QNAP dokumentstyring DMS til NAS

Dokumentstyrings- og dokumentbehandlingssystemer (DMS) understøtter din organisation med elektronisk og struktureret organisering af forretningsdokumenter. Et DMS er derfor et vigtigt skridt mod et papirløst kontor.

I kombination med din QNAP NAS udgør de det ideelle makkerpar til at digitalisere analoge opbevaringsmetoder og øge effektiviteten af søge- og arkiveringsprocesser.

Dokumenthåndteringssystemet PaperOffice er det eneste officielt godkendte DMS-system fra QNAP til dine QNAP-enheder i hele verden.

Hvad er en NAS?

Taiwanesiske QNAP distribuerer forskellige netværkstilkoblede lagerenheder (NAS-enheder) under navnet "QNAP NAS". Disse enheder gør det muligt for både virksomheder og private brugere at beskytte og organisere deres data effektivt samt bruge og tilpasse dem individuelt.

En NAS er en filserver med sit eget operativsystem, der stiller sin lagerplads tilgængelig via netværket.

QNAP NAS tilbyder de ideelle forudsætninger for alle virksomheder, især SMV'er, til hurtig og nem lagring af virksomhedsdata.

I følgende artikel viser vi dig, hvordan du optimerer brugen af din QNAP NAS til din virksomhed og hvordan dokumentstyring nemt kan udføres uden Docker.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Hvorfor bruge NAS i stedet for cloud?

Der er flere grunde til at vælge en netværkstilkoblet lagerenhed (NAS) i stedet for en skybaseret løsning. Her er et par eksempler:

• 1. Kontrol og sikkerhed: En NAS er under virksomhedens fysiske kontrol, hvilket betyder, at virksomheden har fuld kontrol over sine egne data og kan sikre, at disse data er sikre og beskyttede.
  I en skybaseret miljø overføres dine data dog til en ekstern udbyder og overholder ikke de samme sikkerhedsstandarder som virksomheden selv.


• 2. Databeskyttelse: Virksomheder skal overholde de juridiske krav i EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), når de opbevarer personlige oplysninger. Derfor skal virksomheder sikre, at de opbevaringsteknologier og -tjenester, de vælger, er i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.
  En NAS (netværkstilkoblet lagerenhed) er det mere passende valg end en cloudløsning, når det gælder overholdelse af GDPR-reglerne.
  Da det forbliver i virksomhedens ejerskab, kan dataene behandles og beskyttes direkte af virksomheden. En NAS tilbyder også en høj grad af fleksibilitet, da dataene ikke behøver at blive gemt på et eksternt datacenter. Derudover kan virksomheder kryptere dataene på NAS'en for at beskytte dem mod uautoriseret adgang.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Internetforbindelse: En NAS kan bruges uafhængigt af internetforbindelse, hvilket gør det ideelt for virksomheder, der arbejder i landdistrikter eller områder med ustabile internetforbindelser.


• 4. Omkostninger: Prisen er en vigtig fordel, som en NAS har i forhold til cloudlagring. En NAS er billigere at anskaffe end en cloudtjeneste, da du kun betaler en gang, og den tilhører dig alene.
  Desuden er de månedlige omkostninger ved en NAS markant lavere end ved en cloudtjeneste. Med en NAS skal der ikke betales månedlige abonnementsafgifter. Der er heller ingen ekstra båndbreddeafgifter, som kan opstå ved en cloudtjeneste.


• 5. Fleksibilitet: En NAS giver virksomheder mere fleksibilitet når det gælder valg af hardware og lagerkapacitet. Den muliggør også udvidelse af lagerpladsen for at imødekomme virksomhedens voksende behov.

En kombination af QNAP NAS og PaperOffice DMS tilbyder din virksomhed en enkel og pålidelig løsning til dokumenthåndtering.

PaperOffice DMS er en brugervenlig software, der giver virksomheder mulighed for at organisere, lagre, kategorisere og administrere deres dokumenter, så de nemt kan tilgås når som helst og hvor som helst.

Ved at kombinere NAS og effektiv dokumentadministration med PaperOffice DMS kan du øge din virksomheds produktivitet ved at sikre, at dokumenter hurtigt og pålideligt kan hentes. Det giver også ekstra beskyttelse af dataene, da de gemmes på NAS'en og ikke på lokale computere eller eksterne skyer.

Hvor tidskrævende er installation og opsætning af databasen?

Installationen og opsætningen af din QNAP NAS database er slet ikke tidskrævende og kræver ingen IT-specialist.

Især fordi drift af Docker-containere generelt opleves som ustabil og upålidelig i integrationen, har PaperOffice valgt at tilføje en pålidelig og velafprøvet løsning til databehandling ved direkte og nativ brug af MariaDB.

I modsætning til Docker-installationen kan opsætningen let udføres af enhver person inden for få minutter ved hjælp af PaperOffice's YouTube-videoer.

Hvilke fordele medfører fravalg af Docker-containere?

Fravalg af Docker-containere, når du bruger et dokumenthåndteringssystem (DMS) på en netværkstilkoblet lagerenhed (NAS), har flere fordele:

• 1. Nemmere vedligeholdelse og opdatering: Uden Docker-containere behøver du ikke bekymre dig om kompatibiliteten mellem DMS og containere, hvilket kan gøre vedligeholdelse og opdatering lettere.


