Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Venskab Tillid Æresord
Vi giver aldrig din e-mail-adresse til andre, og hver e-mail inkluderer et afmeldingslink med et enkelt klik.
Dokumenthåndteringssystemer er grundlaget for digitalisering i virksomheder og realisering af digitale forretningsprocesser. Disse yder et væsentligt bidrag til effektiviteten og succesen i din virksomhed og til et papirløst kontor. Hvis alle analoge kilder integreres i de digitale processer, øges effektiviteten af virksomhedens kerneforretning.
Tilgangen til det papirløse kontor er i stigende grad i fokus for medierapporter, men bruges næppe i praksis - især ikke i små og mellemstore virksomheder. Det handler ikke kun om den tid og de penge, der er involveret.
Men med blot nogle få foranstaltninger kan papirforbruget reduceres kraftigt. SMV'er drager fordel af flade hierarkier og fleksible strukturer.
I den aktuelle artikel ser vi nærmere på emnet for det papirløse kontor eller "digitalt kontor", som det også kaldes. Vi vil vise dig, at overgangen er meget lettere, end du forestiller dig. Du vil også modtage tips til virksomhedsorganisation, vi vil fortælle dig fordelene ved at arbejde papirløst og beskrive virkningerne af en vellykket implementering.
På et tidspunkt, hvor teknologien har skubbet os til at kontakte verden via vores smartphones, giver det mindre mening, at vi stadig bruger papir i mange af vores daglige aktiviteter.
I dag er vi vant til at beskæftige os med digitalt indhold (musik, fotografering, tv-serier), men digitaliseringen af dokumenter er endnu ikke udbredt i arbejds- og erhvervsmiljøet. I dag har næsten alle virksomheder adgang til computere og mobile enheder, så hvorfor bliver vi ved med at fylde vores kontorer med papir?
Hovedårsagerne til den fortsatte brug af papir ligger i udfordringerne ved at håndtere forandring og digitalisering. Mange mennesker kan lide at opbevare en fysisk kopi af de dokumenter, de arbejder med.
Men når dine medarbejdere begynder at eliminere eller i det mindste reducere mængden af papir, der bruges på kontoret eller i hele organisationen, forbedrer du også processer, der øger produktiviteten ved at digitalisere dataene, bruge papirløse metoder og dermed reducere omkostningerne.
Det papirløse kontor er et mål, som flere og flere virksomheder helt sikkert stræber efter at opnå og tilbyder mange fordele ud over omkostningsbesparelser og reduktion af en virksomheds CO2-fodaftryk.
Det anslås, at en medarbejder, der bruger i alt to timer med dokumenter, i gennemsnit bruger 10.000 ark papir om året (data fra Federal Environment Agency). Af denne grund er det vigtigt at bruge løsninger og værktøjer, der forbedrer både adgang, styring og lokalisering af information. Enhver ændring i forretningsprocessen tager dog tid og kræver en gradvis ændring i virksomhedskulturen.
Ud over den positive indvirkning på miljøet ved at reducere forbruget af forretningspapir giver digitaliseringen af dokumenter og virksomhedsdata mange andre fordele.
Følgende er de vigtigste fordele ved et papirløst kontor:
Takket være skiftet til et papirløst kontor kan du være den første Tag et skridt i retning af den digitale transformation af din virksomhed.
Fordi takket være workflowløsningerne fra dig kan du yderligere forenkle og fremskynde dine forretningsprocesser. De aflaster ekspedienterne ved at overtage en masse komplekst rutinearbejde. Lovkrav, der skal overholdes, integreres direkte i arbejdsgangen.
Hvis du digitaliserer dine dokumenter, kan du gøre det når som helst, hvor som helst og med enhver enhed, der får adgang til dokumenterne. Dette er især vigtigt, hvis du har flere filialer, dine medarbejdere ønsker / skal udføre deres arbejde fra deres hjemmekontor eller skal udstede godkendelser.
Dokumentdigitalisering har en direkte indvirkning på din virksomheds omkostningsreduktion, ikke kun fordi du ikke længere køber så meget papir, men også fordi du sparer på printervedligeholdelse og køb af blæk og reservedele.
Dette reducerer naturligvis også omkostningerne til opbevaring, dvs. filer, mapper, hylder, arkivskabe. Værdifuld plads til opbevaring af papirdokumenter spildes ikke længere.
