Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Volem ser amics

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Paraula d'honor de l'Amistat Trust
Mai donarem la vostra adreça de correu electrònic a ningú més i cada correu electrònic inclou un enllaç de cancel·lació de subscripció d'un sol clic.

Treball eficient gràcies a la digitalització


La digitalització o transformació digital dels teus documents en paper és el requisit previ per a l'eficiència i l'èxit de la teva empresa. La necessitat de digitalització és ara un aspecte important per a tothom.

Consell professional

En l'article actual, enumerem les funcions més importants d'un sistema de gestió documental que la seva empresa necessita per a una digitalització reeixida.

Les demandes d'un DMS, un sistema de gestió documental, han crescut enormement o de forma natural en els últims anys. El que va començar com una base de dades, en la qual els documents originalment analògics es digitalitzaven mitjançant l'escaneig i l'emmagatzematge, s'ha convertit en un programari d'oficina complet, que avui assumeix la part principal de les tasques administratives d'una oficina.

Però, quin és l'estàndard, què pot esperar el client d'un DMS?

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

En l'article actual us mostrarem quines funcions importants ha de tenir un sistema de gestió documental. Això es pot explicar punt per punt utilitzant l'innovador programari de gestió documental PaperOffice DMS.

Abans d'entrar en els beneficis, responem a la següent pregunta:

Què és un sistema de gestió documental?

La captura, distribució, arxiu i indexació de documents són components integrals del procés integral del treball del dia a dia en moltes organitzacions. I no oblidar: esborrant i buscant documents.

Això vol dir que empreses d'una àmplia varietat d'indústries acumulen cada dia documents importants: al·legacions, documents de contracte, esborranys, cartes externes, investigació, opinions d'experts i molt més. Aquests no només arriben per correu postal, molts documents també arriben per correu electrònic.

Tots aquests documents s'han de digitalitzar si arriben en format paper, requereixen una presentació estructurada, una tasca i una assignació de flux de treball i han d'estar disponibles immediatament sota demanda.

És molt important que es compleixin terminis importants i que es prenguin mesures legals per emmagatzemar documents.

Això no només requereix molt de temps, sinó que també posa una tensió innecessària a la cartera.

Com pot ajudar-me a mi i a la meva empresa la implantació d'un sistema de gestió documental?

La introducció d'un sistema de gestió documental, DMS per abreujar, t'ajuda a tenir una estructura clara en els teus documents i t'ajuda a fer front a l'allau d'informació.

DMS també significa programari de gestió documental i està destinat a gestionar documents, especialment documents digitals, que inclou la conversió d'analògic a digital. El PaperOffice DMS és aquest programari.

El DMS de PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que requereix molt de temps i crea una visió general clara de documents importants, com ara contractes o cartes, gestionant-los digitalment en el vostre DMS en el futur.

PaperOffice no diferencia entre els tipus de documents, independentment de si necessites ajuda per gestionar contractes de clients, al·legacions, estats de comissions, sentències i correspondència de correu electrònic: gràcies al sistema de gestió documental, els teus processos anteriors a la teva empresa o organització estan digitalitzats, fent-los més eficients, transparents i significativament més flexibles.

Els documents escanejats i digitals es poden trobar, editar, desar, distribuir, etiquetar i reenviar en segons utilitzant El PaperOffice. Les dades dels documents es poden reconèixer i llegir automàticament i transmetre a sistemes externs com CRM o ERP.

Vostè és conscient que els documents analògics simplement ja no estan actualitzats. No obstant això, també veieu les complicacions que comporta convertir l'arxiu analògic existent en dades digitals. Perquè digitalitzar documents és més que una tendència. De fet, ara és un requisit previ per mantenir-se competitiu i actualitzat amb la resta d'empreses del mateix sector.

Per tant, té sentit introduir un sistema de gestió documental a la vostra empresa.

Així que hem aclarit les preguntes de què és un DMS i quina introducció em portaria i arribaria a la pregunta real de l'article:

Quines 7 funcions importants ha de complir el vostre sistema de gestió documental?

Funció 1: Ubicació. Desar en un arxiu digital

La funció més important i primera de cada sistema de gestió documental és la unió de tots els documents i la seva informació. Així és com es produeix l'arxiu i administració dels documents escanejats i digitals, així com els correus electrònics en una base de dades, un arxiu digital per dir-ho d'alguna manera.

PaperOffice emmagatzema tota la informació directament a les bases de dades MySQL / MariaDB, que es poden operar directament a les vostres instal·lacions des de qualsevol plataforma des del vostre PC local, mitjançant dispositius NAS com QNAP i Synology o servidors propis o dedicats, inclòs l'accés remot des de l'oficina domèstica.

No importa quin tipus de document és.

