Insider News Magazine o PaperOffice
Insider News Magazine o PaperOffice
Chceme se stát přáteli

Nejvyšší možné nabídky slev

Exkluzivní interní zprávy

Bezplatné bonusové aktualizace

Nejvyšší možné nabídky slev

Exkluzivní interní zprávy

Bezplatné bonusové aktualizace

Přátelství Důvěra Ehonorní slovo
Nikdy nebudeme poskytovat vaši e-mailovou adresu nikomu jinému a každý e-mail obsahuje odkaz na jedno kliknutí k zrušení odběru.

Minimalizace nákladů prostřednictvím digitální transformace


Digitalizace nebo digitální transformace vašich papírových dokumentů je předpokladem efektivity a úspěchu vaší společnosti. Potřeba digitalizace je nyní důležitým aspektem pro každého.

Profesionální tip

V aktuálním článku bychom nejprve rádi vysvětlili definici systému správy dokumentů a zabývali se digitalizací analogových a digitálních dokumentů, stejně jako demonstrovali výhody použití elektronické správy dokumentů (DMS) na souvisejících obchodních procesech při vytváření, správě, exportu a kontrole dokumentů.

Přestože se základní techniky správy dokumentů používají při řízení firemních dokumentů po celá desetiletí a v průběhu let se vyvíjely, potřeba systému správy dokumentů a jeho aplikační výhody jsou stále podceňovány.

Studie ukázaly, že zaměstnanci tráví až třicet procent svého času hledáním potřebných dokumentů ve firmě. V důsledku toho zaměstnanci ztrácejí v průměru více než jeden pracovní den v týdnu. Je to ještě horší, protože: V 70% všech případů je vyhledávání neúspěšné. Dokument je znovu vytvořen a kolegové již nemohou pochopit aktuální stav dokumentů.

PaperOffice employee holds a tablet in her hands
Advantages of electronic data management (document management DMS)

Ale jaký je standard, co může zákazník očekávat od DMS?

V aktuálním článku vám ukážeme výhody používání elektronické správy dat (systém správy dokumentů).

To lze vysvětlit bod po bodu pomocí softwaru pro správu dokumentů PaperOffice.

Než se dostaneme k výhodám, vysvětlíme definici:

Co je systém správy dokumentů?

Systém správy dokumentů (DMS) se používá k ukládání, správě a řízení toku dokumentů v rámci organizace.

To znamená, že společnosti z nejrůznějších průmyslových odvětví shromažďují každý den důležité dokumenty: podání, smluvní dokumenty, návrhy, externí dopisy, výzkum, odborné názory a mnoho dalšího. Ty nepřicházejí pouze poštou, mnoho dokumentů také e-mailem.

Všechny informace, jako jsou papírové dokumenty, soubory Systému Windows nebo e-maily, můžete uspořádat na centrálním místě, ve vašem systému správy dokumentů, ke kterému mají zaměstnanci snadný a bezproblémový přístup.

Včetně jedinečných funkcí pro týmovou práci a sdílení dokumentů a inovativního programového rozhraní, které je celosvětově jedinečné.

Systémy pro správu dokumentů jsou pro podniky stále důležitější, protože množství informací generovaných dnešními podniky roste exponenciálně.

Zavedení systému správy dokumentů, zkráceně DMS, vám také pomůže vnést do vašich dokumentů jasnou strukturu a vyrovnat se se záplavou informací.

DMS také znamená software pro správu dokumentů a je určen pro správu dokumentů, zejména digitálních dokumentů, což zahrnuje převod z analogového na digitální. PaperOffice DMS je takový software.

Řízení a kontrola obrovského množství externích a interních dokumentů, které jsou součástí obchodních procesů ve veřejné nebo podnikové správě, se stala výzvou. To podporuje zavedení softwaru pro správu dokumentů, který usnadňuje správu.

Zavedení DMS zajišťuje výrazné zkrácení doby vyhledávání, manipulace a úspor nákladů, což je v našich administrativních procesech velmi důležité.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Srdce DMS

Pokročilý systém správy dokumentů má své "srdce" v databázi, kde jsou informace uloženy způsobem, který umožňuje jejich snadné a kontrolované nalezení a načtení.

