Scannere og dokumenthåndtering: fordele og anvendelser

Der er en dikotomi i de fleste kontorer rundt om i verden. På den ene side det digitale område med individuelle computere og netværkscomputere, på den anden side dokumenter i papirform. Dette forårsager undertiden kaos, og frem for alt går tiden tabt. Tid brugt på at søge efter indhold.

Paperless work through digital processes

Ifølge en international rapport fra McKinsey bruger kontoransatte 1,8 timer om dagen på at søge og indsamle information, hvilket er et gennemsnit på 9,3 timer om ugen.

Revisorer, sekretærer, indkøbere, kontorassistenter, disponenter og mange andre faggrupper har travlt med at behandle administrative processer hver dag. En medarbejders arbejde er ofte afhængigt af en andens.

Hver virksomhed har nu en multifunktionsenhed, der også understøtter scanningsfunktionen. Men for mange er udtrykket og brugen af et dokumenthåndteringssystem stadig ukendt.

I den aktuelle artikel forklarer vi, at det er værd at bruge et dokumenthåndteringssystem med din scanner. Vi giver dig mindst 15 grunde til at bruge det, som gør det muligt for dig at gøre dit kontor papirløst og digitalt, og hvordan du kan bruge det til at øge effektiviteten af din virksomheds kerneforretning.

Før vi kommer ind på årsagerne til, lad os besvare spørgsmålet:

Hvad skal en DMS bruges til i virksomheden?

Fakturaer, konnossementer, ledsagende breve, forsendelser eller betjeningsvejledninger til nye enheder og de tilhørende garantibeviser, for blot at nævne nogle få eksempler? Deres digitalisering er ofte længe undervejs, simpelthen fordi der mangler personale og tid. Som følge heraf vokser det analoge bjerg.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Med en DMS og den scanner, der passer til dine behov, kan du få styr på dikotomien og det unødvendige tidstab.

DMS står også for dokumenthåndteringssoftware og er beregnet til at styre dokumenter, især digitale dokumenter, som omfatter konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er sådan software.

Fordi PaperOffice DMS gør det muligt for analogt papir at blive digitalt indhold, hvor det forekommer.

Intelligent struktureret indeksering tildeler hvert dokument til den korrekte proces ved at indtaste et nøgleord. Med egen søgemaskine i PaperOffice kan alle dokumenter så findes og hentes. Afhængigt af kravene konverteres optagede bogstaver ved hjælp af OCR-tekstgenkendelse for at kunne behandle dem med kompatibel Office-software.

Vi erkendte behovet, men:

Hvad er fordelene ved et papirløst kontor?

I dagens verden beskæftiger medarbejderne sig med et stort antal forskellige dokumenter: originale papirdokumenter som breve eller kontrakter, PDF-filer og elektroniske dokumenter såsom filer og e-mails.

I mange virksomheder kopieres, udskrives, videresendes, distribueres og arkiveres disse dokumenter forskellige steder. Søgningen efter vigtig information bliver stadig vanskeligere og fører til uøkonomiske arbejdsgange og overbelastede medarbejdere. Vi har en detaljeret artikel, hvor behovet for dokumenthåndteringssystemer er beskrevet, og fordelene ved at bruge dem er angivet.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Men hvis dine medarbejdere begynder at eliminere eller i det mindste reducere papirforbruget på kontorerne eller i hele virksomheden, vil du også forbedre processer, øge produktiviteten ved at digitalisere data, bruge papirløse metoder og dermed reducere omkostningerne.

Mange andre fordele og aspekter er allerede blevet diskuteret i en detaljeret artikel om "Implementering i et papirløst kontor".

Hvilke scannere egner sig til det perfekte samarbejde?

For eksempel multifunktionsenheder (MFP) som dem fra Brother eller Konica Minolta og andre producenter.

Printer, scanner og kopimaskine alt-i-en: De scannede dokumenter går til centralmappen via disse centrale enheder eller via "direct scan to mail" som en e-mail til en postkasse i din Outlook, som f.eks. overvåges af PaperOffice og dermed automatisk kommer ind i dokumenthåndteringssoftwaren.

Eller du skal blot integrere din brugerdefinerede PaperOffice-adresse i din scanner, den såkaldte DropMail-e-mailadresse, som lagringssted for dine scannede filer. PaperOffice arkiverer alle filer nemt via e-mail.

