Teknologi gigi / Laboratorium gigi ViaCreative
Zahntechnik GmbH

Posisi awal

Laboratorium gigi ViaCreative adalah generasi kedua dari Mr. Lars-R. Perusahaan yang dikelola Ludewig di Leipzig. Di laboratorium, produk pengganti gigi terutama diproduksi atas nama dokter gigi.

Berbagai layanan perusahaan sangat luas dan ditandai dengan penggunaan proses dan teknik modern. Misalnya, produksi CAD-CAM, produksi gigi palsu atau suprastruktur penderita alergi pada implan.

PaperOffice DMS digunakan di ViaCreative di Leipzig terutama untuk penyimpanan data, pencarian dokumen dan persiapan dokumen untuk transmisi ke kantor pajak.

Digitization brings many advantages

Masalah dan tugas yang ada

Di laboratorium, beberapa teknisi gigi bekerja di workstation yang dilengkapi secara berbeda dengan tugas yang berbeda. Segmen inti yang umum di sini adalah pencatatan yang tepat dari semua pekerjaan yang dilakukan, serta proses dan bahan yang digunakan.

Karena pekerjaan ini hampir secara eksklusif ditugaskan oleh dokter gigi untuk pasien, dokumentasi lengkap sama pentingnya dengan penyimpanan aman dari data yang terkadang sensitif.

Sebelum keputusan untuk menggunakan PaperOffice DMS, data yang dihasilkan selama pekerjaan sehari-hari sebagian besar direkam secara manual dalam file analog, yang disimpan dalam file gantung di kantor selama proses yang sedang berlangsung dan di ruang arsip terpisah ketika pekerjaan selesai. Untuk membuat dan mengirim dokumen pajak, data ditransfer dari file analog ke formulir DATEV elektronik oleh seorang karyawan.

Waktu yang dibutuhkan untuk bentuk pekerjaan administrasi ini sangat tinggi di satu sisi dan sangat rawan kesalahan di sisi lain. Pada saat yang sama, keamanan data yang diwajibkan secara hukum hanya diberikan sampai batas tertentu.

Tujuan perusahaan adalah untuk mendigitalkan dokumen kertas yang ada, untuk membawa pengoptimalan proses dan kontrol alur kerja atas semua dokumen yang masuk dan keluar, untuk mengotomatiskan sebagian besar proses di latar belakang dan dengan demikian untuk mengoptimalkan proses.

Mengapa ViaCreative memilih PaperOffice DMS

Tn. Lars-R. Karena tantangan yang ada, Ludewig mencari sistem manajemen dokumen yang akan memungkinkan penyimpanan data yang aman dan mudah beradaptasi serta integrasi yang mudah dari semua tempat kerja di rumah dengan perangkat lunak yang tidak rumit.

Pada saat yang sama, perangkat lunak harus ditandai dengan rasio biaya-manfaat yang baik. Selain PaperOffice DMS, Ludewig menguji empat produk perangkat lunak lain dari rumah sistem lain dan awalnya memeriksa berbagai penawaran perangkat lunak sehubungan dengan manajemen dokumen.

Fakta bahwa PaperOffice pada akhirnya digunakan sebagai manajemen dokumen di Via Creative diputuskan karena alasan berikut:

1. Penyimpanan dan ketersediaan data. Akses pusat dan mudah ke semua dokumen yang relevan dan kemungkinan banyak pihak berkolaborasi pada dokumen yang sama.

Penyimpanan internal dan sentral yang dapat diakses oleh semua karyawan. Data tidak boleh disimpan di cloud pihak ketiga atau di komputer pengguna tunggal.

Penyimpanan pusat yang dapat diakses oleh semua karyawan dengan hak pengguna yang sesuai.

Tn. Lars-R. Ludewig menyadari sejak awal bahwa tidak ada jalan lain untuk digitalisasi dalam praktiknya.

"Harus mencari secara manual dan menemukan folder, faktur, catatan pengiriman, status kontrak, dan makalah penting lainnya, yang sangat memakan waktu, sangat tepat Fungsi pencarian di PaperOffice akhirnya menjadi sesuatu dari masa lalu ..."

2. Nilai untuk uang. Perangkat lunak harus memiliki rasio harga-kinerja yang baik.

Dengan cara ini, ViaCreative mampu menghindari komitmen modal yang berlebihan dan masih memiliki anggaran yang sama besarnya untuk pembelian bahan dan teknologi yang diperlukan, yang sangat mahal, terutama dalam teknologi gigi.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Mudah ditangani. Perangkat lunak harus membutuhkan pelatihan sesedikit mungkin dan pada saat yang sama bersiap untuk masa depan.

Dengan cara ini konsultan eksternal dapat dihindari. Tentu saja, PaperOffice DMS juga menawarkan pelatihan individu untuk modul, jika diinginkan. Namun, menurut pengalaman karyawan ViaCreative, PaperOffice sebagian besar cukup jelas.

Tidak ada "konsultan" eksternal dan mahal di lokasi dan tidak ada yang harus bepergian ke mana pun untuk pelatihan. Setiap orang dapat menentukan kerangka waktu untuk mempelajari navigasi menu sendiri sesuai kebutuhan dan dalam hal masa depan, PaperOffice DMS diposisikan dengan baik berkat struktur modularnya.

"PaperOffice tidak hanya membuat kami terkesan dengan grafisnya, antara lain karena memiliki tutorial video yang sangat bagus untuk masing-masing topik. Dengan begitu kami dapat melatih diri kami secara mandiri dan saat dibutuhkan."