Bundlinjen er, at så snart du bruger digitale data, arbejder dine medarbejdere meget mere effektivt på kontoret og investerer den værdifulde tid, der er opnået på en fornuftig og målrettet måde i virksomheden.
Den betydelige reduktion i lagerplads gennem digitalisering og/eller reduktion i papirforbruget fører til renere og mere ryddelige kontorer.
Højere informationssikkerhed gennem brug af software med et databaselagringssystem. Sikkerheden af digitalt lagrede oplysninger er langt bedre end sikkerheden af dokumenter, der er arkiveret på papir.
Med transformationen fra manuelle til automatiserede arbejdsgange standardiseres forretningsprocesserne, og omkostningerne reduceres. For eksempel kan optimering af arbejdsgange resultere i hurtigere indsamling og en reduktion i anskaffelsesomkostningerne.
Betalinger af fakturaer glemmes ikke længere, rabatter kan trækkes i god tid.
Digitalisering i din virksomhed giver kunderelationer mere dybde og volumen. Det betyder, at omfattende dataindsamling i forretningstransaktioner ved hjælp af big data, konsekvent sammenkædning af interne processer, reaktionstider inden for få sekunder samt personlig kontakt med et stort antal kunder på samme tid og præcis, ekstremt efterspørgselsorienteret kravplanlægning vil bringe din virksomhed fremad.
Digitaliseringen er stigende på alle områder af virksomheden – ikke mindst i kundeservice. Det ville være en fejl for enhver virksomhed at undervurdere dette potentiale. Hvis du ikke ønsker at halte bagefter konkurrencen og endda skynde dig foran dem, er det vigtigt at håndtere digitalisering på dette område. Aldrig før har det været muligt at kommunikere mere agilt og individuelt med kunden om deres specifikke behov og ønsker.
Virksomheder, der vælger at digitalisere deres dokumenter ved hjælp af passende dokumenthåndteringssoftware, får til gengæld store fordele, såsom:
Især for projekter med digitalisering bliver ofte mødt med stor modvilje, da mange virksomheder er bange for, at et sådant projekt vil udvikle sig til et bundløst hul. Den mest almindelige årsag til dette er manglende viden fra virksomhederne selv og yderligere tillid til inkompetente softwareproducenter, der tilbyder software, der ikke fungerer. Mange softwareproducenter drager fordel af uvidenheden.
På dette tidspunkt hjælper PaperOffice dig gerne med implementeringen af digitalisering. Takket være 20 års erfaring inden for dokumenthåndtering og automatisering kan PaperOffice give dig arbejdsforslag fra praksis og ledsage dig gennem den komplette implementering.
Der kræves hverken en it-specialist eller en uddannet bibliotekar!
Alt hvad du virkelig behøver er
Nogle gange er hardwaren ofte allerede der, har mere potentiale end før og kan bruges med det samme.
Drikkepenge
Forresten er der en særlig artikel om emnet "Digitalisering af papirdokumenter: 10 vigtigste fordele", som rapporterede om fordelene ved generel digitalisering:
Vi har listet fem trin, du skal følge for at reducere papirforbruget på kontoret og blive digital:
Planlæg din udrulning i det papirløse kontor godt. Tag dig tid nok til at analysere processerne i din virksomhed. Hvad skal være tilgængeligt eller opbevares i papirform? Hvilke dokumenter er tilstrækkelige i digital form? Dokumenter og oplysninger kommer fra forskellige kilder Du vil højst sandsynligt støde på oplysninger, der kommer fra forskellige kilder og i forskellige formater. Nogle af dem i digital form, gemt i filer eller databaser og nogle i form af trykte dokumenter.
Det kan være en god idé at scanne og digitalisere alle tidligere dokumenter eller overgå til et papirløst kontor/system inden en bestemt dato, samt bruge digitale data til at fortsætte og arbejde effektivt i fremtiden. Brug en multifunktionsprinter/-scanner til scanning og katalogovervågning eller massearkivering af store mængder dokumenter.
Den første mulighed kræver mere tid og ressourcer. Ideelt set vil du og dit team beslutte, hvordan du organiserer elektroniske filer og opretter en kontinuerlig scanningsproces trin for trin, så alle fremtidige dokumenter digitaliseres.
