ניהול מסמכים עבור חברות

כיצד ליצור סדר ומבנה

למדו כיצד יכול מערכת ניהול מסמכים דיגיטלית (DMS) לסייע לכם לייעל את ניהול המסמכים בארגון שלכם ולהפוך אותו ליעיל יותר על ידי לכידת, אחסון וניהול מסמכים באופן אלקטרוני.
המערכת החדשנית לניהול מסמכים PaperOffice עוזרת לכם בכך, למדו כיצד בדיוק.

ניהול מסמכים יעיל - מקסום הפרודוקטיביות שלכם והפחתת צריכת הנייר!

עצה מקצועית

מצב התחלתי

בעולם הדיגיטלי של היום, אין ספק שהחברות צריכות לנהל את המסמכים שלהן בצורה יעילה כדי לחסוך זמן, לצמצם עלויות ולשפר את שיתוף הפעולה. ניהול מסמכים יעיל יכול לשפר משמעותית את הארגון והמבנה של הנתונים ולעזור לך להתמקד בדברים החשובים.

במאמר זה נציג לך כיצד ניתן לבנות ניהול מסמכים מוצלח בחברתך.

למה ניהול מסמכים יעיל חשוב?

ניהול מסמכים יעיל חשוב לשמירה על הסדר והמבנה בחברה. ללא ניהול מסמכים טוב, מסמכים יכולים להיאבד או להיות בלתי נגישים, מה שעלול לגרום לעיכובים ולשגיאות בתהליכים עסקיים.

בנוסף, ניהול מסמכים יעיל נחוץ כדי להבטיח עמידה בתקנות פרטיות וציות. ניהול מסמכים מושקע יכול גם לשפר את הפרודוקטיביות והיעילות של העובדים, מאחר ואלו יכולים לגשת למסמכים הדרושים במהירות ובקלות.

ניתוח המסמכים שלך

לפני שתוכל ליישם ניהול מסמכים יעיל, עליך לערוך סקירה של המסמכים הנוכחיים שלך. בדוק אילו סוגי מסמכים קיימים בחברה שלך, היכן הם מאוחסנים ומי יכול לגשת אליהם. חשוב ליצור רשימה של המסמכים לניהול על מנת להבין טוב יותר את המבנה וההיקף של ניהול המסמכים שלך.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

יסודות ניהול מסמכים

יסודות ניהול המסמכים כוללים לכידה, אחסון, ארגון, ניהול וארכוב של מסמכים, כדי להבטיח שניתן יהיה למצוא ולהשתמש בהם במהירות ובקלות.

ארגון וניהול קפדני של מסמכים מקלים על העבודה וחוסכים זמן ועלויות בחברה. כמו כן, חשוב להבטיח את הגנת הנתונים והביטחון שלהם, כדי להגן על מידע סודי מגישה לא מורשה.

כדי ליישם בהצלחה את יסודות ניהול המסמכים, חשוב לבחור תוכנת ניהול מסמכים המתאימה לדרישות החברה.

בחירת תוכנה לניהול מסמכים

בעת בחירת תוכנה מתאימה לניהול מסמכים, יש לשקול מספר גורמים שונים. החשובים ביותר הם הדרישות של החברה, יכולת ההרחבה, הידידותיות למשתמש וביטחון הנתונים. כמו כן, חשוב שהמערכת תהיה גמישה מספיק כדי להתאים את עצמה לצרכים המשתנים של החברה ולאפשר אינטגרציה חלקה עם כלים ומערכות אחרות.

PaperOffice הוא מערכת ניהול מסמכים מקיפה המסייעת לכם בארגון, אחסון ושיתוף מסמכים. הוא כולל מגוון רחב של פונקציות, כגון אפשרות לסרוק מסמכים ולהמירם לצורה דיגיטלית, לארכיון ולאחזור מסמכים וכן לשיפור שיתוף פעולה בין המשתמשים באמצעות יצירת משימות וזרמי עבודה.

Notebook mit PaperOffice steht auf aufgeräumtem Tisch

Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis

ניהול מסמכים דיגיטליים:
הפתרון לעסק שלך

במשרד הדיגיטלי, ניהול מסמכים אפקטיבי הוא הכרחי כדי לשמור על סדר בכמות ההולכת וגדלה של מסמכים דיגיטליים.

תוכנה מתאימה לניהול מסמכים (DMS) כמו PaperOffice יכולה להיות לעזר רב בכך שהיא מקלה ומייעלת את ניהול ואירגון המסמכים.

כדי להצליח בניהול המסמכים במשרד הדיגיטלי, תחילה יש לזהות בדיוק את הדרישות והצרכים של החברה במונחים של פונקציות DMS. חשוב גם לבחור פתרון DMS שמשתלב בצורה חלקה במערכת ה-IT הקיימת על מנת להבטיח יישום ושימוש חלקים.

