ASUSTOR Dokumentadministration DMS til NAS

Systemer til dokumenthåndtering, dokumentadministration, også kaldet DMS, understøtter din organisation i den elektroniske og strukturerede organisering af forretningsdokumenter. Et DMS er således et vigtigt skridt hen imod det papirløse kontor.

I kombination med din ASUSTOR NAS udgør du den ideelle duo til at digitalisere analoge arkiver og øge effektiviteten af søge- og arkiveringsprocesser.

Dokumenthåndteringssystemet PaperOffice er det eneste DMS-system i verden, der er officielt godkendt af ASUSTOR til dine ASUSTOR-enheder.

Hvad er en NAS?

Under betegnelsen "ASUSTOR NAS" markedsfører det taiwanske firma ASUSTOR forskellige Network-Attached-Storage-enheder (NAS-enheder). Disse enheder gør det muligt for både virksomheder og private brugere at beskytte deres data effektivt samt at organisere og bruge dem individuelt.

Således er en NAS en filserver med sit eget operativsystem, som stiller sin lagerplads til rådighed via netværket.

ASUSTOR NAS tilbyder de ideelle betingelser for alle virksomheder, men især for SMV'er, til hurtig og enkel lagring af virksomhedsdata.

I den følgende artikel viser vi dig, hvordan du får det maksimale ud af din ASUSTOR NAS til din virksomhed, samt hvordan dokumenthåndtering kan fungere helt enkelt uden Docker.

Hvorfor bruge NAS i stedet for Cloud?

Der er flere grunde til, hvorfor du bør anvende en NAS (Network Attached Storage) løsning i stedet for en cloud-baseret løsning, her lister vi nogle eksempler:

• 1. Kontrol og sikkerhed: En NAS er under virksomhedens fysiske kontrol, hvilket betyder, at du som virksomhed har fuld kontrol over dine egne data og kan sikre, at disse data er sikre og beskyttede.
  I en cloud-miljø overføres dine data derimod til en ekstern leverandør og er ikke underlagt de samme sikkerhedsstandarder som virksomheden selv.


• 2. Databeskyttelse: Virksomheder skal ved opbevaring af personoplysninger overholde EU's General Data Protection Regulation (GDPR). Derfor skal virksomheder ved valg af opbevaringsteknologier og -tjenester sikre, at de overholder databeskyttelsesbestemmelserne.
  En NAS (Network Attached Storage) er det mere egnede valg end en cloud-løsning, når det kommer til overholdelse af GDPR-reglerne.
  Da det forbliver virksomhedens ejendom, kan dataene kontrolleres direkte af virksomheden og beskyttes. En NAS tilbyder også en høj grad af fleksibilitet, da dataene ikke behøver at blive opbevaret i et eksternt datacenter. Derudover kan virksomheder kryptere dataene på NAS for at beskytte dem mod uautoriseret adgang.
• 3. Internetforbindelse: En NAS kan bruges uafhængigt af en internetforbindelse, hvilket gør det ideelt for virksomheder, der arbejder i landområder eller områder med ustabile internetforbindelser.


• 4. Omkostninger: Omkostninger er en væsentlig fordel, som en NAS har i forhold til cloud-lagring. En NAS er billigere ved anskaffelse end en cloud-tjeneste, da man kun skal betale én gang, og det tilhører dig alene.
  Derudover er de månedlige omkostninger for en NAS væsentligt lavere end for en cloud-tjeneste. For ved en NAS skal man ikke betale månedsabonnementer. Derudover er der ingen ekstra båndbreddegebyrer ved en NAS, som der kan være ved en cloud-tjeneste.


• 5. Fleksibilitet: En NAS tilbyder virksomheder mere fleksibilitet i valget af hardware og lagerkapacitet. Det muliggør også udvidelse af lagerplads for at imødekomme virksomhedens voksende behov.

En ASUSTOR NAS i kombination med PaperOffice DMS tilbyder din virksomhed en enkel og pålidelig løsning til håndtering af dine dokumenter.

PaperOffice DMS er en brugervenlig software, der gør det muligt for virksomheder at organisere, opbevare, kategorisere og administrere deres dokumenter, så de nemt kan tilgås når som helst og hvor som helst.

Ved at kombinere NAS og effektiv administration af PaperOffice DMS kan du øge virksomhedens produktivitet ved at sikre, at dokumenter hurtigt og pålideligt kan tilgås. Det giver også en ekstra beskyttelse af dataene, da de opbevares på NAS og ikke på lokale computere eller eksterne clouds.

Hvor krævende er database-installation og opsætning?

Database-installationen samt opsætningen på din ASUSTOR NAS er overhovedet ikke krævende og kræver ingen IT-specialist.

Opsætningen ved hjælp af PaperOffice YouTube-videoer er også udført af en lægmand inden for få minutter.

Hvordan kommer dine data på ASUSTOR NAS?

