עצה מקצועית
זה כבר לא סוד שלמערכות ניהול מסמכים יש פוטנציאל גדול לחברות.
הודות לשימוש במערכת ניהול מסמכים, אתה לא רק מקדם את הדיגיטציה של החברה שלך. בנוסף, אתה מהווה את אבן הפינה להשגת היעדים הארגוניים שלך ולהבטחת ההצלחה הארגונית ארוכת הטווח שלך.
כי ניהול מסמכים דיגיטליים יוצר כאן תרופה ברורה ולוקח אתכם צעד ענק קדימה בטרנספורמציה הדיגיטלית. במאמר הנוכחי, נפרט כיצד פועלת מערכת ניהול מסמכים (DMS), מה צריך לקחת בחשבון ואילו יתרונות היא מביאה לחברות.
מהי מערכת ניהול מסמכים המשמשת?
במילים פשוטות: מערכת ניהול מסמכים (DMS) משמשת לאחסון, ניהול ובקרה של זרימת המסמכים והמידע בתוך הארגון.
באפשרותך לארגן את כל המידע, כגון מסמכי נייר, קבצי Windows או הודעות דואר אלקטרוני, במיקום מרכזי, במערכת ניהול המסמכים שלך, שאליה העובדים יכולים לגשת בקלות וללא בעיות, כולל פונקציות ייחודיות לעבודת צוות ושיתוף מסמכים וממשק תוכנית חדשני ייחודי ברחבי העולם.
מערכות ניהול מסמכים הופכות לחשובות יותר ויותר לעסקים ככל שכמות המידע שנוצרת על ידי העסקים של היום גדלה באופן אקספוננציאלי.
הניהול והשליטה בכמות העצומה של מסמכים חיצוניים ופנימיים המהווים חלק מהתהליכים העסקיים בציבור או במנהל העסקי הפכו לאתגר המעודד אימוץ יישומים שונים.
לפיכך, יישומים שונים אלה אמורים להקל על השליטה במידע ובמסמכים ולספק הפחתות משמעותיות בזמן החיפוש, הטיפול והחיסכון בעלויות, שהם חשובים מאוד בתהליכים האדמיניסטרטיביים שלנו.
אבל האם זה לא יהיה יתרון שיש רק יישום אחד שיכול למלא את כל הפונקציות?
אנו נראה לך כי מערכת ניהול המסמכים PaperOffice יכולה להיות בדיוק יישום אחד זה עבור החברה שלך שיש לו את כל הפונקציות הדרושות על הלוח.
היכן מאוחסנים המסמכים?
לאחר אפשרויות אוטומציה, ניטור וחיפוש, זו השאלה הנפוצה ביותר, כי אם פרטית או עסקית - אף אחד לא רוצה להשאיר את הנתונים בידיים הלא נכונות. קודם כל כי זה נדרש גם על פי חוק.
PaperOffice DMS הולך בדרך הבטוחה, מכיוון שכל הנתונים מאוחסנים במסד נתונים מוצפן מאובטח ביותר, אשר יכול להיות ממוקם ב- NAS שלך, כגון מ- Synology או QNAP. משמעות הדבר היא שתמיד יש לך גישה ושליטה על הנתונים שלך.
לפיכך, "הלב" של מערכת ניהול המסמכים הוא מסד נתונים שבו המידע מאוחסן באופן כזה שניתן למצוא אותו ולאחזר בצורה פשוטה ומבוקרת.
אבל על ידי אחסון המידע בצורה מובנית, יש לנו רק חלק מהמשוואה.
ה"מוח" השולט במערכת הוא לוגיקת זרימת העבודה, המאפשרת ליצור יחסי תלות בין מסמכים ותהליכים ולקשר מידע זה בזרימות גמישות שהוגדרו בעבר.
צעד חיוני ביישום של "זרימת עבודה" מתוחכמת כזו הוא כי תיעוד רב ככל האפשר זמין בצורה דיגיטלית.
דיגיטציה וניהול מסמכים
כשמדברים על מערכות ניהול מסמכים, אסור לשכוח: ככל שמידת הדיגיטציה של המידע שהוא חלק מהתהליכים גבוהה יותר, כך רמת הבקרה והאוטומציה שניתן להשיג גבוהה יותר.
בשלב הראשון, נקבע אילו מסמכים שייכים לתהליכים, כיצד ניתן לשלב מסמכים אלה במערכת ניהול המסמכים ואיזה מידע יש לחלץ ולשמור יחד עם המסמכים במסד הנתונים.
לאחר הכללת המידע, מחזור החיים שלו מוגדר, כיצד הוא מקיים אינטראקציה עם תהליכים אחרים וכיצד ניתן לשלב אותו.
סביר להניח שיהיה גם מידע שיגיע ממקורות שונים ובפורמטים שונים. חלקו בצורה דיגיטלית, מאוחסן בקבצים או במאגרי מידע וחלקו בצורה של מסמכים מודפסים.
