Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Venskab Tillid Æresord
Vi giver aldrig din e-mail-adresse til andre, og hver e-mail inkluderer et afmeldingslink med et enkelt klik.
Dokumenthåndteringssystemer, forkortet DMS, understøtter din virksomhed i den elektroniske og systematiske styring af forretningsdokumenter. En DMS er derfor på mange måder det første skridt mod et papirløst kontor. Sammen med din scanner udgør du det perfekte team til at digitalisere analoge filer og fremskynde søge- og arkiveringsprocesser.
Pro tip:
Vi giver dig mindst 15 grunde til, at du skal bruge Document Management System (DMS) sammen med din scanner. Scanning og administration på den nemme måde med PaperOffice DMSDer er en dikotomi i de fleste kontorer rundt om i verden. På den ene side det digitale område med individuelle computere og netværkscomputere, på den anden side dokumenter i papirform. Dette forårsager undertiden kaos, og frem for alt går tiden tabt. Tid brugt på at søge efter indhold.
Ifølge en international rapport fra McKinsey bruger kontoransatte 1,8 timer om dagen på at søge og indsamle information, hvilket er et gennemsnit på 9,3 timer om ugen.
Revisorer, sekretærer, indkøbere, kontorassistenter, disponenter og mange andre faggrupper har travlt med at behandle administrative processer hver dag. En medarbejders arbejde er ofte afhængigt af en andens.
Hver virksomhed har nu en multifunktionsenhed, der også understøtter scanningsfunktionen. Men for mange er udtrykket og brugen af et dokumenthåndteringssystem stadig ukendt.
I den aktuelle artikel forklarer vi, at det er værd at bruge et dokumenthåndteringssystem med din scanner. Vi giver dig mindst 15 grunde til at bruge det, som gør det muligt for dig at gøre dit kontor papirløst og digitalt, og hvordan du kan bruge det til at øge effektiviteten af din virksomheds kerneforretning.
Før vi kommer ind på årsagerne til, lad os besvare spørgsmålet:
Fakturaer, konnossementer, ledsagende breve, forsendelser eller betjeningsvejledninger til nye enheder og de tilhørende garantibeviser, for blot at nævne nogle få eksempler? Deres digitalisering er ofte længe undervejs, simpelthen fordi der mangler personale og tid. Som følge heraf vokser det analoge bjerg.
Med en DMS og den scanner, der passer til dine behov, kan du få styr på dikotomien og det unødvendige tidstab.
DMS står også for dokumenthåndteringssoftware og er beregnet til at styre dokumenter, især digitale dokumenter, som omfatter konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er sådan software.
Fordi PaperOffice DMS gør det muligt for analogt papir at blive digitalt indhold, hvor det forekommer.
Intelligent struktureret indeksering tildeler hvert dokument til den korrekte proces ved at indtaste et nøgleord. Med egen søgemaskine i PaperOffice kan alle dokumenter så findes og hentes. Afhængigt af kravene konverteres optagede bogstaver ved hjælp af OCR-tekstgenkendelse for at kunne behandle dem med kompatibel Office-software.
Vi erkendte behovet, men:
I dagens verden beskæftiger medarbejderne sig med et stort antal forskellige dokumenter: originale papirdokumenter som breve eller kontrakter, PDF-filer og elektroniske dokumenter såsom filer og e-mails.
I mange virksomheder kopieres, udskrives, videresendes, distribueres og arkiveres disse dokumenter forskellige steder. Søgningen efter vigtig information bliver stadig vanskeligere og fører til uøkonomiske arbejdsgange og overbelastede medarbejdere. Vi har en detaljeret artikel, hvor behovet for dokumenthåndteringssystemer er beskrevet, og fordelene ved at bruge dem er angivet.
Men hvis dine medarbejdere begynder at eliminere eller i det mindste reducere papirforbruget på kontorerne eller i hele virksomheden, vil du også forbedre processer, øge produktiviteten ved at digitalisere data, bruge papirløse metoder og dermed reducere omkostningerne.
Mange andre fordele og aspekter er allerede blevet diskuteret i en detaljeret artikel om "Implementering i et papirløst kontor".
For eksempel multifunktionsenheder (MFP) som dem fra Brother eller Konica Minolta og andre producenter.
Printer, scanner og kopimaskine alt-i-en: De scannede dokumenter går til centralmappen via disse centrale enheder eller via "direct scan to mail" som en e-mail til en postkasse i din Outlook, som f.eks. overvåges af PaperOffice og dermed automatisk kommer ind i dokumenthåndteringssoftwaren.
Eller du skal blot integrere din brugerdefinerede PaperOffice-adresse i din scanner, den såkaldte DropMail-e-mailadresse, som lagringssted for dine scannede filer. PaperOffice arkiverer alle filer nemt via e-mail.
