Produsen kisi-kisi
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Bapak Stephan Reichel, Direktur Pelaksana K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Posisi awal
Sebagai produsen kisi-kisi, sistem kisi K60 memiliki banyak dokumen penting untuk dikelola:
Catatan pengiriman, faktur, kontrak, sketsa atau rencana dan banyak lagi.
Banyak pertanyaan datang melalui email dan dicetak, yang jumlahnya sangat banyak kertas sepanjang tahun. Pesanan selalu dicetak dengan data pemasok dan kemudian disimpan di rak bersama dengan faktur setelah pengiriman.
Proses lengkap ini berarti jumlah kertas yang luar biasa dan tentu saja kurangnya ruang.
Untuk membuat pencarian lebih mudah dan lebih efisien dan untuk meminimalkan banjir kertas, K60 Gitterrostsysteme berencana untuk mendigitalkan dokumentasi dan memasukkan konten ke dalam database arsip internal - perusahaan sedang mencari sistem manajemen dokumen yang sesuai.
Pemrosesan manual menjadi terlalu memakan waktu dari waktu ke waktu, itulah sebabnya pengarsipan otomatis dan ekstraksi informasi dicari.
Tantangan terbesar bagi perusahaan adalah membuat informasi mudah diakses dan, di atas segalanya, dapat digunakan untuk lebih banyak karyawan dan kelompok karyawan dan kelompok orang (karyawan, mitra bisnis, pelanggan, warga negara).
Tujuan perusahaan adalah untuk mendigitalkan dokumen kertas yang ada, membawa pengoptimalan proses dan kontrol alur kerja atas semua dokumen yang masuk dan keluar, mengotomatiskan sebagian besar proses di latar belakang dan dengan demikian mengoptimalkan proses.
Masalah dan tugas yang ada
Di masa lalu, informasi hanya disimpan dalam bentuk kertas, tetapi hari ini ada berbagai sumber informasi dan dokumen di banyak organisasi: email, formulir, sketsa adalah bagian dari ini seperti faktur elektronik dan tanda terima kertas, surat, catatan pengiriman, kontrak, dll.
Seluruh banjir informasi menjadi lebih tidak konsisten. Oleh karena itu, tugas yang paling penting adalah menyatukan unit analog dan digital. Dokumen yang ada dalam bentuk kertas harus didigitalkan dan disatukan dengan informasi lain, seperti email terkait.
Studi kasus, yang dilakukan bersama dengan sistem manajemen dokumen PaperOffice, memiliki tujuan untuk meminimalkan konsumsi kertas untuk menghemat biaya dan ruang penyimpanan.
Selain itu, sangat penting untuk menemukan solusi untuk mengarsipkan semua dokumen dari proses manufaktur bersama-sama, sehingga informasi langsung tentang dokumen / pesanan terkait proyek dapat dibuat.
Sama seperti melakukan pengarsipan otomatis dokumen dan email masuk, yang harus mengarsipkan dokumen dalam folder yang sesuai sesuai dengan kriteria tertentu yang ditentukan dan memicu alur kerja tambahan, seperti penugasan ke petugas masing-masing.
Tujuan lainnya adalah untuk dapat dengan cepat mencari dokumen dari rekan kerja di jaringan.
"Kami memiliki biaya penyimpanan yang dapat dihindari dengan menyimpan dokumen dalam folder. Selain itu, pencarian dokumen memakan waktu",
mengenang Mr. Stephan Reichel, Managing Director K60 Gitterrostsysteme.
"Kami baru saja memajukan pekerjaan dan sekarang kami memiliki awal yang baik."
Mengapa K60 Gitterrostsysteme memilih PaperOffice DMS
Mr. Reichel, Managing Director K60 Gitterrostsysteme, pertama kali memeriksa berbagai penawaran perangkat lunak sehubungan dengan manajemen dokumen dan akhirnya memutuskan untuk menguji PaperOffice DMS terlebih dahulu.
PaperOffice DMS menawarkan kondisi yang tepat yang dicari Oleh Mr. Reichel. Ini termasuk:
1. Solusi untuk database pusat internal yang menjadi dasar sistem manajemen dokumen. Data tidak boleh disimpan di komputer pengguna tunggal.Solusinya: Max server khusus dengan kinerja maksimum untuk sistem kisi K60 telah diatur, di mana database dibangun. Ini memungkinkan akses pusat dan mudah ke semua dokumentasi yang relevan ini dan kemampuan bagi banyak pihak untuk berkolaborasi pada dokumen yang sama.
Repositori pusat yang dapat diakses oleh semua staf administrasi.
Jelas bagi Tuan Stephan Reichel sejak awal bahwa tidak ada cara untuk mendigitalkan perusahaannya:
"Untuk waktu yang lama saya sadar bahwa tidak ada jalan di sekitar digitalisasi, tetapi kami menolaknya untuk waktu yang lama. Perubahan dalam proses perusahaan biasanya didorong semakin jauh ke kejauhan, seperti pergi ke dokter gigi. Setelah integrasi sistem manajemen dokumen selesai, saya pasti dapat mengatakan bahwa saya seharusnya melakukannya jauh lebih awal."
2. Penanganan dan otomatisasi tugas administratif. Perangkat lunak harus memungkinkan tugas didistribusikan melalui jaringan dan pemrosesannya dilakukan oleh petugas masing-masing.
