Perusahaan Pertambangan
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), sebuah perusahaan pertambangan terkemuka yang berkantor pusat di Papua Nugini, berada di garis depan dalam eksploitasi sumber daya.

Dengan kehadiran yang luas dan komitmen kuat terhadap keunggulan, KMHL telah membuktikan dirinya sebagai pemain utama dalam industri pertambangan. Melalui visi yang jelas, inovasi strategis, dan manajemen berkelanjutan, KMHL menjadi pelopor dalam menciptakan nilai bagi pemangku kepentingan dan wilayahnya.

Posisi Awal dan Tantangan

Seperti banyak perusahaan dalam industri pertambangan, KMHL menghadapi tantangan dalam pengelolaan dan organisasi dokumen dan dokumen penting dalam operasi bisnis sehari-hari.

Kompleksitas tinggi dan volume dokumentasi yang besar, mulai dari prosedur izin hingga protokol operasional dan persyaratan lingkungan, membuat pengelolaan dokumen yang efisien menjadi sangat penting.

Mengingat latar belakang ini, KMHL mencari sistem manajemen dokumen yang tidak hanya memusatkan dokumen, tetapi juga memfasilitasi kolaborasi antar departemen dan lokasi yang berbeda, sekaligus memastikan keamanan dan privasi serta mendukung kepatuhan terhadap peraturan hukum.

Mengapa KMHL memilih PaperOffice DMS

Setelah pemeriksaan menyeluruh terhadap berbagai sistem manajemen dokumen, KMHL memilih PaperOffice DMS. Sistem ini dipilih karena memungkinkan perusahaan untuk melakukan perubahan minimal pada alur kerja yang ada sambil tetap memenuhi kebutuhannya.

„Kami memilih PaperOffice DMS karena investasinya sejalan dengan tujuan perusahaan kami, yaitu meningkatkan efisiensi, meningkatkan keamanan dokumen, dan memanfaatkan transformasi digital. Selain itu, biaya ini sangat menarik dibandingkan dengan penyedia lainnya,"

kenang Loi Joseph, Manajer TI dari Kumul Minerals Holdings Limited.

Analisis keuangan yang dilakukan oleh tim TI menunjukkan bahwa PaperOffice DMS efektif biaya dan memenuhi kebutuhan KMHL.

Dalam proses ini, tiga sistem manajemen dokumen potensial diteliti yang masing-masing perusahaan mendapatkan penawaran: PaperOffice, Docuware, dan M-Files.

Implementasi

Untuk memulai implementasi, 80 workstation pertama kali dilengkapi dengan sistem manajemen dokumen, dengan Synology NAS dipilih sebagai database.

Grup awal ini menjadi titik awal untuk peluncuran sistem, sementara workstation lainnya secara bertahap diintegrasikan.

Dua bulan setelah pesanan diberikan, migrasi data yang ada diselesaikan, dan satu bulan kemudian operasi produksi berhasil dimulai, dengan solusi arsip dari Kumul diterima.

Implementasinya berjalan lancar, dan karyawan berhasil dilatih.

Melalui pelatihan yang disesuaikan, lokakarya interaktif, dan contoh aplikasi praktis, semua karyawan dapat mempelajari dan memanfaatkan semua fungsi sistem secara optimal. Selain itu, bahan pelatihan disediakan untuk digunakan sebagai referensi bagi karyawan setelah pelatihan selesai.

Ini memungkinkan transisi yang mulus untuk menggunakan sistem baru dan memastikan integrasi cepat ke dalam alur kerja harian.

Hasil Akhir

Penerapan PaperOffice DMS memungkinkan KMHL untuk meningkatkan pengelolaan dokumennya.

Perusahaan terkesan dengan kemampuan penyesuaian antarmuka pengguna, pencarian dokumen yang lebih baik, dan pengendalian versi dokumen.

Pengenalan sistem baru berjalan lancar, dan KMHL merekomendasikan PaperOffice DMS kepada siapa pun yang mencari solusi untuk manajemen dokumen.

Secara keseluruhan, pengalaman KMHL dengan PaperOffice DMS sangat memuaskan dan melampaui ekspektasi mereka.