7 יתרונות מרכזיים של ניהול מסמכים [בשנת 2023]

מזעור עלויות באמצעות טרנספורמציה דיגיטלית

דיגיטציה או טרנספורמציה דיגיטלית של מסמכי הנייר שלך היא התנאי המוקדם ליעילות ולהצלחת החברה שלך. הצורך בדיגיטציה הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.

עצה מקצועית

במאמר הנוכחי, ברצוננו תחילה להסביר את ההגדרה של מערכת ניהול המסמכים ולהתייחס לדיגיטציה של מסמכים אנלוגיים ודיגיטליים, כמו גם להדגים את היתרונות של שימוש בניהול מסמכים אלקטרוניים (DMS) על התהליכים העסקיים הקשורים בעת יצירה, ניהול, ייצוא ובדיקה של המסמכים.

למרות שהטכניקות הבסיסיות של ניהול מסמכים שימשו בבקרת מסמכים ארגוניים במשך עשרות שנים והתפתחו עם השנים, הצורך במערכת ניהול מסמכים ויתרונות היישומים שלה עדיין אינם מוערכים מספיק.

מחקרים הראו כי עובדים מבלים עד שלושים אחוז מזמנם בחיפוש אחר המסמכים הדרושים בחברה. בממוצע, עובדים מפסידים יותר מיום עבודה אחד בשבוע כתוצאה מכך. זה מחמיר עוד יותר, כי: ב-70% מכלל המקרים החיפוש לא מצליח. המסמך נוצר שוב והעמיתים אינם יכולים עוד להבין את המצב הנוכחי של המסמכים.

PaperOffice employee holds a tablet in her hands

Advantages of electronic data management (document management DMS)

אבל מהו הסטנדרט, מה הלקוח יכול לצפות מ DMS?

במאמר הנוכחי, אנו נראה לך את היתרונות של שימוש בניהול נתונים אלקטרוניים (מערכת ניהול מסמכים).

ניתן להסביר זאת נקודה אחר נקודה באמצעות תוכנת ניהול המסמכים PaperOffice.

לפני שניכנס ליתרונות, בואו נסביר את ההגדרה:

מהי מערכת ניהול מסמכים?

מערכת ניהול מסמכים (DMS) משמשת לאחסון, ניהול ובקרה של זרימת המסמכים בתוך הארגון.

משמעות הדבר היא כי חברות ממגוון רחב של תעשיות צוברות מסמכים חשובים מדי יום: כתבי טענות, מסמכי חוזה, טיוטות, מכתבים חיצוניים, מחקר, חוות דעת מומחים ועוד. אלה לא רק מגיעים בדואר, מסמכים רבים מגיעים גם בדוא"ל.

באפשרותך לארגן את כל המידע, כגון מסמכי נייר, קבצים או הודעות דואר אלקטרוני של Windows, במיקום מרכזי, במערכת ניהול המסמכים שלך, שאליה העובדים יכולים לגשת בקלות וללא בעיות.

כולל פונקציות ייחודיות לעבודת צוות ושיתוף מסמכים וממשק תוכנה חדשני וייחודי ברחבי העולם.

מערכות ניהול מסמכים הופכות לחשובות יותר ויותר לעסקים ככל שכמות המידע שנוצרת על ידי העסקים של היום גדלה באופן אקספוננציאלי.

הכנסת מערכת ניהול מסמכים, DMS בקיצור, מסייעת לך גם להביא מבנה ברור למסמכים שלך ולהתמודד עם מבול המידע.

DMS מייצג גם תוכנה לניהול מסמכים ומיועד לניהול מסמכים, במיוחד מסמכים דיגיטליים, הכוללים את ההמרה מאנלוגי לדיגיטלי. PaperOffice DMS היא תוכנה כזו.

הניהול והשליטה בכמות העצומה של מסמכים חיצוניים ופנימיים המהווים חלק מהתהליכים העסקיים במנהל הציבורי או העסקי הפכו לאתגר. זה מקדם את ההקדמה של תוכנת ניהול מסמכים שמקלה על הניהול.

הכנסת ה- DMS מבטיחה הפחתה משמעותית בזמן החיפוש, הטיפול והחיסכון בעלויות, שהם חשובים מאוד בתהליכים האדמיניסטרטיביים שלנו.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

לבו של DMS

למערכת ניהול מסמכים מתקדמת יש את "הלב" שלה במסד נתונים, שבו המידע מאוחסן באופן המאפשר למצוא אותו ולאחזר אותו בצורה קלה ומבוקרת.

