Insider News Magazine o PaperOffice
Insider News Magazine o PaperOffice
Chceme se stát přáteli

Nejvyšší možné nabídky slev

Exkluzivní interní zprávy

Bezplatné bonusové aktualizace

Nejvyšší možné nabídky slev

Exkluzivní interní zprávy

Bezplatné bonusové aktualizace

Přátelství Důvěra Ehonorní slovo
Nikdy nebudeme poskytovat vaši e-mailovou adresu nikomu jinému a každý e-mail obsahuje odkaz na jedno kliknutí k zrušení odběru.

Verzování: Provádění revizního zajištění archivace dokumentů.


Profesionální tip

Verzování dokumentů je jednou z klíčových funkcí dokumentového systému.
Verzování zajistí, že dokument nemůže být upravován současně více zaměstnanci a zároveň automaticky verzovatuje dokumenty a poskytuje rozsáhlou kontrolu verzí.
Všechny změny v obchodní dokumentaci tak mohou být kdykoliv a rychle zpětně sledovány.

Jakou roli hraje verzování v systému pro správu dokumentů DMS?

Funkce z oblasti verzování hrají pro mnoho uživatelů softwaru pro správu dokumentů DMS důležitou roli. Zde se dozvíte více o výhodách.

Pojem verzování není v rámci systému pro správu dokumentů (DMS) neznámý. Stále více se ukazuje důležitost použití systému pro správu dokumentů, který má kompatibilní kontrolu verzí a revizní verzování podle GoBD.

Všichni známe tento případ, že smlouva je upravována vícekrát - změna tady, poznámka tam, kontrola, změna celkového součtu a nakonec dohoda. Každá jednotlivá změna je uložena k lokálnímu uložení na počítači a odeslaná k další kontrole.

Pokud je kolega nebo zákazník zavolá a požádá o verzi posledního měsíce s provedenou „XYZ“ změnou, všechno se zastaví.

Výsledkem je chaos ve verzích a redundance.

Nejpozději v tomto okamžiku se vyplatí přemýšlet o verzování nebo správě verzí dokumentů.

Software PaperOffice DMS disponuje automatickým verzováním dokumentů a rozsáhlou kontrolou verzí. Bez rozdílu, jestli odstraňujete stránky, otáčíte je nebo černáte určité oblasti v PaperOffice, vše se revizně verzuje podle GoBD pro dokonalou organizaci.

Papierstapel vor Computer
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Výhody softwaru pro správu dokumentů

Z centrálního zaměření softwaru pro správu dokumentů vyplývají různé výhody pro firmu. Například je zajištěno, že všichni zaměstnanci pracují s těmi samými správnými daty.

Dále se eliminují případy neslučitelnosti, takže je umožněn plynulý informační tok v rámci pracovních postupů.

Tím se také eliminuje zdvojená údržba dat a předejde se také přenosovým chybám, což se opět pozitivně projevuje na kvalitě spravovaných dat.

Mnoho firem, zejména malých a středních podniků, se domnívá, že se jedná o překážku pro zabezpečení dat a proto podporují použití systému pro správu dokumentů, zkráceně DMS, jako je ten od PaperOffice.

Řešení

Díky systému PaperOffice DMS a integrovanému modulu pro správu verzí VersionControl máte vždy plnou kontrolu nad svými dokumenty a jejich změnami.

Co je verzování?

Zjednodušeně řečeno, verzování zaznamenává veškeré změny v dokumentech.

Pojem verzování lze snadno vysvětlit: Je to způsob, jakým se zachytávají změny v dokumentech nebo souborech.

Každá změna dokumentu je detekována a uložena jako stínová kopie nové verze dokumentu.

Při každé změně dokumentu je v příslušném archivu uložena "novější" verze dokumentu. Protokolování změn zajišťuje transparentnost a snadnou sledovatelnost.

