Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Volem ser amics

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Paraula d'honor de l'Amistat Trust
Mai donarem la vostra adreça de correu electrònic a ningú més i cada correu electrònic inclou un enllaç de cancel·lació de subscripció d'un sol clic.

La digitalització de documents estalvia temps i diners


Els sistemes de gestió documental, DMS en definitiva, donen suport a la seva empresa en la gestió electrònica i sistemàtica de documents empresarials. Un DMS és, per tant, en molts sentits el primer pas cap a una oficina sense papers. Juntament amb el vostre escàner, feu l'equip perfecte per digitalitzar fitxers analògics i accelerar els processos de cerca i arxivament.

Consell professional

Et donem almenys 15 raons per les quals hauries d'utilitzar el Sistema de Gestió Documental (DMS) juntament amb el teu escàner. L'escaneig i la gestió són fàcils amb el DMS del PaperOffice

Hi ha una dicotomia en la majoria d'oficines de tot el món. D'una banda l'àrea digital amb ordinadors individuals i de xarxa, de l'altra documents en format paper. Això de vegades provoca el caos i, sobretot, el temps es perd. Temps dedicat a la recerca de contingut.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Segons un informe internacional de McKinsey, els treballadors d'oficines passen 1,8 hores al dia buscant i recopilant informació, la qual cosa suposa una mitjana de 9,3 hores setmanals.

Comptables, secretaris, compradors, empleats, despatxadors i molts altres col·lectius professionals estan ocupats processant processos administratius cada dia. El treball d'un treballador sovint depèn del d'un altre.

Cada empresa ara té un dispositiu multifunció que també és compatible amb la funció d'escaneig. Però per a molts, el terme i l'ús d'un sistema de gestió documental encara es desconeix.

En l'article actual t'expliquem que val la pena utilitzar un sistema de gestió documental amb el teu escàner. Et donarem almenys 15 raons per utilitzar-lo, que et permetran fer la teva oficina sense paper i digital i com pots utilitzar-la per augmentar l'eficiència del negoci principal de la teva empresa.

Abans d'entrar en els motius, responem a la pregunta:

Per a què serveix un DMS a l'empresa?

Factures, factures d'embarcament, cartes d'acompanyament, enviaments o instruccions de funcionament per a nous dispositius i els certificats de garantia associats, per citar només alguns exemples? La seva digitalització sovint ve de molt de temps, simplement perquè hi ha una manca de personal i temps. Com a resultat, la muntanya analògica creix.

Woman looks at the papers
Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Amb un DMS i l'escàner adequat a les teves necessitats, podràs controlar la dicotomia i la pèrdua innecessària de temps.

DMS també significa programari de gestió documental i està destinat a gestionar documents, especialment documents digitals, que inclou la conversió d'analògic a digital. El PaperOffice DMS és aquest programari.

Perquè el DMS del PaperOffice fa possible que el paper analògic es converteixi en contingut digital on es produeix.

La indexació estructurada intel·ligentment assigna cada document al procés correcte introduint una paraula clau. Amb el propi motor de cerca a PaperOffice, tots els documents es poden trobar i cridar. Depenent dels requisits, les lletres gravades es converteixen mitjançant reconeixement de text OCR per poder processar-les amb programari d'Office compatible.

Reconeixíem la necessitat, però:

Quins són els avantatges d'una oficina sense papers?

En el món actual, els empleats s'ocupen d'un gran nombre de documents diferents: documents originals en paper com cartes o contractes, PDF i documents electrònics com arxius i correus electrònics.

En moltes empreses, aquests documents són copiats, impresos, reenviats, distribuïts i arxivats en diferents llocs. La recerca d'informació important és cada vegada més difícil i condueix a fluxos de treball no econòmics i empleats sobrecarregats. Disposem d'un article detallat, en el qual es descriu la necessitat de sistemes de gestió documental i s'enumeren els avantatges d'utilitzar-los.

Paper documents are next to the scanner
Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

No obstant això, si els teus empleats comencen a eliminar o almenys reduir el consum de paper a les oficines o a tota l'empresa, també milloraràs els processos, augmentaràs la productivitat digitalitzant dades, utilitzant mètodes sense paper i així reduiràs costos.

Molts altres avantatges i aspectes ja s'han discutit en un article detallat sobre "Implementació en una oficina sense papers".