ניתן להגדיר את מסד הנתונים באופן מקומי או במערכת NAS, כגון QNAP NAS או Synology NAS. אבל על ידי אחסון המידע בצורה מובנית, יש לנו רק חלק מהמשוואה.

QNAP and Synology NAS devices are on the table as data storage with PaperOffice DMS

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

ה"מוח" השולט במערכת הוא לוגיקת זרימת העבודה, המאפשרת ליצור יחסי תלות בין מסמכים ותהליכים ולקשר מידע זה בזרימות גמישות שהוגדרו בעבר.

צעד חיוני ביישום של "זרימת עבודה" מתוחכמת כזו הוא כי תיעוד רב ככל האפשר זמין בצורה דיגיטלית.

דיגיטציה וניהול מסמכים

כאשר אנו מדברים על מערכות ניהול מסמכים, אסור לנו לשכוח: ככל שרמת הדיגיטציה של המידע שהוא חלק מהתהליכים גבוהה יותר, כך רמת הבקרה והאוטומציה שאנו יכולים להשיג גבוהה יותר. כבר כתבנו מאמר על היתרונות של דיגיטציה, לחץ כאן.

בשלב הראשון, אתה קובע אילו מסמכים שייכים לתהליכים שלנו, כיצד אנו משלבים אותם במערכת ניהול המסמכים שלנו ואיזה מידע יש לחלץ ולאחסן יחד עם המסמכים במסד הנתונים שלך. לאחר שהמידע נכלל, אנו מגדירים את מחזור החיים שלו, כיצד הוא יתקשר עם תהליכים אחרים וכיצד אנו יכולים לשלב אותו.

המידע מגיע ממקורות שונים

סביר להניח שנתקל במידע המגיע ממקורות שונים ובפורמטים שונים. חלקו בצורה דיגיטלית, מאוחסן בקבצים או במאגרי מידע וחלקו בצורה של מסמכים מודפסים.

מה עושים עם מסמכים דיגיטליים בפורמט PDF, doc וכו'? כאן התהליך הוא פשוט מאוד.

גרור את המסמך הדיגיטלי לממשק PaperOffice. לחלופין, יש לנטר בקלות את תיקיות Windows שלך לאחר קבלת מסמכים.

תשר

אגב, יש סרטון ביוטיוב בנושא "ניטור ספריות וארכיון בתפזורת של מסמכים" שמסביר את התהליך הזה בצורה מובנת:

ניתן לסרוק בקלות מסמכים בצורת נייר ולהמיר אותם לפורמט דיגיטלי הודות לסורק המשולב.

תשר

בנושא "ארכיון אוטומטי לחלוטין של מסמכי נייר מהסורק" יש גם סרטון ביוטיוב שמסביר את התהליך הזה בצורה פשוטה ומובנת:

הודות לתוכנית זיהוי תווים אופטי (OCR = זיהוי תווים אופטי), כבר עשינו צעד חשוב. באמצעות סורק או התקן דיגיטציה אחר, אנו לא רק ממירים את המסמך לתמונה, אלא גם יכולים "לקרוא" את התוכן שלו באופן אלקטרוני.

לא רק שהטקסט הטהור של זיהוי תווים אופטי (OCR) כלול במסד הנתונים, הודות לבינה המלאכותית (AI) הנקראת PIA, ניתן לציין אוטומציה באופן ידני או אוטומטי.

כך אנו משתמשים במערכת כדי לזהות ולהגדיר אילו אזורי מסמך יש לקרוא באופן אוטומטי. כגון מספר חשבונית, תאריך, מוצרים, סכומים וכו '. לפיכך, יש לנו את כל המידע הדרוש במערכת ניהול המסמכים שלנו.

הדיגיטציה של מידע באמצעות זיהוי תווים אופטי (OCR) מקלה על שילוב מגוון רחב של תיעוד בניהול תהליכים וזרימות עבודה.

זרימת עבודה וניהול מסמכים

כאמור, חיוני שלניהול מסמכים מתקדם יהיה את כל המידע בצורה דיגיטלית ומובנית במסד נתונים. אז אתה יכול לחפש את כל המסמכים שנשמרו ב- PaperOffice כמו בגוגל. באפשרותך גם להגדיר את הכללים של מי יכול לגשת, לשנות ולמחוק/לאחסן בארכיון את המידע שלך.

PaperOffice interface with workflow module

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

אבל אנחנו רוצים ללכת אפילו רחוק יותר ולייעל את התהליכים העסקיים שלנו. אחד מעמודי התווך של פתרון ניהול המסמכים שלנו הוא מנוע זרימת העבודה. זה מאפשר לנו לציין כל שלב בתהליך עסקי עם הפעילויות והתלות הקשורות אליו, כמו גם את המחלקות והתפקידים המעורבים.