Databázi lze nastavit lokálně nebo na systému NAS, jako je QNAP NAS nebo Synology NAS. Ale tím, že ukládáme informace strukturovaným způsobem, máme jen část rovnice.

QNAP and Synology NAS devices are on the table as data storage with PaperOffice DMS
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

"Mozek", který řídí systém, je logika pracovního postupu, která umožňuje vytvářet závislosti mezi dokumenty a procesy a propojovat tyto informace ve flexibilních a dříve definovaných tocích.

Zásadním krokem při realizaci tak sofistikovaného "pracovního postupu" je, že v digitální podobě je k dispozici co nejvíce dokumentace.

Digitalizace a správa dokumentů

Když hovoříme o systémech správy dokumentů, nesmíme zapomínat: čím vyšší je úroveň digitalizace informací, které jsou součástí procesů, tím vyšší je úroveň kontroly a automatizace, které můžeme dosáhnout. Již jsme napsali článek o výhodách digitalizace, klikněte zde.

V prvním kroku určíte, které dokumenty patří do našich procesů, jak je integrujeme do našeho systému správy dokumentů a které informace mají být extrahovány a ukládány společně s dokumenty ve vaší databázi. Jakmile jsou informace zahrnuty, definujeme jejich životní cyklus, jak budou interagovat s jinými procesy a jak je můžeme integrovat.

Informace pocházejí z různých zdrojů

S největší pravděpodobností narazíme na informace pocházející z různých zdrojů a v různých formátech. Některé z nich v digitální podobě, uložené v souborech nebo databázích a některé ve formě tištěných dokumentů.

Co děláme s digitálními dokumenty ve formátu pdf, doc atd.? Zde je proces velmi jednoduchý.

Přetáhněte digitální dokument do rozhraní PaperOffice. Nebo nechte složky systému Windows snadno monitorovat po přijetí dokumentů.

Spropitné

Mimochodem, na YouTube je video na téma "Monitorování adresářů a hromadná archivace dokumentů" , které tento proces srozumitelně vysvětluje:

Dokumenty v papírové podobě lze díky integrovanému skeneru snadno skenovat a převádět do digitálního formátu.

Spropitné

Na téma "Plně automatizovaná archivace papírových dokumentů ze skeneru" je také video na YouTube, které tento proces vysvětluje jednoduchým a srozumitelným způsobem:

Díky programu Optické rozpoznávání znaků (OCR = Optické rozpoznávání znaků) jsme již učinili důležitý krok. Pomocí skeneru nebo jiného digitalizačního zařízení nejen převádíme dokument na obrázek, ale můžeme také "číst" jeho obsah elektronicky.

Nejen, že je čistý text OCR zahrnut do databáze, ale díky umělé inteligenci (AI) nazývané PIA lze automatizaci specifikovat buď ručně, nebo automaticky.

Tímto způsobem systém rozpoznáváme a definujeme, které oblasti dokumentů je třeba automaticky číst. Například číslo faktury, datum, produkty, částky atd. Proto máme všechny potřebné informace v našem systému správy dokumentů.

Digitalizace informací prostřednictvím OCR usnadňuje integraci široké škály dokumentace do řízení procesů a pracovních postupů.

Workflow a správa dokumentů

Jak již bylo zmíněno, pro pokročilou správu dokumentů je nezbytné mít všechny informace v digitální a strukturované podobě v databázi. Takže můžete vyhledávat všechny dokumenty uložené v PaperOffice jako google. Můžete také nastavit pravidla, kdo může přistupovat, upravovat a mazat/archivovat vaše informace.

PaperOffice interface with workflow module
The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Chceme však jít ještě dál a zefektivnit naše obchodní procesy. Jedním z pilířů našeho řešení pro správu dokumentů je modul pracovních postupů. To nám umožňuje specifikovat každý krok obchodního procesu s přidruženými činnostmi a závislostmi, jakož i odděleními a rolemi.

