QNAP Spravce dokumentů DMS pro NAS

Systémy pro správu dokumentů, elektronickou správu dokumentů, nazývané také DMS, podporují vaši organizaci při elektronické a strukturované organizaci obchodních dokumentů. DMS je tak důležitým krokem k papírovému kanceláři.

V kombinaci s vaším QNAP NAS tvoří ideální duo pro digitalizaci analogových úložišť a zvýšení efektivity procesů vyhledávání a archivace.

Softwarový produkt PaperOffice DMS pro správu dokumentů je jediným oficiálně schváleným systémem DMS společnosti QNAP pro vaše zařízení QNAP na světě..

Co je NAS?

Pod značkou „QNAP NAS“ prodává taiwanská společnost QNAP různá síťová úložiště (NAS zařízení). Tato zařízení umožňují podnikům i soukromým uživatelům efektivně chránit, organizovat a využívat svá data.

NAS je server s vlastním operačním systémem, který poskytuje svůj úložný prostor přes síť.

QNAP NAS je ideální platformou pro všechny firmy, zejména malé a střední podniky, k rychlému a snadnému ukládání firemních dat.

Následující článek vám ukáže, jak maximalizovat využití vašeho QNAP NAS ve vaší firmě a jak jednoduše funguje správa dokumentů bez Dockeru.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Proč používat NAS místo cloudu?

Existuje několik důvodů, proč byste měli používat NAS (Network Attached Storage) místo řešení v cloudu, zde je pár příkladů:

• 1. Kontrola a bezpečnost: NAS je pod fyzickou kontrolou společnosti, což znamená, že jako společnost máte plnou kontrolu nad svými daty a můžete zajistit, že tato data jsou bezpečná a chráněná.
  V cloudovém prostředí jsou data však přenášena na externího poskytovatele a nejsou podrobována stejným bezpečnostním standardům jako samotná společnost.


• 2. Ochrana soukromí: Při ukládání osobních údajů musí společnosti dodržovat právní předpisy o ochraně osobních údajů stanovené nařízením GDPR Evropské unie. Proto společnosti při výběru technologií a služeb pro úložiště musí zajistit dodržování těchto zásad ochrany soukromí.
  NAS (Network Attached Storage) je vhodnější volbou než cloudové řešení, pokud jde o dodržování předpisů GDPR.
  Protože zůstává vlastnictvím společnosti, mohou být data zpracovávána a chráněna přímo společností. NAS také poskytuje vysokou míru flexibility, protože data nemusí být uložena v externím datovém centru. Společnosti mohou také data na NAS zařízení šifrovat k ochraně před neautorizovaným přístupem.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Připojení k internetu: NAS lze používat nezávisle na připojení k internetu, což je ideální pro firmy, které pracují v oblastech s venkovskou nebo nestabilním připojením k internetu.


• 4. Náklady: Náklady jsou důležitou výhodou, kterou NAS nabízí oproti cloudovému úložišti. NAS je ve srovnání s cloudovou službou levnější, protože za něj je třeba zaplatit pouze jednou a patří vám úplně.
  Měsíční náklady na NAS jsou navíc značně nižší než při použití cloudové služby. NAS totiž nevyžaduje platbu měsíčního předplatného. Navíc u NAS nevznikají dodatečné poplatky za šířku pásma, které se mohou objevit u cloudových služeb.


• 5. Flexibilita: NAS společnostem poskytuje větší flexibilitu při volbě hardwaru a kapacity úložiště. Dále umožňuje rozšíření úložného prostoru, aby bylo možné vyhovět rostoucím požadavkům společnosti.

Systém PaperOffice DMS ve spojení s QNAP NAS nabízí vaší společnosti jednoduché a spolehlivé řešení pro správu dokumentů.

Software PaperOffice DMS je snadno použitelný software, který společnostem umožňuje organizovat, ukládat, kategorizovat a spravovat své dokumenty tak, aby byly snadno přístupné kdykoli a kdekoli.

Kombinací NAS a efektivní správy PaperOffice DMS můžete zvýšit produktivitu své společnosti tím, že zajistíte, že dokumenty lze rychle a spolehlivě nalézt. Zároveň poskytuje další ochranu pro data, protože jsou uložena na NAS a ne na lokálních počítačích nebo externím cloudu.

Jak je složitá instalace a konfigurace databáze?

Instalace a konfigurace databáze na vašem QNAP NAS nejsou náročné a nevyžadují odborníka IT.

Zejména protože provoz kontejnerů Docker se obecně považuje za nestabilní a nespolehlivé řešení integrace, PaperOffice se rozhodl poskytnout etablované a spolehlivé řešení pro ukládání dat pomocí přímého používání MariaDB místo Dockeru.

Na rozdíl od instalace Dockeru je konfigurace pomocí PapuOffice YouTube videí snadno proveditelná i pro neznalého do několika minut.

Jak přenést data na QNAP NAS?