Drikkepenge
Om emnet "Fuldautomatisk arkivering af papirdokumenter fra scanneren" er der også en video på YouTube, der forklarer denne proces på en enkel og forståelig måde:
For dem, der ønsker at scanne papirdokumenter på normal måde, er modulet "ScanConnect" integreret som standard i PaperOffice ideelt. Fordi dette understøtter hver scanner, multifunktionsenhed eller kopimaskine med stor kapacitet med en integreret scanningsenhed og er meget nem at bruge.
Ikke desto mindre er det ligegyldigt, hvordan dine papirdokumenter kommer til PaperOffice, for takket være den automatiserede OCR-tekstgenkendelse genkendes indholdet af al din scannede dokumentation.
Uanset hvad der er lavet af papir, scannes og registreres det med høj præcision takket være AI-baseret optimering.
Så snart dokumenter er optaget, indekseres deres indhold ved hjælp af rå tekstnedbrydning. For at sige det enkelt skrives indholdet ord for ord i et specielt register, hvor algoritmen genkender individuelle ord i en ordkombination og optager dem på samme måde.
Når vi taler om dokumentstyringssystemer, må vi ikke glemme: jo højere digitaliseringsniveauet for de oplysninger, der er en del af processerne, jo højere er niveauet af kontrol og automatisering, som vi kan opnå. Vi har allerede skrevet en artikel om fordelene ved digitalisering, klik her.
I det første trin bestemmer du, hvilke dokumenter der hører til vores processer, hvordan vi integrerer dem i vores dokumenthåndteringssystem, og hvilke oplysninger der skal udtrækkes og gemmes sammen med dokumenterne i din database. Når oplysningerne er inkluderet, definerer vi dens livscyklus, hvordan den vil interagere med andre processer, og hvordan vi kan integrere den.
Mest sandsynligt vil vi støde på oplysninger, der kommer fra forskellige kilder og i forskellige formater. Nogle af dem i digital form, gemt i filer eller databaser og nogle i form af trykte dokumenter.
Hvad gør vi med digitale dokumenter i pdf-, doc- osv.-format? Her er processen meget enkel.
Træk det digitale dokument ind i PaperOffice-grænsefladen. Eller få dine Windows-mapper let overvåget, efter at dokumenter er modtaget.
Drikkepenge
Forresten er der en video på YouTube om emnet "Katalogovervågning og massearkivering" , der forklarer denne proces på en forståelig måde:
Dokumenter i papirform kan nemt scannes og konverteres til digitalt format takket være den integrerede scanner.
Takket være programmet Optisk tegngenkendelse (OCR = Optisk tegngenkendelse) har vi allerede taget et vigtigt skridt. Ved hjælp af en scanner eller anden digitaliseringsenhed konverterer vi ikke kun dokumentet til et billede, men kan også "læse" dets indhold elektronisk.
Ikke alene er den rene OCR-tekst inkluderet i databasen, takket være den kunstige intelligens (AI) kaldet PIA, automatisering kan enten specificeres manuelt eller automatisk.
Sådan bruger vi systemet til at genkende og definere, hvilke dokumentområder der skal læses op automatisk. Såsom fakturanummer, dato, produkter, beløb osv. Derfor har vi alle de nødvendige oplysninger i vores dokumenthåndteringssystem.
Digitaliseringen af information via OCR gør det nemmere at integrere en lang række dokumenter i styringen af processer og arbejdsgange.
PaperOffice DMS har også taget højde for massearkivering fra din scanner for de vigtigste funktioner i forbindelse med tekstgenkendelse, AI-integration og nøgleord.
ScanConnect-modulet tilbyder ikke kun en direkte forbindelse mellem din scanner og PaperOffice DMS. ScanConnect er et kraftfuldt scannerværktøj til manuelle scanninger og skjuler andre interessante funktioner, der hjælper dig med massescanning.
Forbered først alle dokumentsider til scanning, og placer derefter separatorsiderne mellem de enkelte dokumenter, du vil adskille.
PaperOffice genkender separatorsiderne og gemmer dokumenterne individuelt.
Fuldtekstindeksering og Google-lignende søgning: I et dokumenthåndteringssystem som PaperOffice DMS kan du finde dine scannede dokumenter, kvitteringer og oplysninger på få sekunder. Dette er muligt, fordi dine dokumenter analyseres og indekseres med fuldtekstgenkendelse, så snart de er gemt.
Du indtaster blot et søgeord, som med Google, og PaperOffice viser alle resultaterne. Ja, ligesom med Google: Fordi du kan finde ethvert tekstindhold i ethvert dokument på få sekunder ved hjælp af den integrerede søgemaskine, fuldtekstsøgning og yderligere filterfunktioner.