Můžeme také definovat automatická oznámení, která budou aktivována v závislosti na aktivitách a událostech, ke kterým dochází v průběhu procesu.

To vše nejen minimalizuje čas strávený správou úkolů, ale také minimalizuje pravděpodobnost zapomnětlivosti a chyb v procesu.

Přidaná hodnota a výhody elektronické archivace dat

Zde jsou některé z nejvýznamnějších výhod implementace systému správy dokumentů:

  • Dostupnost: Ukládáním a správou všech vašich dokumentů a jejich verzí, aktualizací, poznámek, uložených kontaktů, dat dokumentů v centrální databázi všechny informace postupně tvoří centrální znalostní databázi.

    Centrální a snadný přístup ke všem těmto relevantním firemním dokumentům a možnost spolupráce více stran na stejném dokumentu z něj činí vrchol seznamu výhod.

  • Přístupová oprávnění: Určete, kdo má přístup k dokumentům, kdy a jaké činnosti na nich lze provádět.

    Nastavení složek a dokumentů, úrovní vydání a práv, jakož i skupin a oddělení činí přístup k citlivým dokumentům transparentním a bezpečným.

  • Bezpečnost, a to nejen v řízení přístupu, ale také v úschově a zabezpečení, které přichází se zavedením nových technologií a databází.

    Za prvé, PaperOffice DMS šifruje všechny dokumenty, když jsou uloženy pro zabezpečení, podle jednoho z nejvyšších bezpečnostních standardů, které jsou v současné době k dispozici, AES-1024bit.

    Převod zpět do čitelných dokumentů je možný v jakémkoli aktuálním formátu, přičemž PaperOffice pravidelně aktualizuje své formáty souborů, což znamená, že dokumenty budou v budoucnu také čitelné.

  • Dohledatelnost a časová úspora: Všechny vaše dokumenty, dříve v papírové podobě, jsou nyní k dispozici digitálně, stejně jako e-maily, jsou uloženy centrálně ve vaší databázi. Současně se uloží datum a čas, číslo verze a klíčová slova, které vyhledávač PaperOffice může použít k nalezení dokumentů, i když hledaná osoba zná obsah dokumentu pouze primitivně.

    Vše, co je uloženo v PaperOffice DMS, je také rozpoznáno textem OCR, optimalizováno pomocí obchodních slovníků a indexováno pro dokonalé vyhledávání klíčových slov ve vaší databázi SQL pro vyhledávání klíčových slov.

    Ušetřete čas při hledání dokumentace a nákladů na její správu a ukládání.

  • Snížení nadbytečnosti, jako je duplikace dokumentů, fotokopie, záznam dat.
  • Agilita a automatizace administrativních úkolů s tvorbou workflow, které umožňují integraci dokumentů a obchodních procesů v kontrolovaném prostředí a jasně definovaných a monitorovaných činnostech.
  • Nesmíme zapomenout na pozitivní "vedlejší efekt" vyšší interní a externí spokojenosti zákazníků. Použití systému pro správu dokumentů vám umožní reagovat rychleji a spolehlivěji a tím lépe na přání vašich zákazníků.

    Zvýšení spokojenosti zákazníků je patrné velmi rychle a především udržitelně - jak z hlediska prodeje, tak z hlediska pověsti společnosti.

  • Jedním z nejdůležitějších aspektů při ukládání dokumentů prostřednictvím systému správy dokumentů je dodržování právních předpisů nebo specifikací GoBD.

    Zkratka GoBD znamená "Zásady pro řádnou správu a uchovávání knih, záznamů a dokumentů v elektronické podobě a pro přístup k datům".

    Zejména díky audit-proof, vysoce šifrované ukládání dokumentů přímo v centrální DATABÁZI SQL PaperOffice splňuje všechny požadavky na dokumentové standardy a právní pokyny nebo nejvyšší německý standard GOBD na světě.