• 2. Bedre ydeevne: Da DMS kører direkte på NAS'en, kan det udnytte NAS'ens ressourcer fuldt ud og dermed opnå bedre ydeevne sammenlignet med en containermiljø

Hvordan får du dine data på QNAP NAS?

Der er flere muligheder for at overføre data til PaperOffice dokumenthåndteringssystemet (DMS), der kører på en QNAP NAS (Network Attached Storage). Her er nogle eksempler:

Scanner dokumenter

Processen er enkel: Hvis dataene ikke allerede er digitale, skal dokumenterne først scannes eller fotograferes i papirform.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Med din scanner eller en anden digitaliseringsenhed bliver dokumentet ikke kun konverteret til et billede, men dets indhold kan også læses elektronisk. Scanningsfunktionen integreret i PaperOffice DMS forbinder sig til din scanner og overfører det digitale medie til dokumenthåndteringsoftwaren.

Vi har allerede skrevet en anden artikel om, hvordan du bedst integrerer din scanner til at digitalisere dokumenterne.

Digital dokumentstyring

Data i digital form, som f.eks. e-mails eller digitale filer, kan nemt trækkes ind i PaperOffice-grænsefladen ved at trække og slippe. Hvis du vil arkivere flere dokumenter uden manuel indsats, er den integrerede mappeovervågning i PaperOffice velegnet til dette. Dette muliggør problemfri baggrundsarkivering.

Eksisterende data

PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet gør det også let for brugerne at flytte allerede digitale data, der allerede findes på laptop- eller desktop-pc-harddiske, til en delt datalagring som QNAP NAS.

På denne måde kan alle eksisterende data importeres i dokumenthåndteringssystemet med bare ét klik.

Merværdi og fordele ved QNAP NAS sammen med PaperOffice DMS

Brugen af en QNAP NAS (Network Attached Storage) i kombination med dokumenthåndteringssystemet (DMS) PaperOffice tilbyder en række fordele, herunder:

• 1. Centraliseret datastyring: DMS gør det muligt at gemme og organisere alle dokumenter og filer ét centralt sted, hvilket letter samarbejdet og adgangen til data, da alle medarbejdere kan få adgang til de nødvendige filer uden at skulle kopiere dem til en USB-nøgle.
  Dette sparer tid og forhindrer fejl, der kan opstå ved manuel overførsel.


• 2. Forøget sikkerhed: NAS'en tilbyder ekstra sikkerhedsfunktioner som kryptering og redundans for at beskytte data mod tab eller uautoriseret adgang. Derudover giver den høj datatryghed gennem forskellige backup-muligheder.
  Automatiske backups kan oprettes for at kunne gendanne vigtige filer i tilfælde af en fejl eller utilsigtet sletning. Der er også mulighed for at kryptere data for at sikre, at følsomme data er beskyttet mod uautoriseret adgang.


• 3. Forøget adgangshastighed: NAS'en giver mulighed for hurtigere adgang til og redigering af data, hvilket øger produktiviteten.


• 4. Nem vedligeholdelse og opdatering: DMS'et og NAS'en er uafhængige af hinanden og kan vedligeholdes og opdateres separat, hvilket gør vedligeholdelsen lettere.


• 5. Forøget fleksibilitet: Kombinationen af QNAP NAS og PaperOffice DMS tilbyder en bred vifte af konfigurations- og tilpasningsmuligheder for at imødekomme virksomhedens behov.


• 6. Derudover ville den nemme udvidelse af lagerpladsen også være en af fordelene. Da virksomheder ofte vokser og har brug for mere lagerplads, kan en QNAP NAS nemt udvides for at imødekomme de stigende krav. Dette er mere omkostningseffektivt og nemmere at implementere i forhold til andre lagerløsninger som f.eks. eksterne harddiske eller cloud-løsninger.


• 7. Support af mobil adgang og fjernarbejde: Ved brug af QNAP NAS og PaperOffice DMS kan man få adgang til og redigere data hvor som helst, hvilket udvider mulighederne for fjernarbejde og mobilt samarbejde.


• 8. Forøget effektivitet: Brugen af PaperOffice DMS og QNAP NAS gør det muligt at finde, organisere og automatisere processer hurtigere, hvilket øger effektiviteten.


• 9. En anden fordel ved QNAP NAS sammen med dokumenthåndteringssystemet er den omfattende brugeradministration, herunder muligheden for at oprette og administrere flere brugerkonti.
  Dette giver virksomheder mulighed for at fastsætte forskellige adgangsrettigheder for forskellige medarbejdere eller afdelinger. For eksempel kan en medarbejder i økonomiafdelingen få adgang til finansdokumenter, mens en medarbejder i markedsføring kun har adgang til marketingsdokumenter.

Et DMS gør det muligt for virksomheder at gemme og administrere deres dokumenter og filer centralt. Det letter søgning og samarbejde, da medarbejdere kan få adgang til de nødvendige filer fra enhver placering. Det giver også mulighed for automatisering af dokumentarbejdsgange for at spare tid og ressourcer.

Et dokumenthåndteringssystem (DMS) sammen med en QNAP NAS (Network Attached Storage) giver virksomheder en kraftfuld og pålidelig løsning til dokumenthåndtering og -lagring samt adgang til deres dokumenter og filer.