- Gestió automàtica dels seus contractes
És una de les funcions més importants d'un software de gestió de contractes.
Aquesta funció permet a les empreses gestionar els contractes de manera ràpida, eficient i econòmica. Amb una gestió automàtica dels contractes, les empreses poden seguir i gestionar diferents tipus de contractes, com ara els de compra, serveis, llicències, suport i molt més.
Aquests contractes es poden buscar i ordenar fàcilment per obtenir ràpidament la informació necessària.
La gestió automàtica dels contractes també permet a les empreses seguir l'estat dels contractes, com ara si estan aprovats, pendents, caducats o cancel·lats, sense haver de crear fluxos de treball.
De la mateixa manera, les empreses poden seguir la informació financera dels contractes, com ara els costos, les condicions de pagament, les dates de venciment i les opcions de renovació. O simplement examinar les dades dels documents sense haver d'obrir els contractes.
- Cerca exhaustiva
Una cerca exhaustiva és també una funció molt important que ha de tenir un software de gestió de contractes. Permet a l'usuari trobar tots els contractes rellevants de manera ràpida i senzilla, aplicant diversos criteris de cerca.
A través de la cerca exhaustiva, els usuaris poden cercar contractes amb un número específic, un proveïdor o un tipus de servei determinat.
A més, també poden cercar per data de venciment del contracte, costos, responsabilitats i altres detalls rellevants.
La cerca exhaustiva també es pot realitzar mitjançant criteris personalitzats, per simplificar la cerca de contractes específics. També és possible combinar diferents paràmetres de cerca per obtenir resultats més precisos.
Aquesta funció permet a l'usuari buscar i analitzar tot l'inventari de contractes de manera fàcil i ràpida. Això ajuda les empreses a entendre millor com els seus contractes afecten el seu negoci i com podrien fer els seus contractes més eficients i econòmics.
- Seguiment de contractes
Gràcies a aquesta funció, les empreses poden controlar els seus contractes i assegurar-se que totes les condicions s'estiguin complint.
El seguiment de contractes pot ser utilitzat per guardar tota la informació rellevant sobre un contracte específic, supervisar els requisits que s'han de complir i controlar els costos.
A més, les empreses poden utilitzar el seguiment de contractes per assegurar-se que tots els contractes s'estan complint eficientment i puntualment, en supervisar la data de venciment, l'estat i els requeriments pendents. Això pot ajudar a evitar retards innecessaris i assegurar-se que tots els contractes s'estiguin complint puntualment.
- Versió
La versió és una part essencial de la gestió de contractes. Amb la versió, els canvis realitzats en un contracte es poden seguir i s'enregistra un historial complet dels canvis.
Això permet tenir un control fàcil i transparent dels canvis i assegura que les parts involucrades tinguin una versió consistent del contracte.
La versió és especialment important quan hi ha múltiples versions del contracte, ja que permet identificar la versió vàlida en cada cas. A més, facilita la feina de les parts quan volen seguir els canvis i comparar-los amb versions anteriors del contracte.
- Automatització de terminis
L'automatització de terminis en la gestió de contractes ajuda les empreses a reduir el temps i els costos necessaris per gestionar el seu portafolis de contractes.
Amb l'automatització, les tasques rutinàries com la gestió de la informació dels contractes i la supervisió de terminis es poden realitzar de manera eficient. Això permet reduir al màxim les tasques manuals, permetent a les empreses centrar-se en tasques més importants.
A més, l'automatització també pot ajudar a garantir que els contractes se compleixin i s'executin correctament. Amb l'automatització, les empreses poden activar recordatoris, fluxos de treball i notificacions per a l'execució automàtica de tasques.
- Reconeixement i indexació de text
El reconeixement de text és una de les funcions més útils en la gestió de contractes. Això permet OCR text-reconèixer documents digitals o analògics després del procés d'arxivament.
Amb el reconeixement de text, les empreses i organitzacions poden cercar fàcilment contractes i trobar informació rellevant de manera ràpida, estalviant temps i costos.
El reconeixement de text permet als usuaris cercar contractes amb paraules clau específiques, en lloc de buscar manualment. Amb el reconeixement de text, els usuaris poden buscar ràpidament termes, dates, noms o altres termes que es troben en els documents de contracte. Aquesta funció permet als usuaris extreure i trobar informació rellevant dels contractes. A més, el reconeixement de text permet cercar múltiples contractes de cop, facilitant encara més la cerca d'informació.
- Control d'accés
El control d'accés en la gestió de contractes ajuda les empreses a assegurar-se que només els usuaris autoritzats tinguin accés a informació confidencial de contractes. Això protegeix la integritat de la informació i garanteix que els contractes no es modifiquin o es facin canvis accidentalment o de manera intencionada.
A més, també pot ajudar a garantir que es compleixin els requisits normatius, assegurant que només els usuaris autoritzats tinguin accés a informació confidencial de contractes.
- Integració El software es pot integrar amb altres sistemes com ERP o CRM per augmentar l'eficiència.
Consell
Hi ha un vídeo a YouTube sobre el tema "Millor solució per a oficines sense paper sense treball addicional + arxivament directe de documents des de l'escàner" que explica aquest procés de manera senzilla i comprensible:
