Veřejná instituce
Radnice
Carrión de los Condes
Pan Carlos A. Garcia Manažer marketingu a komunikace
Výchozí pozice
Jako orgán ve veřejné instituci musí radnice města Carrión de los Condes spravovat velké množství důležitých dokumentů: dokumenty, žádosti, průkazy totožnosti, registrační osvědčení, ale také stavební spisy a obchodní dokumenty, korespondenci a mnoho dalšího.
Radnice bohužel dosud výrazně neprospěla z použití vhodného softwaru pro správu dokumentů, protože dosud nebylo nalezeno žádné vhodné řešení.
Pro usnadnění a zefektivnění vyhledávání plánoval městský archiv digitalizaci dokumentace a začlenění obsahu do interní archivní databáze.
Ruční zpracování by bylo příliš časově náročné, a proto byla požadována automatizovaná extrakce informací.
Cílem městské správy bylo digitalizovat stávající papírové dokumenty, zavést optimalizaci procesů a řízení workflow nad všemi příchozími a odchozími dokumenty, automatizovat velkou část procesů na pozadí a tím optimalizovat proces správy nemovitostí.
Existující problém
V minulosti byl celý vládní systém založen na papíře. Žádosti podané občany byly roztříděny do spisů registračním úřadem, předány na radnici, kde byly doplněny další dokumenty.
Dokumenty se pak přesunuly na metr dlouhé policové stěny, které pokrývaly celé stěny kanceláře a byly tam uloženy po celá léta.
Ale s existujícími a každodenními příchozími dokumenty dosáhl manuální systém radnice Carrión de los Condes svých limitů: Jednotlivé účtenky byly často podány nesprávně nebo dříve odstraněny kolegy a dosud nebyly vráceny zpět. Zapojení externích institucí bylo také obtížné, například když radnice nebo odborníci potřebovali přístup k posuzování žádostí.
"Museli jsme se vyhnout nákladům na ukládání tím, že jsme dokumenty ukládali do složek. Hledání dokumentů bylo navíc časově náročné a často zahrnovalo návštěvu archivu",
vzpomíná pan Carlos A. Garcia manažer marketingu a komunikace.
Výsledkem byla zdlouhavá doba zpracování a neefektivita při zpracování, získávání a předávání potřebné dokumentace.
Největším problémem však bylo stáří dokumentů, protože se staly křehkými. Úřad proto hledal správu digitálních dokumentů.
Případová studie, provedená společně se systémem správy dokumentů PaperOffice, byla založena na zájmu, jak je běžné v každém správním orgánu, udržovat četné papírové záznamy a spisy a mít k dispozici fyzický prostor a personál (někteří v kritickém stavu) pro ukládání, klasifikaci a organizaci.
Navzdory rozpočtovému prostoru dospěl obecní úřad Carrión de los Condes k závěru, že tento staromódní systém musí být nahrazen moderním, moderním a digitálním. Tímto způsobem se veřejná instituce může místo vyhledávání dokumentů věnovat skutečnému úkolu městské správy: občanům.
"Jen jsme posunuli práci dopředu a teď máme náskok."
García, manažer marketingu a komunikace správy Carrión de los Condes, hledal řešení pro digitalizaci všech problémů, kterým čelí všechny veřejné instituce. Předpokládalo se také digitalizace všech administrativních úkolů obce, které byly dříve do značné míry analogické.
Proč si radnice vybrala PaperOffice DMS
Nejdůležitějšími kritérii výběru byly spolehlivost a bezpečnost, protože spravované dokumenty jsou důvěrné, jako jsou osobní dokumenty nebo finanční situace žadatele.
Různí poskytovatelé cloudu nebo řešení s otevřeným zdrojovým kódem nebyli zvažováni kvůli předpisům o ochraně údajů ve veřejné instituci, protože bezpečnost osobních údajů GDPR a dlouhodobá bezpečnost investic nemohla být zaručena.
Vzhledem k tomu, že PaperOffice DMS není cloudová aplikace a ukládá všechna data do centrální databáze umístěné na radnici, bylo nakonec rozhodnuto otestovat požadovaný scénář testem.
"Již při první schůzce s PaperOffice si všimnete 20 let zkušeností PaperOffice v oblasti správy dokumentů."
PaperOffice překonává všechny standardy dokumentů a právní předpisy, zejména díky vysoce šifrovanému ukládání dokumentů přímo na radnici a ne v cloudu.
Potřeba používat systém správy dokumentů, který má kompatibilní správu verzí a správu verzí odolnou proti auditu, je jasnější než kdy jindy.