4. Pengambilan dan penghematan waktu. Cara yang lebih sederhana dicari untuk mendigitalkan dokumen analog dan dengan mudah menemukannya lagi saat dibutuhkan.

Berkat fungsi AI terintegrasi, setiap dokumen dapat diajarkan, semua konten yang diinginkan dapat diekstraksi dengan cara yang ditargetkan dan disimpan dengan kata kunci dengan cara yang sepenuhnya otomatis.

Berkat ekspresi reguler (REGEX), konten dokumen dapat secara otomatis dibaca dan disimpan sebagai informasi dokumen.

"Untuk mendapatkan hasil kronologis super cepat bagi laporan keuangan tahunan dan persediaan untuk menentukan harga pembelian termurah untuk setiap item individu. Apa yang dulu memakan waktu berhari-hari sekarang bisa dilakukan dalam hitungan jam!"

Daftar teratas masalah utama yang diselesaikan oleh PaperOffice DMS

• Pencarian dan penjelajahan konstan untuk dokumen tertentu
• Tidak ada lagi stapler dan tumpukan kertas
• Tidak ada lagi arsip fisik
• Pengurangan biaya tenaga kerja dan penyimpanan
• Tidak ada lagi perpindahan ke pengikat dan arsip baru setiap Januari
• Pencadangan tiga data yang berlebihan

Tn. Lars-R. Ludewig menjelaskan:

"Siapa pun yang terlibat dengan seluruh subjek DMS akan dihargai dengan banyak penghematan waktu. Antusiasme, bersandar dan mengetahui segalanya aman dan mudah bagi semua orang.
Pemrogram top mengimplementasikan permintaan dengan cemerlang dan terkadang dengan kecepatan rekor dan menerapkannya melalui pembaruan. Anda secara otomatis dan antusias merekomendasikan ..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Daftar teratas fitur utama yang membuat PaperOffice DMS lebih baik daripada yang lainnya

• Adaptasi cepat terhadap kebutuhan pelanggan individu melalui pembaruan
• Kontak langsung ke pengembang
• Integritas NAS yang ringan untuk penyimpanan data di server di tempat Anda sendiri. Terserah pengguna untuk memutuskan ruang lingkup implementasi
• Cari kata kunci, bagian tertentu, kata-kata, dll. untuk mendapatkan data yang relevan dengan cepat disajikan

Tn. Lars-R. Ludewig menekankan:

"Dalam banyak folder, tanpa sistem ERP, untuk akuntansi yang kompleks atau untuk persediaan dengan penentuan harga artikel atau nomor pesanan tertentu untuk satu waktu tertentu dengan penentuan jumlah total, Anda tidak pernah ingin melakukannya tanpa PaperOffice lagi."

Bagaimana PaperOffice DMS terintegrasi?

Bapak Ludewig juga antusias dengan komitmen tim DMS PaperOffice dalam melaksanakan penyesuaian persyaratan penyelenggaraan viacreative.

Dia dan timnya sama puasnya dengan antarmuka grafis PaperOffice DMS. Ini membuktikan bahwa pengembangan PaperOffice memperhitungkan persepsi normal orang, yang memprioritaskan gambar dan warna, tanpa terlihat main-main. Ini berlaku sama untuk tutorial dan video yang dibuat oleh PaperOffice untuk segmen tertentu dari perangkat lunak manajemen dokumen.

"Harus mencari secara manual dan menemukan folder, faktur, catatan pengiriman, status kontrak, dan makalah penting lainnya, yang sangat memakan waktu, sangat tepat Fungsi pencarian di PaperOffice akhirnya menjadi sesuatu dari masa lalu ..."

Selama pergantian, arsip analog ViaCreative adalah dan secara bertahap sedang dipindai dan dibaca langsung melalui perangkat lunak OCR yang terintegrasi dalam PaperOffice DMS. Berkat penggunaan ekspresi reguler, yang dihasilkan oleh karyawan PaperOffice, semua dokumen analog yang masuk dapat dibaca dengan mudah dan dengan cara khusus pelanggan.

Tn. Lars-R. Pada awal pendahuluan, Ludewig merekomendasikan:

"Pendekatan lambat, eksperimen dulu, tidak ada transisi keras ke tenggat waktu, cari tahu struktur folder mana yang cocok untuk kita. Pembentukan struktur dasar, pengarsipan pertama, penjabaran kategori sesuai dengan apa yang diajukan dan ditandai, semuanya dengan damai untuk tiba bersama dalam tim."

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Ringkasan Pengalaman Keseluruhan

PaperOffice DMS telah memenuhi semua kriteria yang diperlukan dan hari ini memetakan alur dokumen digital lengkap dalam praktiknya.

Untuk saat ini, semua dokumen faktur dicatat dengan pemindai berkinerja tinggi, Paper-Office secara otomatis mengenali data kontak dan menyimpan dokumen yang sesuai dengan arsip elektronik.

Karyawan kemudian dapat mengakses dokumen melalui antarmuka pengguna yang sederhana dan memasukkan berbagai istilah pencarian - pencarian teks lengkap juga tersedia.

Berkat penggunaan DMS yang konsisten, ViaCreative mampu secara signifikan mengurangi waktu pemrosesan yang diperlukan untuk faktur, dan jumlah akun yang beredar telah menurun secara signifikan pada saat yang bersamaan.

Bapak Denis K. dari "Pembukuan dan Akuntansi" menekankan:

"Penyortiran, pencarian terperinci, kompilasi paket data untuk kerja sama dengan konsultan pajak tidak lagi sebanding dengan yang ada di masa lalu, pekerjaan manual yang sangat kompleks dengan banyak kertas dan folder. Semuanya dengan cepat digabungkan di satu tempat kapan saja."