Vi har listet fem trin, du skal følge for at reducere papirforbruget på kontoret og blive digital:
-
Strategi og analyse af processerne
Planlæg din udrulning i det papirløse kontor godt. Tag dig tid nok til at analysere processerne i din virksomhed. Hvad skal være tilgængeligt eller opbevares i papirform? Hvilke dokumenter er tilstrækkelige i digital form?
Dokumenter og oplysninger kommer fra forskellige kilder Du vil højst sandsynligt støde på oplysninger, der kommer fra forskellige kilder og i forskellige formater. Nogle af dem i digital form, gemt i filer eller databaser og nogle i form af trykte dokumenter.
Tids- og personaleplanlægning for det papirløse kontorprojekt
En fjerdedel eller 90 dage er en rimelig tidsramme til at gennemføre de foranstaltninger, der er nødvendige for at overgå til det papirløse kontor.
Det er også en periode, der giver mulighed for en jævn overgang. Quick fix-løsninger, der tvinger medarbejderne til at foretage ændringer fra den ene dag til den anden, er normalt kortvarige. Det er også muligt på denne måde ikke at forstyrre driften.
Dybest set, når du skifter til det papirløse kontor med PaperOffice DMS, er der ikke behov for et projektteam bestående af flere personer.
I mange SMV'er er det hverken muligt eller ønskeligt at trække disse fra deres faktiske opgaver. Det, der imidlertid giver mening, er at gøre mindst en person med beføjelse til at udstede direktiver CDO, Chief Digital Officer. Hvis du ikke er for ivrig efter amerikanske forkortelser, kan du udnævne ham eller hende som en papirløs kontorprojektleder.
-
Bestemmelse af fristerne for overgangen til det papirløse kontor
At opdele de planlagte 90 dage i mindre tidsperioder har til formål at kunne fokusere på hver fase af overgangen og at kunne reflektere over de involverede processer. Derudover kan succeser i omstillingen lettere dokumenteres. Medarbejderne får en bedre forståelse af foranstaltningerne og føler sig ikke overvældede. Samtidig skal målene kommunikeres internt, hvilket er i tråd med en mental forandring. Hvor vigtigt dette er, er allerede blevet forklaret i forordet.
Det er fornuftigt at opdele de 90 dage i tre sektioner på 30 dage hver.
De første 30 dage bruges til at analysere alle processer, der skal konverteres fra analog til digital.
I de anden 30 dage vil PaperOffice DMS og den nødvendige hardware blive introduceret, men i første omgang kun til træningsformål og ledsagende igangværende processer, hvis dette opstår.
De sidste 30 dage er der gået med at lave procesovergangen fra analog til digital, og der er uden tvivl opstået spørgsmål fra medarbejderne. Den ene eller den anden forkerte betjening er også mulig, men dette kan til enhver tid korrigeres takket være den hierarkiske struktur af PaperOffice DMS.
-
Registrer anskaffelsesstier, og bestem datalagring
I de første 30 dage er fokus nu på at undersøge de processer, hvor papir hidtil har spillet hovedrollen. For at gøre dette er det nødvendigt at genkende grænsefladerne til ekstern og intern kommunikation i virksomheden og følge deres livscyklus, som kan være der:
- Telefonopkald (f.eks. en bestillingsformular, der derefter udfyldes)
- E-mail-trafik (f.eks. vil mail blive udskrevet til næste møde)
- Bogstaver
- Erhvervskundebesøg (f.eks. se telefonopkald)
- Ledsagende dokumenter
- Intern korrespondance
Den næste ting at bestemme er, hvornår og hvor i tilfælde af elektroniske formularer overgangen til trykt papir finder sted, samt stien fra papir til arkivering eller bare til affaldskurven.
Design dokumenter digitalt fra nu af
Fra nu af skal du så vidt muligt undvære papir: møder, referater, indgående post, udgående fakturaer og noter kan oprettes direkte i PaperOffice. Opgaver og arbejdsgange implementeres også digitalt.
Digitaliser fakturaer og implementer gradvist papirløst regnskab
Udstedelsen af fakturaer som sådan er også en del af det papirløse kontor, men ikke kun at se i denne sammenhæng. Digitalisering og korrekt behandling er et problem og skal også planlægges og implementeres godt.
Enhver, der vedligeholder deres fakturaer digitalt og også opretter deres digitale bogføring, anerkender større potentiale for besparelser og kan gøre den generelle regnskabsproces mere effektiv.
Opbevaring af data
Hvis du allerede har besluttet, at dine fysiske filer nu skal være digitale filer, er det umiddelbare spørgsmål, hvor skal du gemme disse digitale filer. Vil du gemme dem i en database lokalt eller på en ekstern NAS-enhed?
