Masyarakat
Manajemen Properti
El Guijo
Tn. Alejandro Campos, spesialis TI dan manajer proyek di manajemen properti El Guijo
Posisi awal
Sebagai komunitas dalam manajemen real estat, El Guijo memiliki banyak dokumen penting untuk dikelola: kontrak sewa, tagihan utilitas, file konstruksi, pendaftaran turnamen, dokumen bisnis, pemberitahuan, dan banyak lagi.
Sayangnya, manajemen properti sejauh ini tidak mendapat manfaat yang signifikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang sesuai, karena sejauh ini tidak ada solusi yang sesuai, meskipun manajer properti adalah orang-orang yang mendapat manfaat signifikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang sesuai.
Untuk menyelesaikan banyak masalah administrasi yang ada dalam manajemen properti, diputuskan untuk menerapkan sistem manajemen dokumen.
Tujuan El Guijo adalah untuk mendigitalkan dokumen kertas yang ada, membawa pengoptimalan proses dan kontrol alur kerja atas semua dokumen yang masuk dan keluar, mengotomatiskan sebagian besar proses di latar belakang dan dengan demikian mengoptimalkan proses manajemen properti.
Masalah yang ada
Manajer properti harus mengumpulkan dokumen-dokumen penting setiap hari. Ini semua harus ditugaskan ke properti perumahan yang tepat, pemilik, penyewa, tuan tanah. Tetapi pekerjaan sehari-hari di masyarakat juga ditandai dengan inefisiensi:
"Kami memiliki biaya penyimpanan yang dapat dihindari dengan mengajukan dokumen dalam folder. Selain itu, pencarian dokumen memakan waktu dan sering melibatkan kunjungan ke arsip",
kenang Mr. Alejandro Campos, spesialis IT komunitas El Guijo.
Dengan demikian, rata-rata keseluruhan tetangga kadang-kadang melebihi 2500 penduduk, dengan puncak yang lebih sering di musim panas dan periode liburan. Akibatnya, enam karyawan sebagai konsultan dan manajer tetap di kantor serta staf berkebun dan administrasi outsourcing tidak dapat mengatasi kelebihan informasi.
Sebelum menerapkan sistem manajemen dokumen, seluruh sistem berbasis kertas. Dokumen yang diserahkan oleh pemilik, log dan bukti pekerjaan pemeliharaan, keluhan diserahkan kepada administrasi dan kemudian disimpan secara massal dalam folder.
Dalam proses digitalisasi, manajer properti seperti El Guijo bertemu satu sama lain setiap hari dengan pertanyaan sewa yang tak terhitung jumlahnya, keluhan dan masalah lainnya sekarang juga melalui email yang dikonfrontasi. Namun, banjir email ini hampir tidak dapat ditangani secara manual.
Konsekuensinya adalah waktu pemrosesan bertele-tele dan inefisiensi dalam memproses, mengambil, dan meneruskan dokumentasi yang diperlukan. Oleh karena itu, masyarakat mencari manajemen dokumen digital.
"Kami baru saja memajukan pekerjaan dan sekarang kami memiliki awal yang baik."
Alejandro Campos, spesialis TI, wiraswasta untuk komunitas El Guijo sedang mencari solusi untuk ini dan semua masalah manajemen properti. Itu juga dipertimbangkan untuk mendigitalkan semua tugas administratif kotamadya, yang sebelumnya sebagian besar analog.
Mengapa kotamadya El Guijo memilih PaperOffice DMS
Kriteria pemilihan yang paling penting adalah keandalan, ketersediaan dan keamanan, karena dokumen yang dikelola melibatkan konten rahasia, seperti dokumen pribadi, serta faktur, yang harus dilindungi dari akses yang tidak sah oleh otorisasi akses dan tingkat rilis .
Berbagai penyedia cloud atau solusi open source tidak dipertimbangkan karena peraturan perlindungan data di kotamadya, karena keamanan GDPR data pribadi dan keamanan investasi jangka panjang tidak dapat dijamin.
Karena PaperOffice DMS bukanlah aplikasi cloud dan menyimpan semua data dalam database pusat, yang sekarang berada di server khusus, akhirnya diputuskan untuk menguji skenario yang diperlukan dengan tes.
"Sudah pada janji pertama dengan PaperOffice Anda melihat 20 tahun pengalaman PaperOffice di bidang manajemen dokumen."
PaperOffice melebihi semua standar dokumen dan pedoman hukum, terutama karena penyimpanan dokumen yang sangat terenkripsi langsung di server khusus dan bukan di cloud.
Kebutuhan untuk menggunakan sistem manajemen dokumen yang memiliki kontrol versi yang sesuai dan pembuatan versi yang tahan audit lebih jelas dari sebelumnya.
Alasan besar untuk keputusan itu adalah aksesibilitas dan kompetensi dukungan, karena pengalaman yang sangat buruk dengan penyedia lain telah dibuat di masa lalu.
Secara khusus, untuk memastikan keandalan dan untuk mensimulasikan masalah nyata, dukungan PaperOffice dihubungi beberapa kali untuk menilai apakah tenggat waktu terpenuhi dan apa kualitas dukungannya. Di sini PaperOffice berada di depan setiap produsen lainnya.
Beralih ke otomatisasi melalui PaperOffice. Tujuan dan waktu
Dengan solusi manajemen dokumen inovatif dari PaperOffice, kotamadya El Guijo telah memutuskan untuk mengotomatiskan sebagian besar tugas dan dokumentasi harian.