כאשר המידע מגיע ממסדי נתונים אחרים או נמצא בתבנית XML, שאילתות וחילוץ שלו הוא קל, אך . מה קורה למסמכים דיגיטליים בפורמט PDF, doc וכו'? זה יהיה קצת יותר מורכב, אבל התוכן שלה ניתן לגשת בדרכים שונות, למשל עם תוכניות מסוימות, לגשת לקובץ ישירות או לשלוח אותו להדפיס ולחלץ את המידע דרך סליל ההדפסה (תור).
זה קצת יותר מסובך כאשר המסמך מגיע בצורת נייר, כגון פתק מסירה או חשבונית. אבל כאשר הפתרון כולל תוכנית מתוחכמת לזיהוי תווים אופטיים (OCR), צעד חשוב כבר נעשה.
מערכת ניהול סורקים ומסמכים
עם סורק או התקן דיגיטציה אחר, המסמך לא רק מומר לתמונה, אלא גם ניתן "לקרוא" את תוכנו באופן אלקטרוני.
אם כעת ניתן להשתמש במערכת כדי לזהות ולהגדיר איזה מידע מסמך נמצא בנפרד במערכת ניהול המסמכים הושלם המידע במערכת ניהול המסמכים.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
הדיגיטציה של מידע באמצעות זיהוי תווים אופטי (OCR) מקלה על שילוב מגוון רחב של תיעוד בניהול תהליכים וזרימות עבודה.
כיצד תוכל להפיק תועלת ממערכת ניהול המסמכים של PaperOffice
מערכת ניהול המסמכים של PaperOffice היא כמו כישרון כולל, מכיוון שבנוסף לארכיון מסמכים כללי, משולבות פונקציות רבות אחרות הקשורות למסמכים ולמידע הנלווה, כגון חלקן:
- גש למידע שלך בכל עת ובכל מקום
- חיפוש ומציאת מסמכים
- אוטומטי לחלוטין
- תאימות משפטית ועמידה לביקורת בארכיון של מסמכים
- אוטומציה של זרימות עבודה
כל הנתונים מאוחסנים באופן מאובטח איתך ולא בענן.
הישאר עצמאי על-ידי ניהול כל הנתונים שלך בעצמך במקום בענן של צד שלישי עם עלויות מעקב.
PaperOffice תומך בכל המכשירים כגון מחשב מקומי, QNAP NAS, Synology NAS, שרתי Windows או Linux ושירותי אינטרנט כגון AWS או Azure.
אתה מקבל את כל היתרונות של ענן אך באמצעות שרת מסד נתונים משלך. באפשרותך לגשת למסד הנתונים של PaperOffice שלך בצורה מוצפנת ומאובטחת מכל מחשב אחר בעולם.
למידע נוסף.
PaperOffice פשוט מאנדקס הכל, בין אם מדובר במסמכים סרוקים או בקבצים. תוכן הטקסט מאוחסן באופן מאובטח במסד הנתונים ללא התערבותך. כך שתוכלו לחפש בקלות כל קטע מילה, כמות ומילות מפתח תוך שניות ולמצוא ערכים תואמים.
קבל מידע נוסף על חיפוש משולב.
ניטור הניתן להגדרה חופשית מאחסן באופן אוטומטי את כל המסמכים בהתאם למפרטים שלך.
לא רק ספריות שלמות ניתן לפקח, אלא גם חשבונות דואר אלקטרוני, תיקיות Outlook ואפילו טפסים מבוססי אינטרנט.
קבל מידע נוסף על אוטומציה של הניטור.
כל חברה מחויבת לשמור מסמכים רלוונטיים למס עבור משרד המס.
האתגר הוא לאחסן בארכיון את המספר ההולך וגדל של מסמכים דיגיטליים ונייר כנדרש על ידי GoBD: בפורמט המקורי ובלתי ניתן לשינוי.
PaperOffice DMS מאפשר זאת, למד כיצד:
אחסון בארכיון תואם מבחינה משפטיתכאמור, חיוני שלניהול מסמכים מתקדם יהיה את כל המידע בצורה דיגיטלית ומובנית במסד נתונים. זה מאפשר לך למצוא בקלות את המסמכים ולקבוע את הכללים לגבי מי יכול לגשת, לשנות ולמחוק / לאחסן בארכיון את המידע שלך באתר מרכזי אחד.
אחד מעמודי התווך של פתרון ניהול המסמכים PaperOffice הוא מנוע זרימת העבודה הנרחב. זה מאפשר לך לציין כל שלב של תהליך עסקי עם הפעילויות והתלות המשויכות אליו, כמו גם את המחלקות והתפקידים המעורבים. אך באפשרותך גם להגדיר הודעות אוטומטיות המופעלות בהתאם לפעילויות ולאירועים המתרחשים לאורך התהליך.