Obrovským důvodem pro rozhodnutí byla dostupnost podpory, protože v minulosti byly učiněny velmi špatné zkušenosti s jinými poskytovateli, což také vedlo k zastavení radnice.
Zejména pro zajištění spolehlivosti a simulaci skutečných problémů byla několikrát kontaktována podpora PaperOffice, aby posoudila, zda byly dodrženy termíny a jaká byla kvalita podpory.
PaperOffice je zde před všemi ostatními výrobci.PaperOffice přijal výzvu - cíle a načasování
Bylo rozhodnuto o digitalizaci všech existujících papírových dokumentů do digitálního archivu.
Speciálně pro digitální transformaci byla městskou radou Carrión de los Condes založena organizace smíšeného vzdělávacího a zaměstnaneckého programu s názvem "Vytvoření digitálního archivu". Tato organizace spolu se specialisty PaperOffice v současné době školí osm studentů a dva profesory.
V něm jsou získané znalosti aplikovány v reálné praxi, s přesným pracovním postupem, který pomáhá optimalizovat čas a zahájit řešení digitalizace historického archivu, který pochází z roku 1820.
"Manuální zpracování dokumentů by nás stálo spoustu času. S automatizovaným řešením od PaperOffice DMS by bylo možné výrazně snížit manuální úsilí a zároveň investovat do technologií orientovaných na budoucnost."
Jako odborník v oblasti inteligentního zpracování dokumentů AI byl PaperOffice DMS pověřen digitalizací stávající dokumentace.
Stávající papírové dokumenty byly pečlivě naskenovány zaměstnanci radnice a archivovány v PaperOffice DMS. Systém správy dokumentů poté vytvoří miniaturu všech naskenovaných dokumentů a provede podrobné rozpoznávání textu. To znamená, že jakýkoli textový obsah všech dokumentů lze nalézt během několika sekund pomocí vyhledávače integrovaného v PaperOffice.
Výhody díky digitalizaci s PaperOffice
Díky implementaci digitalizace PaperOffice byl městský archiv Carrión de los Condes již schopen:
- Úspora času a zdrojů
- Snadný přístup k dokumentům
- Dostupnost dokumentů pro každého pověřeného zaměstnance
- Poskytněte jasné podání
Nyní snadnější a rychlejší dostupnost dat a dokumentů zásadně a trvale mění procesy radnice. Administrativní znalosti jsou nyní organizovány transparentně a k dispozici ve správný čas.
"Zabezpečení dat, automatizované pracovní postupy, digitalizace dokumentů a snadná integrace PaperOffice do administrativního prostředí přinesly to, co tato městská správa potřebovala ke snížení spotřeby papíru, minimalizaci papírových procesů, archivaci křehkých dokumentů a jejich dlouhodobému uchování a získání prostoru a tím k úspoře nákladů."
Základem pro digitalizaci všech dokumentových procesů ve veřejné správě je v tomto smyslu PaperOffice DMS.
Kromě obecného procesu archivace:
- Archivace odolná proti revizím
- Optimalizace organizačních procesů
- Lepší organizace dokumentace
- Rychlejší vyhledávání dokumentů
- Zjednodušená komunikace a řešení úloh
zaručený.
Konečný výsledek
Městská rada odstranila problém dříve papírových dat, všechny křehké dokumenty pocházející z archivu byly pečlivě naskenovány a tím archivovány. Vzhledem k tomu, že PaperOffice spouští rozpoznávání textu OCR na všech příchozích datech, zaměstnanci radnice již nemusí dokumenty vynášet, ale mohou je jednoduše vyhledávat v rámci PaperOffice.
Městská správa nyní používá centrální systém správy dokumentů s podporou pracovních postupů.
Radnice nyní může najít soubory případů, stejně jako čísla případů s jejich přidruženými jmény, umístěními a daty, během několika sekund. Archiv tak může pomoci svým občanům rychleji a s větší přesností, zatímco originály zůstávají nedotčeny.
O radnici Carrión de los Condes
Rozloha: 63,37 km². Počet obyvatel: 2 096 (2018)
Provincie: Palencia. Společenství Kastilie a León
Starosta: Jose Manuel Otero Sanz.
Populační centra: Carrión de los Condes;
Toto město s více než 2 000 obyvateli se nachází v centru provincie Palencia. Podle archeologických nálezů se počátky obce datují do předřímských dob.
Dnes je město známé pro všechny poutníky, kteří chodí po Svatojakubské cestě, protože město je na Cestě svatého Jakuba a má poutní ubytovny.