Quins escàners són adequats per a la col·laboració perfecta?

Per exemple, dispositius multifunció (MFP) com els de Brother o Konica Minolta i altres fabricants.

Impressora, escàner i fotocopiadora tot en un: Els documents escanejats van al directori central a través d'aquests dispositius centrals o mitjançant "exploració directa per correu" com un correu electrònic a una bústia del vostre Outlook, que és supervisada pel PaperOffice, per exemple i per tant entra automàticament al programari de gestió de documents.

O simplement integreu la vostra adreça de PaperOffice personalitzada al vostre escàner, l'anomenada adreça de correu electrònic DropMail, com a ubicació d'emmagatzematge dels fitxers escanejats. El PaperOffice arxiva tots els fitxers fàcilment per correu electrònic.

Propina

Sobre el tema "Arxiu totalment automatitzat de documents en paper des de l'escàner" també hi ha un vídeo a YouTube que explica aquest procés d'una manera senzilla i entenedor:

Per a aquells que vulguin escanejar documents en paper de la manera normal, el mòdul "ScanConnect" integrat per defecte al PaperOffice és ideal. Perquè això és compatible amb tots els escàners, dispositius multifunció o fotocopiadora de gran capacitat amb una unitat d'escaneig integrada i és molt fàcil d'utilitzar.

No obstant això, no té importància com els vostres documents en paper arriben al PaperOffice, ja que gràcies al reconeixement automatitzat de text OCR, es reconeix el contingut de tota la documentació escanejada.

No importa el que estigui fet de paper, s'escaneja i es registra amb alta precisió gràcies a l'optimització basada en IA.

Tan aviat com es registren els documents, el seu contingut s'indexa mitjançant la descomposició de text en brut. En poques paraules, el contingut s'escriu paraula per paraula en un registre especial, amb l'algoritme reconeixent paraules individuals en una combinació de paraules i gravant-les de la mateixa manera.

Digitalització i gestió documental

Quan parlem de sistemes de gestió documental, no hem d'oblidar: com més alt sigui el nivell de digitalització de la informació que forma part dels processos, més alt és el nivell de control i automatització que podem aconseguir. Ja hem escrit un article sobre els avantatges de la digitalització, fes clic aquí.

En el primer pas, determines quins documents pertanyen als nostres processos, com els integrem en el nostre sistema de gestió documental i quina informació s'ha d'extreure i emmagatzemar juntament amb els documents de la teva base de dades. Un cop inclosa la informació, definim el seu cicle de vida, com interactuarà amb altres processos i com podem integrar-la.

La informació prové de diferents fonts

El més probable és que ens trobem amb informació procedent de diferents fonts i en diferents formats. Algunes d'aquestes en format digital, emmagatzemades en arxius o bases de dades i algunes en forma de documents impresos.

Què fem amb documents digitals en format pdf, doc, etc.? Aquí el procés és molt senzill.

Arrossegueu el document digital a la interfície del PaperOffice. O feu que les carpetes del Windows es supervisin fàcilment després de rebre documents.

Propina

Per cert, hi ha un vídeo a YouTube sobre el tema de "Monitorització de directoris i arxiu massiu" que explica aquest procés d'una manera entenedor:

Els documents en format paper es poden escanejar i convertir fàcilment en format digital gràcies a l'escàner integrat.

Gràcies al programa de Reconeixement òptic de caràcters (OCR = Reconeixement òptic de caràcters), ja hem fet un pas important. Mitjançant un escàner o un altre dispositiu de digitalització, no només convertim el document en una imatge, sinó que també podem "llegir" el seu contingut electrònicament.

No només s'inclou el text OCR pur a la base de dades, gràcies a la intel·ligència artificial (IA) anomenada PIA, l'automatització es pot especificar manualment o automàticament.

Així és com utilitzem el sistema per reconèixer i definir quines àrees del document s'han de llegir automàticament. Com ara número de factura, data, productes, imports, etc. En conseqüència, disposem de tota la informació necessària en el nostre sistema de gestió documental.

La digitalització de la informació a través d'OCR facilita la integració d'una àmplia varietat de documentació en la gestió de processos i fluxos de treball.

Tot sona bé, però com es fa l'arxivament massiu des de l'escàner?

El DMS del PaperOffice també ha tingut en compte l'arxivament massiu des de l'escàner per obtenir les funcions més importants relacionades amb el reconeixement de text, la integració de la IA i la keywording.

