Byggefirma
IDC Construccion S.L. Las Palmas

PaperOffice Erfaringer / Reference / Praksisrapport

Branchen
Bygningsfirma

Region
Las Palmas, Kanariske Øer, Spanien

Afdelinger
Alle: Ledelse
Salg
Bogføring
Byggeplads
Indkøb
Salg

Hvordan IDC Construccion revolutionerer dokumenthåndtering i byggebranchen med PaperOffice DMS

Baggrund

IDC Construccion er et byggefirma, der ligger i Las Palmas og specialiserer sig i at bygge sportsgulve til skoler, idrætshaller og legepladser. Firmaet er kendt for deres kvalitetsgulve til skoler, idrætshaller, legepladser osv., som opfylder brugernes behov og er holdbare.

Som alle større byggefirmaer havde IDC Construccion S.L. også problemer med at administrere og organisere vigtige dokumenter i deres daglige drift.
For at håndtere disse udfordringer begav virksomheden sig ud på jagten efter et dokumentstyringssystem for at optimere deres dokumenthåndtering.

Det var vigtigt, at det nye dokumentstyringssystem (DMS) kunne samle alle disse dokumenter på ét sted og give nem adgang fra enhver placering.
IDC Construccion søgte efter et DMS, der kunne tilpasses deres eksisterende arbejdsgange og imødekomme deres krav.

Dokumentenmanagement Systeme umfassen viele wichtige Funktionen, die Ihrem Unternehmen Erfolg und Effizienz bringen können.

Udfordringerne inkluderede:

Registrering, organisering, klassificering og arkivering af alle virksomhedens dokumenter
Hurtig og pålidelig adgang til dokumenter fra enhver placering
En integreret system til styring af papirdokumenter og elektroniske filer
Nem integration i virksomhedens eksisterende arbejdsgange
Kontrol og sikkerhed af fortrolige oplysninger

Hvilke andre producenter blev overvejet?

IDC Construccion undersøgte forskellige DMS-muligheder. Ingen af de andre systemer kunne dog tilpasse sig deres eksisterende arbejdsmetoder. Til sidst opdagede de PaperOffice DMS og fandt ud af, at det passede perfekt til deres krav. De var imponeret over, at det kunne integreres let i deres eksisterende systemer uden at ændre deres arbejdsmetoder.

Sofortiger Zugriff und perfekte Workflow Lösungen sind der Schlüssel zum Erfolg

Hvorfor valgte IDC Construccion S.L. PaperOffice DMS

Hr. Agustín García Afonso fra IDC Construccion S.L. undersøgte forskellige softwaretilbud inden for dokumentstyring og besluttede til sidst at teste PaperOffice DMS først.

En udfordring for byggevirksomheden IDC Construccion var at finde et passende dokumentstyringssystem, der understøttede deres arbejdsmetoder og optimerede deres dokumentstyring.

Efter at have prøvet flere dokumentstyringssystemer blev det konstateret, at disse systemer ville tvinge dem til at tilpasse deres arbejdsmetoder til systemet i stedet for omvendt.

Dette var en ulempe for virksomheden, da de allerede havde et personligt dokumentstyringssystem, der dog ikke var opdateret. På grund af disse udfordringer besluttede virksomheden at søge efter et system, der kunne opfylde deres krav og samtidig understøtte deres eksisterende system.

Efter en grundig gennemgang af forskellige dokumentstyringssystemer valgte IDC Construccion PaperOffice DMS.

Systemet blev valgt, fordi det tillod virksomheden kun minimalt at ændre deres eksisterende arbejdsmetoder samtidig med at det opfyldte deres krav. Dette var en vigtig faktor i beslutningen om at vælge PaperOffice DMS, da virksomheden kunne bevare fuld kontrol over deres dokumenter uden at påvirke deres arbejdsmetoder.

Takket være kontrolleret adgang, detaljerede opgavelister, arbejdsgange til godkendelse og pålidelige e-mail-underretninger kan medarbejdere effektivt udføre tildelte opgaver, og autoriserede personer kan nemt godkende eller afvise godkendelse.