אנו יכולים גם להגדיר הודעות אוטומטיות שיופעלו בהתאם לפעילויות ולאירועים המתרחשים לאורך התהליך.

כל זה לא רק ממזער את הזמן המושקע בניהול משימות, אלא גם ממזער את הסבירות לשכחה ושגיאות בתהליך.

ערך מוסף ויתרונות של אחסון נתונים אלקטרוניים בארכיון

להלן כמה מהיתרונות הבולטים ביותר של הטמעת מערכת ניהול מסמכים:

זמינות: על ידי אחסון וניהול של כל המסמכים שלך והגרסאות שלהם, עדכונים, הערות, אנשי קשר מאוחסנים, נתוני מסמכים במסד נתונים מרכזי, כל המידע מהווה בהדרגה מסד נתונים של ידע מרכזי.
גישה מרכזית וקלה לכל תיעוד החברה הרלוונטי הזה והיכולת של גורמים מרובים לשתף פעולה באותו מסמך הופכים אותו לראש רשימת היתרונות.
הרשאת גישה: קבע מי יוכל לגשת למסמכים, מתי ואילו פעילויות ניתן לבצע בהם.

הגדרות עבור תיקיות ומסמכים, רמות שחרור וזכויות, כמו גם קבוצות ומחלקות, הופכים את הגישה למסמכים רגישים לשקופה ומאובטחת.
אבטחה, לא רק בבקרת גישה, אלא גם במשמורת ובאבטחה שמגיעה עם הכנסת טכנולוגיות ומסדי נתונים חדשים.

קודם כל, PaperOffice DMS מצפין את כל המסמכים כאשר הם נשמרים לאבטחה, על פי אחד תקני האבטחה הגבוהים ביותר הזמינים כיום, AES-1024bit.

ההמרה בחזרה למסמכים קריאים אפשרית בכל פורמט נוכחי, כאשר PaperOffice מעדכן באופן קבוע את פורמטי הקבצים שלו, מה שאומר שגם המסמכים יהיו קריאים בעתיד.
יכולת אחזור וחיסכון בזמן: כל המסמכים שלך, שבעבר היו בנייר, זמינים כעת באופן דיגיטלי, כמו גם הודעות דואר אלקטרוני, מאוחסנים באופן מרכזי במסד הנתונים שלך. במקביל, נשמרים התאריך והשעה, מספר גרסה ומילות מפתח, אשר מנוע החיפוש PaperOffice יכול להשתמש בהם כדי למצוא מסמכים גם אם האדם המחפש יודע רק את תוכן המסמך באופן בסיסי.

כל מה שמאוחסן ב- PaperOffice DMS הוא גם זיהוי טקסט של OCR, ממוטב במילונים עסקיים ומאונדקס לחיפוש מילות מפתח מושלם במסד הנתונים של SQL שלך לחיפוש מילות מפתח.

חסוך זמן בחיפוש אחר תיעוד ועלויות ניהול ואחסון שלו.
הפחתה של יתירות כגון שכפול מסמכים, צילומים, הקלטת נתונים.
זריזות ואוטומציה של משימות ניהוליות עם יצירת זרימות עבודה המאפשרות שילוב של מסמכים ותהליכים עסקיים בסביבה מבוקרת ופעילויות מוגדרות ומנוטרות בבירור.
לא לשכוח את "תופעת הלוואי" החיובית של שביעות רצון גבוהה יותר של לקוחות פנימיים וחיצוניים. השימוש במערכת ניהול מסמכים מאפשר לך להגיב מהר יותר ואמין יותר ובכך טוב יותר לרצון הלקוחות שלך.

העלייה בשביעות רצון הלקוחות מורגשת מהר מאוד, ומעל לכל, בת קיימא - הן מבחינת המכירות והן מבחינת המוניטין של החברה.

אחד ההיבטים החשובים ביותר בעת אחסון מסמכים באמצעות מערכת ניהול מסמכים הוא עמידה בתקנות משפטיות או במפרטים של GoBD.

הקיצור GoBD מייצג את "עקרונות לניהול ואחסון נאותים של ספרים, רשומות ומסמכים בצורה אלקטרונית ולגישה לנתונים".

בפרט, בשל אחסון מסמכים מוצפן מאוד חסין ביקורת ישירות במסד נתונים מרכזי של SQL PaperOffice עונה על כל הדרישות לתקני מסמכים והנחיות משפטיות או לתקן הגרמני הגבוה ביותר בעולם GOBD.