El mòdul ScanConnect no només ofereix una connexió directa entre l'escàner i el DMS del PaperOffice. ScanConnect és una potent eina d'escàner per a exploracions manuals i amaga altres funcions interessants per ajudar-vos amb l'escaneig massiu.

Primer prepareu totes les pàgines de documents per escanejar-les i, a continuació, col·loqueu les pàgines separador entre els documents individuals que voleu separar.

El PaperOffice reconeix les pàgines separadores i desa els documents individualment.

Contingut

15 raons per utilitzar l'escàner juntament amb el DMS del PaperOffice

  • Raó 1 - Trobeu documents ràpidament al DMS del PaperOffice

    Indexació a text complet i cerca semblant a Google: en un sistema de gestió de documents com el DMS del PaperOffice, podeu trobar els documents escanejats, els rebuts i la informació en qüestió de segons. Això és possible perquè els vostres documents s'analitzen i s'indexen amb reconeixement a text complet tan aviat com s'emmagatzemen.

    Simplement introduïu un terme de cerca, com ara amb Google, i El PaperOffice llista tots els resultats. Sí, igual que amb Google: perquè podeu trobar qualsevol contingut de text de qualsevol document en qüestió de segons mitjançant el motor de cerca integrat, la cerca a text complet i les funcions de filtre addicionals.

    Mai no voldreu renunciar a la cerca de paraules clau a PaperOffice i amb el filtre de cerca trobareu cada document, per molt detallat que sigui, incloent-hi l'enviament de correus electrònics, l'exportació a Excel o el sistema de fitxers.

  • Raó 2 - Versió automàtica de documents en paper

    El PaperOffice versions automàticament cada document modificat, crea una còpia a l'ombra i el desa per separat perquè pugueu tornar a obrir la versió desitjada en qualsevol moment.

    Gràcies al VersionControl integrat, cada canvi de document es reconeix i es desa com a còpia a l'ombra com a nova versió del document. Podeu obrir, exportar i editar cada versió de manera independent.

  • Raó 3 – Separadors per a exploracions per lots de diversos documents

    Simplement col·loqueu una pàgina separadora del PaperOffice davant de cada document que s'ha de separar. El PaperOffice reconeix les pàgines separadores durant el procés d'escaneig i desa els documents per separat.

  • Raó 4 - Pàgines separador intel·ligents per a la presentació directa des de l'escàner

    PaperOffice t'ofereix l'opció de presentació manual a la presentació totalment automatitzada sense cap intervenció. Tots els camps s'omplen automàticament i fins i tot el camí d'emmagatzematge es pot generar i utilitzar dinàmicament en funció de la data.

  • Raó 5: codis QR habilitats PER XML /JSON a les pàgines separadors

    Emmagatzemeu codis QR capaços d'XML / JSON amb paraules clau a les pàgines separadores i escanegeu la pila de documents - PaperOffice reconeix les pàgines separadores i els codis QR amb les vostres ordres XML / JSON i paraules clau els documents quan s'emmagatzemen.

    D'aquesta manera, podeu desar pàgines separador individuals amb un tipus de document, per exemple "factura" i una ubicació d'emmagatzematge especial per a l'escaneig massiu i, per tant, desar els fitxers d'escaneig de manera orientada.

  • Raó 6 - Seguiment del directori de carpetes d'escaneig

    La vostra fotocopiadora pot emmagatzemar les exploracions en una carpeta específica? Genial, només has de tenir aquesta carpeta supervisada i tindràs la presentació totalment automàtica en segons!

    Feu que el PaperOffice supervisi qualsevol carpeta automàticament. Tan aviat com apareixen nous fitxers en aquesta carpeta, s'arxiven segons les seves especificacions i es processen de forma totalment autònoma.

  • Raó 7 - Configurar regles de presentació per als monitors de directori

    Voleu capturar documents en paper automàticament després d'escanejar-los, però també etiquetar-los automàticament fins al més mínim detall? Primer escaneja tots els documents en una carpeta i configura la supervisió de directoris. A continuació, especifiqueu que s'utilitzi una màscara de presentació específica tan aviat com hi hagi alguna cosa a la carpeta.

