperOffice DMS, kami berbicara dengan semua departemen perusahaan dan tidak pernah merasa diperlakukan dengan buruk. Sebaliknya: PaperOffice memiliki tim yang baik, sopan, dan kompeten.
Bagi kami sebagai lembaga publik, prosesnya menjadi semakin rumit dan melibatkan banyak birokrasi. Oleh karena itu, kepercayaan pada sistem dan perangkat lunak sangat penting. Tentu saja, juga sangat penting bahwa perangkat lunak itu mudah dimengerti.
Kepada siapa Anda akan merekomendasikan PaperOffice?
Kami akan merekomendasikan PaperOffice ke semua perusahaan lain yang ingin mendigitalkan dan mengotomatisasi.
Apa yang sangat Anda sukai dari PaperOffice?
Kami sangat puas dengan segalanya.
PaperOffice adalah sistem manajemen dokumen yang ringan namun kuat.
Fungsi yang tampaknya tidak berarti pada awalnya, seperti pembacaan otomatis konten dokumen, ternyata menjadi fungsi terpenting yang tidak ingin Anda lewatkan lagi dalam jangka waktu yang lebih lama.