Existuje několik způsobů, jak přenést data do systému pro správu dokumentů PaperOffice (DMS), který je provozován na síťovém úložišti QNAP NAS (Network Attached Storage). Zde je několik příkladů:

Skenování dokumentů

Postup je jednoduchý: pokud data ještě nejsou digitálně k dispozici, je nejprve nutné naskenovat nebo vyfotografovat dokumenty ve formě papíru.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Váš skener nebo jiné digitální zařízení nejen převede dokument na obraz, ale také umožňuje elektronicky „číst“ jeho obsah. Skenerovací funkce integrovaná do aplikace PaperOffice DMS se připojí k vašemu skeneru a tak přenáší digitální médium do softwaru pro správu dokumentů.

O tom, jak nejlépe integrovat skener a digitalizovat dokumenty, jsme již napsali v jiném článku.

Digitální archiv dokumentů

Digitalizovaná data, jako jsou e-maily nebo digitální soubory, lze jednoduše přetáhnout do rozhraní PaperOffice pomocí technologie Drag&Drop. Pokud chcete archivovat více dokumentů bez ručního úsilí, můžete využít funkci monitorování složek, která je integrovaná do PaperOffice. Tato funkce umožňuje hladké archivování na pozadí.

Existující data

Systém pro správu dokumentů PaperOffice také usnadňuje uživatelům přesun již digitálně dostupných dat, která byla dosud uložena na pevných discích notebooků nebo stolních počítačů, na společně používané úložiště, QNAP NAS.

Všechna existující data lze importovat do systému pro správu dokumentů pomocí jediného kliknutí myší.

Přidaná hodnota a výhody QNAP NAS ve spojení s PaperOffice DMS

Použití QNAP NAS (Network Attached Storage) ve spojení s řízením dokumentů (DMS) PaperOffice přináší řadu výhod, mezi něž patří:

• 1. Centralizovaná správa dat: DMS umožňuje ukládat a organizovat všechny dokumenty a soubory na jednom centrálním místě, což usnadňuje spolupráci a přístup k datům, protože každý zaměstnanec může získat přístup k požadovaným souborům bez nutnosti jejich kopírování na USB flash disk.
  Toto šetří čas a zabrání chybám způsobeným ručním přenosem.


• 2. Zvýšená bezpečnost: NAS poskytuje dodatečné bezpečnostní funkce, jako je šifrování a redundancy, které chrání data před ztrátou nebo neoprávněným přístupem. Stejně jako vyšší datovou bezpečnost pomocí různých možností zálohování.
  Můžou být vytvářeny automatické zálohy, aby bylo možné obnovit důležité soubory v případě selhání nebo nechtěného smazání. Je také možné šifrovat data, aby se zajistilo, že jsou citlivá data chráněna před neoprávněným přístupem.


• 3. Zvýšená rychlost přístupu: NAS umožňuje rychlejší přístup k datům a jejich úpravám, což zvyšuje produktivitu.


• 4. Snadná údržba a aktualizace: DMS a NAS jsou nezávislé na sobě a mohou být údržbou a aktualizacemi spravovány nezávisle na sobě, což usnadňuje údržbu.


• 5. Zvýšená flexibilita: Kombinace QNAP NAS a PaperOffice DMS nabízí řadu konfiguračních a přizpůsobitelných možností, aby splňovaly požadavky společnosti.


• 6. Také by jednoduchá rozšiřitelnost kapacity úložiště byla jednou z výhod. Protože společnosti často rostou a potřebují více úložného prostoru, lze QNAP NAS snadno rozšířit, aby vyhověl rostoucím požadavkům. Je to efektivnější a jednodušší než jiná řešení úložiště, jako jsou externí disky nebo cloudová řešení.


• 7. Podpora mobilního přístupu a práce z dálky: Použitím QNAP NAS a PaperOffice DMS je možné přistupovat k datům a upravovat je odkudkoli, což rozšiřuje možnosti práce na dálku a mobilní spolupráce.


• 8. Zvýšená efektivita: Použití PaperOffice DMS a QNAP NAS umožňuje rychlejší vyhledávání, organizaci dat a automatizaci procesů, což zvyšuje efektivitu.


• 9. Další výhoda QNAP NAS ve spojení s řízením dokumentů je rozsáhlá správa uživatelů, včetně možnosti vytvářet a spravovat více uživatelských účtů.
  To umožňuje společnostem nastavit různá přístupová práva pro různé zaměstnance nebo oddělení. Například zaměstnanec v účetnictví může mít přístup k finančním dokumentům, zatímco zaměstnanec v marketingu má přístup pouze k marketingovým dokumentům.

Systém pro správu dokumentů umožňuje společnostem ukládat a spravovat své dokumenty a soubory na jednom centrálním místě. Umožňuje usnadnění vyhledávání a spolupráce, protože zaměstnanci mohou přistupovat k požadovaným souborům odkudkoli. Také umožňuje automatizaci toků dokumentů pro úsporu času a zdrojů.

Systém pro správu dokumentů (DMS) ve spojení s QNAP NAS (Network Attached Storage) poskytuje společnostem výkonné a spolehlivé řešení pro správu a ukládání dokumentů ve společnostech a přístup k jejich dokumentům a souborům.