Institució pública
Ajuntament
Carrión de los Condes
Sr. Carlos A. García Responsable de Màrqueting i Comunicació
Posició inicial
Com a autoritat en la institució pública, l'ajuntament de la ciutat de Carrión de los Condes ha de gestionar un gran nombre de documents importants: documents, sol·licituds, DNI, certificats de registre però també expedients de construcció i documents empresarials, correspondència i molt més.
Malauradament, fins ara l'ajuntament no s'ha beneficiat significativament de l'ús d'un programari de gestió documental adequat, ja que encara no s'ha trobat cap solució adequada.
Per tal de fer la cerca més fàcil i eficient, l'arxiu municipal tenia previst digitalitzar la documentació i incorporar el contingut a la base de dades interna d'arxius.
El processament manual hauria estat massa llarg, per la qual cosa es va buscar l'extracció automàtica d'informació.
L'objectiu de l'administració de la ciutat era digitalitzar els documents en paper existents, portar l'optimització de processos i el control del flux de treball sobre tots els documents entrants i sortints, automatitzar gran part dels processos en segon pla i optimitzar així el procés de gestió de la propietat.
Problema existent
En el passat, tot el sistema de govern es basava en el paper. Les sol·licituds presentades pels ciutadans van ser ordenades en expedients per l'oficina de registre, requisades a l'ajuntament, on es van afegir documents addicionals.
Els documents van migrar a parets de prestatgeries d'un metre de llarg que cobrien totes les parets de l'oficina i es van emmagatzemar allà durant anys.
Però amb els documents entrants existents i diaris, el sistema manual de l'ajuntament de Carrión de los Condes va arribar als seus límits: els rebuts individuals sovint es presentaven incorrectament o prèviament retirats pels companys i encara no s'havien tornat a posar. La implicació d'institucions externes també va ser difícil, per exemple, quan ajuntaments o experts necessitaven accés per avaluar les sol·licituds.
"Teníem costos d'emmagatzematge evitables mitjançant la presentació de documents en carpetes. A més, la recerca de documents va ser molt de temps i sovint implicava una visita a l'arxiu",
Carlos A. Garcia director de màrqueting i comunicació.
El resultat van ser llargs temps de processament i ineficiències en la tramitació, recuperació i reenviament de la documentació necessària.
Però el problema més gran era l'edat dels documents, perquè es van tornar fràgils. En conseqüència, l'autoritat va anar a la recerca de la gestió de documents digitals.
El cas d'estudi, realitzat juntament amb el sistema de gestió documental PaperOffice, es va basar en la preocupació, com és habitual en qualsevol òrgan administratiu, de mantenir els nombrosos registres i expedients en paper i de disposar d'un espai físic i personal a disposició (alguns en estat crític) per emmagatzemar, classificar i organitzar.
Malgrat el marge pressupostari, l'autoritat municipal de Carrión de los Condes va arribar a la conclusió que aquest sistema antiquat havia de ser substituït per un de modern i digital. D'aquesta manera, en lloc de buscar documents, la institució pública pot dedicar-se a la tasca real d'una administració de la ciutat: els ciutadans.
"Hem avançat i ara tenim el cap endavant".
Carlos A. García, Director de Màrqueting i Comunicació de l'administració Carrión de los Condes, buscava una solució per digitalitzar tots els problemes als als que s'enfronten totes les institucions públiques. També es preveia digitalitzar totes les tasques administratives del municipi, que abans eren en gran part anàlogues.
Per què l'ajuntament va triar PaperOffice DMS
Els criteris de selecció més importants van ser la fiabilitat i la seguretat, ja que els documents gestionats són confidencials, com els documents personals o la situació financera del sol·licitant.
Diversos proveïdors de núvol o solucions de codi obert no es van considerar a causa de la normativa de protecció de dades a la institució pública, ja que no es podia garantir la seguretat de les dades personals GDPR i la seguretat de la inversió a llarg termini.
Atès que El DMS de PaperOffice no és una aplicació en el núvol i emmagatzema totes les dades en una base de dades central situada a l'ajuntament, finalment es va decidir provar l'escenari requerit amb una prova.
"Ja en la primera cita amb PaperOffice noteu els 20 anys d'experiència del PaperOffice en el camp de la gestió documental."
PaperOffice supera tots els estàndards de documents i directrius legals, en particular a causa de l'emmagatzematge de documents altament xifrat directament a l'ajuntament i no en un núvol.
La necessitat d'utilitzar un sistema de gestió documental que tingui un control de versions compatible i versions a prova d'auditoria és més clara que mai.
