Ofertes de descompte més altes possible.
Notícies exclusives internes
Actualitzacions de bonificació gratuïtes
Ofertes de descompte més altes possible.
Notícies exclusives internes
Actualitzacions de bonificació gratuïtes
Amistat Confiança Paraula d'honor
Mai donarem la teva adreça de correu electrònic a ningú altre i cada correu electrònic inclou un enllaç per donar-te de baixa amb un sol clic.
Indústria
Institució pública
Regió
Província de Palència, Espanya
Departaments
Oficina Principal
Administració de la ciutat
Indústria
Institució pública
Regió
Província de Palència, Espanya
Departaments
Oficina Principal
Administració de la ciutat
Sr. Carlos A. García Responsable de Màrqueting i Comunicació
Suggeriment professional
Indústria
Institució pública
Regió
Província de Palència, Espanya
Departaments
Oficina Principal
Administració de la ciutat
Com a autoritat en la institució pública, l'ajuntament de la ciutat de Carrión de los Condes ha de gestionar un gran nombre de documents importants: documents, sol·licituds, DNI, certificats de registre però també expedients de construcció i documents empresarials, correspondència i molt més.
Malauradament, fins ara l'ajuntament no s'ha beneficiat significativament de l'ús d'un programari de gestió documental adequat, ja que encara no s'ha trobat cap solució adequada.
Per tal de fer la cerca més fàcil i eficient, l'arxiu municipal tenia previst digitalitzar la documentació i incorporar el contingut a la base de dades interna d'arxius.
El processament manual hauria estat massa llarg, per la qual cosa es va buscar l'extracció automàtica d'informació.
L'objectiu de l'administració de la ciutat era digitalitzar els documents en paper existents, portar l'optimització de processos i el control del flux de treball sobre tots els documents entrants i sortints, automatitzar gran part dels processos en segon pla i optimitzar així el procés de gestió de la propietat.
En el passat, tot el sistema de govern es basava en el paper. Les sol·licituds presentades pels ciutadans van ser ordenades en expedients per l'oficina de registre, requisades a l'ajuntament, on es van afegir documents addicionals.
Els documents van migrar a parets de prestatgeries d'un metre de llarg que cobrien totes les parets de l'oficina i es van emmagatzemar allà durant anys.
Però amb els documents entrants existents i diaris, el sistema manual de l'ajuntament de Carrión de los Condes va arribar als seus límits: els rebuts individuals sovint es presentaven incorrectament o prèviament retirats pels companys i encara no s'havien tornat a posar. La implicació d'institucions externes també va ser difícil, per exemple, quan ajuntaments o experts necessitaven accés per avaluar les sol·licituds.
Carlos A. Garcia director de màrqueting i comunicació.
El resultat van ser llargs temps de processament i ineficiències en la tramitació, recuperació i reenviament de la documentació necessària.
Però el problema més gran era l'edat dels documents, perquè es van tornar fràgils. En conseqüència, l'autoritat va anar a la recerca de la gestió de documents digitals.
El cas d'estudi, realitzat juntament amb el sistema de gestió documental PaperOffice, es va basar en la preocupació, com és habitual en qualsevol òrgan administratiu, de mantenir els nombrosos registres i expedients en paper i de disposar d'un espai físic i personal a disposició (alguns en estat crític) per emmagatzemar, classificar i organitzar.
Malgrat el marge pressupostari, l'autoritat municipal de Carrión de los Condes va arribar a la conclusió que aquest sistema antiquat havia de ser substituït per un de modern i digital. D'aquesta manera, en lloc de buscar documents, la institució pública pot dedicar-se a la tasca real d'una administració de la ciutat: els ciutadans.
Carlos A. García, Director de Màrqueting i Comunicació de l'administració Carrión de los Condes, buscava una solució per digitalitzar tots els problemes als als que s'enfronten totes les institucions públiques. També es preveia digitalitzar totes les tasques administratives del municipi, que abans eren en gran part anàlogues.
Els criteris de selecció més importants van ser la fiabilitat i la seguretat, ja que els documents gestionats són confidencials, com els documents personals o la situació financera del sol·licitant.
Diversos proveïdors de núvol o solucions de codi obert no es van considerar a causa de la normativa de protecció de dades a la institució pública, ja que no es podia garantir la seguretat de les dades personals GDPR i la seguretat de la inversió a llarg termini.
Atès que El DMS de PaperOffice no és una aplicació en el núvol i emmagatzema totes les dades en una base de dades central situada a l'ajuntament, finalment es va decidir provar l'escenari requerit amb una prova.
PaperOffice supera tots els estàndards de documents i directrius legals, en particular a causa de l'emmagatzematge de documents altament xifrat directament a l'ajuntament i no en un núvol.
La necessitat d'utilitzar un sistema de gestió documental que tingui un control de versions compatible i versions a prova d'auditoria és més clara que mai.
Un motiu enorme de la decisió va ser l'accessibilitat del suport, ja que en el passat s'han fet molt males experiències amb altres proveïdors, la qual cosa també va provocar l'estancament de l'ajuntament.
