Přestože se základní techniky správy dokumentů používají při řízení firemních dokumentů po celá desetiletí a v průběhu let se vyvíjely, potřeba systému správy dokumentů a jeho aplikační výhody jsou stále podceňovány.
Studie ukázaly, že zaměstnanci tráví až třicet procent svého času hledáním potřebných dokumentů ve firmě. V důsledku toho zaměstnanci ztrácejí v průměru více než jeden pracovní den v týdnu. Je to ještě horší, protože: V 70% všech případů je vyhledávání neúspěšné. Dokument je znovu vytvořen a kolegové již nemohou pochopit aktuální stav dokumentů.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Ale jaký je standard, co může zákazník očekávat od DMS?
V aktuálním článku vám ukážeme výhody používání elektronické správy dat (systém správy dokumentů).
To lze vysvětlit bod po bodu pomocí softwaru pro správu dokumentů PaperOffice.
Než se dostaneme k výhodám, vysvětlíme definici:
Co je systém správy dokumentů?
Systém správy dokumentů (DMS) se používá k ukládání, správě a řízení toku dokumentů v rámci organizace.
To znamená, že společnosti z nejrůznějších průmyslových odvětví shromažďují každý den důležité dokumenty: podání, smluvní dokumenty, návrhy, externí dopisy, výzkum, odborné názory a mnoho dalšího. Ty nepřicházejí pouze poštou, mnoho dokumentů také e-mailem.
Všechny informace, jako jsou papírové dokumenty, soubory Systému Windows nebo e-maily, můžete uspořádat na centrálním místě, ve vašem systému správy dokumentů, ke kterému mají zaměstnanci snadný a bezproblémový přístup.
Včetně jedinečných funkcí pro týmovou práci a sdílení dokumentů a inovativního programového rozhraní, které je celosvětově jedinečné.
Systémy pro správu dokumentů jsou pro podniky stále důležitější, protože množství informací generovaných dnešními podniky roste exponenciálně.
Zavedení systému správy dokumentů, zkráceně DMS, vám také pomůže vnést do vašich dokumentů jasnou strukturu a vyrovnat se se záplavou informací.
DMS také znamená software pro správu dokumentů a je určen pro správu dokumentů, zejména digitálních dokumentů, což zahrnuje převod z analogového na digitální. PaperOffice DMS je takový software.
Řízení a kontrola obrovského množství externích a interních dokumentů, které jsou součástí obchodních procesů ve veřejné nebo podnikové správě, se stala výzvou. To podporuje zavedení softwaru pro správu dokumentů, který usnadňuje správu.
Zavedení DMS zajišťuje výrazné zkrácení doby vyhledávání, manipulace a úspor nákladů, což je v našich administrativních procesech velmi důležité.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Srdce DMS
Pokročilý systém správy dokumentů má své "srdce" v databázi, kde jsou informace uloženy způsobem, který umožňuje jejich snadné a kontrolované nalezení a načtení.
Databázi lze nastavit lokálně nebo na systému NAS, jako je QNAP NAS nebo Synology NAS. Ale tím, že ukládáme informace strukturovaným způsobem, máme jen část rovnice.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
"Mozek", který řídí systém, je logika pracovního postupu, která umožňuje vytvářet závislosti mezi dokumenty a procesy a propojovat tyto informace ve flexibilních a dříve definovaných tocích.
Zásadním krokem při realizaci tak sofistikovaného "pracovního postupu" je, že v digitální podobě je k dispozici co nejvíce dokumentace.
Digitalizace a správa dokumentů
Když hovoříme o systémech správy dokumentů, nesmíme zapomínat: čím vyšší je úroveň digitalizace informací, které jsou součástí procesů, tím vyšší je úroveň kontroly a automatizace, které můžeme dosáhnout. Již jsme napsali článek o výhodách digitalizace, klikněte zde.
V prvním kroku určíte, které dokumenty patří do našich procesů, jak je integrujeme do našeho systému správy dokumentů a které informace mají být extrahovány a ukládány společně s dokumenty ve vaší databázi. Jakmile jsou informace zahrnuty, definujeme jejich životní cyklus, jak budou interagovat s jinými procesy a jak je můžeme integrovat.
Informace pocházejí z různých zdrojů
S největší pravděpodobností narazíme na informace pocházející z různých zdrojů a v různých formátech. Některé z nich v digitální podobě, uložené v souborech nebo databázích a některé ve formě tištěných dokumentů.
Co děláme s digitálními dokumenty ve formátu pdf, doc atd.? Zde je proces velmi jednoduchý.
Přetáhněte digitální dokument do rozhraní PaperOffice. Nebo nechte složky systému Windows snadno monitorovat po přijetí dokumentů.
Spropitné
Mimochodem, na YouTube je video na téma "Monitorování adresářů a hromadná archivace dokumentů" , které tento proces srozumitelně vysvětluje:
Dokumenty v papírové podobě lze díky integrovanému skeneru snadno skenovat a převádět do digitálního formátu.
Spropitné
Na téma "Plně automatizovaná archivace papírových dokumentů ze skeneru" je také video na YouTube, které tento proces vysvětluje jednoduchým a srozumitelným způsobem:
Díky programu Optické rozpoznávání znaků (OCR = Optické rozpoznávání znaků) jsme již učinili důležitý krok. Pomocí skeneru nebo jiného digitalizačního zařízení nejen převádíme dokument na obrázek, ale můžeme také "číst" jeho obsah elektronicky.
Nejen, že je čistý text OCR zahrnut do databáze, ale díky umělé inteligenci (AI) nazývané PIA lze automatizaci specifikovat buď ručně, nebo automaticky.
Tímto způsobem systém rozpoznáváme a definujeme, které oblasti dokumentů je třeba automaticky číst. Například číslo faktury, datum, produkty, částky atd. Proto máme všechny potřebné informace v našem systému správy dokumentů.
Digitalizace informací prostřednictvím OCR usnadňuje integraci široké škály dokumentace do řízení procesů a pracovních postupů.