כיצד PaperOffice יכול לתמוך בעסק שלך?

PaperOffice היא תוכנה לניהול מסמכים המציעה מגוון רחב של פונקציות לניהול אלקטרוני של המסמכים שלך. עם PaperOffice, ניתן לסרוק, לאנדקס ולהעלות מסמכים למסד נתונים אלקטרוני מאובטח שממנו ניתן לחפש ולהוציא אותם בקלות. התוכנה מציעה גם פונקציות לסיווג אוטומטי וארגון מסמכים יחד עם אפשרויות לשיתוף פעולה ושיתוף מסמכים בתוך צוות.

PaperOffice מציע גם אפשרות להמיר את מסמכי הנייר שלך למסמכים דיגיטליים הניתנים לחיפוש באמצעות טכנולוגיית OCR. בנוסף, עם PaperOffice תוכלו גם לאוטומט תהליכים עסקיים ולהגדיר כללי עבודה על מנת לפשט ולהאיץ את הטיפול במסמכים.

לסיכום, PaperOffice יכול לסייע לכם באופטימיזציה ואוטומציה של ניהול המסמכים שלכם, דבר שיכול בסופו של דבר לחסוך זמן ועלויות. אם יש לכם שאלות נוספות או דרישות ספציפיות, אני ממליץ לפנות ישירות ל-PaperOffice לקבלת מידע נוסף וייעוץ אישי.

סיכום

האתגר של ארכוב וניהול כמות גדולה של מסמכים, בין אם בצורת מסמכי נייר או קבצים אלקטרוניים. ניהול מסמכים דיגיטלי הוא חיוני כדי להתמודד עם משימה זו ביעילות ובאפקטיביות.

מערכת ניהול המסמכים של PaperOffice יכולה לאוטומט תהליכים ולהשתמש בטכנולוגיית OCR כדי לחסוך זמן ועלויות, שלרוב מקושרים עם ניהול מסמכים ידני. על ידי שילוב של כללי WorkFlow ניהול מסמכים דיגיטלי יכול גם להקל על שיתוף פעולה בצוותים.

באופן כללי, מערכת ניהול המסמכים של PaperOffice תורמת לכך שחברות יכולות לעבוד בצורה יעילה ופרודוקטיבית יותר, ובזמן זה מקטינות את העלויות וההשפעות הסביבתיות כתוצאה משימוש בנייר.

FAQs

לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "ניהול מסמכים עבור חברות":

למי מתאים משרד ללא ניירת?

התשובה המהירה והפשוטה לשאלה היא: לכל עסק. כל הסקטורים והגדלים של עסקים, מחברות קטנות ובינוניות ועד חברות גדולות, נהנים ממשרד ללא ניירת. המעבר במיוחד יקר ערך לחברות קטנות ובינוניות: הפחתת ההוצאות והעלויות משחררת תקציב הנדרש לזרז צמיחה נוספת.

האם אני יכול להשתמש בספק DMS מבוסס ענן עבור המשרד נטול הניירת שלי בחברה?

לא. גורם נוסף, שהפך להיות נושא חם מאז כניסת ה-GDPR למלוא כוחו בשנת 2018, הוא ההגנה על המידע. DMS משמש לעיבוד, ניהול ואחסון מסמכים שלעתים קרובות כוללים נתונים אישיים רגישים. חסרות ל-GDPR כרוכות בקנסות כבדים.

מסקנה

באמצעות היישום של PaperOffice DMS, תוכלו לשפר את ניהול המסמכים שלכם בארגון על ידי דיגיטציה של כל המסמכים ואחסנתם במאגר נתונים מרכזי. כך תהליך החיפוש אחר המסמכים יפוך לפשוט ומהיר משמעותית.

בנוסף, תוכלו לחסוך זמן ומשאבים בעזרת הסיווג האוטומטי ותיוג המסמכים. גם הבטחת השמירה תושג באמצעות הארכיון ויצירת יומנים אוטומטית.

עם PaperOffice DMS תהיה לכם גישה לכל המידע החשוב בכל זמן, וכך תוכלו לעבוד ביעילות רבה יותר.

PaperOffice פותרת כל בעיה: מובטח.

מחקר מקרה

שינוי דיגיטלי בפיתוח מוצרים - ניהול מסמכים מוצלח

"בתעשייה, נושא הדיגיטציה הופך להיות יותר ויותר בולט. זה חל, למשל, על גיליונות הנתונים הטכניים שלנו, נתוני הלקוחות, החישובים או התוכניות, השרטוטים והתצורות שלנו. לאחר הצגת PaperOffice DMS, ניתן היה להפחית את המאמץ הידני. כיום אנו חלוצים בדיגיטציה בחברות הפקה, תעשייה 4.0".

מר אנטוניו חסוס סאנצ'ז
מנכ"ל ומהנדס מוצר ותהליכים ב-Butterfly Engineers S.L.