    Termín verzování není cizí slovo v systému správy dokumentů (DMS). Potřeba používat systém správy dokumentů, který má správu verzí kompatibilní s GoBD a správu verzí odolnou proti auditu, je jasnější než kdykoli předtím.

    PaperOffice překračuje všechny zákonné požadavky

    Vývoj PaperOffice DMS je kompatibilní s GoBD, takže můžete software používat bez obav, že budete muset porušit pravidlo. Například pokaždé, když někdo změní dokument, vytvoří se nová verze tohoto dokumentu. Tímto způsobem můžete sledovat, jaký obsah měl dokument v jakém čase.

    Mimochodem, na YouTube je video pro nastavení zařízení Synology NAS MariaDB 10 a systém správy dokumentů PaperOffice , které tento proces srozumitelně vysvětluje:

    V obou případech je i v nejhorším případě zajištěno, že archivované databáze jsou v krátkodobém horizontu obnoveny a doba uchovávání je tedy vždy dodržena.

Ujistěte se, že se této chybě vyhnete

Zatímco velké společnosti již dlouho jmenují úředníky pro digitalizaci, kteří se zabývají tématem konverze analogových dokumentů na plný úvazek, malé a střední společnosti obvykle postrádají lidské zdroje, zejména proto, že jsou vyžadovány odpovídající odborné kvalifikace.
To je však běžná chyba a vede ke špatným investicím, protože mnoho výrobců využívá této nevědomosti.

Dílčí závěr

Nepotřebujete IT specialistu ani vyškoleného knihovníka!

Vše, co opravdu potřebujete, je

  • správný software
  • spolehlivý IT partner
  • odpovídající hardware
Někdy je hardware často již tam, má větší potenciál než dříve a může být okamžitě použit.

Spropitné

Mimochodem, existuje speciální článek na téma "Digitální zpracování faktur", který informoval o výhodách digitalizace nebo digitálního zpracování faktur:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Rozhodující výhody elektronické správy dat":

Který skener použít pro DMS?

Chcete-li skenovat vázané dokumenty, doporučuje se archový skener s rozlišením alespoň 300 dpi. Skener chtěl mít funkci scan-to-fodler a volitelné ovladače WIA / TWAIN. Máme dobré zkušenosti se systémem Fujitsu Scansnap, který funguje velmi spolehlivě.

Jaký je nejlepší způsob archivace dokumentů?

Papírové dokumenty by měly být obecně naskenovány ve formátu PDF/A a poté uloženy v softwaru pro správu dokumentů DMS - nebo přímo, pokud to software podporuje nebo automatizuje, např. prostřednictvím monitorování.

Mohu vyhodit originální dokumenty?

Pokud používáte slušný software, který dostává pravidelné aktualizace a má strategii zálohování dat, odpověď je ANO pro nekritické dokumenty. Vše, co by mohlo právně vyžadovat originál, by mělo být také zachováno v originále. Například PaperOffice DMS má možnost uložit původní umístění úložiště ve vlastnostech dokumentu.

Závěr

Investice, která se vyplatí

Pojem správa dokumentů zahrnuje mnohem více, než by se zpočátku mohlo zdát. Zavedení systému správy dokumentů ve vaší společnosti je nyní předpokladem efektivity a úspěchu vaší společnosti. Potřeba digitalizace je nyní důležitým aspektem pro každého.

Výše uvedený seznam výhod elektronické správy dat není v žádném případě úplný, ale omezuje pouze vaši vlastní kreativitu a profesionalitu v závislosti na oblasti použití! Pokud se z těchto hledisek uvažuje o digitalizaci analogového archivu a provede se protipočt, je zřejmé, že úsilí stojí za to a jak by se měla uvažovat například o investici do nového, modernějšího a rychlejšího stroje.

PaperOffice řeší každý problém: Zaručeno.

Případová studie

Optimalizace pracovních postupů díky PaperOffice DMS

"Již při první schůzce s PaperOffice si všimnete 20 let zkušeností PaperOffice v oblasti správy dokumentů."

Alexander Staruk
finanční ředitel Mennonitského bratrstva Bielefeld e. V.