For dem, der ønsker at scanne papirdokumenter på normal måde, er modulet "ScanConnect" integreret som standard i PaperOffice ideelt. Fordi dette understøtter hver scanner, multifunktionsenhed eller kopimaskine med stor kapacitet med en integreret scanningsenhed og er meget nem at bruge.

Ikke desto mindre er det ligegyldigt, hvordan dine papirdokumenter kommer til PaperOffice, for takket være den automatiserede OCR-tekstgenkendelse genkendes indholdet af al din scannede dokumentation.

Uanset hvad der er lavet af papir, scannes og registreres det med høj præcision takket være AI-baseret optimering.

Så snart dokumenter er optaget, indekseres deres indhold ved hjælp af rå tekstnedbrydning. For at sige det enkelt skrives indholdet ord for ord i et specielt register, hvor algoritmen genkender individuelle ord i en ordkombination og optager dem på samme måde.

Digitalisering og dokumenthåndtering

Når vi taler om dokumentstyringssystemer, må vi ikke glemme: jo højere digitaliseringsniveauet for de oplysninger, der er en del af processerne, jo højere er niveauet af kontrol og automatisering, som vi kan opnå. Vi har allerede skrevet en artikel om fordelene ved digitalisering, klik her.

I det første trin bestemmer du, hvilke dokumenter der hører til vores processer, hvordan vi integrerer dem i vores dokumenthåndteringssystem, og hvilke oplysninger der skal udtrækkes og gemmes sammen med dokumenterne i din database. Når oplysningerne er inkluderet, definerer vi dens livscyklus, hvordan den vil interagere med andre processer, og hvordan vi kan integrere den.

Oplysninger kommer fra forskellige kilder

Mest sandsynligt vil vi støde på oplysninger, der kommer fra forskellige kilder og i forskellige formater. Nogle af dem i digital form, gemt i filer eller databaser og nogle i form af trykte dokumenter.

Hvad gør vi med digitale dokumenter i pdf-, doc- osv.-format? Her er processen meget enkel.

Træk det digitale dokument ind i PaperOffice-grænsefladen. Eller få dine Windows-mapper let overvåget, efter at dokumenter er modtaget.

Dokumenter i papirform kan nemt scannes og konverteres til digitalt format takket være den integrerede scanner.

Takket være programmet Optisk tegngenkendelse (OCR = Optisk tegngenkendelse) har vi allerede taget et vigtigt skridt. Ved hjælp af en scanner eller anden digitaliseringsenhed konverterer vi ikke kun dokumentet til et billede, men kan også "læse" dets indhold elektronisk.

Ikke alene er den rene OCR-tekst inkluderet i databasen, takket være den kunstige intelligens (AI) kaldet PIA, automatisering kan enten specificeres manuelt eller automatisk.

Sådan bruger vi systemet til at genkende og definere, hvilke dokumentområder der skal læses op automatisk. Såsom fakturanummer, dato, produkter, beløb osv. Derfor har vi alle de nødvendige oplysninger i vores dokumenthåndteringssystem.

Digitaliseringen af information via OCR gør det nemmere at integrere en lang række dokumenter i styringen af processer og arbejdsgange.

Det lyder alt sammen godt, men hvordan foregår massearkivering fra scanneren?

PaperOffice DMS har også taget højde for massearkivering fra din scanner for de vigtigste funktioner i forbindelse med tekstgenkendelse, AI-integration og nøgleord.

ScanConnect-modulet tilbyder ikke kun en direkte forbindelse mellem din scanner og PaperOffice DMS. ScanConnect er et kraftfuldt scannerværktøj til manuelle scanninger og skjuler andre interessante funktioner, der hjælper dig med massescanning.

Forbered først alle dokumentsider til scanning, og placer derefter separatorsiderne mellem de enkelte dokumenter, du vil adskille.

PaperOffice genkender separatorsiderne og gemmer dokumenterne individuelt.

15 grunde til at bruge din scanner sammen med PaperOffice DMS

• Årsag 1 - Find dokumenter hurtigt i PaperOffice DMS

  Fuldtekstindeksering og Google-lignende søgning: I et dokumenthåndteringssystem som PaperOffice DMS kan du finde dine scannede dokumenter, kvitteringer og oplysninger på få sekunder. Dette er muligt, fordi dine dokumenter analyseres og indekseres med fuldtekstgenkendelse, så snart de er gemt.