Jadi diputuskan untuk memindai dokumen yang sudah ada dalam bentuk kertas dan mengarsipkannya secara digital di PaperOffice. Setelah tersedia dalam bentuk digital, proses administrasi lebih lanjut dalam jaringan komunitas juga dapat diselesaikan secara digital.
Optimalisasi proses dimulai. Mulai sekarang, dokumen akan dirancang secara digital dengan menghindari kertas sebanyak mungkin. Rapat, notulen, surat masuk, faktur keluar, dan catatan yang dibuat langsung di PaperOffice. Tugas dan alur kerja diimplementasikan secara digital.
Dengan sistem manajemen dokumen, semua bukti penting dapat dengan mudah diserahkan - dan tentu saja sesuai dengan GDPR. Penantian panjang dan jalan menuju kantor pos dihilangkan.
Konversi berjalan sangat baik dari presentasi pertama perangkat lunak oleh PaperOffice ke operasi yang sedang berlangsung:
"Bahkan setelah demo produk, kami benar-benar senang dengan PaperOffice. Kami segera melihat nilai tambah dan hampir tiga minggu kemudian pada pertemuan pemilik, resolusi tentang penggunaan PaperOffice di komunitas adalah 100% dipilih."
Manfaat melalui digitalisasi dengan PaperOffice
Sementara itu, semua kontrak sewa digital, korespondensi, log, rencana, dokumen asuransi, dll disimpan di PaperOffice. Ini adalah nilai tambah yang besar bagi pemilik dan penyewa kami, kata Mr. Campos dari pemerintahan El Guijo. Ini adalah salah satu alasan mengapa Tuan Campos yakin:
"Masa depan industri manajemen properti hanya terletak pada digitalisasi."
Berkat pengenalan digitalisasi PaperOffice DMS, komunitas El Guijo telah mampu:
- Hemat waktu dan sumber daya
- Sederhanakan akses dokumen
- Memastikan ketersediaan dokumen untuk setiap karyawan yang berwenang
Ketersediaan data dan dokumen yang sekarang lebih mudah dan lebih cepat mengubah proses masyarakat secara fundamental dan berkelanjutan. Pengetahuan administratif sekarang diatur secara transparan dan tersedia pada waktu yang tepat.
"Keamanan data, alur kerja otomatis, digitalisasi dokumen, dan kemudahan mengintegrasikan PaperOffice DMS ke dalam lingkungan administratif memberikan apa yang dibutuhkan komunitas ini untuk mempercepat proses kertas dan mendapatkan ruang dalam dependensi mereka."
Masing-masing dengan spesifikasi dan kekhususannya, yang secara umum mencakup kontrol dan verifikasi operasi administratif, penghapusan kertas, pengindeksan semua jenis dokumen yang terkait dengan pesanan internal, otomatisasi dan metodologi, keamanan (GoBD, GDPR dan perlindungan data), mengoptimalkan dan memantau proses, sehingga lebih mudah untuk mengirim file ke pengguna (pemilik dalam hal ini) dan, tentu saja, menghemat ruang di kantor administrasi.
Perjanjian kerjasama ini dibuat karena banyaknya catatan dan rekaman yang dimiliki oleh masyarakat dan untuk memastikan bahwa metode pengorganisasian semua dokumentasi ditetapkan untuk semua penduduk dan administrator komunitas.
Hasil akhir
PaperOffice telah menciptakan solusi untuk masalah komunitas saat ini dengan menghilangkan volume data, merampingkan rintangan administratif dan memastikan bahwa hanya karyawan yang berwenang yang memiliki akses ke PaperOffice untuk mencegah modifikasi dokumen atau bahkan potensi penggelapan dana yang dihindari.
Berkat integrasi sistem manajemen dokumen PaperOffice, komunitas sekarang dapat menemukan dokumen dan informasi ekstensifnya hanya dalam beberapa detik dan menyelesaikan tugas dan alur kerja lainnya.
Selain itu, pemerintah dapat bereaksi lebih cepat dan dengan cara yang lebih bertarget terhadap pertanyaan, surat, dan umpan balik dari penduduk: Ini membuat pekerjaan sehari-hari jauh lebih mudah.
Tentang komunitas El Guijo
El Guijo adalah urbanisasi / komunitas yang terletak di barat laut kotamadya Galapagar di sebelah jalan M-510, hanya 40 menit berkendara dari pusat kota Madrid melalui A-6.
Tempat istimewa di Sierra de Guadarrama, yang terletak di perhubungan populasi dekat Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial dan Galapagar itu sendiri, serta dekat waduk Valmayor dan perbatasan dengan Komunitas Otonomi Castilla y León.
Pembangunan urbanisasi dimulai pada tahun 1970-an dan didirikan pada tahun 1977 oleh undang-undang sebagai komunitas lingkungan. Ini memiliki luas hampir 140,000 meter persegi dengan total 1,104 plot antara chalet, apartemen, bangunan komunitas (beberapa lapangan olahraga, tiga kolam renang, klub sosial dan kantor administrasi) dan tiga taman anak-anak: sekitar setengah dari negara ini adalah daerah lanskap dengan keanekaragaman alam yang luar biasa.
Rata-rata keseluruhan melebihi 2.500 unit, dengan puncak yang lebih sering selama musim panas dan periode liburan. Selain itu, urbanisasi memiliki enam pengasuh, satu karyawan administrasi dan tiga karyawan pemeliharaan (dipekerjakan secara permanen) serta staf berkebun dan administrasi outsourcing.