Un motiu enorme de la decisió va ser l'accessibilitat del suport, ja que en el passat s'han fet molt males experiències amb altres proveïdors, la qual cosa també va provocar l'estancament de l'ajuntament.
En particular, per garantir la fiabilitat i simular problemes reals, es va contactar amb el suport de PaperOffice diverses vegades per avaluar si es complien els terminis i quina era la qualitat del suport.
PaperOffice està per davant de qualsevol altre fabricant aquí.PaperOffice ha acceptat el repte: objectius i cronometratge
Es va prendre la decisió de digitalitzar tots els documents en paper existents en un arxiu digital.
Especialment per a la transformació digital, l'ajuntament de Carrión de los Condes va fundar una organització d'un programa mixt de formació i ocupació titulat "Creació d'un arxiu digital". Aquesta organització, juntament amb els especialistes de PaperOffice, està formant actualment vuit estudiants i dos professors.
En ella, els coneixements adquirits s'apliquen en una pràctica real, amb un flux de treball precís que ajuda a optimitzar el temps i iniciar la solució de digitalització de l'arxiu històric, que es remunta a la dècada de 1820.
"La tramitació manual dels documents ens hauria costat molt de temps. Amb la solució automatitzada de PaperOffice DMS, l'esforç manual es podria reduir considerablement, al mateix temps que s'inverteix en tecnologia orientada al futur".
Com a expert en el camp del processament intel·ligent de documents d'IA, el PaperOffice DMS va rebre l'encàrrec de digitalitzar la documentació existent.
Els documents en paper existents van ser acuradament escanejats pels empleats de l'Ajuntament i arxivats en PaperOffice DMS. A continuació, el sistema de gestió documental crea una miniatura de tots els documents escanejats i realitza un reconeixement de text detallat. Això vol dir que qualsevol contingut de text de tots els documents es pot trobar en segons utilitzant el motor de cerca integrat al PaperOffice.
Beneficis a través de la digitalització amb PaperOffice
Gràcies a la implantació de la digitalització de PaperOffice, l'arxiu municipal de Carrión de los Condes ja va poder:
- Estalvia temps i recursos
- Fàcil accés al document
- Disponibilitat de documents per a cada empleat autoritzat
- Proporcioneu una presentació clara
La disponibilitat ara més fàcil i ràpida de dades i documents està canviant fonamentalment i permanentment els processos de l'ajuntament. El coneixement administratiu s'organitza de manera transparent i disponible en el moment adequat.
"La seguretat de les dades, els fluxos de treball automatitzats, la digitalització dels documents i la fàcil integració del PaperOffice en un entorn administratiu van lliurar el que aquesta administració de la ciutat necessitava per reduir el consum de paper minimitzant els processos en paper, arxivar documents fràgils i preservar-los a llarg termini i guanyar espai i així estalviar costos".
En aquest sentit, la base per a la digitalització de tots els processos basats en documents en l'Administració Pública s'estableix amb el DMS PaperOffice.
A més del procés general d'arxiu:
- Arxivament a prova de revisions
- Optimització de processos organitzatius
- Millor organització de la documentació
- Cerca de documents més ràpida
- Comunicació simplificada i resolució de tasques
Garantit.
Resultat final
L'ajuntament ha eliminat el problema de les dades prèviament en paper, tots els documents fràgils procedents de l'arxiu han estat acuradament escanejats i així arxivats. Atès que el PaperOffice executa el reconeixement de text OCR en totes les dades entrants, els empleats de l'ajuntament ja no han de treure els documents, sinó que simplement poden cercar-los dins del PaperOffice.
L'administració de la ciutat ara utilitza un sistema central de gestió documental habilitat per al flux de treball.
L'Ajuntament ara pot localitzar arxius de casos, així com números de cas amb els seus noms associats, ubicacions i dates, en qüestió de segons. D'aquesta manera, l'arxiu pot ajudar els seus ciutadans més ràpidament i amb més precisió, mentre que els originals romanen intactes.
Sobre l'ajuntament de Carrión de los Condes
Superfície: 63,37 km². Població: 2.096 (2018)
Província: Palència. Comunitat de Castella i Lleó
Alcalde: José Manuel Otero Sanz.
Nuclis de població: Carrión de los Condes;
Aquesta ciutat de més de 2.000 habitants està situada al centre de la província de Palència. Segons les troballes arqueològiques, els orígens del poble es remunten a l'època preromana.
Avui la ciutat és coneguda per tots els pelegrins que caminen pel Camí de Sant Jaume, ja que la ciutat es troba en el Camí de Sant Jaume i té albergs pelegrins.