    A més de la supervisió, també podeu especificar tota la informació rellevant, com ara el nom, la ubicació d'emmagatzematge, el tipus de document, etc. PaperOffice s'encarrega de tota la presentació per a vostè.

  • Raó 8 - Potent eina d'escàner per a exploracions manuals

    Pàgines úniques, exploracions massives o exploracions de fotos: No importa el que estigui fet de paper, s'escaneja i es registra amb alta precisió gràcies a l'optimització basada en IA.

    L'ScanConnect integrat és compatible amb tots els escàners, dispositius multifunció o fotocopiadora de gran capacitat amb una unitat d'escaneig integrada i és molt fàcil d'utilitzar.

  • Raó 9 – Assistència tècnica de Scan2Folder

    Si l'escàner no és un escàner WIA o TWAIN, el PaperOffice ofereix l'opció Scan2Folder. Deseu els documents escanejats en una carpeta supervisada pel PaperOffice.

  • Raó 10 - Reconeixement de text OCR de documents analògics en més de 100 idiomes

    El PaperOffice converteix de manera fiable text analògic de més de 100 idiomes, inclosos els conjunts de caràcters ciríl·lics i asiàtics.

    Així és com es poden escanejar documents internacionals a la vostra empresa - PaperOffice DMS reconeix l'idioma i realitza el reconeixement de text. Això us permet cercar el document dins de la base de dades i trobar-lo en qüestió de segons.

  • Raó 11 - Conversió automàtica a PDF/A per a l'arxivament a llarg termini

    Els documents en paper es guarden automàticament en la norma ISO 19005 PDF/A legalment vàlida. El format PDF/A-1 és el format més restrictiu, que consta de 2 nivells: PDF/A-1b per a reproductibilitat visual i PDF/A-1a per a mapatge Unicode i estructuració de continguts.
  • Raó 12 - No es requereix cap núvol i/o

    El PaperOffice es basa en bases de dades que utilitzeu localment o en el NAS, com ara Synology o QNAP. D'aquesta manera, tota la informació sobre els teus documents, com ara miniatures i reconeixement de text que s'ha dut a terme, així com altres paraules clau, s'emmagatzema a la teva base de dades.

    D'aquesta manera, les dades no acaben en proveïdors de núvol de tercers i no cal pagar costos mensuals per l'emmagatzematge de dades.

  • Raó 13 - Emmagatzematge GDPR i GOBD

    Independentment de si elimineu pàgines, gireu-les o ennegriu les àrees amb el PaperOffice, tot es versiona de manera a prova d'auditoria segons GOBD per a una presentació perfecta.

    El PaperOffice versions automàticament cada document modificat, crea una còpia a l'ombra i el desa per separat perquè pugueu tornar a obrir la versió desitjada en qualsevol moment.

  • Raó 14 – Crida els documents digitals mitjançant codi QR (escaneig de càmeres)

    L'ús de codis QR de PaperOffice obre excel·lents possibilitats, com la versionació automàtica de documents en paper ja arxivats i modificats que contenen el mateix codi QR.

    També podeu cercar fàcilment els documents a PaperOffice mitjançant un codi QR: obriu la cerca de codi QR i manteniu el codi QR del document PaperOffice a la càmera web per mostrar-lo al PaperOffice.

  • Raó 15 - Immillorable relació qualitat-preu

    Les llicències de compra de PaperOffice tenen una validesa de per vida sense costos de seguiment i amb el PaperOffice PLUS opcional fins i tot totes les actualitzacions de seguiment, noves versions anuals i assistència personal gratuïta per telèfon i Teamviewer a un preu fix calculable sense sorpreses desagradables.

    Aquestes van ser només 15 raons per les quals hauríeu d'utilitzar l'escàner amb un sistema de gestió de documents. A més dels esmentats anteriorment, PaperOffice us ofereix moltes més raons: gestió de cicles de vida (períodes de retenció), registre d'accés, protecció contra accés i xifrat no autoritzat, integració intuïtiva a Outlook / Office, indexació de documents (metadades), solucions de flux de treball i molt més.

    Podeu veure les funcions anant al nostre lloc i anant a "Què pot fer PaperOffice".

Escanejar documents i arxivar-los en el DMS ofereix a les empreses enormes avantatges. Tots els processos que impliquen documents estan optimitzats. La protecció de dades i la seguretat de les dades estan garantides.