Du vil aldrig opgive søgeordssøgningen i PaperOffice igen, og med søgefilteret finder du hvert dokument, uanset hvor detaljeret det er - herunder afsendelse af e-mails, eksport til Excel eller filsystemet!
PaperOffice versionerer automatisk hvert ændret dokument, opretter en skyggekopi og gemmer det separat, så du til enhver tid kan åbne den ønskede version igen.
Takket være den integrerede VersionControl genkendes og gemmes hver dokumentændring som en skyggekopi som en ny dokumentversion. Du kan åbne, eksportere og redigere hver version uafhængigt.
Du skal blot placere en PaperOffice-separatorside foran hvert dokument, der skal adskilles. PaperOffice genkender separatorsiderne under scanningsprocessen og gemmer dokumenterne separat.
PaperOffice giver dig mulighed for manuel arkivering til fuldautomatisk arkivering uden indblanding. Alle felter udfyldes automatisk, og selv lagringsstien kan genereres og bruges dynamisk afhængigt af datoen.
Gem XML/JSON-kompatible QR-koder med nøgleord på separatorsider, og scan din dokumentstak - PaperOffice genkender separatorsiderne og QR-koderne med dine XML/JSON-kommandoer og nøgleord dokumenterne, når de gemmes.
På den måde kan du gemme enkelte separatorsider med en dokumenttype, for eksempel "faktura" og en særlig lagerplacering til din massescanning, og dermed gemme dine scanningsfiler målrettet.
Din kopimaskine kan gemme scanningerne i en bestemt mappe? Fantastisk, bare få denne mappe overvåget, så har du fuldautomatisk arkivering på få sekunder!
Få PaperOffice til at overvåge enhver mappe automatisk. Så snart nye filer vises i denne mappe, arkiveres de i henhold til dine specifikationer og behandles helt autonomt.
Vil du gerne fange papirdokumenter automatisk efter scanning, men også automatisk mærke dem ned til mindste detalje? Scan først alle dokumenter i en mappe, og konfigurer derefter biblioteksovervågning. Angiv derefter, at en bestemt arkiveringsmaske bruges, så snart der er noget i mappen.
Ud over overvågning kan du også angive alle relevante oplysninger såsom navn, lagerplacering, dokumenttype osv. PaperOffice tager sig af hele arkiveringen for dig.
Enkeltsider, massescanninger eller fotoscanninger: Uanset hvad der er lavet af papir, scannes og registreres det med høj præcision takket være AI-baseret optimering.
Den integrerede ScanConnect understøtter alle scannere, multifunktionsenheder eller kopimaskiner med stor kapacitet med en integreret scanningsenhed og er meget nem at bruge.
Hvis scanneren ikke er en WIA- eller TWAIN-scanner, tilbyder PaperOffice indstillingen Scan2Folder. Du gemmer de scannede dokumenter i en mappe, der overvåges af PaperOffice.
PaperOffice konverterer pålideligt analog tekst fra over 100 sprog, herunder kyrilliske og asiatiske tegnsæt.
Sådan kan internationale dokumenter scannes i din virksomhed - PaperOffice DMS genkender sproget og udfører tekstgenkendelse. Dette giver dig mulighed for at søge efter dokumentet i din database og finde det inden for få sekunder.
PaperOffice er afhængig af databaser, som du bruger lokalt eller på din NAS, såsom Synology eller QNAP. På denne måde gemmes alle oplysninger om dine dokumenter, såsom miniaturebilleder og tekstgenkendelse, der er udført, samt andre nøgleord i din database.
På denne måde ender dataene ikke i tredjeparts cloud-udbydere, og du behøver ikke betale månedlige omkostninger til datalagring.
Uanset om du fjerner sider, roterer dem eller sværter områder med PaperOffice - alt er versioneret på en revisionssikker måde i henhold til GOBD for perfekt arkivering.
PaperOffice versionerer automatisk hvert ændret dokument, opretter en skyggekopi og gemmer det separat, så du til enhver tid kan åbne den ønskede version igen.
Brugen af PaperOffice QR-koder åbner op for gode muligheder, såsom automatisk versionering af allerede arkiverede og ændrede papirdokumenter, der indeholder den samme QR-kode.
Du kan også nemt søge efter dokumenterne i PaperOffice ved hjælp af en QR-kode - åbn QR-kodesøgningen, og hold QR-koden for PaperOffice-dokumentet nede på webkameraet for at få den vist i PaperOffice.
PaperOffice-købslicenser har en levetidsgyldighed uden opfølgningsomkostninger, og med den valgfri PaperOffice PLUS endda alle opfølgende opdateringer, nye årlige versioner og gratis personlig support via telefon og Teamviewer til en beregnelig fast pris uden ubehagelige overraskelser.