Der er flere måder at overføre data til PaperOffice Dokumenthåndteringssystem (DMS), der kører på en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Her er nogle eksempler:

Scan dokumenter

Processen er enkel: Hvis dataene endnu ikke foreligger digitalt, skal papirbaserede dokumenter først scannes eller fotograferes.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Med din scanner eller en anden digitaliseringsenhed bliver dokumentet ikke kun konverteret til et billede, men dets indhold kan også elektronisk "læses". Den integrerede scannerfunktion i PaperOffice DMS forbinder sig med din scanner og overfører dermed det digitale medie til dokumenthåndteringssoftwaren.

Vi har allerede skrevet en anden artikel om, hvordan du bedst integrerer din scanner for at digitalisere dokumenterne.

Digital dokumentlagring

Data, der allerede er i digital form, såsom e-mails eller digitale filer, kan let trækkes og droppes ind i PaperOffice-grænsefladen. Hvis du ønsker at arkivere flere dokumenter uden manuel indsats, er den integrerede mappeovervågning i PaperOffice ideel til dette formål. Dette muliggør en problemfri arkivering i baggrunden.

Eksisterende data

PaperOffice dokumenthåndteringssystem gør det også nemt for brugerne at flytte allerede digitalt tilstedeværende data, som ligger på harddisken på bærbare computere eller stationære pc'er, til en fælles datalager, ASUSTOR NAS.

Alle eksisterende data kan således importeres til dokumenthåndteringssystemet med blot ét museklik.

Merværdi og fordele ved ASUSTOR NAS sammen med PaperOffice DMS

Brugen af en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) i kombination med dokumenthåndteringssystemet (DMS) PaperOffice tilbyder en række fordele, nogle af dem er:

• 1. Centraliseret datahåndtering: DMS'et gør det muligt at gemme og organisere alle dokumenter og filer på et centralt sted, hvilket letter samarbejdet og adgangen til dataene, da hver medarbejder kan få adgang til de nødvendige filer uden at skulle kopiere dem til en USB-stick.
  Dette sparer tid og forhindrer fejl, der kan opstå ved manuel overførsel.


• 2. Øget sikkerhed:NAS'en tilbyder ekstra sikkerhedsfunktioner som kryptering og redundans for at beskytte dataene mod tab eller uautoriseret adgang. Samt høj datasikkerhed gennem forskellige backup-muligheder.
  Automatiske sikkerhedskopier kan oprettes for at kunne gendanne vigtige filer i tilfælde af en fejl eller utilsigtet sletning. Der er også mulighed for at kryptere data for at sikre, at følsomme data er beskyttet mod uautoriseret adgang.


• 3. Øget adgangshastighed: NAS'en muliggør hurtigere adgang og redigering af data, hvilket øger produktiviteten.


• 4. Nem vedligeholdelse og opdatering: DMS'et og NAS'en er uafhængige af hinanden og kan vedligeholdes og opdateres uafhængigt af hinanden, hvilket letter vedligeholdelsen.


• 5. Øget fleksibilitet:Kombinationen af ASUSTOR NAS og PaperOffice DMS tilbyder en række konfigurations- og tilpasningsmuligheder for at opfylde virksomhedens krav.


• 6. Let udvidelse af lagerplads:Da virksomheder ofte vokser og har brug for mere lagerplads, kan en ASUSTOR NAS nemt udvides for at opfylde de voksende krav. Dette er mere kostnadseffektivt og lettere at implementere sammenlignet med andre lagringsløsninger såsom eksterne harddiske eller cloud-løsninger.


• 7. Understøttelse af mobil adgang og fjernarbejde:Ved at bruge ASUSTOR NAS og PaperOffice DMS kan man få adgang til og redigere data fra enhver placering, hvilket udvider mulighederne for fjernarbejde og mobil samarbejde.


• 8. Øget effektivitet:Brugen af PaperOffice DMS og ASUSTOR NAS gør det muligt at finde data hurtigere, organisere og automatisere processer, hvilket øger effektiviteten.


• 9. Omfattende brugeradministration:Blandt andet muligheden for at oprette og administrere flere brugerkonti.
  Dette betyder, at virksomheder kan fastsætte forskellige adgangsrettigheder for forskellige medarbejdere eller afdelinger. For eksempel kan en medarbejder i regnskabsafdelingen have adgang til regnskabsdokumenter, mens en medarbejder i marketing kun har adgang til marketingdokumenter.

Et DMS giver virksomheder mulighed for at gemme og administrere deres dokumenter og filer centralt. Det letter søgningen og samarbejdet, da medarbejdere kan få adgang til de nødvendige filer fra enhver placering. Det tilbyder også muligheden for at automatisere dokumentarbejdsgange for at spare tid og ressourcer.

Et dokumenthåndteringssystem (DMS) i forbindelse med en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) giver virksomheder en kraftfuld og pålidelig løsning til dokumenthåndtering og -lagring i virksomheder samt adgang til dine dokumenter og filer.