Digitalisierung mit PaperOffice bringt immense Vorteile

"For virksomheder, der endnu ikke har et dokumentstyringssystem, er PaperOffice DMS den ideelle løsning, da det har alt, hvad man kan ønske sig. Selv for virksomheder, der allerede har et dokumentstyringssystem, men af en eller anden grund skal skifte, er PaperOffice DMS på grund af dets brugervenlige grænseflade og funktioner en fremragende mulighed."

Tilgængeligheden af data og dokumenter er nu lettere og hurtigere og ændrer virksomhedens processer grundlæggende og varigt. Administrationskendskabet er nu organiseret gennemsigtigt og tilgængeligt til rette tidspunkt.

Disse punkter forbedrede PaperOffice DMS i forhold til andre

Tilpasningsevne af brugergrænseflade: IDC Construccion blev imponeret over PaperOffice DMS's brugervenlighed. Dokumenthåndteringssystemet kunne tilpasses eksisterende arbejdsprocesser hos IDC Construccion og gjorde det muligt for dem at organisere og søge efter dokumenter hurtigt og nemt.
Forbedret søgning efter dokumenter: Med PaperOffice DMS kan medarbejdere hos IDC Construccion finde dokumenter hurtigt og nemt, hvilket sparer tid og ressourcer.
Kontrol af dokumentversioner: PaperOffice DMS giver IDC Construccion mulighed for at kontrollere dokumentversioner og sikre, at de altid er opdaterede.

"Efter implementeringen af PaperOffice har vi endda ændret vores slogan fra 'Fortæl os, hvordan du vil træde, og vi lægger gulvet' til en dokumenthåndteringsslogan, der lyder 'Fortæl mig, hvordan du vil administrere din dokumentation, og PaperOffice vil gøre det for dig'."

Endelig resultat

IDC Construccion kunne forbedre deres dokumenthåndtering ved at implementere PaperOffice DMS. Virksomheden blev imponeret over brugergrænsefladens tilpasningsevne, den forbedrede søgning efter dokumenter og kontrol af dokumentversioner. Implementeringen af det nye system forløb problemfrit, og virksomheden anbefaler PaperOffice DMS til enhver, der søger en dokumenthåndteringsløsning. Samlet set var IDC Construccion's erfaring med PaperOffice DMS yderst tilfredsstillende og oversteg deres forventninger.

FAQs

Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Byggefirma
IDC Construccion S.L. Las Palmas":

Hvilke tips vil du give til fremtidige PaperOffice-brugere?

Hvis dit firma endnu ikke har et dokumentstyringssystem, er PaperOffice DMS den ideelle løsning, da det tilbyder alle de funktioner, du har brug for. Selvom du allerede har et dokumentstyringssystem, men af en eller anden grund skal skifte, er PaperOffice DMS på grund af dets brugervenlige interface og funktioner et fantastisk valg.

Hvem vil du anbefale PaperOffice til?

Til alle virksomheder af enhver art og størrelse, især dem der ønsker at administrere dokumenter effektivt og effektivt.

Hvad kan du lide ved PaperOffice?

Vi er meget tilfredse med alt.

Konklusion

IDC Construccion kunne forbedre deres dokumenthåndtering ved at implementere PaperOffice DMS. Virksomheden var imponeret over brugerfladens tilpasningsevne, forbedret søgning af dokumenter og styring af dokumentversioner. Implementeringen af det nye system var problemfri, og virksomheden anbefaler PaperOffice DMS til enhver, der søger en dokumenthåndteringsløsning. Samlet set var IDC Construccion's oplevelse med PaperOffice DMS yderst tilfredsstillende og overgik deres forventninger.

PaperOffice løser enhver problemstilling: Garanteret.

Case-studie

Digital forandring i produktudvikling - vellykket dokumenthåndtering

"I industrien bliver emnet digitalisering mere og mere synligt. Det gælder f.eks. vores tekniske datablade, kundedata, beregninger eller vores planer, tegninger og konfigurationer. Efter introduktionen af PaperOffice DMS kunne den manuelle indsats reduceres. Vi er nu pionerer inden for digitalisering i produktionsvirksomheder, Industri 4.0."

Antonio Jesús Sánchez
administrerende direktør og produkt- og procesingeniør hos Butterfly Engineers S.L.

ByggefirmaIDC Construccion S.L. Las Palmas