כל זה לא רק מקטין את הזמן המושקע בניהול משימות, אלא גם ממזער את הסבירות לשכחה ושגיאות בתהליך.
PaperOffice עוזר לך להפוך את כל תהליכי העבודה שלך לאוטומטיים, ממפה תהליכי עבודה שלמים באופן דיגיטלי, כך שתמיד תישאר מעודכן.
תמיד יש לך סקירה כללית של משימות ותהליכים באמצעות זרימות עבודה שתומכות בך באוטומציה של העבודה היומיומית שלך.
הגדר את זרימת העבודה הרצויה עם תאריך יעד, קשר אותה להחלטות ומשימות אפשריות, ומההפעלה, PaperOffice דואג לכל השאר עד להשלמתו.
זה מקל עליך לציית למדיניות החברה ולדרישות החוק.
קבל מידע נוסף על אוטומציה של זרימות עבודה:
זרימות עבודהועוד הרבה תכונות.
עבודה עם מסמכים וניהולם יכולים להיות קלים, בטוחים ויעילים בו זמנית.
ערך מוסף ויתרונות של ניהול מסמכים
להלן נפרט כמה מהיתרונות הבולטים ביותר של יישום מערכת ניהול המסמכים PaperOffice:
- שליטה על מי יכול לגשת למסמכים, מתי ואילו פעילויות ניתן לבצע בהם
- גישה מרכזית וקלה לכל תיעוד החברה הרלוונטי והאפשרות של מספר גורמים שישתפו פעולה באותו מסמך
- אבטחה, לא רק בבקרת גישה, אלא גם במשמורת ובאבטחה שמגיעה עם הכנסת טכנולוגיות ומסדי נתונים חדשים
- חסוך זמן בחיפוש אחר תיעוד ועלויות ניהול ואחסון שלו
- צמצום יתירות כגון שכפול מסמכים, צילומים, הקלטת נתונים
- זריזות ואוטומציה של משימות ניהוליות עם יצירת זרימות עבודה המאפשרות שילוב של מסמכים ותהליכים עסקיים בסביבה מבוקרת ופעילויות מוגדרות ומנוטרות בבירור
- לא לשכוח את "תופעת הלוואי" החיובית של שביעות רצון גבוהה יותר של לקוחות פנימיים וחיצוניים
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "":
האם אני צריך אינטרנט כדי לעבוד עם PaperOffice?
לא! PaperOffice אינו דורש חיבור לאינטרנט כדי לעבוד.
האינטרנט נדרש רק להורדת חבילת ההתקנה, יצירת חשבון המשתמש, יצירת מסד הנתונים והוספת המכשיר.
האם אוכל להשתמש ב- Synology NAS שלי לאחסון מסד הנתונים?
כן, בהחלט! PaperOffice עובד בצורה מושלמת עם ה-NAS הסינולוגי.
היכן מאוחסנים המסמכים והקבצים?
כל המסמכים והקבצים מאוחסנים ישירות איתך, במחשב שלך, במסד נתונים מוצפן או, אם המסמכים שלך מאוחסנים תחת "מסמכי Windows שלי", לא מוצפנים בספריית Windows המקומית שלך.
יש לך גם אפשרות להגדיר את מסד הנתונים במכשיר NAS ולשמור את הנתונים שלך ב- NAS.
בכל המקרים, יש לך גישה לנתונים שלך בכל עת.
האם הנתונים שלי מאוחסנים בענן?
לא, הנתונים שלך בדרך כלל אינם מאוחסנים בענן!
במקרה שמסד הנתונים שלך מוגדר בשרת NAS (כגון QNAP או Synology), הנתונים שלך יאוחסנו במסד הנתונים בשרת NAS.
האם מסדי נתונים שנוצרו על ידי PaperOffice תמיד מוצפנים?
כל מסד נתונים שנוצר על ידי PaperOffice מוגן באמצעות סיסמה ברמה גבוהה. כל המסמכים הכלולים מוצפנים על ידי PaperOffice ChunkCrypt עם הצפנה צבאית של 1024bit.
מסקנה
זה לא משנה אם אתה רק רוצה למצוא את המסמכים שלך ואת המידע הקשור, או אם אתה צריך לתייג את המסמכים, לשלב אותם בזרימות עבודה, אך יחד עם זאת להבטיח שאתה עובד בהתאם להנחיות ולתקנות שונות - ל- PaperOffice DMS יש מגוון פונקציות שיעזרו לך.
ההתחלה קלה יותר ממה שאתם חושבים.
עדיין חוששים לא לעשות את זה?
בדוק את מקרי הבוחן של לקוחותינו על מעבר לדיגיטל בתעשיות שונות וראה בעצמך את קלות האינטגרציה.