En particular, per garantir la fiabilitat i simular problemes reals, es va contactar amb el suport de PaperOffice diverses vegades per avaluar si es complien els terminis i quina era la qualitat del suport.
PaperOffice està per davant de qualsevol altre fabricant aquí.Es va prendre la decisió de digitalitzar tots els documents en paper existents en un arxiu digital.
Especialment per a la transformació digital, l'ajuntament de Carrión de los Condes va fundar una organització d'un programa mixt de formació i ocupació titulat "Creació d'un arxiu digital". Aquesta organització, juntament amb els especialistes de PaperOffice, està formant actualment vuit estudiants i dos professors.
En ella, els coneixements adquirits s'apliquen en una pràctica real, amb un flux de treball precís que ajuda a optimitzar el temps i iniciar la solució de digitalització de l'arxiu històric, que es remunta a la dècada de 1820.
Com a expert en el camp del processament intel·ligent de documents d'IA, el PaperOffice DMS va rebre l'encàrrec de digitalitzar la documentació existent.
Els documents en paper existents van ser acuradament escanejats pels empleats de l'Ajuntament i arxivats en PaperOffice DMS. A continuació, el sistema de gestió documental crea una miniatura de tots els documents escanejats i realitza un reconeixement de text detallat. Això vol dir que qualsevol contingut de text de tots els documents es pot trobar en segons utilitzant el motor de cerca integrat al PaperOffice.
Gràcies a la implantació de la digitalització de PaperOffice, l'arxiu municipal de Carrión de los Condes ja va poder:
La disponibilitat ara més fàcil i ràpida de dades i documents està canviant fonamentalment i permanentment els processos de l'ajuntament. El coneixement administratiu s'organitza de manera transparent i disponible en el moment adequat.
En aquest sentit, la base per a la digitalització de tots els processos basats en documents en l'Administració Pública s'estableix amb el DMS PaperOffice.
A més del procés general d'arxiu:
Garantit.
L'ajuntament ha eliminat el problema de les dades prèviament en paper, tots els documents fràgils procedents de l'arxiu han estat acuradament escanejats i així arxivats. Atès que el PaperOffice executa el reconeixement de text OCR en totes les dades entrants, els empleats de l'ajuntament ja no han de treure els documents, sinó que simplement poden cercar-los dins del PaperOffice.
L'administració de la ciutat ara utilitza un sistema central de gestió documental habilitat per al flux de treball.
L'Ajuntament ara pot localitzar arxius de casos, així com números de cas amb els seus noms associats, ubicacions i dates, en qüestió de segons. D'aquesta manera, l'arxiu pot ajudar els seus ciutadans més ràpidament i amb més precisió, mentre que els originals romanen intactes.
Superfície: 63,37 km². Població: 2.096 (2018)
Província: Palència. Comunitat de Castella i Lleó
Alcalde: José Manuel Otero Sanz.
Nuclis de població: Carrión de los Condes;
Aquesta ciutat de més de 2.000 habitants està situada al centre de la província de Palència. Segons les troballes arqueològiques, els orígens del poble es remunten a l'època preromana.
Avui la ciutat és coneguda per tots els pelegrins que caminen pel Camí de Sant Jaume, ja que la ciutat es troba en el Camí de Sant Jaume i té albergs pelegrins.
Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Institució pública
Ajuntament
Carrión de los Condes":
Quins consells donaríeu als futurs usuaris del PaperOffice?
Mai és massa aviat ni massa tard per tractar el tema de la digitalització.
El més important és fer-se una idea del programari, però també de la pròpia empresa. Era important que no ens sentíem obligats a comprar el programari ni a registrar-nos a cap paquet de servei i suport.
Fins i tot abans d'adquirir PaperOffice DMS, vam parlar amb tots els departaments de l'empresa i mai ens vam sentir mal tractats. Al contrari: PaperOffice té un equip agradable, cortès i competent.
Per a nosaltres, com a institució pública, el procés és cada vegada més complicat i implica molta burocràcia. Per tant, la confiança en el sistema i el programari era molt important. Per descomptat, també era molt important que el programari fos fàcil d'entendre.
A qui recomanaries el PaperOffice?
Recomanarem PaperOffice a totes les altres administracions i institucions públiques que vulguin digitalitzar i automatitzar.
Què t'agrada especialment del PaperOffice?
Estem molt satisfets amb tot.
PaperOffice és un sistema de gestió documental lleuger però potent.
Funcions que semblen sense sentit al principi, com la lectura automàtica del contingut del document, resulten ser les funcions més importants que no us voleu perdre més durant un període de temps més llarg.
"En la indústria, el tema de la digitalització és cada vegada més notable. Això s'aplica, per exemple, a les nostres fitxes tècniques, dades de clients, càlculs o els nostres plans, dibuixos i configuracions. Després de la introducció del DMS del PaperOffice, l'esforç manual es podria reduir. Ara som pioners en digitalització en empreses productores, Indústria 4.0".
Sr. Antonio Jesús Sánchez
Director General i Enginyer de Producte i Processos de Butterfly Engineers S.L.