המונח ניהול גירסאות אינו מילה זרה בתוך מערכת ניהול מסמכים (DMS). הצורך להשתמש במערכת ניהול מסמכים הכוללת בקרת גירסאות תואמת GoBD וגירסאות עמידות לביקורת ברור יותר מאי פעם.

PaperOffice עולה על כל דרישות החוק

הפיתוח של PaperOffice DMS תואם ל- GoBD, כך שתוכל להשתמש בתוכנה ללא כל דאגות שתצטרך לגרום לך לשבור כלל. לדוגמה, בכל פעם שמישהו משנה מסמך, נוצרת גירסה חדשה של מסמך זה. בדרך זו תוכל לעקוב אחר התוכן שהיה במסמך באיזו שעה.

אגב, יש סרטון ביוטיוב לסינולוגיה NAS ההתקנה MariaDB 10 ומערכת ניהול המסמכים PaperOffice שמסביר את התהליך הזה בצורה מובנת:

בשני המקרים, גם בתרחיש הגרוע ביותר, מובטח כי מסדי הנתונים המאוחסנים בארכיון משוחזרים בטווח הקצר ולכן תקופות השמירה נצפות תמיד.

הקפד להימנע משגיאה זו

בעוד שחברות גדולות מינו זה מכבר קציני דיגיטציה העוסקים בנושא המרת מסמכים אנלוגיים במשרה מלאה, חברות קטנות ובינוניות חסרות בדרך כלל משאבי אנוש, במיוחד מכיוון שנדרשות כישורים מקצועיים מתאימים.
עם זאת, זוהי טעות נפוצה ומובילה להשקעות רעות, כי יצרנים רבים מנצלים את הבורות הזו.

מסקנת ביניים

אינך זקוק למומחה IT או לספרן מיומן!

כל מה שאתם באמת צריכים זה

התוכנה הנכונה
שותף IT אמין
חומרה מתאימה

לפעמים החומרה היא לעתים קרובות כבר שם, יש יותר פוטנציאל מבעבר וניתן להשתמש בה באופן מיידי.

תשר

אגב, יש מאמר מיוחד בנושא "עיבוד חשבוניות דיגיטליות", שדיווח על היתרונות של דיגיטציה או עיבוד חשבוניות דיגיטליות:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "יתרונות מכריעים של ניהול נתונים אלקטרוני":

באיזה סורק להשתמש עבור DMS?

כדי לסרוק מסמכים מאוגדים, מומלץ לסרוק סורק גיליון עם לפחות 300dpi. הסורק רצה לכלול פונקציית סריקה לפודלר ומנהלי התקנים אופציונליים של WIA/TWAIN. היו לנו חוויות טובות עם Fujitsu Scansnap, אשר עובדים בצורה אמינה מאוד.

מהי הדרך הטובה ביותר לאחסן מסמכים בארכיון?

בדרך כלל יש לסרוק מסמכי נייר בתבנית PDF/A ולאחר מכן לשמור אותם בתוכנת ניהול מסמכים DMS - או ישירות אם התוכנה תומכת בכך או הופכת אותה לאוטומטית, למשל באמצעות ניטור.

האם ניתן לזרוק מסמכים מקוריים?

אם אתה משתמש בתוכנה הגונה שמקבלת עדכונים שוטפים ויש לך אסטרטגיית גיבוי נתונים, התשובה היא כן עבור מסמכים שאינם קריטיים. כל מה שיכול לדרוש מבחינה חוקית את המקור צריך להישמר גם במקור. לדוגמה, ל- PaperOffice DMS יש אפשרות לאחסן את מיקום האחסון המקורי במאפייני המסמך.

מסקנה

השקעה שמשתלמת

המונח ניהול מסמכים כולל הרבה יותר ממה שאפשר לדמיין בתחילה. הכנסת מערכת ניהול מסמכים בחברה שלך היא כעת תנאי מוקדם ליעילות ולהצלחה של החברה שלך. הצורך בדיגיטציה הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.

הרשימה לעיל של היתרונות של ניהול נתונים אלקטרוניים אינה מלאה בשום אופן, אלא רק מגבילה את היצירתיות והמקצועיות שלך, בהתאם לתחום היישום! אם הדיגיטציה של הארכיון האנלוגי נחשבת מנקודות מבט אלה ונעשה חישוב נגדי, מתברר כי המאמץ כדאי וכיצד, למשל, השקעה במכונה חדשה, מודרנית ומהירה יותר נחשבת צריכה.

יתרונות מכריעים של ניהול נתונים אלקטרוני

הגדל את הפרודוקטיביות והיעילות