Solusinya: PaperOffice DMS memiliki fungsi alur kerja komprehensif yang memungkinkan pengingat, pesan, dan informasi dikirim ke dan dari komputer yang terhubung ke sekelompok karyawan yang ditentukan sebelumnya.
Otorisasi pengguna digital dan konfirmasi kata sandi disertakan.
Pada saat yang sama, semua karyawan yang bersangkutan diberitahu tentang status pemrosesan. Penyimpanan versi memungkinkan untuk melacak langkah-langkah pemrosesan mana yang dilakukan kapan dan oleh siapa.
"Sudah pada janji pertama dengan PaperOffice Anda melihat 20 tahun pengalaman PaperOffice di bidang manajemen dokumen."
3. Pengambilan dan penghematan waktu. Cara yang lebih sederhana dicari untuk mendigitalkan dokumen analog dan membuatnya mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Solusinya: Ini adalah segmen inti dari PaperOffice DMS, digitalisasi dokumen analog. Yang Anda butuhkan hanyalah pemindai dengan antarmuka ke komputer dan PaperOffice DMS. Dokumen tidak hanya dipindai. Jika perlu, mereka diubah menjadi teks yang dapat diedit oleh perangkat lunak OCR terintegrasi dan secara otomatis disimpan dengan benar.
4. Menggabungkan dokumen / pesanan terkait proyek. Perangkat lunak harus dapat menyimpan dokumen terkait proses bersama-sama atau mengaktifkan tautan satu sama lain.
Semua dokumen untuk transaksi bisnis, seperti proses pembelian atau pemasangan dengan catatan pengiriman, faktur, sketsa, rencana, dan keluhan apa pun yang sesuai tentang cacat, harus dikelola secara terpusat.
Solusinya: PaperOffice memiliki folder digital di mana semua dokumen dari proses produksi dapat disimpan dalam folder digital. Struktur folder, yang terdiri dari folder utama dan subfolder, memastikan gambaran umum yang optimal.
Dengan cara ini, catatan pengiriman, faktur, dan segala sesuatu yang termasuk dalam proses bisnis disimpan dalam folder atau subfolder. Otorisasi akses dapat ditetapkan untuk setiap folder, baik untuk grup karyawan atau untuk karyawan individu.
Selain itu, hyperlink ke folder dapat dibuat dan dikirim ke karyawan.
Dengan cara ini, karyawan yang berwenang dan mitra kerja sama dapat mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja. Berkat kontrol versi, pencetus dan waktu setiap perubahan dokumen individu dapat dilacak secara transparan: Kueri diklarifikasi dengan cepat dan kesalahan yang tidak perlu dihindari.
"Topik digitalisasi menjadi semakin terlihat di industri grating. Ini berlaku, misalnya, untuk daftar suku cadang kami atau rencana, gambar, dan konfigurator kami. Setelah pengenalan PaperOffice DMS, upaya manual dapat dikurangi. Kami sekarang adalah pelopor sebagai produsen kisi digital."
PaperOffice juga memiliki representasi dokumen virtual di folder lain. Dengan cara ini, dokumen dapat ditampilkan secara virtual di folder yang berbeda tanpa dokumen asli harus diduplikasi. Fungsi ini sangat berguna jika, misalnya, dokumen akan muncul di proyek yang berbeda, tetapi Anda tidak ingin menduplikasi dokumen.
Kemungkinan mengakses informasi dari perspektif yang berbeda memastikan tingkat kejelasan yang lebih tinggi untuk semua peserta proyek dan meningkatkan kemampuan karyawan untuk memberikan informasi.
PaperOffice DMS memenuhi semua kriteria yang diperlukan.
Manfaat melalui digitalisasi dengan PaperOffice
Berkat digitalisasi PaperOffice, k60 Grating Systems sudah dapat:
- Hemat waktu dan sumber daya
- Akses dokumen yang mudah
- Ketersediaan dokumen untuk setiap karyawan yang berwenang
- Berikan pengarsipan yang jelas
Ketersediaan data dan dokumen yang lebih mudah dan lebih cepat mengubah proses perusahaan secara fundamental dan permanen. Pengetahuan administratif sekarang diatur secara transparan dan tersedia pada waktu yang tepat.
Dalam pengertian ini, dasar untuk digitalisasi semua proses berbasis dokumen diletakkan dengan PaperOffice DMS.
Selain proses pengarsipan umum:
- Pengarsipan anti revisi
- Optimalisasi proses organisasi
- Organisasi dokumentasi yang lebih baik
- Pencarian dokumen lebih cepat
- Komunikasi dan pemecahan tugas yang disederhanakan
Dijamin.
Hasil akhir
PaperOffice DMS hari ini memetakan seluruh alur kerja secara digital.
Untuk saat ini, semua dokumen pengiriman dan faktur dicatat dengan pemindai yang kuat, PaperOffice secara otomatis mengenali detail kontak dan menyimpan dokumen yang sesuai dengan arsip elektronik.
Karyawan kemudian dapat mengakses dokumen melalui antarmuka pengguna yang sederhana dan memasukkan berbagai istilah pencarian - pencarian teks lengkap juga tersedia.
Berkat penggunaan DMS yang konsisten, produsen kisi-kisi dapat secara signifikan mengurangi waktu pemrosesan yang diperlukan untuk faktur, dan pada saat yang sama jumlah piutang yang belum dibayar telah menurun secara signifikan.