Når du skifter til et papirløst kontor, bør du ikke spare på en af de vigtigste facetter. Lokal datalagring og brug af NAS-enheder.
Eller vil du slet ikke have datalagringen eller databasen i din virksomhed? For at undgå brand, røveri osv. er det dog udelukket for dig af juridiske årsager at bruge en cloud-løsning. Så er løsningen med at bruge databasen på en dedikeret server, som er tildelt dig alene, selvfølgelig en meget god løsning.
Udvalget er stort.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Introduktion af PaperOffice DMS plus hardware
Når softwaren er installeret på computerne i virksomheden, hierarkiniveauerne er blevet tildelt, og NAS-serverne er blevet oprettet og netværket, softwaren trænes.
Der er ikke behov for eksterne (normalt synonymt med "dyre") konsulenter. PaperOffice-medarbejdere er naturligvis tilgængelige, hvis det er nødvendigt. De mere end en million virksomheder, der arbejder med PaperOffice DMS verden over, er indtil videre kommet godt ud af det med de detaljerede tutorials og videoer eller med telefonrådgivning om spørgsmål om PaperOffice DMS.
De fleste af processerne er selvforklarende og ledsages af en meget velindrettet hjælpemenu. Forresten behøver du ikke være stædig om at holde fast i de 30 dage. Hvis alle, der er involveret i overgangen fra analog til digital, er af den opfattelse, at det vil fungere, kan processen forkortes efter ønske.
Mappestruktur
En meningsfuld mappestruktur er vigtig, så du nemt kan finde dig selv efter overgangen. Organiser nemt din digitale mappestruktur i henhold til din eksisterende "rigtige" mappestruktur.
Stol på automatisering
Takket være den intelligente AI-genkendelse kan du genkende vigtige dokumentdata i dokumentet, udtrække dem og bruge dem til dokumentnøgleord. Dette sparer tid og dermed penge.
-
Fuldfør overgangen til det papirløse kontor
De sidste 30 dage (eller mindre) starter, og medarbejderne afslutter uddannelsesfasen. E-mails udskrives ikke længere, men gemmes.
Brug arbejdsgange og stempler
Dokumenter og e-mails kan til enhver tid tilgås, redigeres og stilles til rådighed for andre medarbejdere via workflowfunktionen i PaperOffice DMS. Fragtdokumenter fra leverancer eller indgående breve digitaliseres ved hjælp af en scanner eller et mobiltelefonkamera og konverteres til tekstdokumenter ved hjælp af PaperOffice's OCR-software.
Stempelfunktionen gør det muligt at udløse forskellige arbejdsgange og udføre yderligere handlinger. Dynamiske variabler kan føjes til frimærker, og endda e-mail-meddelelser sendes automatisk ved brug.
Glem ikke at sikkerhedskopiere
Der er kun ét centralt lager med backupfunktion. Spørgsmålet opstår aldrig igen om, hvilken medarbejder der har et specifikt dokument gemt på sin computer, og hvordan man kommer til det, fordi han eller hun er på ferie og ikke er tilgængelig.
En datakrypteringsmetode, der også bruges af det amerikanske militær. Det i øjeblikket populære og lukrative spil hackere med ransomware hopper ud af PaperOffice.
Forbliv konsekvent: Begyndelsen er altid vanskelig, fordi processer, der er blevet øvet i årevis, er nye for tiden. Fald ikke tilbage i det gamle mønster.
Forbliv konsekvent, og oplev det papirløse kontor.
Den ultimative 5-trins guide
Drikkepenge
Vi har skabt den ultimative 5-trins guide til at gå papirløs og digitalisere din virksomhed som et dokument, der kan downloades, og som beskriver hvert 5 trin, og hvor lang tid det tager:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Foreløbig konklusion 2 / 3
Med den rigtige software betyder et papirløst kontor intet ekstra arbejde!
Alt, hvad der virkelig er brug for, er noget software- Automatiser modtagelsen af fakturaer fuldstændigt ved hjælp af personlige e-mails, hvis fakturaer er tilgængelige digitalt
- I tilfælde af papirfakturaer kan de takket være scannerens integritet automatisk registreres ved batchscanning
- Indekser og læs scannede dokumenter op
- og det vigtigste: kan automatisk gemme digitale og scannede dokumenter afhængigt af deres indhold!
Og undgå denne almindelige fejl
Under alle omstændigheder skal du sørge for, at dit softwarevalg falder på en DMS, som du selv kan udføre den automatiske registrering (f.eks. Katalogovervågning) og undervisningen i dokumenterne selv for ikke at træde ind i en ukontrollabel omkostningsfælde og ikke være afhængig af, at producenten er!