  Du indtaster blot et søgeord, som med Google, og PaperOffice viser alle resultaterne. Ja, ligesom med Google: Fordi du kan finde ethvert tekstindhold i ethvert dokument på få sekunder ved hjælp af den integrerede søgemaskine, fuldtekstsøgning og yderligere filterfunktioner.

  Du vil aldrig opgive søgeordssøgningen i PaperOffice igen, og med søgefilteret finder du hvert dokument, uanset hvor detaljeret det er - herunder afsendelse af e-mails, eksport til Excel eller filsystemet!

• Årsag 2 - Automatisk version af papirdokumenter

  PaperOffice versionerer automatisk hvert ændret dokument, opretter en skyggekopi og gemmer det separat, så du til enhver tid kan åbne den ønskede version igen.

  Takket være den integrerede VersionControl genkendes og gemmes hver dokumentændring som en skyggekopi som en ny dokumentversion. Du kan åbne, eksportere og redigere hver version uafhængigt.

• Årsag 3 - Separatorer til batchscanninger af flere dokumenter

  Du skal blot placere en PaperOffice-separatorside foran hvert dokument, der skal adskilles. PaperOffice genkender separatorsiderne under scanningsprocessen og gemmer dokumenterne separat.

• Årsag 4 - Smarte separatorsider til direkte arkivering fra scanneren

  PaperOffice giver dig mulighed for manuel arkivering til fuldautomatisk arkivering uden indblanding. Alle felter udfyldes automatisk, og selv lagringsstien kan genereres og bruges dynamisk afhængigt af datoen.

• Årsag 5 - XML / JSON aktiverede QR-koder på separatorsider

  Gem XML/JSON-kompatible QR-koder med nøgleord på separatorsider, og scan din dokumentstak - PaperOffice genkender separatorsiderne og QR-koderne med dine XML/JSON-kommandoer og nøgleord dokumenterne, når de gemmes.

  På den måde kan du gemme enkelte separatorsider med en dokumenttype, for eksempel "faktura" og en særlig lagerplacering til din massescanning, og dermed gemme dine scanningsfiler målrettet.

• Årsag 6 - Overvågning af scanning af mappemappe

  Din kopimaskine kan gemme scanningerne i en bestemt mappe? Fantastisk, bare få denne mappe overvåget, så har du fuldautomatisk arkivering på få sekunder!

  Få PaperOffice til at overvåge enhver mappe automatisk. Så snart nye filer vises i denne mappe, arkiveres de i henhold til dine specifikationer og behandles helt autonomt.

• Årsag 7 – Konfigurer arkiveringsregler for katalogmonitorer

  Vil du gerne fange papirdokumenter automatisk efter scanning, men også automatisk mærke dem ned til mindste detalje? Scan først alle dokumenter i en mappe, og konfigurer derefter biblioteksovervågning. Angiv derefter, at en bestemt arkiveringsmaske bruges, så snart der er noget i mappen.

  Ud over overvågning kan du også angive alle relevante oplysninger såsom navn, lagerplacering, dokumenttype osv. PaperOffice tager sig af hele arkiveringen for dig.

• Årsag 8 - Kraftfuldt scannerværktøj til manuelle scanninger

  Enkeltsider, massescanninger eller fotoscanninger: Uanset hvad der er lavet af papir, scannes og registreres det med høj præcision takket være AI-baseret optimering.

  Den integrerede ScanConnect understøtter alle scannere, multifunktionsenheder eller kopimaskiner med stor kapacitet med en integreret scanningsenhed og er meget nem at bruge.

• Årsag 9 - Scan2Folder-understøttelse

  Hvis scanneren ikke er en WIA- eller TWAIN-scanner, tilbyder PaperOffice indstillingen Scan2Folder. Du gemmer de scannede dokumenter i en mappe, der overvåges af PaperOffice.

• Årsag 10 - OCR-tekstgenkendelse af analoge dokumenter på over 100 sprog

  PaperOffice konverterer pålideligt analog tekst fra over 100 sprog, herunder kyrilliske og asiatiske tegnsæt.

  Sådan kan internationale dokumenter scannes i din virksomhed - PaperOffice DMS genkender sproget og udfører tekstgenkendelse. Dette giver dig mulighed for at søge efter dokumentet i din database og finde det inden for få sekunder.