Tots els tipus de documents es poden emmagatzemar de forma central en el DMS i, per tant, són accessibles a tots els departaments i àrees de negoci.

Tots els documents rellevants de l'empresa s'emmagatzemen de forma central i poden ser trobats ràpidament per tots els empleats.

On s'ha d'ubicar l'arxiu digital?

Recomanem als nostres clients que arxiqui les dades digitalitzades ja sigui en una base de dades situada en un dispositiu NAS com Synology o QNAP o en un servidor dedicat. Amb el teu propi servidor PaperOffice extern (dedicat), obtindràs tots els avantatges d'un núvol amb perfecta protecció de dades i estalvies diners i molta feina cada mes.

Server rooms at STRATO in Berlin
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Amb un servidor PaperOffice tens tots els avantatges d'una solució cloud amb una sola gran diferència: És el teu propi servidor de base de dades dedicat i ningú hi accedeix excepte tu.

No vols utilitzar un servidor? De res.

Per què un NAS és ideal per arxivar documents

Un NAS, un emmagatzematge connectat a la xarxa, en alemany un dispositiu d'emmagatzematge amb connexió de xarxa, així com el programari compatible per a PaperOffice DMS i el núvol intern està llest. Absolutament fora de perill de la curiositat estatal i no estatal i, gràcies a la funció de còpia de seguretat, també fora de perill d'un accident de disc dur.

Funció 2: Fàcil recuperació de documents. Cerca i cerca

El PaperOffice escaneja documents entrants que encara no són binaris i els converteix en un format de lectura i escriptura digital utilitzant el seu propi programari OCR.

Al mateix temps, es desa la data i l'hora, un número de versió i una paraula clau, que el motor de cerca del PaperOffice pot utilitzar per trobar documents encara que la persona que cerqui només sàpiga el contingut del document rudimentàriament.

Per facilitar-ho, el PaperOffice mostra els documents desats més recentment en una llista de visualització prèvia. Tot el que deseu al PaperOffice es reconeix automàticament completament amb el PaperOffice FileOCRmax, optimitzat amb diccionaris empresarials i indexat per a una cerca de paraules clau perfecta a la base de dades SQL per a una cerca de paraules clau.

Reconeixement i optimització automàtica del llenguatge: El PaperOffice reconeix automàticament el llenguatge del document i optimitza així el reconeixement de text OCR al màxim per al millor reconeixement de text possible de tots els documents.

Propina

Sobre el tema "Millor solució per a oficines SENSE PAPER sense treball addicional + arxiu de documents directament des de l'ESCÀNER" hi ha un vídeo a YouTube que explica clarament aquest procés:

La llegibilitat a llarg termini dels documents emmagatzemats

En primer lloc, el DMS del PaperOffice xifra tots els documents quan es guarden per seguretat, d'acord amb un dels estàndards de seguretat més alts disponibles actualment, AES-1024bit.

La conversió en documents llegibles és possible en qualsevol format actual, amb el PaperOffice actualitzant regularment els seus formats de fitxer, el que significa que els documents també seran llegibles en el futur.

Contingut

Funció 3: Garantir els períodes de retenció legal

Un dels aspectes més importants a l'hora d'emmagatzemar documents a través d'un sistema de gestió documental és el compliment de la normativa legal o dels requisits del GoBD.

L'abreviatura GoBD significa "Principis per a la correcta gestió i emmagatzematge de llibres, registres i documents en forma electrònica i per a l'accés a dades".

En particular, a causa de l'emmagatzematge de documents altament encriptat a prova d'auditoria directament en una base de dades central SQL PaperOffice compleix tots els requisits per als estàndards de documents i directrius legals o el GOBD estàndard alemany més alt del món.

El terme versioning no és una paraula estrangera dins d'un sistema de gestió documental (DMS). La necessitat d'utilitzar un sistema de gestió documental que tingui control de versions compatible amb GoBD i versions a prova d'auditoria és més clara que mai.

Three documents with different versions
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

La versió fa que tots els canvis siguin traçables

El terme versionat es pot explicar molt fàcilment: En general, es tracta de la funcionalitat utilitzada per registrar canvis en documents o fitxers. El canvi de document es pot detectar i desar com a còpia instantània com a nova versió del document.

Propina

Per cert, hi ha un vídeo a l'arxiu de correu electrònic d'Outlook legalment compatible amb l'Aplicació a YouTube que explica aquest procés d'una manera comprensible:

Garantir la immutabilitat

Cada canvi de document col·loca una versió "més nova" del document en un arxiu corresponent. El registre fa que els canvis siguin transparents i traçables en tot moment. En aquest punt, el següent visor sap quan i per quin editor es va fer el canvi al document. Això us proporciona una visió general de tot el cicle de vida del document. La versió es pot fer de forma automàtica o manual.

Per tal de garantir la seguretat de la revisió, tots els detalls d'un canvi en els documents i arxius han de ser clarament traçables. S'ha d'assegurar que només els empleats autoritzats poden fer aquest canvi. Però és igual d'important saber anys més tard quins empleats van canviar què i quan.

El PaperOffice supera tots els requisits legals

El desenvolupament de PaperOffice DMS és compatible amb GoBD, de manera que podeu utilitzar el programari sense cap preocupació que us hagi de fer trencar una regla. Per exemple, cada vegada que algú canvia un document, es crea una versió nova d'aquest document. D'aquesta manera podeu fer un seguiment del contingut que tenia el document a quina hora.

Propina

Per cert, hi ha un vídeo a YouTube per a synology NAS configuració MariaDB 10 i sistema de gestió documental PaperOffice que explica aquest procés d'una manera comprensible:

En ambdós casos, fins i tot en el pitjor dels casos, s'assegura que les bases de dades arxivades es restauren a curt termini i, per tant, sempre s'observen els períodes de retenció.

Funció 4: Detecció automàtica i keywording

El PaperOffice està equipat amb una IA que reconeix de manera independent la informació del document i l'assigna automàticament correctament.

PIA és la IA (PaperOffice Intelligent Filing) integrada al PaperOffice i cada document afegit és:
  • Analitzar i descompondre's en les anomenades cadenes de blocs utilitzant la "visió per computador" integrada
  • Reconèixer text mitjançant el reconeixement de text OCR i comparar-lo amb els diccionaris mitjançant el PaperOffice SmartSpell
  • Indexa i cataloga visualment i per paraula clau per al cercador integrat del PaperOffice
  • No importa què i no importa de quina font d'escàner!

Això vol dir que PIA us proporciona el vostre propi potent motor de cerca per a tota la vostra informació, que pot cercar i trobar motors de cerca clàssics com Google, però també pot fer-ho tot visualment, és a dir, comparar i reconèixer visualment un document.

PaperOffice reconeixerà automàticament tots els documents que han estat impartits per PIA a partir d'aquest moment, que al seu torn poden activar regles automàtiques i màscares de presentació.

PIA reconeixerà els valors més importants del document i ja omplirà el formulari de paraules clau per a vostè. A continuació, podeu comprovar els valors i corregir-los o afegir-los si cal. Aquest procés es pot fer manualment o automàticament en segon pla.

Funció 5: Automatitza la captura de documents

El monitoratge intel·ligent de carpetes s'apodera del que us està frenant: automàticament en segon pla segons les vostres especificacions, altament precís i fiable.

  • Integra tots els dispositius

    Integreu tots els dispositius, com ara fotocopiadores o escàners, amb només uns quants clics. Tan aviat com un fitxer apareix en una carpeta especificada, es processa.

  • Qualsevol nombre de monitors

    Creeu qualsevol nombre de carpetes diferents per supervisar i especificar què ha de passar després de la importació. El PaperOffice fins i tot pot moure fitxers arxivats a una subcarpeta nova.

  • Plantilles de documents basades en IA

    La indexació automàtica per PIA AutoFill i el reconeixement de contactes gràcies a PIA AutoContact funcionen de manera brillant juntament amb el monitoratge. Es reconeix tot el contingut del document rellevant i el document s'indexa automàticament. Això també funciona amb els contactes!

  • Paraules clau fixes i fluxos de treball

    Habiliteu el mode optimitzat per a la importació massiva i omet el processament d'IA per obtenir la velocitat màxima de presentació.

    Podeu especificar exactament on es desen els fitxers nous al PaperOffice, assignar un tipus de document fix i l'estat del document a cada document nou i fins i tot activar fluxos de treball.

Funció 6: Permisos de gestió i accés d'usuaris

Es garanteix als usuaris del PaperOffice que només vegin el que està permès a causa del nivell de llançament especificat, i amb FolderLock podeu amagar carpetes i subcarpetes senceres, així com contingut.

També podeu especificar quins usuaris poden fer què i dividir-los en grups d'usuaris i departaments fixos perquè pugueu controlar qui pot veure on i què.

  • Nivells i drets de compensació

    Això vol dir que cada usuari només veu el que correspon al seu nivell de llançament o inferior i només se li permet fer el que ha definit prèviament.

  • Amaga carpetes i documents

    Amb el PaperOffice FolderLock podeu amagar permanentment carpetes senceres i les seves subcarpetes, així com documents de determinats usuaris i evitar així preguntes freqüents. Utilitzeu FolderLock per amagar permanentment carpetes senceres, incloses les subcarpetes i els documents de determinats usuaris.

  • Grups i departaments

    Assigneu usuaris a grups i departaments lliurement definibles, que també podeu utilitzar per a fluxos de treball i tasques.

