Jak provádět verzi dokumentů právně závazně?

Jakou roli hraje verzování v systému pro správu dokumentů DMS?

Funkce z oblasti verzování hrají pro mnoho uživatelů softwaru pro správu dokumentů DMS důležitou roli. Zde se dozvíte více o výhodách.

Pojem verzování není v rámci systému pro správu dokumentů (DMS) neznámý. Stále více se ukazuje důležitost použití systému pro správu dokumentů, který má kompatibilní kontrolu verzí a revizní verzování podle GoBD.

Všichni známe tento případ, že smlouva je upravována vícekrát - změna tady, poznámka tam, kontrola, změna celkového součtu a nakonec dohoda. Každá jednotlivá změna je uložena k lokálnímu uložení na počítači a odeslaná k další kontrole.

Pokud je kolega nebo zákazník zavolá a požádá o verzi posledního měsíce s provedenou „XYZ“ změnou, všechno se zastaví.

Výsledkem je chaos ve verzích a redundance.

Nejpozději v tomto okamžiku se vyplatí přemýšlet o verzování nebo správě verzí dokumentů.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Výhody softwaru pro správu dokumentů

Z centrálního zaměření softwaru pro správu dokumentů vyplývají různé výhody pro firmu. Například je zajištěno, že všichni zaměstnanci pracují s těmi samými správnými daty.

Dále se eliminují případy neslučitelnosti, takže je umožněn plynulý informační tok v rámci pracovních postupů.

Tím se také eliminuje zdvojená údržba dat a předejde se také přenosovým chybám, což se opět pozitivně projevuje na kvalitě spravovaných dat.

Mnoho firem, zejména malých a středních podniků, se domnívá, že se jedná o překážku pro zabezpečení dat a proto podporují použití systému pro správu dokumentů, zkráceně DMS, jako je ten od PaperOffice.

Co je verzování?

Zjednodušeně řečeno, verzování zaznamenává veškeré změny v dokumentech.

Pojem verzování lze snadno vysvětlit: Je to způsob, jakým se zachytávají změny v dokumentech nebo souborech.

Každá změna dokumentu je detekována a uložena jako stínová kopie nové verze dokumentu.

Při každé změně dokumentu je v příslušném archivu uložena "novější" verze dokumentu. Protokolování změn zajišťuje transparentnost a snadnou sledovatelnost.

V daném okamžiku ví budoucí uživatel, kdy dokument změnil, a který pracovník je za tuto změnu zodpovědný. V celém životním cyklu dokumentu tak získáte přehled.

Verzování může být provedeno automaticky nebo manuálně.

Ale jaký je mezi nimi rozdíl? To a všechny metody verzování, které PaperOffice DMS podporuje, jsou podrobně popsány v našem Workshop Tutoriálu .

Jaké druhy verzování existují?

Automatizované verzování

PaperOffice automaticky rozpozná, kdy dojde ke změně dokumentu. To může být buď u dokumentu Word nebo díky integrovanému modulu WorkBench u dokumentu PDF.
Aktualizovaná kopie změněného dokumentu je automaticky vytvořena PaperOffice po dokončení úprav a je uložena ve skupině dokumentů "Dokumenty ve zpracování". Verze dokumentu je aktualizována až po kliknutí na "Ukončit úpravy".
Tím se zaručuje, že dokumenty v síti nemohou být přepsány. Dokumenty jsou udržovány ve zmíněné skupině dokumentů, dokud na nich pracujete.

Po zařazení "novější verze" dokumentu do systému aktualizuje PaperOffice náhledový obrázek a znovu provede rozpoznání textu. Předchozí verze zůstávají k dispozici a mohou být vyvolány.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Manuální verzování

Manuální verzování je ideální pro dokumenty, které jsou vytištěné a například ručně podepsané a poté je třeba je naskenovat jako novou verzi.

Při manuálním verzování spouští uživatel verze ručně.

PaperOffice pomocí integrované umělé inteligence rozpozná, že tento dokument je již existující a navrhne, že nově naskenovaný dokument se má archivovat jako verze stávajícího dokumentu. Nebo pokud se jedná o odlišný dokument podle vzhledu a není rozpoznán umělou inteligencí, může být manuálně archivován jako nová verze stávajícího dokumentu.

Výhody použití DMS pro řízení verzí

Jednotné archivování

Po archivaci dokumentů v PaperOffice zajišťuje integrované verzování, že nebudou ukládány množství kopií jako samostatné soubory. Místo toho jsou různé verze dokumentu obsaženy v jednom souboru.

Dodržování revizní způsobilosti a kompatibility s GoBD

Verzování dokumentů zajišťuje dodržování revizní způsobilosti a kompatibility s GoBD.

Aby byla zaručena revizní způsobilost, musí být všechny detaily změny dokumentů a souborů jednoznačně sledovatelné. Je třeba zajistit, že takovou změnu mohou provádět pouze oprávnění zaměstnanci. Ale stejně důležité je i vědět, co a kdy zaměstnanci změnili ještě za několik let.

Strukturování společného přístupu

PaperOffice není jen systém pro správu dokumentů, ale také rozsáhlá aplikace pro spolupráci. Nabízí nejen široké funkce pro work flow, razítka a úkoly, ale také integrovaný nástroj pro usnadnění spolupráce na dokumentech.

Díky verzování ví každý uživatel, kdy a jakým způsobem byl dokument změněn a kým. Pokud uživatel začne dokument upravovat, je pro ostatní uživatele uzamčen a nelze jej současně upravovat.

Check-Out a Check-In usnadňuje spolupráci na dokumentu a kontroluje přístupová práva. Pomocí funkce Check-Out uživatel dočasně uzamkne dokument.

Poté, co jej upraví, první uživatel dokument přidá jako novou verzi pomocí Check-In. Dříve nastavený zákaz úprav je odstraněn.

Bezpečnost a dodržování mnoha právních norem a předpisů

Nejdůležitější na verzování je samozřejmě to, že všechny právní požadavky a stále důležitější aspekty dodržování mohou být prokazatelně splněny. Každá změna dokumentu je sledovatelná až k uživateli, který ji provedl.

Volba správného softwaru DMS pro verzování

Shrnutě je zřejmé, že verzování podporované systémem DMS přináší mnoho výhod.

Nejlepší na verzování je však to, že podniky jsou schopny automatizovat tvorbu, revize a distribuci důležitých obchodních dokumentů.

PaperOffice umožňuje mnoha podnikům dosáhnout revizní způsobilosti. Je důležité, aby bylo možné všechny změny v podnikových dokumentech kdykoli rychle sledovat.

Začít je snadnější, než si myslíte.

Máte stále obavy, že na to nejste schopni? Přečtěte si případové studie našich zákazníků o integraci PaperOffice do vašeho podnikání a přesvědčte se sami o jednoduchosti, nebo si jednoduše zažádejte o testovací instalaci.