L'oficina sense papers alleuja els empleats. Estalvia molt esforç de recerca i costos. I millores la seguretat jurídica dels teus processos administratius.

Per a moltes empreses, el DMS PaperOffice és el primer pas cap a la digitalització. Escanejant documents i arxivant-los digitalment, creeu molt més que una còpia digital de l'original. L'escaneig converteix la informació no estructurada en dades estructurades.

Assegureu-vos d'evitar aquest error

Mentre que les grans empreses han nomenat durant molt de temps oficials de digitalització que s'ocupen del tema de la conversió de documents analògics a temps complet, les petites i mitjanes empreses solen mancar de recursos humans, especialment perquè es requereixen qualificacions professionals adequades.
No obstant això, aquest és un error comú i condueix a males inversions, perquè molts fabricants s'aprofiten d'aquesta ignorància.

Conclusió provisional

No necessites un especialista en informàtica ni un bibliotecari format!

Tot el que realment necessites és

  • El programari adequat
  • Soci de TI fiable
  • maquinari corresponent
De vegades, el maquinari sovint ja hi és, té més potencial que abans i es pot utilitzar immediatament.

Propina

Per cert, hi ha un article especial sobre el tema de "Tramitació digital de factures", en el qual s'informava dels avantatges de la digitalització o tramitació de factures digitals:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Finalment, responem a algunes preguntes més freqüents sobre el tema "Escàners i gestió documental: beneficis i usos":

Per a qui és una oficina sense papers?

La resposta ràpida i fàcil a la pregunta és: per a cada empresa. Tots els sectors i talles empresarials es beneficien d'una oficina sense papers, des de pimes i start-ups fins a grans empreses. No obstant això, la conversió és especialment valuosa per a les petites i mitjanes empreses: La reducció de l'esforç de processament i els costos allibera el pressupost necessari per a més impulsors del creixement.

Puc utilitzar un proveïdor de DMS basat en el núvol per a la meva oficina sense paper?

No. Un altre factor que ha estat en boca de tots des que el GDPR va entrar en vigor el 2018 com a molt tard és la protecció de dades. Les solucions DMS i el programari DMS s'utilitzen per processar, gestionar i emmagatzemar documents que sovint contenen dades personals sensibles. En cas d'infraccions del GDPR, el legislador preveu multes elevades.

Conclusió

  • Els beneficis justifiquen l'esforç i els costos

    Treballar digitalment i portar documents antics a la nova era serà la millor inversió clau per estalviar una increïble quantitat de temps, diners i nervis en el futur.

  • Necessites algú que sàpiga

    No necessites el teu propi especialista en TI per aprofitar tots els avantatges de la digitalització.
    El que necessites és el soci adequat al teu costat que, gràcies a la seva experiència, pugui implementar exactament el que necessitis. Eviteu espantar i trieu posicions de prova en lloc de presentacions de PowerPoint elegants sense haver-ho provat realment.

  • El maquinari normalment ja està disponible

    L'experiència ha demostrat que gairebé totes les operacions, empresa i empresa tenen una gran fotocopiadora que no utilitza el seu potencial. Aquests dispositius estimen les exploracions massives, són tolerants als clips de paper i poden ser la base per a un inici digital sense una inversió en escàner.

  • Més barat del que s'esperava amb el DMS adequat

    Eviteu trampes de costos amb sistemes DMS / ECM on esteu sense pietat a mercè dels fabricants. No feu cap compromís quan es tracta de les vostres pròpies opcions d'administració, com ara ensenyar documents i fer-vos la configuració vosaltres mateixos. Si necessiteu ajuda, el fabricant estarà encantat d'ajudar-vos, però seguiu sent independents.

  • L'automatització digital és el futur

    Els procediments seran completament idèntics en el futur, però totalment automatitzats.
    Entra la factura? El flux de treball s'activa i tot va pel seu camí definit.
    Cerca a través de totes les 1000 carpetes? No hi ha cap problema, perquè tens el teu propi Google!

Això és el que diuen els nostres clients

Estudi de cas

Minimització de costos a través de la transformació digital

15 raons per les quals hauríeu d'utilitzar la gestió documental amb l'escàner

La digitalització o transformació digital dels teus documents en paper és el requisit previ per a l'eficiència i l'èxit de la teva empresa. La necessitat de digitalització és ara un aspecte important per a tothom.