  • Drets d'usuari definibles multinivell

    Podeu decidir per vosaltres mateixos qui té exactament accés a quines funcions del PaperOffice poden definir exactament els drets de l'usuari que s'apliquen a tota la xarxa.

Característica 7: Potent sistema de flux de treball

Un gran problema en el passat, però encara avui, és la duplicació d'arxius a causa de múltiples emmagatzematge i ambigüitat pel que fa a l'estat de tramitació de documents o projectes. PaperOffice té una gestió de flux de treball molt completa amb l'assignació de tasques, que també emmagatzema tots els processos de manera centralitzada. Ja sigui treball del projecte o processament de documents.

Els fluxos de treball digitals automatitzen els processos de treball: un cop definits, tot continua de forma totalment automàtica: simplement assigneu un flux de treball predefinit a un document o deixeu que el PIA decideixi automàticament. Notificació per correu electrònic inclosa!

Cada empleat sempre està actualitzat a través de la funció de flux de treball del PaperOffice. Si cal, es pot bloquejar un document per a altres persones fins que no s'hagi fet un canvi. Per descomptat, la versió també s'aplica aquí.

  • Qualsevol definició de flux de treball

    Els fluxos de treball es poden imbricar a qualsevol profunditat i contenir qualsevol nombre de decisions vermelles/verdes per tal d'encadenar fluxos de treball i processos posteriors.

  • Responsabilitat i data de venciment

    Determineu si un usuari o un departament sencer poden completar la tasca. El PaperOffice assigna automàticament el flux de treball a la persona responsable.

  • Control total

    Si cal, l'estat del document es pot ajustar de manera independent per a diversos esdeveniments segons les vostres especificacions i fins i tot enviar correus electrònics de notificació.

Assegureu-vos d'evitar aquest error

Mentre que les grans empreses han nomenat durant molt de temps oficials de digitalització que s'ocupen del tema de la conversió de documents analògics a temps complet, les petites i mitjanes empreses solen mancar de recursos humans, especialment perquè es requereixen qualificacions professionals adequades.
No obstant això, aquest és un error comú i condueix a males inversions, perquè molts fabricants s'aprofiten d'aquesta ignorància.

La guia definitiva de 5 passos

Propina

Hem creat la guia definitiva de 5 passos per anar sense paper i digitalitzar el teu negoci com a document descarregable, detallant cada 5 passos i quant de temps triga:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

FAQs

Finalment, responem a algunes preguntes més freqüents sobre el tema "7 funcions importants que el vostre sistema de gestió documental ha de complir":

Quin escàner s'ha d'utilitzar per a DMS?

Per escanejar documents enllaçats, es recomana un escàner amb almenys 300ppp. L'escàner volia tenir una funció d'escaneig a fodler i controladors WIA /TWAIN opcionals. Hem tingut bones experiències amb Fujitsu Scansnap, que funcionen de manera molt fiable.

Quina és la millor manera d'arxivar documents?

Els documents en paper generalment s'han d'escanejar en format PDF / A i després guardar-los en un programari de gestió de documents DMS, o directament si el programari ho admet o l'automatitza, per exemple, mitjançant la supervisió.

Puc llençar els documents originals?

Si utilitzeu un programari decent que obté actualitzacions periòdiques i té una estratègia de còpia de seguretat de dades, la resposta és SÍ per als documents no crítics. Tot el que legalment pugui requerir l'original també s'ha de conservar en l'original. Per exemple, el DMS del PaperOffice té l'opció d'emmagatzemar la ubicació d'emmagatzematge original a les propietats del document.

Conclusió

Sigues innovador

El terme gestió documental inclou molt més del que es podria imaginar inicialment. La implantació d'un sistema de gestió documental a la teva empresa és ara un requisit previ per a l'eficiència i l'èxit de la teva empresa. La necessitat de digitalització és ara un aspecte important per a tothom.

La llista anterior de les 7 funcions no és completa, sinó que només limita la vostra pròpia creativitat i professionalitat en funció de l'àrea d'aplicació. Si la digitalització de l'arxiu analògic es considera des d'aquests punts de vista i es fa un contra-càlcul, queda clar que l'esforç val la pena i com, per exemple, es considera una inversió en una màquina nova, més moderna i més ràpida.

Això és el que diuen els nostres clients

Estudi de cas

Tramitació automatitzada de factures

15 raons per les quals hauríeu d'utilitzar la gestió documental amb l'escàner

El processament digital de factures
en combinació amb el sistema de gestió documental (DMS)
contribueix significativament a l'eficiència i l'èxit de la seva empresa i a una oficina sense papers. La necessitat de processament digital de factures és ara un aspecte important per a tothom.