V daném okamžiku ví budoucí uživatel, kdy dokument změnil, a který pracovník je za tuto změnu zodpovědný. V celém životním cyklu dokumentu tak získáte přehled.

Verzování může být provedeno automaticky nebo manuálně.

Ale jaký je mezi nimi rozdíl? To a všechny metody verzování, které PaperOffice DMS podporuje, jsou podrobně popsány v našem Workshop Tutoriálu .

Jaké druhy verzování existují?

Automatizované verzování

PaperOffice automaticky rozpozná, kdy dojde ke změně dokumentu. To může být buď u dokumentu Word nebo díky integrovanému modulu WorkBench u dokumentu PDF.
Aktualizovaná kopie změněného dokumentu je automaticky vytvořena PaperOffice po dokončení úprav a je uložena ve skupině dokumentů "Dokumenty ve zpracování". Verze dokumentu je aktualizována až po kliknutí na "Ukončit úpravy".
Tím se zaručuje, že dokumenty v síti nemohou být přepsány. Dokumenty jsou udržovány ve zmíněné skupině dokumentů, dokud na nich pracujete.

Po zařazení "novější verze" dokumentu do systému aktualizuje PaperOffice náhledový obrázek a znovu provede rozpoznání textu. Předchozí verze zůstávají k dispozici a mohou být vyvolány.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Manuální verzování

Manuální verzování je ideální pro dokumenty, které jsou vytištěné a například ručně podepsané a poté je třeba je naskenovat jako novou verzi.

Při manuálním verzování spouští uživatel verze ručně.

Tip

Ohledně "Verzování dokumentů s Document Management PaperOffice, které splňuje požadavky na záruky revize a GoBD " existuje video na YouTube, které tento postup srozumitelně vysvětluje:

PaperOffice pomocí integrované umělé inteligence rozpozná, že tento dokument je již existující a navrhne, že nově naskenovaný dokument se má archivovat jako verze stávajícího dokumentu. Nebo pokud se jedná o odlišný dokument podle vzhledu a není rozpoznán umělou inteligencí, může být manuálně archivován jako nová verze stávajícího dokumentu.

Výhody použití DMS pro řízení verzí

Jednotné archivování

Po archivaci dokumentů v PaperOffice zajišťuje integrované verzování, že nebudou ukládány množství kopií jako samostatné soubory. Místo toho jsou různé verze dokumentu obsaženy v jednom souboru.

Dodržování revizní způsobilosti a kompatibility s GoBD

Verzování dokumentů zajišťuje dodržování revizní způsobilosti a kompatibility s GoBD.

Aby byla zaručena revizní způsobilost, musí být všechny detaily změny dokumentů a souborů jednoznačně sledovatelné. Je třeba zajistit, že takovou změnu mohou provádět pouze oprávnění zaměstnanci. Ale stejně důležité je i vědět, co a kdy zaměstnanci změnili ještě za několik let.

Strukturování společného přístupu

PaperOffice není jen systém pro správu dokumentů, ale také rozsáhlá aplikace pro spolupráci. Nabízí nejen široké funkce pro work flow, razítka a úkoly, ale také integrovaný nástroj pro usnadnění spolupráce na dokumentech.

Díky verzování ví každý uživatel, kdy a jakým způsobem byl dokument změněn a kým. Pokud uživatel začne dokument upravovat, je pro ostatní uživatele uzamčen a nelze jej současně upravovat.

Check-Out a Check-In usnadňuje spolupráci na dokumentu a kontroluje přístupová práva. Pomocí funkce Check-Out uživatel dočasně uzamkne dokument.

Poté, co jej upraví, první uživatel dokument přidá jako novou verzi pomocí Check-In. Dříve nastavený zákaz úprav je odstraněn.

Bezpečnost a dodržování mnoha právních norem a předpisů

Nejdůležitější na verzování je samozřejmě to, že všechny právní požadavky a stále důležitější aspekty dodržování mohou být prokazatelně splněny. Každá změna dokumentu je sledovatelná až k uživateli, který ji provedl.