Tids- og personaleplanlægning for det papirløse kontorprojekt
En fjerdedel eller 90 dage er en rimelig tidsramme til at gennemføre de foranstaltninger, der er nødvendige for at overgå til det papirløse kontor.
Det er også en periode, der giver mulighed for en jævn overgang. Quick fix-løsninger, der tvinger medarbejderne til at foretage ændringer fra den ene dag til den anden, er normalt kortvarige. Det er også muligt på denne måde ikke at forstyrre driften.
Dybest set, når du skifter til det papirløse kontor med PaperOffice DMS, er der ikke behov for et projektteam bestående af flere personer.
I mange SMV'er er det hverken muligt eller ønskeligt at trække disse fra deres faktiske opgaver. Det, der imidlertid giver mening, er at gøre mindst en person med beføjelse til at udstede direktiver CDO, Chief Digital Officer. Hvis du ikke er for ivrig efter amerikanske forkortelser, kan du udnævne ham eller hende som en papirløs kontorprojektleder.
Det er vigtigt, at den pågældende grundigt sætter sig ind i PaperOffice DMS.
På grund af softwarens klart strukturerede struktur og de omfattende og letforståelige tutorials og videoer om alle aspekter er dette noget, der hverken kræver en it-grad eller ekstern træning. Derudover kan det gøres som "learning by doing", der ledsager de første konverteringsforanstaltninger.
At opdele de planlagte 90 dage i mindre tidsperioder har til formål at kunne fokusere på hver fase af overgangen og at kunne reflektere over de involverede processer. Derudover kan succeser i omstillingen lettere dokumenteres. Medarbejderne får en bedre forståelse af foranstaltningerne og føler sig ikke overvældede. Samtidig skal målene kommunikeres internt, hvilket er i tråd med en mental forandring. Hvor vigtigt dette er, er allerede blevet forklaret i forordet.
Det er fornuftigt at opdele de 90 dage i tre sektioner på 30 dage hver.
De første 30 dage bruges til at analysere alle processer, der skal konverteres fra analog til digital.
I de anden 30 dage vil PaperOffice DMS og den nødvendige hardware blive introduceret, men i første omgang kun til træningsformål og ledsagende igangværende processer, hvis dette opstår.
De sidste 30 dage er der gået med at lave procesovergangen fra analog til digital, og der er uden tvivl opstået spørgsmål fra medarbejderne. Den ene eller den anden forkerte betjening er også mulig, men dette kan til enhver tid korrigeres takket være den hierarkiske struktur af PaperOffice DMS.
I slutningen af de sidste 30 og dermed også de 90 dage er der et fuldt integreret dokumenthåndteringssystem, der allerede på nuværende tidspunkt muliggør en analyse af, hvor store besparelserne og fordelene er og vil være i fremtiden.
I de første 30 dage er fokus nu på at undersøge de processer, hvor papir hidtil har spillet hovedrollen. For at gøre dette er det nødvendigt at genkende grænsefladerne til ekstern og intern kommunikation i virksomheden og følge deres livscyklus, som kan være der:
Den næste ting at bestemme er, hvornår og hvor i tilfælde af elektroniske formularer overgangen til trykt papir finder sted, samt stien fra papir til arkivering eller bare til affaldskurven.
Design dokumenter digitalt fra nu af
Fra nu af skal du så vidt muligt undvære papir: møder, referater, indgående post, udgående fakturaer og noter kan oprettes direkte i PaperOffice. Opgaver og arbejdsgange implementeres også digitalt.
Digitaliser fakturaer og implementer gradvist papirløst regnskab
Udstedelsen af fakturaer som sådan er også en del af det papirløse kontor, men ikke kun at se i denne sammenhæng. Digitalisering og korrekt behandling er et problem og skal også planlægges og implementeres godt.
Enhver, der vedligeholder deres fakturaer digitalt og også opretter deres digitale bogføring, anerkender større potentiale for besparelser og kan gøre den generelle regnskabsproces mere effektiv.
Opbevaring af data
Hvis du allerede har besluttet, at dine fysiske filer nu skal være digitale filer, er det umiddelbare spørgsmål, hvor skal du gemme disse digitale filer. Vil du gemme dem i en database lokalt eller på en ekstern NAS-enhed?