Dette var kun 15 grunde til, at du skulle bruge din scanner med et dokumenthåndteringssystem. Ud over dem, der er anført ovenfor, tilbyder PaperOffice dig mange flere grunde: styring af livscyklusser (opbevaringsperioder), logning af adgang, beskyttelse mod uautoriseret adgang og kryptering, intuitiv integration i Outlook / Office, indeksering af dokumenter (metadata), workflowløsninger og meget mere.
Du kan se funktionerne ved at gå til vores hjemmeside og gå til "Hvad kan PaperOffice gøre".
Scanning af dokumenter og arkivering af dem i DMS giver virksomheder enorme fordele. Alle processer, der involverer dokumenter, er optimeret. Databeskyttelse og datasikkerhed er fortsat garanteret.
Det papirløse kontor aflaster medarbejderne. Du sparer en masse søgeindsats og omkostninger. Og du forbedrer retssikkerheden i dine administrative processer.
For mange virksomheder er PaperOffice DMS det første skridt mod digitalisering. Ved at scanne dokumenter og arkivere dem digitalt skaber du meget mere end blot en digital kopi af originalen. Scanning forvandler ustrukturerede oplysninger til strukturerede data.
Mens store virksomheder længe har udnævnt digitaliseringsofficerer, der beskæftiger sig med emnet konvertering af analoge dokumenter på fuld tid, mangler små og mellemstore virksomheder normalt menneskelige ressourcer, især da der kræves passende faglige kvalifikationer.
Dette er imidlertid en almindelig fejl og fører til dårlige investeringer, fordi mange producenter drager fordel af denne uvidenhed.
Du behøver ikke en it-specialist eller en uddannet bibliotekar!
Alt hvad du virkelig behøver er
Nogle gange er hardwaren ofte allerede der, har mere potentiale end før og kan bruges med det samme.
Drikkepenge
Forresten er der en særlig artikel om emnet "Digital fakturabehandling", der rapporterede om fordelene ved digitalisering eller digital fakturabehandling:
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Scannere og dokumenthåndtering: fordele og anvendelser":
Det hurtige og nemme svar på spørgsmålet er: for enhver virksomhed. Alle erhvervssektorer og -størrelser drager fordel af et papirløst kontor, fra SMV'er og nystartede virksomheder til store virksomheder. Omstillingen er dog særlig værdifuld for små og mellemstore virksomheder: Reduktionen i forarbejdningsindsatsen og omkostningerne frigør det budget, der kræves til yderligere vækstboostere.
Nej. En anden faktor, der har været på alles læber, siden GDPR trådte i kraft senest i 2018, er databeskyttelse. DMS-løsninger og DMS-software bruges til at behandle, administrere og opbevare dokumenter, der ofte indeholder følsomme personoplysninger. I tilfælde af overtrædelser af GDPR fastsætter lovgiveren høje bøder.
At arbejde digitalt og bringe gamle dokumenter ind i den nye tidsalder vil være den bedste nøgleinvestering for at spare en utrolig mængde tid, penge og nerver i fremtiden.
Du behøver ikke din egen it-specialist for at drage fordel af alle fordelene ved digitalisering.
Det, du har brug for, er den rigtige partner ved din side, som takket være hans erfaring kan implementere præcis, hvad du har brug for. Undgå skræmmekampagner og vælg testpositioner i stedet for smarte PowerPoint-præsentationer uden virkelig at have testet det.
Erfaringen har vist, at næsten enhver operation, virksomhed og virksomhed har en stor kopimaskine, der ikke tror sit potentiale. Disse enheder elsker massescanninger, er tolerante over for papirclips og kan danne grundlag for en digital start uden en scannerinvestering.
Undgå omkostningsfælder med DMS / ECM-systemer, hvor du nådesløst er prisgivet producenterne. Gå ikke på kompromis, når det kommer til dine egne administrationsmuligheder, såsom at undervise i dokumenter og selv foretage indstillinger. Hvis du har brug for hjælp, hjælper producenten dig gerne, men forbliver uafhængig.
Procedurerne vil være helt identiske i fremtiden, men fuldt automatiserede.
Faktura på vej ind? Arbejdsgangen udløses, og alt går sin definerede vej.
Søg i alle 1000 mapper? Intet problem, fordi du har din egen Google!
"At få kronologiske resultater super hurtigt til årsregnskabet og varebeholdningerne for at bestemme den billigste købspris for hver enkelt vare. Det, der plejede at tage dage, kan nu gøres på få timer!
Lars R. Ludewig
ejer og administrerende direktør for ViaCreative Zahntechnik GmbH