Volba správného softwaru DMS pro verzování

Shrnutě je zřejmé, že verzování podporované systémem DMS přináší mnoho výhod.

Nejlepší na verzování je však to, že podniky jsou schopny automatizovat tvorbu, revize a distribuci důležitých obchodních dokumentů.

PaperOffice umožňuje mnoha podnikům dosáhnout revizní způsobilosti. Je důležité, aby bylo možné všechny změny v podnikových dokumentech kdykoli rychle sledovat.

Začít je snadnější, než si myslíte.

Máte stále obavy, že na to nejste schopni? Přečtěte si případové studie našich zákazníků o integraci PaperOffice do vašeho podnikání a přesvědčte se sami o jednoduchosti, nebo si jednoduše zažádejte o testovací instalaci.

FAQs

Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Jak provádět verzi dokumentů právně závazně?":

Pro koho je vhodný bezpapírový kancelář?

Rychlá a jednoduchá odpověď na tuto otázku zní: pro všechny společnosti. Bez ohledu na odvětví nebo velikost podniku si bezpapírový kancelář může výhody vychutnat každý, ať už jde o malé a střední podniky (SME) nebo velké společnosti. Přechod na bezpapírový kancelář je však zejména pro malé a střední podniky výhodný: Díky snížení nákladů a zjednodušení procesů se uvolní rozpočet pro další růstové příležitosti.

Můžu použít cloudového poskytovatele DMS pro svůj bezpapírový kancelář?

Ne. Dalším faktorem, který se stal aktuálním zejména po naprostém provedení GDPR v roce 2018, je ochrana osobních údajů. Řešení a softwarové nástroje DMS se používají ke zpracování, správě a ukládání dokumentů, které často obsahují citlivé osobní údaje. Porušení nařízení GDPR se trestají vysokými pokutami ze strany legislativy.

Závěr

  • Výhody odůvodňují úsilí a náklady

    Práce v digitální podobě a přechod starých dokumentů do nové doby bude nejlepší investicí, jak ušetřit mnoho času, peněz a nervů v budoucnosti.

  • Potřebujete někoho, kdo se v tom vyzná

    Abyste využili všechny výhody digitalizace, nemusíte mít vlastního IT specialistu.
    To, co potřebujete, je správný partner, který dokáže přesně zrealizovat to, co potřebujete na základě svých zkušeností. Vyhněte se panikařům a raději zvolte testovací provoz místo hezkých prezentací PowerPoint, které nebyly skutečně vyzkoušeny.

  • Hardware je obvykle již k dispozici

    Zkušenosti ukazují, že téměř každá firma a organizace má velkoplošný kopír, který nevyužívá své možnosti. Tato zařízení mají ráda skenování ve velkém objemu, tolerují sponky a mohou být základem pro digitální start bez nutnosti investice do skeneru.

  • Levnější, než se očekávalo s správným DMS

    Chraňte se před pastmi s DMS / ECM systémy, které vás vydají výrobcům napospas. Nedělejte kompromisy, pokud jde o vlastní správu dokumentů a nastavování. Pokud potřebujete pomoc, výrobce vám rád pomůže, ale zůstaňte samostatní a nezávislí.

  • Budoucnost je v digitální automatizaci

    Procesy budou probíhat úplně stejně jako v budoucnosti, ale budou plně automatizované.
    Faktura dorazí? Spustí se pracovní postup a vše půjde po své jednou definované cestě.
    Prohledávat tisíce složek? Žádný problém, protože máte své vlastní vyhledávače Google!

PaperOffice řeší každý problém: Zaručeno.

Případová studie

Optimalizace pracovních postupů díky PaperOffice DMS

"Již při první schůzce s PaperOffice si všimnete 20 let zkušeností PaperOffice v oblasti správy dokumentů."

Alexander Staruk
finanční ředitel Mennonitského bratrstva Bielefeld e. V.