Når du skifter til et papirløst kontor, bør du ikke spare på en af de vigtigste facetter. Lokal datalagring og brug af NAS-enheder.
Eller vil du slet ikke have datalagringen eller databasen i din virksomhed? For at undgå brand, røveri osv. er det dog udelukket for dig af juridiske årsager at bruge en cloud-løsning. Så er løsningen med at bruge databasen på en dedikeret server, som er tildelt dig alene, selvfølgelig en meget god løsning.
Udvalget er stort.
Faktisk hører søgningen efter løsninger også hjemme i afsnittet af de første 30 dage. Med PaperOffice DMS-dokumenthåndtering og NAS-hardware, integreret i virksomhedens netværk, er alle løsninger tilgængelige til at gennemføre overgangen fra papir til digital.
Når softwaren er installeret på computerne i virksomheden, hierarkiniveauerne er blevet tildelt, og NAS-serverne er blevet oprettet og netværket, softwaren trænes.
Der er ikke behov for eksterne (normalt synonymt med "dyre") konsulenter. PaperOffice-medarbejdere er naturligvis tilgængelige, hvis det er nødvendigt. De mere end en million virksomheder, der arbejder med PaperOffice DMS verden over, er indtil videre kommet godt ud af det med de detaljerede tutorials og videoer eller med telefonrådgivning om spørgsmål om PaperOffice DMS.
De fleste af processerne er selvforklarende og ledsages af en meget velindrettet hjælpemenu. Forresten behøver du ikke være stædig om at holde fast i de 30 dage. Hvis alle, der er involveret i overgangen fra analog til digital, er af den opfattelse, at det vil fungere, kan processen forkortes efter ønske.
Mappestruktur
En meningsfuld mappestruktur er vigtig, så du nemt kan finde dig selv efter overgangen. Organiser nemt din digitale mappestruktur i henhold til din eksisterende "rigtige" mappestruktur.
Stol på automatisering
Takket være den intelligente AI-genkendelse kan du genkende vigtige dokumentdata i dokumentet, udtrække dem og bruge dem til dokumentnøgleord. Dette sparer tid og dermed penge.
De sidste 30 dage (eller mindre) starter, og medarbejderne afslutter uddannelsesfasen. E-mails udskrives ikke længere, men gemmes.
Brug arbejdsgange og stempler
Dokumenter og e-mails kan til enhver tid tilgås, redigeres og stilles til rådighed for andre medarbejdere via workflowfunktionen i PaperOffice DMS. Fragtdokumenter fra leverancer eller indgående breve digitaliseres ved hjælp af en scanner eller et mobiltelefonkamera og konverteres til tekstdokumenter ved hjælp af PaperOffice's OCR-software.
Stempelfunktionen gør det muligt at udløse forskellige arbejdsgange og udføre yderligere handlinger. Dynamiske variabler kan føjes til frimærker, og endda e-mail-meddelelser sendes automatisk ved brug.
Glem ikke at sikkerhedskopiere
Der er kun ét centralt lager med backupfunktion. Spørgsmålet opstår aldrig igen om, hvilken medarbejder der har et specifikt dokument gemt på sin computer, og hvordan man kommer til det, fordi han eller hun er på ferie og ikke er tilgængelig.
En datakrypteringsmetode, der også bruges af det amerikanske militær. Det i øjeblikket populære og lukrative spil hackere med ransomware hopper ud af PaperOffice.
Forbliv konsekvent: Begyndelsen er altid vanskelig, fordi processer, der er blevet øvet i årevis, er nye for tiden. Fald ikke tilbage i det gamle mønster.
Forbliv konsekvent, og oplev det papirløse kontor.
Drikkepenge
Vi har skabt den ultimative 5-trins guide til at gå papirløs og digitalisere din virksomhed som et dokument, der kan downloades, og som beskriver hvert 5 trin, og hvor lang tid det tager:
Med den rigtige software betyder et papirløst kontor intet ekstra arbejde!
Alt, hvad der virkelig er brug for, er noget software
Og undgå denne almindelige fejl
Under alle omstændigheder skal du sørge for, at dit softwarevalg falder på en DMS, som du selv kan udføre den automatiske registrering (f.eks. Katalogovervågning) og undervisningen i dokumenterne selv for ikke at træde ind i en ukontrollabel omkostningsfælde og ikke være afhængig af, at producenten er!