• Årsag 11 - Automatisk konvertering til PDF / A til langsigtet arkivering
  Papirdokumenter gemmes automatisk i den juridisk gyldige ISO-standard 19005 PDF/A. PDF/A-1-formatet er det mest restriktive format, som består af 2 niveauer: PDF/A-1b til visuel reproducerbarhed og PDF/A-1a til Unicode-kortlægning og indholdsstrukturering.
• Årsag 12 - Ingen sky implementeret og / eller påkrævet

  PaperOffice er afhængig af databaser, som du bruger lokalt eller på din NAS, såsom Synology eller QNAP. På denne måde gemmes alle oplysninger om dine dokumenter, såsom miniaturebilleder og tekstgenkendelse, der er udført, samt andre nøgleord i din database.

  På denne måde ender dataene ikke i tredjeparts cloud-udbydere, og du behøver ikke betale månedlige omkostninger til datalagring.

• Årsag 13 - GDPR og GOBD opbevaring

  Uanset om du fjerner sider, roterer dem eller sværter områder med PaperOffice - alt er versioneret på en revisionssikker måde i henhold til GOBD for perfekt arkivering.

  PaperOffice versionerer automatisk hvert ændret dokument, opretter en skyggekopi og gemmer det separat, så du til enhver tid kan åbne den ønskede version igen.

• Årsag 14 - Hent digitale dokumenter via QR-kode (cam-scanning)

  Brugen af PaperOffice QR-koder åbner op for gode muligheder, såsom automatisk versionering af allerede arkiverede og ændrede papirdokumenter, der indeholder den samme QR-kode.

  Du kan også nemt søge efter dokumenterne i PaperOffice ved hjælp af en QR-kode - åbn QR-kodesøgningen, og hold QR-koden for PaperOffice-dokumentet nede på webkameraet for at få den vist i PaperOffice.

• Årsag 15 - Uovertruffen værdi for pengene

  PaperOffice-købslicenser har en levetidsgyldighed uden opfølgningsomkostninger, og med den valgfri PaperOffice PLUS endda alle opfølgende opdateringer, nye årlige versioner og gratis personlig support via telefon og Teamviewer til en beregnelig fast pris uden ubehagelige overraskelser.

  Dette var kun 15 grunde til, at du skulle bruge din scanner med et dokumenthåndteringssystem. Ud over dem, der er anført ovenfor, tilbyder PaperOffice dig mange flere grunde: styring af livscyklusser (opbevaringsperioder), logning af adgang, beskyttelse mod uautoriseret adgang og kryptering, intuitiv integration i Outlook / Office, indeksering af dokumenter (metadata), workflowløsninger og meget mere.

  Du kan se funktionerne ved at gå til vores hjemmeside og gå til "Hvad kan PaperOffice gøre".

Scanning af dokumenter og arkivering af dem i DMS giver virksomheder enorme fordele. Alle processer, der involverer dokumenter, er optimeret. Databeskyttelse og datasikkerhed er fortsat garanteret.

Det papirløse kontor aflaster medarbejderne. Du sparer en masse søgeindsats og omkostninger. Og du forbedrer retssikkerheden i dine administrative processer.

For mange virksomheder er PaperOffice DMS det første skridt mod digitalisering. Ved at scanne dokumenter og arkivere dem digitalt skaber du meget mere end blot en digital kopi af originalen. Scanning forvandler ustrukturerede oplysninger til strukturerede data.

Sørg for at undgå denne fejl

Mens store virksomheder længe har udnævnt digitaliseringsofficerer, der beskæftiger sig med emnet konvertering af analoge dokumenter på fuld tid, mangler små og mellemstore virksomheder normalt menneskelige ressourcer, især da der kræves passende faglige kvalifikationer.
Dette er imidlertid en almindelig fejl og fører til dårlige investeringer, fordi mange producenter drager fordel af denne uvidenhed.

Foreløbig konklusion

Du behøver ikke en it-specialist eller en uddannet bibliotekar!

Alt hvad du virkelig behøver er

• den rigtige software
• pålidelig IT-partner
• tilsvarende hardware

Nogle gange er hardwaren ofte allerede der, har mere potentiale end før og kan bruges med det samme.

Drikkepenge

Forresten er der en særlig artikel om emnet "Digital fakturabehandling", der rapporterede om fordelene ved digitalisering eller digital fakturabehandling:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide