QNAP Gestió de documents DMS per NAS

Els principals avantatges de l'ús de solucions de magatzematge en xarxa de QNAP per a la gestió de dades a les PYMEs.

QNAP NAS ofereix un emmagatzematge de dades fiable i una restauració de dades ràpida i fàcil, mentre que un DMS millora l'organització, les funcions de cerca i l'accés als documents.

Utilitzeu tots dos sistemes per permetre un flux de treball més eficient, simplificant l'emmagatzematge i la gestió de dades, augmentant la productivitat dels empleats i reduint els costos.

Administreu els vostres documents de forma segura i eficient amb PaperOffice i QNAP NAS

Suggeriment professional

Sistemes de gestió de documents, gestió de documents, també coneguts com a DMS, ajuden a la vostra organització a organitzar electrònicament i estructurar documentació empresarial. Això fa que un DMS sigui un pas important cap a una oficina sense paper.

En combinació amb el vostre QNAP NAS, formen el duo ideal per a digitalitzar l'emmagatzematge analògic i augmentar l'eficiència dels processos de cerca i arxivament.

La gestió de documents PaperOffice és l'únic sistema DMS oficialment aprovat per QNAP per a dispositius QNAP a tot el món.

Què és un NAS?

Sota el nom de "QNAP NAS", l'empresa taiwanesa QNAP distribueix diversos dispositius d'emmagatzematge adjunt a la xarxa (NAS). Aquests dispositius permeten tant a les empreses com als usuaris privats protegir, organitzar i utilitzar eficientment les seves dades.

Per tant, un NAS és un servidor de fitxers amb el seu propi sistema operatiu que proporciona l'espai d'emmagatzematge a través de la xarxa.

QNAP NAS ofereix el marc ideal per a totes les empreses, especialment les petites i mitjanes, per emmagatzemar ràpida i fàcilment dades empresarials.

A l'article següent us mostrarem com aprofitar al màxim les vostres solucions de QNAP NAS per a la vostra empresa i com la gestió de documents pot funcionar fàcilment i sense contenidors.

Qnap NAS Gerät stehen neben einem Laptop

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Per què usar un NAS en comptes d'un servei de núvol?

Hi ha diverses raons per les quals cal utilitzar una solució de Network Attached Storage (NAS) en comptes d'una solució basada en el núvol. A continuació, us presentem alguns exemples:

1. Control i seguretat: Un NAS es troba sota el control físic de l'empresa, la qual cosa significa que les dades pertanyen a l'empresa i es pot garantir la seva seguretat. En un entorn de núvol, però, les dades es transfereixen a un proveïdor extern i no es sotmeten als mateixos estàndards de seguretat que l'empresa mateixa.

2. Protecció de dades: Les empreses han de complir les regulacions de la Unió Europea sobre protecció de dades personals inclòs en el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD). Per això, quan trieu tecnologies i serveis d'emmagatzematge, heu de garantir que compleixin les normes de protecció de dades. Un NAS és una opció més adequada que una solució de núvol quan es tracta de complir les regulacions del RGPD.

Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür

3. Connexió a Internet: Un NAS es pot utilitzar sense necessitat d'estar connectat a Internet, el que el fa ideal per a empreses que treballen en zones rurals o amb connexions a Internet inestables.

4. Costos: Els costos són un avantatge important que ofereix un NAS respecte de l'emmagatzematge en núvol. Un NAS té un cost inicial més baix que un servei en núvol i només s'ha de pagar una vegada; a més, els costos mensuals d'un NAS són molt inferiors als d'un servei en núvol, ja que no es requereixen quotes d'abonament mensuals i no hi ha càrrecs addicionals per amplada de banda. A més, un NAS ofereix més flexibilitat per triar arquitectures i capacitats d'emmagatzematge, i permet ampliar l'espai d'emmagatzematge per satisfer les necessitats de creixement de l'empresa.

5. Flexibilitat: Un NAS ofereix més flexibilitat a les empreses en termes de hardware i capacitat d'emmagatzematge. També permet ampliar l'espai d'emmagatzematge per satisfer les creixents necessitats de l'empresa.

Un QNAP NAS en combinació amb PaperOffice DMS ofereix una solució senzilla i fiable per a la gestió dels vostres documents.

PaperOffice DMS és un software fàcil d'utilitzar que permet a les empreses organitzar, emmagatzemar, categoritzar i gestionar els seus documents perquè puguin ser accessibles de manera senzilla en qualsevol moment i lloc.

Mitjançant la combinació de NAS i la gestió eficient de PaperOffice DMS, podeu augmentar la productivitat de la vostra empresa, assegurant-vos que els documents es poden recuperar ràpidament i de forma fiable. A més, ofereix una protecció addicional per a les dades, ja que es desen al NAS en lloc de les ordinadors locals o núvols externs.

Complex és la instal·lació i configuració de la base de dades?

La instal·lació i configuració de la base de dades al vostre QNAP NAS no són complexes i no requereixen un especialista en TI.

En particular, ja que l'ús de contenidors Docker és conegut com a solució inestable i poc fiable, PaperOffice ha decidit utilitzar directament i nativament MariaDB com a solució de magatzematge de dades. A diferència de la instal·lació de Docker, PaperOffice ofereix vídeos de YouTube que expliquen com realitzar la configuració en pocs minuts, fins i tot per a usuaris no especialitzats.

Consell

Hi ha un vídeo a YouTube sobre "QNAP NAS QTS 5 PaperOffice DMS Instal·lació i configuració de la base de dades MariaDB 10" que explica aquest procés de manera senzilla i comprensible:

Quins avantatges ofereix el fet de prescindir dels contenidors Docker?

Prescindir dels contenidors Docker aprofitar un sistema de gestió de documents (DMS) en un dispositiu Network Attached Storage (NAS) té diversos avantatges:

1. Manteniment i actualització més senzills: Sense contenidors Docker, no és necessari gestionar la compatibilitat entre el DMS i els contenidors, el que pot simplificar el manteniment i les actualitzacions.

2. Major rendiment: Com que el DMS s'executa directament al NAS, pot utilitzar completament els recursos del NAS i aconseguir un millor rendiment en comparació amb els entorns de contenidors.

3. No es produeix una sobrecàrrega addicional de recursos: Sense l'ús de contenidors Docker, no hi ha una sobrecàrrega addicional de recursos al NAS, el que té un impacte positi

Com es transfereixen les dades al QNAP NAS?

Hi ha diverses maneres de transferir les dades al sistema de gestió de documents PaperOffice (DMS) que s'executa en un QNAP NAS (Network Attached Storage). Aquí teniu alguns exemples:

Escanejament de documents

El procés és senzill: si les dades encara no són digitals, cal escanejar o fotografiar els documents en paper.

Männliche Hand scannt ein Papierdokument ein zusammen mit Synology DMS

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Amb el vostre escàner o un altre dispositiu de digitalització, el document no només es converteix en una imatge, sinó que també es poden llegir els seus continguts electrònicament. La funció d'escaneig integrada en el PaperOffice DMS es connecta al vostre escàner i transmet el mitjà digital al programari de gestió de documents.

Ja hem escrit un altre article sobre com integrar millor el vostre escàner per digitalitzar la documentació.

Emmagatzematge de documents digitals

Les dades en format digital, com ara correus electrònics o fitxers digitals, es poden arrossegar i deixar anar fàcilment a la interfície de PaperOffice. Si voleu arxivar diversos documents sense esforç manual, podeu utilitzar la supervisió de carpetes integrada al PaperOffice. Això permet un arxivament transparent en segon pla.

Dades existents

A més, el sistema de gestió de documents PaperOffice fa que sigui fàcil per als usuaris traslladar les dades existents que resideixen en discs durs d'ordinadors portàtils o de sobretaula a un espai de memòria compartida, el QNAP NAS.

Així, totes les dades existents es poden importar al sistema de gestió de documents amb només un clic de ratolí.

Valor afegit i avantatges del QNAP NAS juntament amb el PaperOffice DMS

L'ús d'un QNAP NAS (Network Attached Storage) en combinació amb el sistema de gestió de documents (DMS) PaperOffice proporciona diversos avantatges, alguns d'ells són:

1. Gestió centralitzada de dades: El DMS permet emmagatzemar i organitzar tots els documents i fitxers en un lloc central, facilitant la col·laboració i l'accés a les dades, ja que cada empleat pot accedir als fitxers necessaris sense haver de copiar-los en una memòria USB.
Això estalvia temps i evita errors que podrien sorgir de la transferència manual.

2. Augment de la seguretat: El NAS ofereix funcions de seguretat addicionals com ara xifrat i redundància per protegir les dades contra la pèrdua o l'accés no autoritzat. Així com una alta seguretat de les dades mitjançant diferents opcions de còpia de seguretat.
Es poden crear còpies de seguretat automàtiques per poder recuperar-les en cas de fallada o eliminació accidental de fitxers importants. També hi ha la possibilitat de xifrar les dades per garantir que les dades sensibles estiguin protegides contra l'accés no autoritzat.

3. Augment de la velocitat d'accés: El NAS permet accedir i editar les dades de manera més ràpida, augmentant la productivitat.

4. Manteniment i actualització senzills: El DMS i el NAS són independents i es poden mantenir i actualitzar per separat, facilitant el manteniment.

5. Augment de la flexibilitat: La combinació de QNAP NAS i PaperOffice DMS ofereix diverses opcions de configuració i personalització per satisfer les necessitats de l'empresa.

6. A més a més, la fàcil ampliació de l'espai de emmagatzematge també és un avantatge. Ja que les empreses sovint creixen i necessiten més espai de emmagatzematge, un QNAP NAS es pot ampliar de manera senzilla per satisfer les necessitats de creixement. Això és més econòmic i fàcil de realitzar en comparació amb altres solucions de emmagatzematge com ara discos durs externs o solucions de núvol.

7. Suport per a l'accés mòbil i el treball remot: Utilitzant el QNAP NAS i el PaperOffice DMS, es pot accedir i editar les dades des de qualsevol lloc, ampliant les possibilitats de treball remot i col·laboració mòbil.

8. Augment de l'eficiència: L'ús de PaperOffice DMS i QNAP NAS permet trobar, organitzar i automatitzar les dades de manera més ràpida, augmentant l'eficiència.

9. Un altre avantatge de QNAP NAS juntament amb el sistema de gestió de documents és la gestió ampla d'usuaris, incloent la possibilitat de crear i gestionar múltiples comptes d'usuari.
Això permet a les empreses establir diferents permisos d'accés per a diferents empleats o departaments. Per exemple, un empleat de comptabilitat pot tenir accés als documents financers, mentre que un empleat de màrqueting només pot tenir accés als documents de màrqueting.

Un DMS permet a les empreses emmagatzemar i gestionar els seus documents de manera centralitzada. Facilita la cerca i la col·laboració, ja que els empleats poden accedir als fitxers necessaris des de qualsevol lloc. També ofereix la possibilitat d'automatitzar els fluxos de treball de documents per estalviar temps i recursos.

Una gestió de documents (DMS) en combinació amb un QNAP NAS (Network Attached Storage) ofereix a les empreses una solució potent i fiable per a la gestió i emmagatzematge de documents a l'empresa, així com l'accés als seus documents i fitxers.

FAQs

Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "QNAP Gestió de documents DMS per NAS":

Per a qui és adient una oficina sense paper?

La resposta ràpida i senzilla a aquesta pregunta és: per a qualsevol empresa. Totes les branques i mides d'empresa, des de les petites i mitjanes empreses fins a les empreses grans, en poden beneficiar de tenir una oficina sense paper. No obstant això, el canvi és especialment valuós per a les petites i mitjanes empreses, ja que reduirà les tasques administratives i els costos, deixant disponible pressupost per a més impulsos de creixement.

Puc utilitzar un proveïdor de DMS basat en el núvol per a la meva oficina sense paper a l'empresa?

No. Un altre factor que s'ha tornat cada vegada més important, especialment des de l'entrada en vigor definitiva del RGPD l'any 2018, és la protecció de dades. Les solucions i programari de DMS es fan servir per processar, gestionar i emmagatzemar documents que sovint contenen dades sensibles i personals. En cas de infracció del RGPD, el legislador preveu sancions econòmiques elevades.

Conclusió

Els avantatges justifiquen l'esforç i els costos
Treballar digitalment i portar documents antics a l'era nova serà la millor inversió per estalviar temps, diners i nervis a l futur.
Necessita algú que s'hi entengui
No necessita un especialiste en TI per aprofitar tots els avantatges de la digitalització.
El que necessita és el soci adequat a la seva banda, que pugui implementar amb precisió el que necessita gràcies a la seva experiència. Eviti els alarmistes i triï proves en lloc de presentacions de PowerPoint brillants sense haver-les provat realment.
El maquinari ja existeix en la majoria dels casos
Com a norma general, gairebé cada empresa i organització ja té una fotocopiadora de gran format que no està aprofitant totes les seves capacitats. Aquests dispositius són ideals per a l'escaneig de grans volums, toleren les grampolles i poden ser la base per iniciar la digitalització sense haver de fer una inversió en escàners.
Més econòmic del que espera amb el DMS adequat
Eviti trampes de costos amb sistemes DMS / ECM als quals està completament supeditat al fabricant. No faci concessions en termes de possibilitats d'administració pròpies, com ara aprendre per si mateix els documents i fer ajustos. Si necessita ajuda, el fabricant l'ajudarà amb gust, però mantingui la seva autonomia i independència.
Automatitzar digitalment és el futur
En el futur, els processos funcionaran de la mateixa manera, però totalment automatitzats.
Rebuda una factura? El flux de treball s'inicia i tot segueix el camí definit.
Necessita cercar entre 1000 carpetes d'expedients? Cap problema, perquè té el seu propi cercador com el de Google!

QNAP Gestió de documents DMS per NAS

Els principals avantatges de l'ús de solucions de magatzematge en xarxa de QNAP per a la gestió de dades a les PYMEs.

Administreu els vostres documents de forma segura i eficient amb PaperOffice i QNAP NAS

Què és un NAS?

Per què usar un NAS en comptes d'un servei de núvol?

Complex és la instal·lació i configuració de la base de dades?

Quins avantatges ofereix el fet de prescindir dels contenidors Docker?

Com es transfereixen les dades al QNAP NAS?

Escanejament de documents

Emmagatzematge de documents digitals

Dades existents

Valor afegit i avantatges del QNAP NAS juntament amb el PaperOffice DMS

FAQs

Per a qui és adient una oficina sense paper?

Puc utilitzar un proveïdor de DMS basat en el núvol per a la meva oficina sense paper a l'empresa?

Conclusió

Els avantatges justifiquen l'esforç i els costos

Necessita algú que s'hi entengui

El maquinari ja existeix en la majoria dels casos

Més econòmic del que espera amb el DMS adequat

Automatitzar digitalment és el futur

PaperOffice resol cada problema: garantit.

Estudi de cas

Optimització de fluxos de treball gràcies al DMS del PaperOffice