For mange virksomheder er et moderne og effektivt papirløst kontor ikke en præstation natten over, men det er heller ikke en utopi. For endelig at opnå digitalisering af dine dokumenter skal du etablere papirreduktionspolitikker og finde løsninger for at slippe af med alt, hvad du ikke længere har brug for.
Dokumenthåndteringssoftware fra PaperOffice kan hjælpe dig med at digitalisere dokumenter og implementere et papirløst kontor. DMS-løsninger er komplette løsninger, der tilbyder en ensartet infrastruktur.
Som følge heraf kortlægges forretningsprocesser gennemsigtigt, arbejdsgange kan udføres digitalt, og alle vigtige oplysninger kan let ses.
Takket være DMS-løsningerne er du også i stand til at behandle og gemme digitale dokumenter og indhold på en revisionssikker måde, for eksempel for at spare dig selv for problemer under virksomheds- og skatterevisioner.
Vi har opsummeret 9 tips til dig, så det papirløse kontor rent faktisk fungerer!
Kort fortalt handler det om at digitalisere en lang række dokumenter i virksomheden, såsom kontrakter, kvitteringer, følgesedler, indgående fakturaer, dvs. alt, hvad der er på papir. Derudover kommer ikke kun papiret om fortiden, men også det fremtidige papir i tvivl.
Kommunikation er også en relevant partner på det papirløse kontor. Du behøver ikke bekymre dig lovligt, bare vær opmærksom på et par "finesser". Visse dokumenter, herunder mappestrukturen og i PDF-format, kan nemt overdrages til skattekonsulenten eller kollegerne som et selvbærende arkiv - det gøres med blot et par museklik.
DMS står for Document Management System og er beregnet til at håndtere dokumenter, især digitale dokumenter, som omfatter konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er et sådant system. Dens udvalg af funktioner er lige så bemærkelsesværdigt som dens intuitivt designede menunavigation, som kun kræver mindre træning. Du har ikke brug for dyre konsulenter på stedet. Velforklarede videotutorials på PaperOffice DMS kan gøre dette lige så godt og meget billigere gratis.
Scanning, OCR, arkivering med automatisk søgeord, AI-styret dokumentfletning, integreret søgemaskine, workflowfunktion, kryptering med 1024Mbit, direkte integration i MS Office, beskyttelse mod ransomware, automatiseret skabelonoprettelse, stempelfunktion, opgave- og notestyring.
Dette er et par af de vigtigste funktioner i PaperOffice DMS, og som sagt skal hverken du eller dine medarbejdere gennemføre en IT-uddannelse.
2. Der er ingen passende DMS-software. Hver DMS har sin berettigelse, og i sidste ende skal produktet passe til formålet.
3. Uanset om det er din egen server, PaperOffice dedikeret server i datacentret Strato AG i Berlin (Tyskland) eller NAS - gem dit ALDRIG dokument på tredjeparts cloud storage, som a) ikke bruges på et dedikeret grundlag og b) ikke er placeret i et sikkert land c) ikke kan eksporteres med et enkelt klikDrikkepenge
Hvis du følger rådene og vil bruge en NAS til intern sikker dokumentlagring - PaperOffice er ikke kun perfekt til dette, men er endda den eneste officielle DMS til den største NAS-producent i verden - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
ERROR: LID-5759 missing
ERROR: LID-6036 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5763 missing
ERROR: LID-6039 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5756 missing
ERROR: LID-6042 missing
ERROR: LID-5803 missing
ERROR: LID-5793 missing
ERROR: LID-6069 missing
ERROR: LID-6070 missing
ERROR: LID-5787 missing
ERROR: LID-6072 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5789 missing
ERROR: LID-6077 missing
ERROR: LID-6070 missing
ERROR: LID-6074 missing
ERROR: LID-5771 missing
ERROR: LID-6075 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5777 missing
ERROR: LID-5759 missing
ERROR: LID-5763 missing
ERROR: LID-5800 missing
ERROR: LID-5769 missing
ERROR: LID-6082 missing
ERROR: LID-6083 missing
