ASUSTOR Dokumentadministration DMS til NAS

Hvordan kommer dine data på ASUSTOR NAS?

Der er flere måder at overføre data til PaperOffice Dokumenthåndteringssystem (DMS), der kører på en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Her er nogle eksempler:

Scan dokumenter

Processen er enkel: Hvis dataene endnu ikke foreligger digitalt, skal papirbaserede dokumenter først scannes eller fotograferes.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Med din scanner eller en anden digitaliseringsenhed bliver dokumentet ikke kun konverteret til et billede, men dets indhold kan også elektronisk "læses". Den integrerede scannerfunktion i PaperOffice DMS forbinder sig med din scanner og overfører dermed det digitale medie til dokumenthåndteringssoftwaren.

Vi har allerede skrevet en anden artikel om, hvordan du bedst integrerer din scanner for at digitalisere dokumenterne.

Digital dokumentlagring

Data, der allerede er i digital form, såsom e-mails eller digitale filer, kan let trækkes og droppes ind i PaperOffice-grænsefladen. Hvis du ønsker at arkivere flere dokumenter uden manuel indsats, er den integrerede mappeovervågning i PaperOffice ideel til dette formål. Dette muliggør en problemfri arkivering i baggrunden.

Eksisterende data

PaperOffice dokumenthåndteringssystem gør det også nemt for brugerne at flytte allerede digitalt tilstedeværende data, som ligger på harddisken på bærbare computere eller stationære pc'er, til en fælles datalager, ASUSTOR NAS.

Alle eksisterende data kan således importeres til dokumenthåndteringssystemet med blot ét museklik.

Merværdi og fordele ved ASUSTOR NAS sammen med PaperOffice DMS

Brugen af en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) i kombination med dokumenthåndteringssystemet (DMS) PaperOffice tilbyder en række fordele, nogle af dem er:

• 1. Centraliseret datahåndtering: DMS'et gør det muligt at gemme og organisere alle dokumenter og filer på et centralt sted, hvilket letter samarbejdet og adgangen til dataene, da hver medarbejder kan få adgang til de nødvendige filer uden at skulle kopiere dem til en USB-stick.
  Dette sparer tid og forhindrer fejl, der kan opstå ved manuel overførsel.


• 2. Øget sikkerhed:NAS'en tilbyder ekstra sikkerhedsfunktioner som kryptering og redundans for at beskytte dataene mod tab eller uautoriseret adgang. Samt høj datasikkerhed gennem forskellige backup-muligheder.
  Automatiske sikkerhedskopier kan oprettes for at kunne gendanne vigtige filer i tilfælde af en fejl eller utilsigtet sletning. Der er også mulighed for at kryptere data for at sikre, at følsomme data er beskyttet mod uautoriseret adgang.


• 3. Øget adgangshastighed: NAS'en muliggør hurtigere adgang og redigering af data, hvilket øger produktiviteten.


• 4. Nem vedligeholdelse og opdatering: DMS'et og NAS'en er uafhængige af hinanden og kan vedligeholdes og opdateres uafhængigt af hinanden, hvilket letter vedligeholdelsen.


• 5. Øget fleksibilitet:Kombinationen af ASUSTOR NAS og PaperOffice DMS tilbyder en række konfigurations- og tilpasningsmuligheder for at opfylde virksomhedens krav.


• 6. Let udvidelse af lagerplads:Da virksomheder ofte vokser og har brug for mere lagerplads, kan en ASUSTOR NAS nemt udvides for at opfylde de voksende krav. Dette er mere kostnadseffektivt og lettere at implementere sammenlignet med andre lagringsløsninger såsom eksterne harddiske eller cloud-løsninger.


• 7. Understøttelse af mobil adgang og fjernarbejde:Ved at bruge ASUSTOR NAS og PaperOffice DMS kan man få adgang til og redigere data fra enhver placering, hvilket udvider mulighederne for fjernarbejde og mobil samarbejde.


• 8. Øget effektivitet:Brugen af PaperOffice DMS og ASUSTOR NAS gør det muligt at finde data hurtigere, organisere og automatisere processer, hvilket øger effektiviteten.


• 9. Omfattende brugeradministration:Blandt andet muligheden for at oprette og administrere flere brugerkonti.
  Dette betyder, at virksomheder kan fastsætte forskellige adgangsrettigheder for forskellige medarbejdere eller afdelinger. For eksempel kan en medarbejder i regnskabsafdelingen have adgang til regnskabsdokumenter, mens en medarbejder i marketing kun har adgang til marketingdokumenter.

Et DMS giver virksomheder mulighed for at gemme og administrere deres dokumenter og filer centralt. Det letter søgningen og samarbejdet, da medarbejdere kan få adgang til de nødvendige filer fra enhver placering. Det tilbyder også muligheden for at automatisere dokumentarbejdsgange for at spare tid og ressourcer.

Et dokumenthåndteringssystem (DMS) i forbindelse med en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) giver virksomheder en kraftfuld og pålidelig løsning til dokumenthåndtering og -lagring i virksomheder samt adgang til dine dokumenter og filer.